Bajas por enfermedad y la ley neerlandesa Poortwachter: el calendario hasta la solicitud WIA, quién hace qué y qué puede registrar el empleador

Qué exige la ley Poortwachter.

Un empleado enfermo sigue cobrando al menos el 70 % de su salario hasta 104 semanas; el primer año, como mínimo el salario mínimo legal. En ese periodo, empleador y empleado trabajan los dos en la vuelta al trabajo, con ayuda de un médico de empresa (bedrijfsarts). Las reglas Poortwachter dicen qué debe pasar y cuándo: un análisis del problema, un plan de acción (plan van aanpak), evaluaciones periódicas, una notificación al UWV y, hacia el final del segundo año, un informe de reintegración que acompaña la solicitud de una prestación WIA.

El UWV evalúa ese informe. Si considera que el empleador no hizo lo suficiente, puede prolongar el pago del salario hasta 52 semanas: la sanción salarial. Por eso el expediente cuenta tanto como el esfuerzo: lo que no está escrito con fecha, para el UWV no ha ocurrido. Empleador y empleado pueden apartarse de los plazos del análisis del problema y del plan de acción, pero solo con un motivo que quede por escrito.

Esta guía es información general, no asesoramiento jurídico. Los plazos de abajo siguen la ley y las pautas del UWV a 28-10-2026. Consulta las reglas vigentes en UWV y Rijksoverheid, y tu caso concreto con tu servicio de salud laboral.

El calendario, semana a semana.

Las semanas cuentan desde el primer día de enfermedad. Los periodos de baja separados por menos de cuatro semanas cuentan como uno solo, así que una recaída poco después del alta continúa el calendario anterior.

• Día 1: la baja. El empleado comunica la baja según el reglamento de ausencias de la empresa. El empleador la transmite al médico de empresa o al servicio de salud laboral (arbodienst). La ley dice "a tiempo"; las pautas del UWV y la mayoría de los contratos con un servicio de salud laboral dicen dentro de la primera semana.
• Semana 6: análisis del problema. Si el médico de empresa prevé una baja larga, hace un análisis del problema en las seis semanas siguientes al primer día de enfermedad: qué puede y qué no puede hacer el empleado, y qué hace falta para que vuelva. Si eso solo se ve más tarde, el análisis se hace de inmediato.
• Semana 8: plan de acción. En las dos semanas siguientes al análisis del problema, empleador y empleado acuerdan un plan de acción: actividades, objetivos, plazos, momentos de evaluación, el gestor del caso (casemanager) y la opinión de ambos sobre el plan. Con un análisis en la semana 6, eso es la semana 8.
• Evaluaciones. El plan se evalúa periódicamente; el UWV espera al menos una vez cada seis semanas. Cada cambio del plan va al expediente con su motivo.
• Semana 42: notificación al UWV. El empleador notifica la baja larga al UWV a más tardar el primer día después de que la enfermedad haya durado 42 semanas.
• Semana 52: evaluación del primer año. Al final del primer año, empleador y empleado hacen balance y deciden sobre el segundo año, de nuevo con las dos opiniones por escrito. Si la vuelta al propio puesto o a otro trabajo en la propia empresa no es realista, según las pautas del UWV la segunda vía (tweede spoor), trabajo con otro empleador, empieza a más tardar seis semanas después de esta evaluación.
• Semana 88: carta del UWV. El UWV escribe al empleado sobre la solicitud de una prestación WIA.
• Semana 91: evaluación final e informe de reintegración. A más tardar trece semanas antes de que terminen las 104 semanas, el empleador redacta el informe de reintegración, con una evaluación final y un dictamen actual del médico de empresa.
• Semana 93: solicitud WIA. El empleado solicita la WIA a más tardar once semanas antes de que terminen las 104 semanas, con el informe de reintegración.
• Semana 104: fin del pago del salario, salvo que el UWV haya impuesto una sanción salarial o empleador y empleado hayan acordado prolongarlo.

Quién hace qué.

• El empleador es responsable de la reintegración y del expediente. Necesita un contrato escrito con un médico de empresa o un servicio de salud laboral, acuerda el plan de acción con el empleado, notifica al UWV en la semana 42 y redacta el informe de reintegración.
• El empleado comunica la baja, sigue localizable, colabora con el médico de empresa y con el plan de acción, hace trabajo adecuado en cuanto puede y solicita la WIA.
• El médico de empresa o el servicio de salud laboral valora lo que el empleado todavía puede hacer, hace el análisis del problema, asesora sobre el plan y las evaluaciones, y da el dictamen actual para el informe final. Solo el médico conoce los detalles médicos; el empleador recibe consejo sobre la capacidad, no un diagnóstico.
• El gestor del caso figura en el plan de acción. Acompaña el proceso, vigila los plazos y el expediente, y es el contacto del empleado, del responsable y del médico. Puede ser alguien de la empresa o del servicio de salud laboral.
• El UWV recibe la notificación en la semana 42, evalúa el informe de reintegración cuando el empleado solicita la WIA y puede imponer la sanción salarial.

Qué puede registrar un empleador y qué no.

La autoridad neerlandesa de protección de datos (Autoriteit Persoonsgegevens) es clara: el empleador no puede registrar qué tiene el empleado ni por qué, tampoco si el empleado lo cuenta por iniciativa propia, y el consentimiento no cambia nada. Los datos de salud son cosa del médico de empresa, y el empleador no puede guardar expedientes médicos en su propio sistema de bajas. Lo que sí puede registrar es limitado:

• el teléfono y la dirección donde se puede localizar al empleado, también una dirección de convalecencia;
• la duración prevista de la baja;
• el trabajo en curso y las citas que alguien debe asumir;
• si la baja está relacionada con un accidente laboral, y si hay un accidente de tráfico con un tercero responsable;
• si el empleado está cubierto por uno de los regímenes de red de seguridad (vangnet) del UWV, por ejemplo una enfermedad por embarazo.

Comparte con el servicio de salud laboral solo lo que necesita, como nombre y datos de contacto. No guardes el expediente de baja y reintegración más de dos años después de la salida del empleado, salvo que la empresa asuma el riesgo propio de la Ley de prestaciones por enfermedad (Ziektewet); entonces son cinco años. Los accidentes laborales que causaron más de tres días laborables de baja van a una lista con su naturaleza y fecha. Las reglas completas están en la página de la autoridad de protección de datos para empleadores con empleados enfermos (en neerlandés).

Qué cubre SAP Business One.

El módulo Human Resources tiene líneas de ausencia en el empleado: en Employee Master Data (Human Resources → Employee Master Data), en la pestaña Administration, Absence da una fecha desde, una fecha hasta, un motivo de veinte caracteres y quién lo aprobó. El Absence Report (Human Resources → Human Resources Reports → Absence Report) las muestra para un periodo. Basta para saber quién falta. No es un expediente de baja.

• Sin calendario. Ninguna fecha para el análisis del problema, el plan de acción, la semana 42 o la semana 91, y ningún aviso cuando vence.
• Sin cómputo conjunto. Dos líneas con tres semanas entre ellas siguen siendo dos líneas; B1 no las ve como un solo periodo. Sin alta parcial y sin tasa de absentismo.
• Sin expediente. Ningún sitio para el plan de acción, las evaluaciones y los consejos del médico de empresa, cada uno con su fecha.
• Un motivo en texto libre. Escribir ahí "gripe" o "espalda" es justo el dato de salud que no puedes registrar, y cualquiera que pueda abrir la ficha del empleado lo lee. Déjalo vacío o usa una palabra neutra como "enfermo".

Qué contiene la ficha del empleado, quién la ve y qué más necesita la gestión de personal neerlandesa está en la guía sobre RR. HH. en SAP Business One.

Dónde falla.

• Empezar tarde. El médico de empresa se entera en la semana cuatro, y el análisis del problema no llega a la semana 6.
• Un plan solo en papel. Un formulario que rellenó RR. HH., sin acordarlo con el empleado, sin su opinión y nunca evaluado.
• Una recaída como caso nuevo. Una baja nueva dentro de las cuatro semanas siguientes al alta empieza a contar de cero, y se pasa la semana 42.
• El diagnóstico en el sitio equivocado. En un correo al equipo, una hoja de cálculo o el campo de motivo de B1.
• De baja al terminar el contrato. El empleador lo notifica al UWV el último día de la relación laboral y, tras seis semanas o más de baja, también debe tener listo para ese día un informe de reintegración.
• La edad de jubilación. Para un empleado que ha alcanzado la edad de la pensión estatal (AOW), el pago del salario dura seis semanas, no 104.

Lista de comprobación: antes de la primera baja.

• Un contrato escrito con un médico de empresa o un servicio de salud laboral, y un acuerdo sobre quién transmite las bajas.
• Un reglamento de ausencias por escrito: cómo y antes de cuándo se comunica la baja, a quién y cómo seguir localizable.
• Un expediente por caso, con la fecha de cada paso, abierto solo a RR. HH. y al gestor del caso.
• Una agenda o un sistema que calcule los plazos desde el primer día de enfermedad y sume los periodos separados por menos de cuatro semanas.
• Un gestor del caso designado, y un suplente para las vacaciones.
• Acuerdos sobre qué ven los responsables: la baja, la duración prevista y las tareas; nunca el motivo.
• Una regla de conservación: borrar el expediente dos años después de la salida, cinco si asumes el riesgo propio.
• En B1: el motivo de ausencia queda vacío o neutro, y sabes quién puede abrir la ficha del empleado.

Cómo lo aborda KoonHRM.

KoonHRM, nuestro sistema de personal para pequeñas empresas, solo o con SAP Business One, trae las bajas y las reglas Poortwachter integradas: comunicaciones de baja y de alta, trabajo parcial, el calendario Poortwachter con cada plazo de la semana 1 a la 104 por caso, una recaída en menos de cuatro semanas sumada al caso anterior, y la tasa de absentismo por departamento. Un aviso diario alerta cuando vence un paso Poortwachter. No hay en ninguna parte un campo para el motivo de la enfermedad; las notas de baja son solo para RR. HH., y el responsable ve la baja, el porcentaje y las tareas Poortwachter. Si la empresa lo activa, los empleados comunican la baja y el alta ellos mismos desde el teléfono.

Con la conexión a SAP Business One activada, la baja llega a las ausencias del empleado en B1 como 'ausente', sin motivo, a través del Service Layer; el expediente de baja nunca va a B1. KoonHRM funciona en tu propio servidor. Está en desarrollo: las funciones están construidas y probadas contra un SAP simulado, y las reglas legales se han comprobado con la propia ley. El siguiente paso es la prueba en un B1 real y un piloto en una primera empresa; aún no hay precio ni fecha. No sustituye a tu servicio de salud laboral ni al asesoramiento jurídico. La página de KoonHRM dice exactamente en qué punto está.

Fuentes: Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (artículos 2, 4 y 5); Código Civil neerlandés, libro 7, artículo 629; Ziektewet, artículo 38; WIA, artículos 23, 25 y 64; Arbeidsomstandighedenwet, artículos 9 y 14 (todos en wetten.overheid.nl); UWV, Werkwijzer Poortwachter y las páginas sobre el plan de acción y la evaluación final; Autoriteit Persoonsgegevens, reglas para empleadores con empleados enfermos y sobre la reintegración; Rijksoverheid; documentación de ayuda de SAP Business One (Employee Master Data, Absence Information, Absence Report) y la referencia de base de datos (OHEM, HEM1).