Arrêt maladie et la loi néerlandaise Poortwachter : le calendrier jusqu'à la demande WIA, qui fait quoi et ce que l'employeur peut enregistrer

Ce que demande la loi Poortwachter.

Un salarié malade continue de percevoir au moins 70 % de son salaire pendant 104 semaines au maximum, la première année au moins le salaire minimum légal. Pendant cette période, l'employeur et le salarié travaillent tous deux au retour au travail, avec l'aide d'un médecin du travail (bedrijfsarts). Les règles Poortwachter disent ce qui doit se passer et quand : une analyse du problème, un plan d'action (plan van aanpak), des évaluations régulières, une déclaration à l'UWV et, vers la fin de la deuxième année, un rapport de réintégration joint à la demande de prestation WIA.

L'UWV évalue ce rapport. S'il estime que l'employeur n'en a pas fait assez, il peut prolonger le maintien du salaire de 52 semaines au maximum : la sanction salariale. Le dossier compte donc autant que les efforts : ce qui n'est pas consigné avec une date n'a pas eu lieu aux yeux de l'UWV. L'employeur et le salarié peuvent déroger aux délais de l'analyse du problème et du plan d'action, mais seulement avec un motif écrit.

Ce guide est une information générale, pas un conseil juridique. Les délais ci-dessous suivent la loi et les directives de l'UWV au 28-10-2026. Consultez UWV et Rijksoverheid pour les règles en vigueur, et votre service de santé au travail pour votre propre cas.

Le calendrier, semaine par semaine.

Les semaines comptent à partir du premier jour de maladie. Les périodes de maladie séparées de moins de quatre semaines comptent comme une seule, de sorte qu'une rechute peu après la guérison prolonge l'ancien calendrier.

• Jour 1 : la déclaration de maladie. Le salarié se déclare malade selon le règlement d'absence de l'entreprise. L'employeur transmet la déclaration au médecin du travail ou au service de santé au travail (arbodienst). La loi dit « à temps » ; les directives de l'UWV et la plupart des contrats avec un service de santé au travail disent dans la première semaine.
• Semaine 6 : analyse du problème. Si le médecin du travail prévoit une absence de longue durée, il établit une analyse du problème dans les six semaines suivant le premier jour de maladie : ce que le salarié peut et ne peut pas faire, et ce qu'il faut pour son retour. Si cela n'apparaît que plus tard, l'analyse suit immédiatement.
• Semaine 8 : plan d'action. Dans les deux semaines suivant l'analyse du problème, l'employeur et le salarié conviennent d'un plan d'action : activités, objectifs, délais, moments d'évaluation, le gestionnaire de cas (casemanager) et l'avis de l'employeur et du salarié sur ce plan. Avec une analyse en semaine 6, c'est la semaine 8.
• Évaluations. Le plan est évalué périodiquement ; l'UWV attend au moins une fois toutes les six semaines. Chaque modification du plan entre au dossier avec son motif.
• Semaine 42 : déclaration à l'UWV. L'employeur déclare l'absence de longue durée à l'UWV au plus tard le premier jour après que la maladie a duré 42 semaines.
• Semaine 52 : évaluation de la première année. À la fin de la première année, l'employeur et le salarié font le bilan et décident de la deuxième année, là encore avec les deux avis par écrit. Si le retour au poste ou à un autre travail dans l'entreprise n'est pas réaliste, selon les directives de l'UWV, la deuxième voie (tweede spoor), un travail chez un autre employeur, commence au plus tard six semaines après cette évaluation.
• Semaine 88 : courrier de l'UWV. L'UWV écrit au salarié au sujet de la demande de prestation WIA.
• Semaine 91 : évaluation finale et rapport de réintégration. Au plus tard treize semaines avant la fin des 104 semaines, l'employeur établit le rapport de réintégration, avec une évaluation finale et un avis actualisé du médecin du travail.
• Semaine 93 : demande WIA. Le salarié demande la WIA au plus tard onze semaines avant la fin des 104 semaines, avec le rapport de réintégration.
• Semaine 104 : fin du maintien du salaire, sauf si l'UWV a imposé une sanction salariale ou si l'employeur et le salarié ont convenu d'une prolongation.

Qui fait quoi.

• L'employeur est responsable de la réintégration et du dossier. Il lui faut un contrat écrit avec un médecin du travail ou un service de santé au travail ; il convient du plan d'action avec le salarié, fait la déclaration à l'UWV en semaine 42 et établit le rapport de réintégration.
• Le salarié se déclare malade, reste joignable, coopère avec le médecin du travail et au plan d'action, effectue un travail adapté dès qu'il le peut et demande la WIA.
• Le médecin du travail ou le service de santé au travail évalue ce que le salarié peut encore faire, établit l'analyse du problème, conseille sur le plan et les évaluations, et donne l'avis actualisé pour le rapport final. Seul le médecin connaît les détails médicaux ; l'employeur reçoit un avis sur les capacités, pas un diagnostic.
• Le gestionnaire de cas est désigné dans le plan d'action. Il accompagne le processus, veille aux délais et au dossier, et sert d'interlocuteur au salarié, au responsable et au médecin. Ce peut être quelqu'un de l'entreprise ou du service de santé au travail.
• L'UWV reçoit la déclaration en semaine 42, évalue le rapport de réintégration lors de la demande WIA et peut imposer la sanction salariale.

Ce qu'un employeur peut enregistrer, et ce qu'il ne peut pas.

L'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) est claire : l'employeur ne peut pas enregistrer ce dont souffre le salarié ni ce qui l'a causé, même si le salarié le raconte de lui-même, et le consentement n'y change rien. Les données de santé relèvent du médecin du travail, et l'employeur ne peut pas faire stocker de dossiers médicaux dans son propre système d'absences. Ce qu'il peut enregistrer est limité :

• le numéro de téléphone et l'adresse où le salarié est joignable, y compris une adresse de soins ;
• la durée prévue de l'absence ;
• le travail en cours et les rendez-vous que quelqu'un doit reprendre ;
• si l'absence est liée à un accident du travail, et s'il s'agit d'un accident de la route avec un tiers responsable ;
• si le salarié relève d'un des régimes de filet de sécurité (vangnet) de l'UWV, par exemple une maladie liée à la grossesse.

Ne transmettez au service de santé au travail que ce dont il a besoin, comme le nom et les coordonnées. Ne conservez pas le dossier d'absence et de réintégration plus de deux ans après le départ du salarié, sauf si l'entreprise est son propre assureur pour la loi sur les indemnités de maladie (Ziektewet) ; c'est alors cinq ans. Les accidents du travail ayant entraîné plus de trois jours ouvrables d'absence figurent sur une liste avec leur nature et leur date. Les règles complètes sont sur la page de l'autorité de protection des données pour les employeurs de salariés malades (en néerlandais).

Ce que couvre SAP Business One.

Le module Human Resources prévoit des lignes d'absence sur l'employé : dans Employee Master Data (Human Resources → Employee Master Data), onglet Administration, Absence donne une date de début, une date de fin, un motif de vingt caractères et qui l'a approuvée. L'Absence Report (Human Resources → Human Resources Reports → Absence Report) les liste sur une période. Cela suffit pour savoir qui est absent. Ce n'est pas un dossier d'arrêt maladie.

• Pas de calendrier. Aucune date pour l'analyse du problème, le plan d'action, la semaine 42 ou la semaine 91, et aucun rappel à l'échéance.
• Pas de cumul. Deux lignes séparées de trois semaines restent deux lignes ; B1 ne les voit pas comme une seule période. Pas de reprise partielle ni de taux d'absentéisme.
• Pas de dossier. Aucune place pour le plan d'action, les évaluations et les avis du médecin du travail, chacun avec sa date.
• Un motif en texte libre. Y taper « grippe » ou « dos », c'est enregistrer exactement la donnée de santé interdite, et toute personne autorisée à ouvrir la fiche employé peut la lire. Laissez-le vide ou utilisez un mot neutre comme « malade ».

Ce que contient la fiche employé, qui la voit et ce dont les RH néerlandaises ont besoin en plus : voir le guide sur les RH dans SAP Business One.

Où cela coince.

• Un démarrage tardif. Le médecin du travail l'apprend en semaine quatre, et l'analyse du problème manque la semaine 6.
• Un plan sur le papier. Un formulaire rempli par les RH, non convenu avec le salarié, sans son avis, et jamais évalué.
• Une rechute traitée comme un nouveau cas. Une nouvelle déclaration dans les quatre semaines suivant la guérison relance le compteur, et la semaine 42 est manquée.
• Le diagnostic au mauvais endroit. Dans un e-mail à l'équipe, un tableur ou le champ motif de B1.
• Malade à la fin du contrat. L'employeur le déclare à l'UWV le dernier jour du contrat et, après six semaines de maladie ou plus, un rapport de réintégration est aussi dû pour ce jour-là.
• L'âge de la retraite. Pour un salarié qui a atteint l'âge de la pension d'État (AOW), le maintien du salaire dure six semaines, pas 104.

Liste de contrôle : avant la première déclaration de maladie.

• Un contrat écrit avec un médecin du travail ou un service de santé au travail, et un accord sur qui transmet les déclarations.
• Un règlement d'absence écrit : comment et avant quand se déclarer malade, auprès de qui, et comment rester joignable.
• Un dossier par cas, avec la date de chaque étape, accessible seulement aux RH et au gestionnaire de cas.
• Un agenda ou un système qui calcule les délais à partir du premier jour de maladie et cumule les périodes séparées de moins de quatre semaines.
• Un gestionnaire de cas désigné, et un remplaçant pour les congés.
• Un accord sur ce que voient les responsables : la déclaration, la durée prévue et les tâches ; jamais le motif.
• Une règle de conservation : supprimer le dossier deux ans après le départ, cinq ans si vous êtes votre propre assureur.
• Dans B1 : le motif d'absence reste vide ou neutre, et vous savez qui peut ouvrir la fiche employé.

L'approche de KoonHRM.

KoonHRM, notre système RH pour petites entreprises, seul ou avec SAP Business One, intègre les arrêts maladie et les règles Poortwachter : déclarations de maladie et de reprise, travail partiel, le calendrier Poortwachter avec chaque délai de la semaine 1 à la semaine 104 par cas, une rechute dans les quatre semaines cumulée avec le cas précédent, et le taux d'absentéisme par service. Un signal quotidien avertit quand une étape Poortwachter arrive à échéance. Il n'existe nulle part de champ pour le motif de la maladie ; les notes d'arrêt sont réservées aux RH, et le responsable voit la déclaration, le pourcentage et les tâches Poortwachter. Si l'entreprise l'active, les salariés se déclarent eux-mêmes malades et rétablis sur leur téléphone.

Avec la liaison SAP Business One activée, l'arrêt maladie arrive dans les absences de l'employé dans B1 comme « absent », sans motif, via le Service Layer ; le dossier d'arrêt maladie ne va jamais dans B1. KoonHRM tourne sur votre propre serveur. Il est en développement : les fonctions sont construites et testées contre un SAP simulé, et les règles légales ont été vérifiées sur le texte de loi lui-même. La prochaine étape est le test sur un vrai B1 et un pilote dans une première entreprise ; il n'y a pas encore de prix ni de date. Il ne remplace ni votre service de santé au travail ni un conseil juridique. La page KoonHRM dit exactement où il en est.

Sources : Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (articles 2, 4 et 5) ; Code civil néerlandais, livre 7, article 629 ; Ziektewet, article 38 ; WIA, articles 23, 25 et 64 ; Arbeidsomstandighedenwet, articles 9 et 14 (tous sur wetten.overheid.nl) ; UWV, Werkwijzer Poortwachter et les pages sur le plan d'action et l'évaluation finale ; Autoriteit Persoonsgegevens, règles pour les employeurs de salariés malades et sur la réintégration ; Rijksoverheid ; documentation d'aide de SAP Business One (Employee Master Data, Absence Information, Absence Report) et la référence de base de données (OHEM, HEM1).