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KOONCRM · KOONSYSTEMS CRM FOR SAP B1

En desarrollo

KoonCRM.
Un CRM ligero para comerciales, construido sobre SAP Business One.

KoonCRM (KoonSystems CRM for SAP B1) es un CRM ligero para comerciales en SAP Business One: una ficha de cliente 360, Mi día, un tablero de pipeline, leads, ofertas y pedidos, una pequeña previsión y un botón de correo, en una aplicación web que también funciona en el móvil. SAP B1 es la única verdad: todo lo que ves viene de B1, todo lo que haces va a B1, a través del Service Layer. Sin base de datos de clientes propia, sin importación, sin sincronización. En desarrollo: las funciones están construidas, y un piloto con un primer equipo de ventas es el siguiente paso.

Mantenme al tantoQué hace

My day in KoonCRM: open activities today, overdue and the coming days with a tick per activity, the number of open opportunities and the weighted forecast, and the pipeline per stage
Mi día: lo que está pendiente hoy, lo vencido, lo que viene y el pipeline por etapa. Pantallas de la versión de desarrollo contra un SAP simulado con datos de ejemplo; la app está en inglés y neerlandés.

01 / EL PROBLEMA

Lo que les faltaba a los comerciales en SAP Business One.

SAP Business One tiene todo lo que necesita un CRM: leads, oportunidades de venta con etapas, actividades, ofertas y pedidos. Pero está repartido en ventanas diseñadas para el back office. Saber en qué punto está un cliente obliga a abrir cinco de ellas. Ver tus seguimientos obliga a montar una consulta. Y en ruta no tienes nada.

Así que acaba llegando un CRM de verdad junto a B1, con un conector que tiene que mantener sincronizados dos sistemas. Clientes duplicados, un comercial que trabaja en el CRM y un equipo de ventas internas que trabaja en B1, y una oferta que no cuadra en ninguno de los dos. Las grandes suites de CRM están pensadas para organizaciones de ventas de cien personas, y tienen precios a la altura.

KoonCRM es el puesto de trabajo que le faltaba a B1, sin un segundo sistema. Una ficha de cliente, un día, un tablero, y cada clic es una actividad, oportunidad u oferta normal de B1. El equipo de ventas trabaja en KoonCRM, las ventas internas en B1, y ambos ven lo mismo.

02 / QUÉ HACE KOONCRM

El núcleo de un CRM. Nada más.

Una pantalla por tarea, los objetos de B1 como datos, y lo que probablemente cambie, un ajuste en Administración en lugar de un desarrollo a medida. Esto es lo que contiene la versión 1.

  • Ficha de cliente 360Interlocutor comercial, direcciones, contactos, la cronología de lo planificado y lo hecho, oportunidades abiertas, ofertas y pedidos con sus líneas, partidas abiertas y vencidas. Una pantalla, con botones para llamada, correo, nueva actividad, nueva oportunidad y nueva oferta.
  • Mi díaHoy, vencidas y los próximos días, con los indicadores arriba y el pipeline al lado. Al marcar como hecha se planifica el seguimiento en el mismo paso: mañana, en tres días, la semana que viene o una fecha.
  • ActividadesLlamada, reunión, tarea, nota y correo, con cliente, contacto, oportunidad, fecha, hora, prioridad y observaciones. Guardada como una actividad normal de B1, con tu código de comercial, visible en el cliente B1.
  • Tablero de pipelineUna columna por etapa de B1 con número e importe. Arrastrar una tarjeta es un cambio de etapa en B1; Ganada y Perdida aparecen abajo. Cada tarjeta muestra el importe, el cierre previsto y cuántos días lleva inactiva una oportunidad.
  • Leads y conversiónCrea un lead con contacto y dirección (un interlocutor comercial de tipo Lead) y conviértelo en cliente con un clic, como lo hace B1. Los clientes y leads sin comercial son visibles para todos, para que alguien se ocupe de ellos.
  • Oferta y pedidoUna oferta desde una oportunidad o la ficha de cliente: busca un artículo, cantidad, el precio y el descuento de B1, vinculada a la línea de la oportunidad. Un pedido desde una oferta con un clic; B1 copia las líneas y cierra la oferta. Sin precios fuera de B1.
  • PrevisiónPipeline ponderado por comercial, por etapa y por mes de cierre previsto; ganadas y perdidas por mes y por motivo a lo largo de doce meses. Tablas con una barra en la celda, sin generador de informes.
  • Botón de correoPrepara un borrador en tu propio programa de correo con destinatario, asunto y una plantilla; después la pregunta «¿correo enviado?» y el correo queda como actividad en B1.
  • Reglas de seguimiento y administraciónDos reglas que crean tareas en B1 una vez al día: una oportunidad inactiva durante N días, una oferta abierta durante N días. Primero la vista previa, luego se activan. También en Administración: usuarios y roles, el vínculo usuario–comercial, plantillas, la cola y el registro de auditoría.
Ficha de cliente 360Todo sobre un cliente en una sola pantalla; las pestañas de contactos, direcciones, oportunidades, ofertas y pedidos, y partidas abiertas.
The customer card in KoonCRM: name, address, phone, e-mail, sales person, buttons for call, e-mail, new activity, new opportunity and new quotation, four key figures and the timeline with planned and done activities
Tablero de pipelineUna columna por etapa de B1; arrastrar es un cambio de etapa en B1.
The pipeline board in KoonCRM: five columns for the stages Lead, Qualified, Quotation, Negotiation and Order, each with cards showing the opportunity, the customer, the amount and the expected closing date
PrevisiónPor comercial, por etapa y por mes, para el director de ventas.
The forecast in KoonCRM: open pipeline, weighted forecast, won in twelve months and win rate, a table per sales person, the pipeline per stage and the expected closing per month with bars
Reglas de seguimientoUna vista previa de las tareas que las reglas crearían hoy, antes de activarlas.
Administration, follow-up rules in KoonCRM: the two rules, the daily run, buttons Preview and Run now, and the table of tasks that would be created with customer, sales person and days

03 / EN RUTA

La misma app en el móvil, sin tienda de aplicaciones.

  • Una aplicación web, también como appKoonCRM es una PWA: la añades a la pantalla de inicio del móvil y se abre a pantalla completa, con una barra de pestañas abajo. Sin app aparte, sin tienda de aplicaciones, la misma versión que en el PC.
  • Llamar y enviar correos desde la fichaLos números de teléfono llaman, las direcciones de correo abren tu app de correo, una dirección abre la app de mapas. Tras la llamada, una actividad con seguimiento en tres toques.
  • El pipeline en el bolsilloEl tablero se desplaza en horizontal, una etapa a la vista; una oportunidad se mueve desde su propio diálogo. Mi día muestra lo que está pendiente hoy, estés donde estés.
  • Nada en el dispositivoSolo se guarda la propia app, nunca datos de clientes. Sin cobertura ves un aviso; lo que hagas después va a B1 como siempre.
Mi díaIndicadores y las actividades de hoy.
My day in KoonCRM on a phone: four key figures and the list of today's activities, with a tab bar for My day, Customers & leads, Pipeline and More
Ficha de clienteLlamada, correo y una actividad desde la ficha.
The customer card in KoonCRM on a phone: contact details, buttons for call, e-mail, new activity, new opportunity and new quotation, four key figures and the timeline
Nueva actividadTipo, título, cliente, contacto, oportunidad, fecha; guardado en B1.
New activity in KoonCRM on a phone: type as buttons, title, customer or lead, contact, opportunity, date, priority, start and end
CorreoUn borrador a partir de la plantilla, abierto en tu propia app de correo.
E-mail in KoonCRM on a phone: recipient, cc, subject and the text from the template, with the button Open in mail program
PipelineUna etapa a la vista, desplazamiento lateral.
The pipeline in KoonCRM on a phone: the columns Lead and Qualified with opportunity cards, scrolling sideways
Clientes y leadsBúsqueda por nombre, código, teléfono o persona de contacto.
Customers & leads in KoonCRM on a phone: search field, filter All, Customers, Leads, the sales person filter and the list with name, city and phone

04 / SAP ES LA ÚNICA VERDAD

Sin segunda base de datos. En ningún sitio.

Esta es la diferencia con cualquier CRM con conector SAP, y la razón por la que KoonCRM puede seguir siendo pequeño.

  • Todo desde B1, todo hacia B1Clientes, leads, contactos, actividades, oportunidades de venta, etapas, comerciales, ofertas y pedidos son objetos propios de B1, leídos y escritos a través del Service Layer. Lo que haces en KoonCRM está al instante en el cliente B1 y en el Web Client.
  • Nada cambia en SAPSin campos definidos por el usuario, sin tablas propias, sin SQL en la base de datos de SAP, sin add-on en el cliente B1. Un usuario técnico de SAP para la conexión.
  • Una llamada por documentoUna actividad, oportunidad, lead, oferta o pedido es una sola escritura en B1. Si falla, la tarea queda en una cola con el mensaje de error de SAP y un botón para reintentar, visible en Mi día y en Administración. Nada se contabiliza dos veces.
  • Ligero con el Service LayerNunca una llamada por fila: listas en lotes, una pantalla es como mucho un puñado de llamadas, y una prueba por pantalla vigila esa cifra. También con unos miles de clientes sigue siendo rápido.
  • Lo que KoonCRM guarda por su cuentaUsuarios, roles, el vínculo con el comercial de B1, ajustes, preferencias, el registro de auditoría y la cola. Nada más. Tu propio SQL Server Express, instalado por el instalador.
Administration, SAP connection in KoonCRM: the state of the connection, the Service Layer address, company database, SAP user, password and certificate fingerprint, with the buttons Fetch certificate, Test and Save
Administration → SAP connection: la dirección del Service Layer, la base de datos de la empresa, el usuario técnico y el certificado, con un botón Test antes de guardar.

05 / PEQUEÑO A PROPÓSITO

Lo que dejamos fuera, y por qué.

Un CRM crece con todo lo que alguien pidió alguna vez. KoonCRM se queda en lo esencial, para que un comercial lo conozca en una tarde y un administrador lo instale en una hora.

Una pantalla por tarea

Ficha de cliente, Mi día, pipeline, previsión, Administración. Sin paneles que montar tú mismo, sin generador de informes, sin flujos de trabajo que diseñar.

Sin campos personalizados

Lo que está en B1 está en KoonCRM. ¿Quieres un campo más? Ponlo en B1, donde todos lo ven. Así la ficha de cliente es igual para cada empresa y el manual sigue siendo corto.

Tres roles fijos

Comercial, director de ventas, administrador. El alcance está en el código y se prueba; nadie tiene que montar una matriz de permisos, que siempre sale mal.

Ajustes, no código

Lo que probablemente cambie es un ajuste con explicación y valor predeterminado: el límite de oportunidad inactiva, las reglas de seguimiento, la plantilla de correo, la validez de una oferta, el país de un nuevo lead.

Avisar, no bloquear

Perder sin motivo, una oferta sin oportunidad, un lead sin comercial: KoonCRM lo avisa y deja que decida el comercial. B1 vigila las reglas que importan.

Seguro desde la primera versión

Inicio de sesión en dos pasos con una app de autenticación o una passkey, obligatorio para administrador y director de ventas; contraseñas con hash; solicitudes con límite de frecuencia; un registro de auditoría de lecturas y escrituras; HTTPS desde el asistente. Una prueba de penetración por parte de un tercero antes del primer cliente.

06 / QUÉ NECESITAS

¿Encaja en tu empresa?

Necesario

  • SAP Business One 10.0 en SQL Server o SAP HANA, con el Service Layer activado, y un usuario de SAP para KoonCRM. El módulo de ventas de B1 tal cual: comerciales, etapas de venta e interlocutores comerciales.
  • Un servidor o PC con Windows que esté siempre encendido, en tu red. El instalador trae su propio SQL Server Express gratuito y configura el servicio, el certificado y el administrador mediante un asistente. No hace falta partner.
  • Un navegador en PC y móvil para cada comercial; KoonCRM es una aplicación web que añades a la pantalla de inicio. Sin tienda de aplicaciones.
  • Un comercial en B1 por usuario. Qué licencias de SAP necesitan tus comerciales lo acuerdas con tu partner de B1: SAP licencia por usuario nominal, también para el acceso indirecto a través de un add-on.

No incluye

  • Sin automatización de marketing, campañas, boletines, formularios web, chat ni puntuaciones de IA. Sin pipelines propios junto a los de SAP, sin precios fuera de B1, sin gestión documental fuera de los anexos de B1.
  • Sin importación ni sincronización: KoonCRM no tiene una base de datos de clientes en la que cargar nada. Tus clientes están en B1, y ahí se quedan.
  • KoonCRM no envía correo por sí mismo: el botón de correo usa tu propio programa de correo. Una conexión con Microsoft 365 es una opción por cliente para más adelante. Sin alojamiento por parte de KoonSystems: funciona en tus instalaciones.

¿Escanear en el almacén, planificar el servicio de campo o recursos humanos? Para eso están KoonScan, KoonFSM y KoonHRM; KoonCRM usa los mismos interlocutores comerciales y comerciales en B1. ¿Formar a usuarios finales, o a consultores y comerciales de un partner? Para eso está KoonLearn, con entrenamiento para el examen de la certificación.

07 / ESTADO

En qué punto está.

Construido y probado contra un SAP simulado: la ficha de cliente, Mi día, actividades con seguimiento, el botón de correo, el tablero de pipeline con ganadas y perdidas, leads y conversión, ofertas y pedidos, la previsión, las reglas de seguimiento, Administración, inicio de sesión en dos pasos y passkeys, la PWA, el instalador con asistente y SQL Server Express, la licencia y los manuales para comercial, administrador y tester.

El siguiente paso es la prueba en un SAP Business One 10.0 real (FP 2608) y un piloto con un primer equipo de ventas. Después, la versión 1.0, con precio: como con KoonScan, un importe por usuario al mes, todas las funciones incluidas, lo instalas tú mismo, sin coste de implantación.

Buscamos una empresa con SAP Business One y de dos a diez comerciales que quiera ser ese piloto: comunicación directa y voz en lo que llega primero.

08 / PREGUNTAS

Preguntas sobre KoonCRM y el CRM en SAP Business One.

¿KoonCRM sustituye al módulo CRM de SAP Business One?

No, lo utiliza. Leads, oportunidades de venta, etapas, actividades, ofertas y pedidos son los objetos que B1 ya tiene; KoonCRM los lee y escribe a través del Service Layer. Todo lo que un comercial hace en KoonCRM está al instante en el cliente B1 y en el Web Client, y al revés. No hay una segunda base de datos de clientes ni sincronización. Más información: nuestra guía sobre el CRM en SAP Business One.

¿Qué escribe KoonCRM en SAP?

Actividades (crear, editar, marcar como hecha, seguimiento), oportunidades de venta (crear, etapa, ganada o perdida con motivo), leads como interlocutor comercial de tipo Lead y la conversión a cliente, ofertas con líneas y el precio de B1, y pedidos a partir de una oferta. Una llamada por documento, sin campos definidos por el usuario ni tablas propias en tu base de datos de SAP. Si una escritura falla, queda en una cola con el mensaje de error de SAP y un botón para reintentar.

¿Mis comerciales necesitan una licencia de SAP?

KoonCRM inicia sesión en el Service Layer con un usuario técnico de SAP; tus comerciales inician sesión en KoonCRM, no en B1. Cada usuario de KoonCRM está vinculado a un comercial en B1, así que el código de comercial de cada actividad y oportunidad es correcto. Qué licencias de SAP necesitan además tus comerciales lo acuerdas con tu partner de B1: SAP licencia por usuario nominal, también para el acceso indirecto a través de un add-on. Más información: nuestra guía sobre las licencias de SAP B1.

¿KoonCRM gestiona el correo?

El botón Correo prepara un borrador en tu propio programa de correo (Outlook, Apple Mail, el que uses), con destinatario, CC, asunto y texto de una plantilla. Después KoonCRM pregunta si el correo se envió y lo registra como actividad de correo en B1. Una conexión con Microsoft 365 (un borrador con el PDF de la oferta adjunto, directamente en Outlook) es una opción por cliente para más adelante.

¿Quién ve qué?

Tres roles fijos. Un comercial ve y edita los clientes, leads, oportunidades y actividades con su propio código de comercial, además de los clientes sin comercial, para poder hacerse cargo de ellos. El director de ventas ve todo lo de ventas y la previsión por comercial. El administrador configura la parte técnica. El alcance se aplica en el servidor en cada solicitud; no hay que montar ninguna matriz de permisos.

¿Dónde están los datos?

En SAP Business One, donde ya estaban. La base de datos propia de KoonCRM solo contiene usuarios, ajustes, preferencias, el registro de auditoría y la cola; nunca clientes, oportunidades ni actividades. KoonCRM funciona en un servidor de tu propia red, como KoonScan. Nada a una nube, nada a KoonSystems. En el móvil solo se guarda la propia app, nunca datos de clientes.

¿Cuándo puedo usarlo?

Todas las funciones están construidas y probadas contra un SAP simulado. El siguiente paso es la prueba en un SAP Business One 10.0 real (FP 2608) y un piloto con un primer equipo de ventas. Deja tu dirección y recibirás un correo en cuanto haya una versión para probar.

¿Cuánto costará?

Todavía no está decidido. El enfoque es el mismo que en KoonScan: un precio por usuario al mes, todas las funciones incluidas, lo instalas tú mismo, sin coste de implantación, una clave de prueba para empezar. El precio exacto llegará después del piloto.

09 / ¿TE INTERESA?

Sé el cliente piloto, o simplemente echa un vistazo.

Deja tu dirección y recibirás un correo en cuanto haya una versión para probar. ¿Quieres hablar antes, o contarnos cómo trabajan hoy tus comerciales con SAP Business One? Escribe a info@koonsystems.com; nos ayuda a construirlo.