Krankmeldung und die niederländische Wet verbetering poortwachter: der Zeitplan bis zum WIA-Antrag, wer was tut und was ein Arbeitgeber erfassen darf

Was die Wet poortwachter verlangt.

Ein kranker Mitarbeiter erhält bis zu 104 Wochen mindestens 70 % seines Lohns weiter, im ersten Jahr mindestens den gesetzlichen Mindestlohn. In dieser Zeit arbeiten Arbeitgeber und Mitarbeiter beide an der Rückkehr zur Arbeit, mit Hilfe eines Betriebsarztes (bedrijfsarts). Die Poortwachter-Regeln legen fest, was wann geschehen muss: eine Problemanalyse, ein Aktionsplan (plan van aanpak), regelmäßige Evaluierungen, eine Meldung an das UWV und gegen Ende des zweiten Jahres ein Wiedereingliederungsbericht, der mit dem Antrag auf eine WIA-Leistung eingereicht wird.

Das UWV beurteilt diesen Bericht. Stellt es fest, dass der Arbeitgeber zu wenig getan hat, kann es die Lohnfortzahlung um bis zu 52 Wochen verlängern: die Lohnsanktion. Die Akte zählt also so viel wie der Einsatz: Was nicht mit Datum festgehalten ist, ist für das UWV nicht geschehen. Arbeitgeber und Mitarbeiter dürfen von den Fristen für Problemanalyse und Aktionsplan abweichen, aber nur mit einer schriftlich festgehaltenen Begründung.

Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Die Fristen unten folgen dem Gesetz und den Richtlinien des UWV mit Stand 28-10-2026. Die aktuellen Regeln finden Sie bei UWV und Rijksoverheid; für Ihren eigenen Fall fragen Sie Ihren arbeitsmedizinischen Dienst.

Der Zeitplan, Woche für Woche.

Die Wochen zählen ab dem ersten Krankheitstag. Krankheitszeiten mit weniger als vier Wochen Abstand gelten als eine Periode; ein Rückfall kurz nach der Genesung setzt also den alten Zeitplan fort.

• Tag 1: die Krankmeldung. Der Mitarbeiter meldet sich nach den Abwesenheitsregeln des Unternehmens krank. Der Arbeitgeber gibt die Meldung an den Betriebsarzt oder den arbeitsmedizinischen Dienst (arbodienst) weiter. Das Gesetz sagt "rechtzeitig"; die Richtlinien des UWV und die meisten Verträge mit einem arbeitsmedizinischen Dienst sagen: in der ersten Woche.
• Woche 6: Problemanalyse. Erwartet der Betriebsarzt eine lange Abwesenheit, erstellt er innerhalb von sechs Wochen nach dem ersten Krankheitstag eine Problemanalyse: was der Mitarbeiter kann und nicht kann, und was für die Rückkehr nötig ist. Zeigt sich das erst später, folgt die Analyse sofort.
• Woche 8: Aktionsplan. Innerhalb von zwei Wochen nach der Problemanalyse vereinbaren Arbeitgeber und Mitarbeiter einen Aktionsplan: Aktivitäten, Ziele, Fristen, Evaluierungstermine, den Case Manager und die Sicht von Arbeitgeber und Mitarbeiter darauf. Bei einer Analyse in Woche 6 ist das Woche 8.
• Evaluierungen. Der Plan wird regelmäßig evaluiert; das UWV erwartet mindestens einmal alle sechs Wochen. Jede Änderung des Plans kommt mit Begründung in die Akte.
• Woche 42: Meldung an das UWV. Der Arbeitgeber meldet die lange Krankheit spätestens am ersten Tag, nachdem sie 42 Wochen gedauert hat, an das UWV.
• Woche 52: Evaluierung des ersten Jahres. Am Ende des ersten Jahres blicken Arbeitgeber und Mitarbeiter zurück und entscheiden über das zweite Jahr, wieder mit beiden Sichtweisen schriftlich. Ist die Rückkehr in die eigene Arbeit oder in andere Arbeit im eigenen Unternehmen nicht realistisch, beginnt nach den Richtlinien des UWV der zweite Weg (tweede spoor), Arbeit bei einem anderen Arbeitgeber, spätestens sechs Wochen nach dieser Evaluierung.
• Woche 88: Brief des UWV. Das UWV schreibt dem Mitarbeiter wegen des Antrags auf eine WIA-Leistung.
• Woche 91: Abschlussevaluierung und Wiedereingliederungsbericht. Spätestens dreizehn Wochen vor Ablauf der 104 Wochen erstellt der Arbeitgeber den Wiedereingliederungsbericht, mit einer Abschlussevaluierung und einer aktuellen Beurteilung des Betriebsarztes.
• Woche 93: WIA-Antrag. Der Mitarbeiter beantragt die WIA spätestens elf Wochen vor Ablauf der 104 Wochen, mit dem Wiedereingliederungsbericht.
• Woche 104: Ende der Lohnfortzahlung, es sei denn, das UWV hat eine Lohnsanktion verhängt oder Arbeitgeber und Mitarbeiter haben eine Verlängerung vereinbart.

Wer was tut.

• Der Arbeitgeber ist für die Wiedereingliederung und die Akte verantwortlich. Er braucht einen schriftlichen Vertrag mit einem Betriebsarzt oder einem arbeitsmedizinischen Dienst, vereinbart den Aktionsplan mit dem Mitarbeiter, meldet in Woche 42 an das UWV und erstellt den Wiedereingliederungsbericht.
• Der Mitarbeiter meldet sich krank, bleibt erreichbar, arbeitet mit dem Betriebsarzt und am Aktionsplan mit, übernimmt geeignete Arbeit, sobald er kann, und beantragt die WIA.
• Der Betriebsarzt oder arbeitsmedizinische Dienst beurteilt, was der Mitarbeiter noch kann, erstellt die Problemanalyse, berät zum Plan und zu den Evaluierungen und gibt die aktuelle Beurteilung für den Abschlussbericht. Nur der Arzt kennt die medizinischen Einzelheiten; der Arbeitgeber erhält eine Empfehlung zur Leistungsfähigkeit, keine Diagnose.
• Der Case Manager wird im Aktionsplan benannt. Er begleitet den Prozess, überwacht Fristen und Akte und ist Ansprechpartner für Mitarbeiter, Vorgesetzten und Arzt. Das kann jemand im Unternehmen oder beim arbeitsmedizinischen Dienst sein.
• Das UWV erhält die Meldung in Woche 42, prüft den Wiedereingliederungsbericht beim WIA-Antrag und kann die Lohnsanktion verhängen.

Was ein Arbeitgeber erfassen darf und was nicht.

Die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) ist eindeutig: Ein Arbeitgeber darf nicht erfassen, was der Mitarbeiter hat oder wodurch es kommt, auch nicht, wenn der Mitarbeiter es von sich aus erzählt, und eine Einwilligung ändert daran nichts. Gesundheitsdaten gehören zum Betriebsarzt, und ein Arbeitgeber darf medizinische Akten nicht in seinem eigenen Abwesenheitssystem speichern lassen. Was er erfassen darf, ist begrenzt:

• die Telefonnummer und die Adresse, unter der der Mitarbeiter erreichbar ist, auch eine Pflegeadresse;
• die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit;
• laufende Arbeiten und Termine, die jemand übernehmen muss;
• ob die Abwesenheit mit einem Arbeitsunfall zusammenhängt und ob ein Verkehrsunfall mit einem haftenden Dritten vorliegt;
• ob der Mitarbeiter unter eine der Sicherheitsnetzregelungen (vangnet) des UWV fällt, zum Beispiel Krankheit durch Schwangerschaft.

Geben Sie dem arbeitsmedizinischen Dienst nur, was er braucht, etwa Name und Kontaktdaten. Bewahren Sie die Krankheits- und Wiedereingliederungsakte nicht länger als zwei Jahre nach dem Austritt auf, es sei denn, das Unternehmen trägt das Risiko des Krankengeldgesetzes (Ziektewet) selbst; dann sind es fünf Jahre. Arbeitsunfälle mit mehr als drei Arbeitstagen Abwesenheit kommen mit Art und Datum auf eine Liste. Die vollständigen Regeln stehen auf der Seite der Datenschutzbehörde für Arbeitgeber mit kranken Mitarbeitern (Niederländisch).

Was SAP Business One abdeckt.

Das Modul Human Resources hat Abwesenheitszeilen beim Mitarbeiter: In Employee Master Data (Human Resources → Employee Master Data) auf der Registerkarte Administration bietet Absence ein Von-Datum, ein Bis-Datum, einen Grund mit zwanzig Zeichen und wer genehmigt hat. Der Absence Report (Human Resources → Human Resources Reports → Absence Report) zeigt sie für einen Zeitraum. Das reicht, um zu wissen, wer fehlt. Eine Krankheitsakte ist es nicht.

• Kein Zeitplan. Kein Datum für Problemanalyse, Aktionsplan, Woche 42 oder Woche 91 und keine Erinnerung, wenn eines fällig wird.
• Kein Zusammenrechnen. Zwei Zeilen mit drei Wochen Abstand bleiben zwei Zeilen; B1 sieht sie nicht als eine Periode. Keine teilweise Genesung und keine Krankenquote.
• Keine Akte. Kein Platz für Aktionsplan, Evaluierungen und Empfehlungen des Betriebsarztes, jeweils mit Datum.
• Ein Freitext als Grund. Wer dort "Grippe" oder "Rücken" eintippt, erfasst genau die Gesundheitsdaten, die nicht erlaubt sind, und jeder, der die Mitarbeiterstammdaten öffnen darf, kann es lesen. Lassen Sie das Feld leer oder verwenden Sie ein neutrales Wort wie "krank".

Was die Mitarbeiterstammdaten enthalten, wer sie sieht und was niederländisches HR zusätzlich braucht, steht im Leitfaden zu HR in SAP Business One.

Wo es schiefgeht.

• Zu spät begonnen. Der Betriebsarzt erfährt es in Woche vier, und die Problemanalyse schafft Woche 6 nicht.
• Ein Plan nur auf Papier. Ein von HR ausgefülltes Formular, nicht mit dem Mitarbeiter abgestimmt, ohne seine Sicht und nie evaluiert.
• Ein Rückfall als neuer Fall. Eine neue Krankmeldung innerhalb von vier Wochen nach der Genesung beginnt eine neue Zählung, und Woche 42 wird verpasst.
• Die Diagnose am falschen Ort. In einer E-Mail an das Team, einer Tabelle oder dem Grundfeld in B1.
• Krank beim Vertragsende. Der Arbeitgeber meldet es am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses an das UWV, und nach sechs Wochen Krankheit oder mehr ist bis zu diesem Tag auch ein Wiedereingliederungsbericht fällig.
• Das Rentenalter. Für einen Mitarbeiter, der das gesetzliche Rentenalter (AOW) erreicht hat, dauert die Lohnfortzahlung sechs Wochen, nicht 104.

Checkliste: vor der ersten Krankmeldung.

• Ein schriftlicher Vertrag mit einem Betriebsarzt oder arbeitsmedizinischen Dienst und eine Absprache, wer Krankmeldungen weitergibt.
• Abwesenheitsregeln schriftlich: wie und bis wann man sich krankmeldet, bei wem und wie man erreichbar bleibt.
• Eine Akte pro Fall mit dem Datum jedes Schritts, nur für HR und den Case Manager zugänglich.
• Ein Kalender oder System, das die Fristen ab dem ersten Krankheitstag berechnet und Perioden mit weniger als vier Wochen Abstand zusammenrechnet.
• Ein benannter Case Manager und eine Vertretung für den Urlaub.
• Absprachen, was Vorgesetzte sehen: die Meldung, die voraussichtliche Dauer und die Aufgaben; nie den Grund.
• Eine Aufbewahrungsregel: die Akte zwei Jahre nach dem Austritt löschen, fünf Jahre, wenn Sie das Risiko selbst tragen.
• In B1: Der Abwesenheitsgrund bleibt leer oder neutral, und Sie wissen, wer die Mitarbeiterstammdaten öffnen darf.

Wie KoonHRM es angeht.

KoonHRM, unser Personalsystem für kleine Unternehmen, eigenständig oder mit SAP Business One, hat Krankmeldungen und die Poortwachter-Regeln eingebaut: Krank- und Gesundmeldungen, teilweises Arbeiten, den Poortwachter-Zeitplan mit jeder Frist von Woche 1 bis Woche 104 pro Fall, einen Rückfall innerhalb von vier Wochen zusammengerechnet und die Krankenquote pro Abteilung. Ein tägliches Signal warnt, wenn ein Poortwachter-Schritt fällig wird. Ein Feld für den Krankheitsgrund gibt es nirgends; Notizen zur Krankheit sind nur für HR, und ein Vorgesetzter sieht die Meldung, den Prozentsatz und die Poortwachter-Aufgaben. Schaltet das Unternehmen es ein, melden sich Mitarbeiter selbst auf dem Telefon krank und gesund.

Mit eingeschalteter SAP Business One-Anbindung landet die Krankheit über den Service Layer als 'abwesend', ohne Grund, in der Abwesenheit des Mitarbeiters in B1; die Krankheitsakte geht nie nach B1. KoonHRM läuft auf Ihrem eigenen Server. Es ist in Entwicklung: Die Funktionen sind gebaut und gegen ein simuliertes SAP getestet, und die gesetzlichen Regeln wurden am Gesetz selbst geprüft. Der nächste Schritt ist der Test mit einem echten B1 und ein Pilot bei einem ersten Unternehmen; einen Preis und ein Datum gibt es noch nicht. Es ersetzt weder Ihren arbeitsmedizinischen Dienst noch eine Rechtsberatung. Die Seite zu KoonHRM sagt genau, wo es steht.

Quellen: Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (Artikel 2, 4 und 5); Bürgerliches Gesetzbuch der Niederlande, Buch 7, Artikel 629; Ziektewet, Artikel 38; WIA, Artikel 23, 25 und 64; Arbeidsomstandighedenwet, Artikel 9 und 14 (alle auf wetten.overheid.nl); UWV, Werkwijzer Poortwachter und die Seiten zum Aktionsplan und zur Abschlussevaluierung; Autoriteit Persoonsgegevens, Regeln für Arbeitgeber bei kranken Mitarbeitern und zur Wiedereingliederung; Rijksoverheid; SAP Business One-Hilfedokumentation (Employee Master Data, Absence Information, Absence Report) und die Datenbankreferenz (OHEM, HEM1).