Lotes y números de serie en SAP Business One: cómo los gestiona B1, cuándo los pide y cómo los rastreas

Qué gestiona B1 por artículo.

En SAP Business One decides por artículo si se sigue o no. En Inventory > Item Master Data, en la pestaña General, el campo Manage Item by tiene tres valores: None, Serial Numbers y Batches. Un lote es una cantidad del mismo artículo con características comunes, como una tanda de producción de un medicamento. Un número de serie identifica una sola pieza, como un portátil. Un artículo tiene lotes o números de serie, no ambos, y debe ser un artículo de inventario: no solo de venta ni solo de compra, y no un artículo fantasma.

Al lado está el Management Method, con dos valores:

• On Every Transaction: el lote o el número de serie es obligatorio en cada entrada y cada salida. Una entrada de mercancías no se puede añadir hasta que toda la cantidad esté repartida en lotes o números de serie.
• On Release Only: el número solo es obligatorio cuando sale stock: en entregas, facturas de clientes, salidas de mercancías, transferencias, emisiones para producción y similares. En la entrada es opcional; los números se "completan" después.

El valor por defecto para toda la empresa está en Administration > System Initialization > General Settings, pestaña Inventory, subpestaña Items; el maestro de artículos lo sobrescribe. Cambiar Manage Item by más tarde está bloqueado mientras el artículo tenga stock, lotes o números de serie disponibles en algún almacén, o lotes asignados en pedidos de cliente o A/R reserve invoices abiertos. Así que decídelo antes de la primera entrada.

Qué lleva un lote y un número de serie.

Un lote en B1 es más que un número. En la ventana Batches - Setup, y después en Batch Details (Inventory > Item Management > Batches > Batch Details), cada lote tiene:

• el propio número de lote, hasta 36 caracteres;
• Batch Attribute 1 y Batch Attribute 2, dos campos libres, a menudo usados para el número de lote del proveedor;
• una fecha de caducidad, una fecha de fabricación y una fecha de admisión;
• texto libre en Location y Details;
• un estado: Released, Locked o Not Accessible.

El estado importa en el almacén. Un lote Released se puede usar en cualquier sitio. Un lote Locked solo se puede usar en documentos de inventario, como transferencias y salidas de mercancías. Not Accessible está pensado para lotes en producción o en control de calidad: no puede ir en un documento de ventas ni en una nota de crédito de proveedor, pero sí se puede transferir. El estado por defecto de los lotes nuevos se define en General Settings.

Una trampa: un número de lote es común a todos los almacenes. Si recibes un número de lote que ya existe para el artículo, B1 avisa, y si continúas, el lote nuevo toma los atributos del existente, campos de usuario incluidos; solo Location se queda como la escribiste. Un proveedor que reutiliza números de lote puede sustituir la fecha de caducidad que tecleaste por una antigua.

Un número de serie tiene su propio conjunto: Serial Number, Mfr. Serial No. y Lot Number, con fechas de admisión, fabricación y caducidad, y el inicio y fin de la garantía del fabricante. En General Settings, Unique Serial Numbers by decide cuál de esos campos debe ser único por artículo: None, Mfr. Serial No., Serial Number o Lot Number. B1 guarda además un System Number interno propio. Con On Release Only puedes marcar Automatic Serial Number Creation on Receipt: B1 numera entonces las piezas al recibirlas, y los números de serie reales se rellenan después.

Recepción: donde nacen los lotes y los números de serie.

Los lotes y números de serie nacen en un documento de entrada: una entrada de mercancías de pedido, una factura de proveedor, una entrada de mercancías, una entrada desde producción o una nota de crédito de cliente. Con On Every Transaction, la ventana Batches - Setup o Serial Numbers - Setup se abre sola al añadir el documento. Si no, la abres con Ctrl+Tab en el campo Quantity, con el botón derecho y Batch/Serial Numbers, o desde el menú Go To.

Por cada línea del documento introduces lotes y cantidades en la tabla Created Batches, o dejas que B1 los genere con Automatic Creation y un patrón. Solo el campo definido como único es obligatorio; las fechas y atributos pueden esperar. Con On Every Transaction, la cantidad de la línea debe estar repartida del todo en lotes antes de poder añadir el documento. En un almacén con ubicaciones, cada lote o número de serie también tiene que ir a una ubicación; consulta la guía sobre ubicaciones.

Con On Release Only no se pide nada en la entrada. El stock está ahí, sin números. En la salida, alguien completa primero los lotes, en Inventory > Item Management > Batches > Batch Management. Eso ahorra tecleo en el muelle, pero traslada el trabajo al momento del envío, y entre la entrada y la salida B1 no sabe qué lote está dónde.

Salidas: seleccionar lotes y números de serie.

En un documento de salida, como una entrega, una factura de cliente, una salida de mercancías, una transferencia o una emisión para producción, B1 abre la ventana Batch Number Selection o Serial Number Selection. Available Batches muestra lo que hay en stock, con la cantidad, la cantidad asignada a otros pedidos y el primer documento al que está asignado. Pasas lotes a Selected Batches hasta llegar a Total Needed; con menos, el documento no se puede añadir. Auto Select rellena la cantidad que falta, según el orden actual de la lista. Por defecto ese orden es el número de lote, no la fecha de caducidad, así que el first-expired-first-out solo ocurre si alguien ordena o comprueba por esa fecha.

Los lotes se pueden asignar antes, en el pedido de cliente o la A/R reserve invoice, y en la lista de picking. Las devoluciones funcionan al revés: en una devolución o nota de crédito de cliente, B1 propone los lotes que fueron a ese cliente, From Base Document o Related to Current BP. Una limitación que conviene conocer: cuando una entrega se copia a una factura de cliente, los lotes de la entrega no aparecen en la factura.

En un almacén con ubicaciones, el campo Issue Primarily By del artículo decide el orden de las preguntas: primero el lote y luego la ubicación, o primero la ubicación y luego los lotes que hay en ella. Un número de serie siempre está en una sola ubicación, así que elegir uno es elegir el otro.

Rastrear un lote o un número de serie.

La trazabilidad es la razón por la que la mayoría de las empresas activa los lotes. B1 tiene cuatro informes para ello, todos en Inventory > Inventory Reports:

• Batch Number Transactions Report: por lote y almacén la cantidad actual, y debajo cada entrada y salida de ese lote. También se abre desde un documento o el maestro de artículos con el menú Go To.
• Serial Number Transactions Report: lo mismo por número de serie, con filtros por fechas, almacén, interlocutor comercial y documentos.
• Forward y Reverse Batches and Serials Trace Report: sigue lotes y números de serie hacia delante y hacia atrás a través de la producción y la distribución.
• Batches and Serials Inventory Audit Report: el valor por lote o número de serie, para artículos con el método de valoración por serie/lote; consulta la guía sobre métodos de valoración.

En una retirada de producto la pregunta suele ser: ¿qué clientes recibieron el lote X y qué materia prima llevaba? Esas respuestas solo existen si cada entrada y cada salida registró el lote. Unos meses en On Release Only, o un almacén que simplemente cogió uno de la estantería, es justo el hueco por el que se cuela una retirada.

Errores habituales.

• Activar lotes después de la puesta en marcha. Manage Item by no cambia mientras haya stock, así que toca vaciar antes el artículo o empezar con un código nuevo.
• On Release Only para ahorrar tiempo en artículos que de verdad tienes que rastrear. El tiempo se ahorra en el muelle y se gasta en la retirada.
• Números de lote de proveedores que coinciden. El mismo número para otra tanda de producción toma los atributos antiguos, fecha de caducidad incluida.
• Fechas de caducidad vacías porque el campo es opcional. Un lote sin fecha de caducidad no se puede controlar por vida útil, ni con los informes de B1 ni con nada más.
• Tomar Locked como un bloqueo total. Locked y Not Accessible mantienen un lote lejos de los clientes, pero ninguno impide una transferencia.
• Números de lote más largos de lo que cabe en una etiqueta. B1 admite hasta 36 caracteres; el campo de lote de un código GS1-128, hasta 20.

Antes de empezar.

• Decide por artículo: lote, número de serie o nada, antes de la primera entrada.
• Usa On Every Transaction para todo lo que quizá tengas que retirar; On Release Only solo donde nunca necesites saber qué lote hay en stock.
• Acordad qué va en Batch Attribute 1 y 2, y haz que la fecha de caducidad forme parte de la recepción.
• Define Unique Serial Numbers by y el estado de lote por defecto en General Settings.
• Pide a los proveedores etiquetas GS1-128 con lote y fecha de caducidad; consulta la guía sobre GS1-128.
• Ejecuta una vez el Batch Number Transactions Report con un lote de prueba, de la entrada a la entrega, para saber que la trazabilidad funciona antes de necesitarla.

Cómo gestiona KoonScan los lotes y números de serie.

KoonScan, nuestra app de escaneo, contabiliza los mismos documentos estándar a través del Service Layer, así que cada lote y cada número de serie queda en los campos propios de B1 y aparece en los informes de arriba. En la entrada pide el lote o el número de serie de cada artículo gestionado por lotes o series, sea cual sea el método de gestión; no los deja para completar después. Una etiqueta GS1-128 rellena artículo, lote y fecha de caducidad con un solo escaneo. Para un lote que ya existe, KoonScan toma la fecha de caducidad de B1; avisa si el mismo lote se escanea con dos fechas distintas, y puede preguntar o rechazar un lote caducado o con vida útil demasiado corta. Un número de serie es una pieza, se escanea una vez y no debe existir ya en B1.

En las salidas, KoonScan comprueba el lote escaneado contra lo que B1 asignó a la línea, y rechaza para clientes los lotes Locked y Not Accessible. FEFO es opcional: si está activado, KoonScan pregunta o rechaza un lote mientras haya en el almacén otro que caduque antes; los números de serie quedan fuera de ese control. En el escáner puedes consultar un lote, bloquearlo con un motivo (en B1 pasa a Locked; Not Accessible solo se pone en B1), mover un lote entero de una vez e imprimir una etiqueta con artículo, lote y fecha de caducidad. Todo sobre KoonScan.

Fuentes: documentación de ayuda de SAP Business One 10.0 (Managing Batch Numbers, Managing Serial Numbers, Item Master Data: General Tab, General Settings: Inventory Tab, Batches - Setup, Batch Number Selection, los informes de lotes y números de serie); la referencia de base de datos de SAP Business One 10.0 (OBTN, OSRN, OBTQ); el $metadata del Service Layer de SAP Business One 10.0 FP 2608 (BatchNumberDetails, SerialNumberDetails).