Lo que B1 hace por sí mismo.

El recuento en B1 está en Inventory → Inventory Transactions → Inventory Counting Transactions. Hay dos documentos, y la separación es intencionada:

  • Inventory Counting (el documento de recuento) registra el recuento: qué artículos, en qué almacén y ubicación, contados por quién, y la cantidad contada junto a la cantidad en almacén en la fecha de recuento. No cambia el stock ni genera asiento contable. Mientras esté abierto, puedes seguir actualizándolo.
  • Inventory Posting (la contabilización de inventario) corrige el stock. Normalmente se copia de uno o varios documentos de recuento y contabiliza la diferencia: una diferencia positiva contra la Inventory Offset – Increase Account, una negativa contra la Inventory Offset – Decrease Account. Una vez añadida, ya no se puede modificar.

Puedes teclear los recuentos directamente en una contabilización de inventario, pero SAP lo desaconseja: pierdes los contadores y sus resultados por separado, y un error de tecleo va directo al stock y al libro mayor. Ambos documentos admiten borradores y procedimientos de autorización.

El recuento, paso a paso.

Esta es la práctica que SAP recomienda en su documentación de ayuda:

  • Registra cada recepción, entrega y salida que haya ocurrido de verdad, para que B1 y la estantería partan del mismo punto.
  • Crea el documento de recuento: fecha y hora del recuento, tipo de recuento, contadores y los artículos con su almacén y ubicación. Add Items → Select Items selecciona artículos por criterios como el almacén o un rango de ubicaciones.
  • Marca Freeze en las líneas. Un artículo congelado no se puede recibir, entregar ni mover en ese almacén y ubicación; solo se permite la contabilización de inventario. Se descongela al contabilizarlo o al cerrar la línea.
  • Añade e imprime el documento, cuenta en el almacén y luego introduce los resultados. Marca Counted en cada línea terminada; solo se pueden contabilizar las líneas contadas. Una línea marcada como contada sin cantidad cuenta como cero.
  • Revisa las columnas Variance y Variance %. Las líneas por encima del umbral definido en Document Settings se muestran en rojo.
  • Elige Copy to Inventory Posting, revisa los precios y añade la contabilización.

Dos detalles causan la mayor parte de la confusión después. Primero, In-Whse Qty on Count Date se calcula a partir de las fechas de contabilización o de las fechas de creación de las transacciones, según un ajuste de Document Settings que debe ser igual para el recuento y la contabilización. Si alguien añade una entrega con fecha del día del recuento después de empezar a contar, la comparación no cuadra. Segundo, las líneas cuya cantidad contada coincide con la cantidad en almacén no se copian a la contabilización. Salvo que Document Settings las cierre automáticamente, quedan abiertas y congeladas, y no puedes iniciar un nuevo recuento para esos artículos hasta que cierres el documento de recuento a mano.

Un contador, varios contadores o un equipo.

El campo Counting Type ofrece Single Counter o Multiple Counters. Un contador puede ser un usuario de B1 o un empleado sin usuario de B1. Con varios contadores hay dos roles: hasta 5 contadores individuales, que cuentan cada uno por su cuenta el mismo artículo en la misma ubicación, y hasta 10 contadores de equipo, cuyos resultados se suman en un único recuento de equipo. Los resultados del equipo van en una pestaña aparte, Team Counting.

Después B1 compara los recuentos: Counters' Diff. muestra la mayor diferencia entre contadores. Al contabilizar eliges qué recuento entra en el stock: solo los artículos sin diferencia entre contadores, la cantidad contada por el equipo o el resultado de un contador concreto. Solo se contabiliza un recuento. Cambia el tipo de recuento con cuidado: SAP advierte que, tras un cambio equivocado y una actualización, la única solución es cerrar el documento y volver a contar en uno nuevo.

Los varios contadores son una función del cliente de B1. La referencia del Service Layer de SAP, que usan las apps de escaneo, no dice nada concreto al respecto, así que prueba en tu propio sistema cómo lee y escribe una app el resultado de cada contador antes de confiar en ello.

Ubicaciones, lotes y números de serie.

  • Ubicaciones. Cada ubicación es una línea propia. En la selección de artículos, el botón Bin Locations acota por subnivel o atributo, y Exclude Bin Locations for Items with Zero Quantity deja fuera las ubicaciones vacías. ¿Has encontrado un artículo en una ubicación que no estaba en la lista? Añade una línea a mano.
  • Lotes y números de serie. Haz clic derecho en una línea y elige Serial and Batch Selection. Son opcionales en el recuento pero obligatorios en la contabilización, así que alguien tiene que rellenarlos. Los lotes o números de serie que B1 no conoce se pueden crear como borrador en el recuento; se vuelven reales al contabilizar.
  • Unidades de medida. Las cantidades contadas están en la unidad de recuento de inventario. Con un grupo de unidades de medida puedes introducir cajas y piezas sueltas por separado en Inventory Counting by UoM, y B1 las suma.
  • Valor. En los artículos con precio estándar, promedio móvil o FIFO, B1 suma primero las diferencias de todas las ubicaciones de un almacén. Si una caja solo estaba en la ubicación equivocada, el más y el menos se compensan y no se contabiliza ningún valor. Los artículos valorados por número de serie o lote se tratan por lote.

Recuento cíclico.

Contarlo todo una vez al año significa parar el almacén. El recuento cíclico cuenta una parte cada vez, según un calendario. B1 lo admite con tres ventanas:

  • Inventory Cycles - Setup (Administration → Setup → Inventory) define los ciclos: recurrencia, fecha y hora del primer recuento.
  • Cycle Count Determination (mismo menú) fija por almacén si el recuento cíclico va por grupo de artículos o, en un almacén con ubicaciones, por subnivel, con un código de ciclo, una alerta y los usuarios que la reciben. Con ciclos por grupo de artículos, la pestaña Inventory Data de los datos maestros del artículo puede cambiar el ciclo por artículo.
  • Cycle Count Recommendations (Inventory → Inventory Transactions) muestra lo que toca contar. Selecciona artículos y elige Inventory Counting para crear el documento de recuento; los artículos salen de la lista.

El recuento cíclico solo funciona si alguien actúa ante las alertas. Dale a las recomendaciones un hueco fijo en la semana, y cuenta los artículos de alta rotación más a menudo que los de baja.

¿Inventory Posting o Inventory Opening Balance?

Las dos ventanas suman o restan stock con un precio, las dos están en Inventory Transactions, y se confunden. Inventory Opening Balance es para el stock inicial: al arrancar con B1, o para stock que nunca se registró. Contabiliza contra una Open Inventory Account que eliges por línea, normalmente una cuenta de saldos de apertura, y solo trabaja en la unidad de inventario. Inventory Posting es para las diferencias de un recuento y contabiliza contra las cuentas de compensación de inventario. Si corriges una diferencia de recuento con un saldo inicial, la ganancia o pérdida acaba en la cuenta equivocada.

Antes de contar.

  • Cada movimiento real está en B1, incluidas las entregas de ayer y la salida por el palé roto.
  • Revisa Document Settings para Inventory Counting e Inventory Posting: cómo se calcula la cantidad en almacén en la fecha de recuento, los umbrales de diferencia y si las líneas sin diferencia se cierran al contabilizar.
  • Decide quién cuenta y cómo: un contador, un segundo recuento para validar o un equipo para una ubicación grande.
  • Congela lo que cuentas y acuerda que nadie contabilice movimientos de esos artículos hasta que se añada la contabilización.
  • Los códigos de barras de artículos, cajas y ubicaciones están en B1, para que un escáner sepa qué lee.
  • Acuerda quién revisa las diferencias y quién añade la contabilización. Un recuento sin contabilización no cambia nada en el stock.
  • Cierra los documentos de recuento terminados, para que ningún artículo quede congelado.

Cómo lo hace KoonScan.

KoonScan cuenta sobre los documentos de recuento que creas en B1. El empleado escanea una ubicación y los artículos, a ciegas por defecto o viendo el stock según B1, guiado por las ubicaciones en orden o libremente. Los compañeros en el mismo recuento suman sus cantidades. Cuando se termina una ubicación, lo que no se escaneó allí cuenta como cero. Los artículos con lote necesitan un lote; un lote que B1 aún no conoce se crea al añadir la contabilización. Para una comprobación rápida sin documento, el recuento rápido crea un nuevo documento de recuento en B1 con el resultado.

Contabilizar actualiza el documento de recuento a través del Service Layer. Por defecto eso es todo: la oficina revisa las diferencias en B1 y añade la contabilización de inventario. Con un ajuste activado, KoonScan también añade la contabilización de inventario para las líneas con diferencia. Un recuento con varios contadores también funciona, dentro del límite descrito arriba: cada contador contabiliza solo su propio recuento, nunca una contabilización de inventario, y la oficina compara los recuentos y decide en B1. El empleado tiene que ser uno de los contadores de ese documento. Cada documento lleva el nombre del empleado que lo escaneó. Más en la página de KoonScan; para configurar ubicaciones y lotes, consulta la guía sobre ubicaciones y la guía sobre lotes y números de serie.

Fuentes: documentación de ayuda de SAP Business One 10.0 (Inventory Counting Transactions, ventana Inventory Counting, Calculation of In-Warehouse Quantities on Count Date, Posting Counting Results, ventana Inventory Posting, Valuation Rules for Inventory Variances, Inventory Counting by Serial Number y by Batch Number, Inventory Opening Balances, Inventory Cycles - Setup, Cycle Count Determination - Setup, Cycle Count Recommendations, Warehouses - Setup: pestaña Accounting); la referencia de la API del Service Layer de SAP Business One 10.0 (InventoryCountings, InventoryPostings). SAP y SAP Business One son marcas comerciales de SAP SE.