KoonSystemsKoonSystems
ES
ENNLDEESFR

KOONHRM · KOONSYSTEMS HRM · STANDALONE & FOR SAP B1

En desarrollo

KoonHRM.
RR. HH. sencillos para pequeñas empresas, con SAP Business One integrado.

KoonHRM (KoonSystems HRM) es un sistema de RR. HH. sencillo para empresas de 10 a 250 empleados: expediente del empleado, contratos, estructura de puestos y organigrama, vacaciones, bajas por enfermedad, entrevistas, documentos, listas de verificación y autoservicio, con la legislación laboral neerlandesa como configuración predeterminada. Funciona por sí solo y, con el enlace con SAP Business One activado, el empleado y sus ausencias también están en B1. En desarrollo: las funciones están construidas y el siguiente paso es un piloto en una primera empresa.

Mantenme al tantoQué hace

The KoonHRM start page for HR: to do, leave balance, report sick, leave requests to approve, who is absent today, and signals
La página de inicio para RR. HH.: tareas, solicitudes de vacaciones, quién falta hoy y avisos. Pantallas de la versión de desarrollo con datos de ejemplo; la app está en inglés y neerlandés.

01 / EL PROBLEMA

Lo que le faltaba a RR. HH. en una empresa pequeña.

Una empresa de treinta o cincuenta personas tiene un office manager o alguien de finanzas que además lleva RR. HH. Los contratos están en un cajón, los saldos de vacaciones en una hoja de cálculo, las bajas por enfermedad en el correo y los plazos de la ley Poortwachter en la cabeza de alguien. El proveedor de nóminas tiene los salarios; el resto no lo tiene nadie.

Las suites de RR. HH. lo resuelven por entre 5 y 10 € por empleado al mes, con un mínimo, un proyecto de implantación y una nube que guarda tus datos más privados. Y ninguna de las neerlandesas se comunica con SAP Business One, que tiene datos maestros de empleados, pero no saldos de vacaciones, ni expediente de bajas por enfermedad, ni autoservicio.

KoonHRM es la alternativa pequeña: un sistema para la persona, en tu propio servidor, con las reglas neerlandesas ya configuradas. Úsalo por sí solo o activa el enlace con SAP Business One: el empleado, su puesto y su ausencia aparecen entonces en B1 sin volver a teclear nada.

02 / QUÉ HACE KOONHRM

Todo lo que necesita RR. HH. en una empresa pequeña. Nada más.

Una pantalla por tarea, el derecho laboral neerlandés como configuración predeterminada y todo lo demás como ajuste, no como desarrollo a medida. Esto es lo que incluye la versión 1.

  • Expediente personalDatos personales, contacto, contacto de emergencia, verificación de identidad con caducidad, estado y una cronología por empleado: alta, contratos, cambios de puesto, ausencias, evaluaciones. Busca y filtra por departamento, puesto, ubicación y estado.
  • ContratosHistorial de contratos con tipo, fechas, periodo de prueba, horas, puesto con escala y nivel, departamento, responsable y centro de coste. La regla de encadenamiento, los máximos del periodo de prueba y el preaviso son avisos, no bloqueos; decide RR. HH.
  • Estructura de puestos y organigramaFamilias de puestos, puestos, escalas salariales y objetivos de plantilla opcionales. El organigrama sigue quién depende de quién: zoom, búsqueda, plegar, y el mismo árbol como quién es quién para todos.
  • VacacionesVacaciones legales y extralegales en bolsas separadas, cada una con su propia caducidad (1 de julio, cinco años), acumulación según las horas del contrato, solicitudes en días, medios días u horas, aprobación por el responsable, un calendario del equipo con festivos y un aviso antes de que caduquen las vacaciones.
  • Bajas por enfermedad y PoortwachterBajas y altas, trabajo parcial, la cronología Poortwachter con cada plazo de la semana 1 a la semana 104, una recaída en cuatro semanas se suma a la baja anterior, tasa de absentismo por departamento. Nunca un motivo de enfermedad como campo; notas solo para RR. HH.
  • Evaluaciones y ciclosEvaluaciones del periodo de prueba, reuniones individuales, evaluaciones de desempeño, de valoración y de desarrollo, feedback 360 ligero, entrevistas de reincorporación y de salida, cada una con un formulario estándar que RR. HH. puede ajustar. Un motor de ciclos las programa; los objetivos pasan a la siguiente evaluación; el informe va al expediente.
  • DocumentosUna carpeta por empleado con un plazo de conservación por tipo de documento y una lista de depuración que confirma RR. HH. Las plantillas con campos combinados se convierten en PDF; el empleado acepta en el autoservicio con nombre, fecha y hora.
  • Listas de comprobación y avisosIncorporación, salida, renovación y cambio de puesto como listas de tareas por rol con plazos: portátil, usuario de B1, verificación de identidad, pensión, retirar accesos. Una tarea diaria envía avisos: fin de contrato, fin del periodo de prueba, documento de identidad que caduca, vacaciones que caducan, paso Poortwachter pendiente.
  • Informes y exportación a nóminasPlantilla y FTE, altas y bajas, saldos de vacaciones, absentismo, contratos que vencen, entrevistas realizadas: como lista en pantalla y en Excel o CSV. La exportación de cambios lleva altas, bajas, cambios de contrato y de salario, vacaciones y bajas por enfermedad a tu proveedor de nóminas. KoonHRM nunca hace las nóminas por sí mismo.
  • RGPD integradoRoles fijos, un registro de auditoría de quién vio qué, plazos de conservación, una exportación de acceso del interesado por empleado en PDF, número de servicio al ciudadano y datos bancarios cifrados, y un texto de registro de actividades de tratamiento como documento estándar.
EmpleadosLa lista con búsqueda y filtros; un clic abre el expediente.
The employee list in KoonHRM: search, filters for department, location and status, and a table with job title, department, manager and status
Calendario del equipoVacaciones, vacaciones pendientes de aprobación, bajas, fines de semana y festivos, por mes.
The team calendar in KoonHRM: a row per employee, a column per day of the month, with leave, leave waiting for approval, sick leave, weekends and public holidays
Cronología PoortwachterCasos abiertos con el siguiente paso, y cada plazo por caso: hecho, pendiente, previsto.
Absence in KoonHRM: open cases with week, working percentage and next step, and the Gatekeeper timeline of one case with steps done, due and planned
OrganigramaConstruido a partir de quién depende de quién; zoom, búsqueda y equipos plegables.
The organisation chart in KoonHRM: cards with initials, name and job title, connected from the director down to the teams

03 / PARA TODOS EN LA EMPRESA

Autoservicio en el teléfono, para el empleado y el responsable.

  • Solo lo tuyoUn empleado ve sus propios datos, vacaciones, documentos y evaluaciones, y el quién es quién. Nada de nadie más. Un responsable ve su equipo directo: solicitudes que aprobar, quién falta, evaluaciones pendientes.
  • Vacaciones en tres toquesTipo, fechas, día completo o medio día, con la duración y el saldo restante ahí mismo. Por encima del saldo, un aviso, no un bloqueo. El responsable aprueba desde la página de inicio.
  • Comunica tú mismo la bajaEl empleado comunica la baja y el alta en la app (es un ajuste); RR. HH. y el responsable lo ven al instante y arranca el reloj Poortwachter. Nunca se pregunta el motivo.
  • Quién ha visto mi expedienteCada consulta de datos personales, financieros o sensibles queda registrada, y el empleado ve quién miró y cuándo. Eso hace que todos sean cuidadosos, y es lo que pide el RGPD.
InicioSaldo de vacaciones, próximas vacaciones, tareas.
The KoonHRM start page on a phone for an employee: to do, leave balance and upcoming leave, report sick, and reviews, with a tab bar at the bottom
Mis vacacionesSaldo por bolsa con caducidad, y las solicitudes.
My leave in KoonHRM on a phone: the balance per bucket with expiry date and the list of requests
Solicitar vacacionesTipo, fechas, parte del día; duración y saldo calculados.
Requesting leave in KoonHRM on a phone: leave type, from and to date, part of day, note, and the calculated duration and remaining balance
Mis datosDatos laborales de solo lectura; la dirección y el teléfono privado los cambia el empleado.
My details in KoonHRM on a phone: work details read-only and a form for address and private phone
Mi expedienteDocumentos que aceptar, y quién ha visto el expediente.
My file in KoonHRM on a phone: the passport photo, the documents to agree to, and who viewed the file
CompañerosEl quién es quién: nombre, puesto, departamento, teléfono.
Colleagues in KoonHRM on a phone: a searchable list with initials, name, job title, department and phone number

04 / INDEPENDIENTE Y CON SAP BUSINESS ONE

KoonHRM para la persona, B1 para la organización y el dinero.

Sin SAP, KoonHRM es un sistema de RR. HH. completo por sí solo. Con el enlace activado, esto es lo que va a cada sitio.

  • La ficha del empleado va a B1Nombre, puesto, departamento, responsable, centro de coste, ubicación, fecha de alta y de baja, email y teléfono de empresa: KoonHRM los escribe en los datos maestros de empleado en B1 y los mantiene al día. Da de alta a alguien en KoonHRM y el empleado ya existe en B1.
  • La ausencia va a B1Las vacaciones aprobadas y las bajas (como «ausente», sin motivo) llegan a la ausencia del empleado en B1. KoonFSM planifica teniéndolas en cuenta; el informe de ausencias de B1 es correcto.
  • La organización viene de B1Departamentos, centros de coste y ubicaciones se leen de B1 y son de solo lectura en KoonHRM. Una única verdad, en el lugar donde finanzas ya la mantiene.
  • Lo que nunca va a B1Salario, número de servicio al ciudadano, cuenta bancaria, domicilio, documentos y el expediente de bajas se quedan en KoonHRM. B1 lo usan más personas que RR. HH.
  • A través del Service Layer, en una colaCada cambio en B1 es un trabajo en una cola con su propia clave: nada se registra dos veces, y un trabajo fallido muestra su error en Administración con un botón para reintentar. Un único usuario técnico de SAP, nada de SQL en la base de datos de SAP, ningún add-on en el cliente B1.
Administration, SAP link in KoonHRM: the connection, the user-defined fields on the employee, and the rights of the technical user per link
Administration → SAP link: conexión, los campos definidos por el usuario en el empleado, los permisos del usuario técnico por enlace y, debajo, la cola.

05 / PRIVACIDAD ANTE TODO

Quien no lo necesita, no lo ve.

Los datos de RR. HH. son los más privados que tiene una empresa. KoonHRM se diseñó en torno a eso, no se parcheó después.

Cinco roles fijos

Empleado (él mismo), responsable (el equipo directo), RR. HH. (todo), administrador (la parte técnica, sin expedientes) y dirección (solo totales). Las reglas están en el código y están probadas; nadie tiene que montar una matriz de permisos, que siempre sale mal.

Aplicado en el servidor

Cada petición se comprueba contra el rol y el ámbito; lo que queda fuera no existe, ni siquiera como mensaje de «sin acceso». Cada rol tiene su propia vista de un empleado: los campos fuera de su clase ni siquiera se envían.

Cifrado donde importa

Número de servicio al ciudadano, número de documento de identidad y cuenta bancaria cifrados por columna; los documentos, archivo por archivo, con el id como nombre de archivo. Una base de datos o copia de seguridad copiada no sirve de nada sin la clave del servidor.

Inicio de sesión en dos pasos

Obligatorio para RR. HH., administrador y dirección, con una app de autenticación; opcional para los demás. Las sesiones caducan y cada inicio de sesión queda en el registro.

Nunca el motivo de la enfermedad

No hay ningún campo para eso, en ningún sitio. Las notas de baja son solo para RR. HH.; el responsable ve el aviso, el porcentaje y las tareas Poortwachter.

Nada sale del edificio

KoonHRM funciona en un servidor de tu red, como KoonScan. Sin nube, sin contrato de encargo del tratamiento, nada a KoonSystems. El email solo lleva un aviso con un enlace, nunca datos.

06 / QUÉ NECESITAS

¿Encaja en tu empresa?

Necesario

  • Un servidor Windows o un PC que esté siempre encendido, en tu red. El instalador trae su propio SQL Server Express gratuito si no hay ninguno, y configura el servicio, el certificado y los primeros usuarios con un asistente. Sin necesidad de partner.
  • Alguien que lleva RR. HH.: un office manager, una persona de finanzas o un responsable de RR. HH. Una empresa neerlandesa; el derecho neerlandés es el valor predeterminado y todo es configurable.
  • Un navegador en PC y teléfono para todos; KoonHRM es una aplicación web que pones en la pantalla de inicio. Sin tienda de apps.
  • Para el enlace con SAP: SAP Business One 10.0 sobre SQL Server o SAP HANA con el Service Layer activado, y un usuario de SAP para KoonHRM. Qué licencias de SAP necesita además tu personal lo acuerdas con tu partner de B1: SAP licencia por usuario nominal (named user), también para el acceso indirecto a través de un add-on. Sin SAP: nada de esto.

No incluye

  • Nunca nóminas: ni cálculo de bruto a neto, ni declaraciones de impuestos, ni recibos de nómina. KoonHRM exporta los cambios a tu proveedor de nóminas; más adelante hablará directamente con Nmbrs, Loket, AFAS y Employes.
  • Sin control horario, turnos ni fichajes, sin selección de personal, sin plataforma de formación. Son otros productos; KoonHRM se conecta con ellos donde tiene sentido.
  • Sin firma electrónica cualificada: una simple aceptación con nombre, fecha y hora. Sin alojamiento por parte de KoonSystems: funciona en tus instalaciones.
  • Bélgica más adelante, otros países no.

¿Escanear en el almacén o planificar el servicio técnico? Para eso están KoonScan y KoonFSM, nuestros add-ons para SAP Business One; KoonHRM crea el empleado que comparten. Y para tus comerciales: KoonCRM, nuestro CRM ligero sobre los clientes, oportunidades y ofertas que ya están en B1. ¿Formas a usuarios finales, o a consultores y comerciales de un partner? Para eso está KoonLearn, con entrenamiento para el examen de la certificación.

07 / ESTADO

En qué punto está.

Construido y probado contra un SAP simulado: expediente, contratos, estructura de puestos y organigrama, vacaciones con el calendario del equipo, bajas por enfermedad con la cronología de la ley Poortwachter, entrevistas y ciclos, documentos, listas de verificación, avisos, informes y la exportación de cambios, gastos, certificados y bienes de la empresa, el asiento de nóminas hacia B1, el enlace con SAP con su cola, inicio de sesión con verificación en dos pasos, llaves de acceso (passkeys) y Microsoft Entra, el asistente de instalación y los manuales. Las reglas legales se han contrastado con el propio texto de la ley.

El siguiente paso es la prueba en un SAP Business One real y un piloto en una primera empresa. Después, la versión 1.0, con precio. El enfoque es el mismo que en KoonScan: un precio por empleado activo al mes, todo incluido, sin coste de implantación, un nivel gratuito para el expediente del empleado, la estructura de puestos y el organigrama, y un periodo de prueba.

Buscamos una empresa de 10 a 250 personas, con o sin SAP Business One, que quiera ser ese piloto: trato directo y voz en lo que va primero.

08 / PREGUNTAS

Preguntas sobre KoonHRM y RR. HH. junto a SAP Business One.

¿KoonHRM funciona sin SAP Business One?

Sí. KoonHRM tiene su propia base de datos y es un sistema de RR. HH. completo por sí solo. El enlace con SAP es un interruptor por empresa; sin él, departamentos, centros de coste y ubicaciones se gestionan en el propio KoonHRM. Si lo activas más adelante, una pantalla de vinculación asocia empleados y departamentos con B1.

¿Cuándo puedo usarlo?

Aún no hay fecha. Primero las funciones fase a fase, luego un piloto en una primera empresa y después una primera versión. Deja tu dirección y recibirás un solo email cuando haya algo que probar.

¿Cuánto costará?

Aún no está fijado. El enfoque es el mismo que en KoonScan: un precio por empleado activo al mes, todas las funciones y el enlace con SAP incluidos, lo instalas tú mismo, sin coste de implantación. El expediente del empleado, la estructura de puestos y el organigrama siguen siendo gratuitos, también cuando termina una suscripción, para que tu expediente siempre se pueda leer. El precio exacto llegará después del piloto.

¿KoonHRM hace las nóminas?

No, nunca. Las nóminas cambian cada año y son cosa de los proveedores de nóminas. KoonHRM exporta los cambios (altas, bajas, cambios de contrato y de salario, vacaciones, bajas por enfermedad) a tu proveedor y, más adelante, se comunicará directamente con Nmbrs, Loket, AFAS y Employes. El asiento de nóminas puede volver a SAP Business One.

¿Qué va a SAP Business One y qué no?

A B1: la ficha del empleado (nombre, puesto, departamento, responsable, centro de coste, ubicación, fechas, datos de contacto profesionales) y las ausencias (vacaciones aprobadas, y bajas por enfermedad como «ausente» sin motivo). Desde B1: departamentos, centros de coste y ubicaciones. Nunca a B1: salario, número de servicio al ciudadano (BSN), cuenta bancaria, domicilio particular, documentos y el expediente de bajas por enfermedad. Lo que los datos maestros de empleados de B1 pueden hacer por sí solos y lo que no: nuestra guía.

¿Quién ve qué?

Un empleado solo se ve a sí mismo. Un responsable ve a su equipo directo: datos básicos del contrato, vacaciones, si está de baja o no, entrevistas, contacto de emergencia y cumpleaños; no el salario y nunca las notas de bajas por enfermedad (ambos son interruptores, desactivados por defecto). RR. HH. lo ve todo. El administrador configura la parte técnica y no ve expedientes. La dirección solo ve totales. Las reglas se aplican en el servidor y están probadas.

¿Dónde están los datos?

En un servidor de tu propia red, en una base de datos que es tuya, con los campos y documentos sensibles cifrados. Nada va a una nube ni a KoonSystems; sigues siendo el responsable del tratamiento y no necesitas un contrato de encargo del tratamiento con nosotros. Más adelante puede llegar una versión alojada para empresas sin servidor.

¿Mis empleados necesitan una licencia de SAP?

KoonHRM utiliza un único usuario técnico de SAP para el enlace, como KoonScan; tu personal inicia sesión en KoonHRM, no en B1. Qué licencias de SAP necesita además tu personal lo acuerdas con tu partner de B1: SAP licencia por usuario nominal (named user), también para el acceso indirecto a través de un add-on. Contexto: nuestra guía sobre las licencias de SAP B1. Sin el enlace con SAP, la cuestión no se plantea.

09 / ¿TE INTERESA?

Sé el cliente piloto, o simplemente echa un vistazo.

Deja tu dirección y recibirás un solo correo en cuanto haya una versión para probar. ¿Quieres hablar antes, o contarnos cómo funcionan hoy los RR. HH. en tu empresa, con o sin SAP Business One? Escribe a info@koonsystems.com; nos ayuda a construirlo.