RR. HH. en SAP Business One: lo que hace el maestro de empleados, lo que necesitan además los RR. HH. neerlandeses y dónde entra un sistema de personal

Qué incluye el módulo Recursos humanos.

• Los datos maestros de empleados (tabla OHEM): nombre, puesto y cargo, departamento, sucursal, responsable, centro de coste, estado, fecha de alta y de baja con motivo, dirección laboral y particular, teléfonos, correo electrónico, una foto. Todo en una ficha con pestañas.
• La pestaña Finanzas: salario con unidad y moneda, costes del empleado, cuenta bancaria y, en Personal, el número de identificación y el número de la seguridad social. Así que los campos existen; quién puede verlos es otra cuestión (ver más abajo).
• Ausencia (HEM1): líneas con fecha desde y hasta, un motivo en texto libre de veinte caracteres y quién la aprobó. Días completos; sin horas, sin tipo, sin saldo.
• Formación, empleos anteriores y evaluaciones como listas sencillas en la ficha, y roles (ventas, compras, técnico) y equipos que usan otros módulos: un empleado con el rol de técnico se puede elegir en una llamada de servicio.
• Tres informes: la lista de empleados, el informe de ausencias y la guía telefónica. Además, la hoja de horas de la gestión de proyectos y el calendario de festivos de la empresa, que usan las ausencias y las fechas de entrega.
• La organización está en otra parte de B1 y es sólida: departamentos, centros de coste (centros de beneficio con dimensiones) y sucursales. Finanzas los mantiene y la ficha del empleado apunta a ellos.

Es una libreta de direcciones con historial. Donde se queda corto es en las normas neerlandesas, el flujo de trabajo y la privacidad.

Lo que le falta.

• Saldos de vacaciones. B1 no tiene tipos de vacaciones, ni devengo según las horas de contrato, ni saldo por año. La división neerlandesa entre vacaciones legales (caducan el 1 de julio del año siguiente) y vacaciones extralegales (prescriben a los cinco años) no existe, y por tanto tampoco la obligación de avisar antes de que caduquen.
• Solicitudes y aprobaciones. Un empleado no puede hacer nada por sí mismo: ni solicitar vacaciones, ni comunicar una baja, ni cambiar su dirección. Todo pasa por alguien con permisos sobre los datos maestros.
• Bajas por enfermedad según la ley neerlandesa. En B1, una baja es una línea de ausencia. No hay expediente de baja, ni calendario de la Wet verbetering poortwachter (servicio de salud laboral en la semana 1, análisis del problema semana 6, plan de acción semana 8, notificación al UWV semana 42, fin en la semana 104), ni cómputo conjunto de una recaída, ni tasa de absentismo.
• Historial de contratos. Una fecha de alta y una fecha de baja, no una serie de contratos con tipo, horas, periodo de prueba y fecha de fin. La regla de encadenamiento de contratos, los máximos del periodo de prueba y el plazo de preaviso los tiene que vigilar alguien a mano.
• Quién ve qué. En B1 las autorizaciones se aplican por ventana, no por pestaña. Quien puede abrir los datos maestros de empleados ve, en la práctica, también el salario, la cuenta bancaria y el número de la seguridad social. Para un comercial que busca a un compañero es demasiado, y el RGPD opina lo mismo.
• Documentos con plazo de conservación. Se pueden adjuntar archivos a la ficha, pero sin tipo, sin plazo de conservación y sin lista de depuración; la copia de un documento de identidad se queda tanto tiempo como el contrato.
• Evaluaciones, avisos, nóminas. La lista de evaluaciones es una tabla, no un ciclo con formularios y objetivos. Nadie recibe un aviso cuando vence un contrato o caduca un documento de identidad. Y la nómina neerlandesa no está en B1; la hace el proveedor de nóminas o el asesor contable, y los cambios se le envían por correo electrónico.

Tres formas en que las empresas cubren el hueco.

1. Una hoja de cálculo y el proveedor de nóminas. Donde está la mayoría de las empresas de treinta a cincuenta personas. Vacaciones en Excel, bajas por correo electrónico, contratos en un cajón y el proveedor de nóminas como único sistema con una fecha de alta correcta. El empleado en B1 se crea una vez y casi nunca se actualiza después.

2. Una suite de RR. HH. en la nube. Vacaciones, bajas, expediente y autoservicio, por 5 a 10 € por empleado al mes con un mínimo. Buen trabajo, pero ninguna de las suites neerlandesas se comunica con SAP Business One: el empleado, el departamento y las ausencias se introducen dos veces, y los informes de B1 y la planificación del servicio de campo no se enteran de nada. Y los datos más privados de la empresa quedan en manos de un tercero.

3. Un sistema de personal que escribe el empleado en B1. El sistema de RR. HH. es la fuente para la persona; B1 sigue siendo la fuente para la organización y el dinero. La ficha del empleado y las ausencias van a B1 a través del Service Layer, los departamentos y centros de coste vienen de B1, y lo sensible se queda en el sistema de RR. HH. Se introduce una vez y el resto de B1 ve a las personas correctas.

Qué comprobar antes de elegir.

• ¿Qué va a B1 y qué nunca? Nombre, puesto, departamento, responsable, centro de coste, sucursal y las fechas de alta y baja van en B1: otros módulos los usan. El salario, el número de la seguridad social, la cuenta bancaria, la dirección particular, los documentos y el expediente de baja no, precisamente porque B1 lo usan más personas que RR. HH. Pide esa lista a un proveedor.
• ¿Dónde acaban las ausencias? ¿En las líneas de ausencia estándar del empleado (HEM1) o en una tabla propia? Lo primero mantiene correcto el informe de ausencias de B1 y permite que un tablero de planificación del servicio de campo planifique teniendo en cuenta las vacaciones. Ten en cuenta que esas líneas solo admiten días completos y un motivo de veinte caracteres; pregunta cómo se envían los medios días.
• Solo a través del Service Layer. El empleado (EmployeesInfo), las líneas de ausencia, los departamentos, los centros de coste (ProfitCenters), las sucursales (BusinessPlaces), los festivos y los usuarios se pueden leer y escribir a través del Service Layer, tanto en SQL Server como en HANA. Una integración que escribe directamente en la base de datos de SAP pierde el soporte de SAP y de tu partner. Los cambios se hacen con un PATCH solo de los campos propios de la integración, para que los campos de otros add-ons no se toquen, y nunca con un DELETE de un empleado.
• ¿Quién ve qué en el propio sistema de RR. HH.? Un empleado solo a sí mismo, un responsable solo a su equipo directo, RR. HH. todo y el administrador técnico ningún expediente. Pregunta si eso se impone en el servidor o solo se oculta en la pantalla, y si un empleado puede ver quién consultó su expediente.
• Un único usuario técnico de SAP. Una integración inicia sesión como un usuario con al menos una licencia Indirect Access; los empleados inician sesión en el sistema de RR. HH., no en B1. Qué licencias de SAP necesita tu personal además de eso lo acuerdas con tu partner de B1: SAP licencia por usuario nominativo, también para el acceso indirecto a través de un add-on. Más en la guía de licencias.
• ¿Dónde están los datos y quién es el encargado del tratamiento? Con una suite en la nube, el proveedor es encargado del tratamiento y necesitas un contrato de encargo del tratamiento. Con software en tu propio servidor sigues siendo el responsable del tratamiento y nada sale de la empresa; eso sí, pregunta cómo se cifran el número de la seguridad social, la cuenta bancaria y los documentos y cómo es una copia de seguridad.

Cómo lo aborda KoonHRM.

KoonHRM es nuestra opción 3. Un sistema de personal sencillo para 10 a 250 empleados con el derecho laboral neerlandés como configuración por defecto: expediente, contratos, estructura de puestos y organigrama, vacaciones en bolsas con caducidad, bajas con el calendario de la Poortwachter, ciclos de evaluación, documentos con plazos de conservación y autoservicio. También funciona sin SAP; con la conexión activada escribe la ficha del empleado y las ausencias en B1 a través del Service Layer, lee departamentos, centros de coste y sucursales de B1, y guarda el salario, el número de la seguridad social, la cuenta bancaria, la dirección particular, los documentos y el expediente de baja en KoonHRM. Cinco roles fijos, impuestos en el servidor; el administrador no ve ningún expediente. Funciona en tu propio servidor y nunca hace nóminas. Está en desarrollo: la base está construida y probada contra un B1 simulado, el resto es un diseño navegable, sin precio y sin fecha. La página del producto dice exactamente en qué punto está.

Fuentes: documentación de ayuda de SAP Business One (Recursos humanos: datos maestros de empleados, ausencias, informes); la referencia de la base de datos de SAP Business One 10.0 (OHEM, HEM1, HEM6, OHPS, OUDP, OPRC, OBPL, OHLD); el $metadata del Service Layer de SAP Business One 10.0 FP 2608 (EmployeesInfo, EmployeeAbsenceInfoLines, Departments, ProfitCenters, BusinessPlaces, Holidays, Users); la guía del Service Layer de SAP (PATCH y colecciones, campos definidos por el usuario, la lista de permitidos de SQLQueries). Las normas neerlandesas: libro 7 del Código Civil (vacaciones, regla de encadenamiento, periodo de prueba, plazo de preaviso) y el Reglamento sobre el procedimiento en el primer y segundo año de enfermedad.