Verzuim en de Wet verbetering poortwachter: de tijdlijn van ziekmelding tot WIA-aanvraag, wie wat doet, en wat een werkgever mag vastleggen

Wat de Wet poortwachter vraagt.

Een zieke werknemer krijgt tot 104 weken ten minste 70% van zijn loon doorbetaald, in het eerste jaar ten minste het minimumloon. In die periode werken werkgever en werknemer allebei aan de terugkeer naar werk, met hulp van een bedrijfsarts. De poortwachterregels zeggen wat er moet gebeuren en wanneer: een probleemanalyse, een plan van aanpak, regelmatige evaluaties, een ziekmelding bij UWV en, tegen het einde van het tweede jaar, een re-integratieverslag dat met de aanvraag voor een WIA-uitkering meegaat.

UWV beoordeelt dat verslag. Vindt het dat de werkgever te weinig heeft gedaan, dan kan het de loondoorbetaling met ten hoogste 52 weken verlengen: de loonsanctie. Het dossier telt dus even zwaar als de inspanning: wat niet met een datum is vastgelegd, is voor UWV niet gebeurd. Werkgever en werknemer mogen van de termijnen voor de probleemanalyse en het plan van aanpak afwijken, maar alleen met een reden die op papier staat.

Deze gids is algemene informatie, geen juridisch advies. De termijnen hieronder volgen de wet en de richtlijnen van UWV op 28-10-2026. Kijk voor de actuele regels bij UWV en Rijksoverheid, en vraag voor je eigen situatie je arbodienst.

De tijdlijn, week voor week.

De weken tellen vanaf de eerste ziektedag. Ziekteperiodes met minder dan vier weken ertussen tellen als één periode, dus wie kort na herstel weer uitvalt, loopt door op de oude tijdlijn.

• Dag 1: de ziekmelding. De werknemer meldt zich ziek volgens het verzuimreglement van het bedrijf. De werkgever meldt het door aan de bedrijfsarts of de arbodienst. De wet zegt "tijdig"; de richtlijnen van UWV en de meeste contracten met een arbodienst zeggen binnen de eerste week.
• Week 6: probleemanalyse. Verwacht de bedrijfsarts langdurig verzuim, dan maakt hij binnen zes weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse: wat de werknemer wel en niet kan, en wat nodig is om terug te keren. Blijkt dat pas later, dan volgt de analyse meteen.
• Week 8: plan van aanpak. Binnen twee weken na de probleemanalyse stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op: activiteiten, doelen, termijnen, evaluatiemomenten, de casemanager, en de visie van werkgever en werknemer daarop. Bij een analyse in week 6 is dat week 8.
• Evaluaties. Het plan wordt periodiek geëvalueerd; UWV verwacht minstens één keer per zes weken. Elke wijziging van het plan gaat met de reden in het dossier.
• Week 42: ziekmelding bij UWV. De werkgever meldt het langdurige verzuim bij UWV, uiterlijk op de eerste dag nadat de ziekte 42 weken heeft geduurd.
• Week 52: eerstejaarsevaluatie. Aan het einde van het eerste jaar kijken werkgever en werknemer terug en besluiten ze over het tweede jaar, weer met beider visie op papier. Is terugkeer in het eigen werk of ander werk bij het eigen bedrijf niet reëel, dan start volgens de richtlijnen van UWV het tweede spoor, werk bij een andere werkgever, uiterlijk zes weken na deze evaluatie.
• Week 88: brief van UWV. UWV schrijft de werknemer over het aanvragen van een WIA-uitkering.
• Week 91: eindevaluatie en re-integratieverslag. Uiterlijk dertien weken voor het einde van de 104 weken stelt de werkgever het re-integratieverslag op, met een eindevaluatie en een actueel oordeel van de bedrijfsarts.
• Week 93: WIA-aanvraag. De werknemer vraagt de WIA aan uiterlijk elf weken voor het einde van de 104 weken, met het re-integratieverslag.
• Week 104: einde loondoorbetaling, tenzij UWV een loonsanctie oplegde of werkgever en werknemer verlenging afspraken.

Wie wat doet.

• De werkgever is verantwoordelijk voor de re-integratie en voor het dossier. Hij heeft een schriftelijk contract met een bedrijfsarts of arbodienst nodig, stelt met de werknemer het plan van aanpak op, meldt in week 42 bij UWV en stelt het re-integratieverslag op.
• De werknemer meldt zich ziek, blijft bereikbaar, werkt mee met de bedrijfsarts en het plan van aanpak, doet passend werk zodra dat kan, en vraagt de WIA aan.
• De bedrijfsarts of arbodienst beoordeelt wat de werknemer nog kan, maakt de probleemanalyse, adviseert over het plan en de evaluaties, en geeft het actuele oordeel voor het eindverslag. Alleen de arts kent de medische details; de werkgever krijgt advies over wat iemand kan, geen diagnose.
• De casemanager staat in het plan van aanpak. Hij begeleidt het proces, bewaakt de termijnen en het dossier, en is het aanspreekpunt voor werknemer, leidinggevende en arts. Dat kan iemand van het bedrijf zijn of van de arbodienst.
• UWV ontvangt de melding in week 42, beoordeelt het re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag, en kan de loonsanctie opleggen.

Wat een werkgever mag vastleggen, en wat niet.

De Autoriteit Persoonsgegevens is duidelijk: een werkgever mag niet vastleggen wat de werknemer heeft of waardoor het komt, ook niet als de werknemer het uit zichzelf vertelt, en toestemming verandert daar niets aan. Gezondheidsgegevens horen bij de bedrijfsarts, en een werkgever mag medische dossiers niet in zijn eigen verzuimsysteem laten opslaan. Wat hij wel mag vastleggen, is beperkt:

• het telefoonnummer en het adres waarop de werknemer bereikbaar is, ook een verpleegadres;
• de verwachte duur van het verzuim;
• lopend werk en afspraken die iemand moet overnemen;
• of het verzuim met een arbeidsongeval te maken heeft, en of er een verkeersongeval met een aansprakelijke derde speelt;
• of de werknemer onder een van de vangnetregelingen van UWV valt, bijvoorbeeld ziekte door zwangerschap.

Deel met de arbodienst alleen wat die nodig heeft, zoals naam en contactgegevens. Bewaar het verzuim- en re-integratiedossier niet langer dan twee jaar na uitdienst, tenzij het bedrijf eigenrisicodrager voor de Ziektewet is; dan is het vijf jaar. Arbeidsongevallen die tot meer dan drie werkdagen verzuim leidden, komen op een lijst met aard en datum. De volledige regels staan op de pagina van de Autoriteit Persoonsgegevens voor werkgevers met zieke werknemers.

Wat SAP Business One afdekt.

De module Human Resources heeft afwezigheidsregels bij de werknemer: in Employee Master Data (Human Resources → Employee Master Data), op het tabblad Administration, geeft Absence een van-datum, een tot-datum, een reden van twintig tekens en wie het goedkeurde. Het Absence Report (Human Resources → Human Resources Reports → Absence Report) toont ze over een periode. Dat is genoeg om te weten wie er weg is. Een verzuimdossier is het niet.

• Geen tijdlijn. Geen datum voor de probleemanalyse, het plan van aanpak, week 42 of week 91, en geen herinnering als er een aankomt.
• Geen samentelling. Twee regels met drie weken ertussen blijven twee regels; B1 ziet ze niet als één periode. Geen gedeeltelijk herstel en geen verzuimpercentage.
• Geen dossier. Geen plek voor het plan van aanpak, de evaluaties en de adviezen van de bedrijfsarts, elk met een datum.
• Een vrije reden. Wie daar "griep" of "rug" typt, legt precies de gezondheidsgegevens vast die niet mogen, en iedereen die het werknemersstambestand mag openen, kan het lezen. Laat het leeg of gebruik een neutraal woord als "ziek".

Wat het werknemersstambestand bevat, wie het ziet en wat Nederlandse HR er nog bij nodig heeft, staat in de gids over HR in SAP Business One.

Waar het misgaat.

• Te laat begonnen. De bedrijfsarts hoort het in week vier, en de probleemanalyse haalt week 6 niet.
• Een plan alleen op papier. Een formulier dat HR invulde, niet afgestemd met de werknemer, zonder diens visie, en nooit geëvalueerd.
• Een terugval als nieuw geval. Een nieuwe ziekmelding binnen vier weken na herstel begint een nieuwe telling, en week 42 wordt gemist.
• De diagnose op de verkeerde plek. In een mail aan het team, een spreadsheet of het redenveld in B1.
• Ziek uit dienst. De werkgever meldt het op de laatste dag van het dienstverband bij UWV, en na zes weken of langer ziek moet ook op die dag een re-integratieverslag klaar zijn.
• De AOW-leeftijd. Voor een werknemer die die leeftijd heeft bereikt, duurt de loondoorbetaling zes weken, niet 104.

Checklist: vóór de eerste ziekmelding.

• Een schriftelijk contract met een bedrijfsarts of arbodienst, en een afspraak over wie ziekmeldingen doorgeeft.
• Een verzuimreglement op papier: hoe en wanneer je je ziek meldt, bij wie, en hoe je bereikbaar blijft.
• Eén dossier per geval, met de datum van elke stap, alleen open voor HR en de casemanager.
• Een agenda of systeem dat de termijnen vanaf de eerste ziektedag berekent en periodes met minder dan vier weken ertussen samentelt.
• Een vaste casemanager, en een vervanger voor vakanties.
• Afspraken over wat leidinggevenden zien: de melding, de verwachte duur en de taken; nooit de reden.
• Een bewaarregel: het dossier twee jaar na uitdienst verwijderen, vijf jaar als je eigenrisicodrager bent.
• In B1: de afwezigheidsreden blijft leeg of neutraal, en je weet wie het werknemersstambestand mag openen.

Hoe KoonHRM het aanpakt.

KoonHRM, ons HR-systeem voor kleine bedrijven, los of met SAP Business One, heeft verzuim en de poortwachterregels ingebouwd: ziek- en herstelmeldingen, gedeeltelijk werken, de poortwachtertijdlijn met elke termijn van week 1 tot week 104 per geval, een terugval binnen vier weken samengeteld, en het verzuimpercentage per afdeling. Een dagelijks signaal waarschuwt als een poortwachterstap eraan komt. Er is nergens een veld voor de reden van ziekte; verzuimnotities zijn alleen voor HR, en een leidinggevende ziet de melding, het percentage en de poortwachtertaken. Zet het bedrijf het aan, dan melden medewerkers zich zelf ziek en beter op hun telefoon.

Met de SAP Business One-koppeling aan komt verzuim via de Service Layer als 'afwezig', zonder reden, bij de afwezigheid van de werknemer in B1; het verzuimdossier gaat nooit naar B1. KoonHRM draait op je eigen server. Het is in ontwikkeling: de functies zijn gebouwd en getest tegen een gesimuleerde SAP, en de wettelijke regels zijn aan de wet zelf getoetst. De volgende stap is de test op een echte B1 en een pilot bij een eerste bedrijf; er is nog geen prijs en geen datum. Het vervangt je arbodienst of juridisch advies niet. De pagina over KoonHRM zegt precies waar het staat.

Bronnen: Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (artikel 2, 4 en 5); Burgerlijk Wetboek boek 7, artikel 629; Ziektewet, artikel 38; Wet WIA, artikel 23, 25 en 64; Arbeidsomstandighedenwet, artikel 9 en 14 (alle op wetten.overheid.nl); UWV, Werkwijzer Poortwachter en de pagina's over het plan van aanpak en de eindevaluatie; Autoriteit Persoonsgegevens, regels voor werkgevers bij zieke werknemers en over re-integratie; Rijksoverheid; SAP Business One-helpdocumentatie (Employee Master Data, Absence Information, Absence Report) en de databasereferentie (OHEM, HEM1).