Versión 0.6 (borrador), 30-10-2026. Novedades respecto a la versión 0.5: estas condiciones ya no indican precios, periodos de prueba ni opciones de producto; se aplica lo que indican el Portal de clientes o la oferta en el momento del pedido (artículos 4.1, 4.5, 5.1 y 16). Se suprime el anexo de productos. La versión 0.5 añadió que una suscripción anual continúa por meses después del primer año (artículo 16.4) y el reembolso si KoonSystems deja de ofrecer un producto durante un periodo pagado (artículo 6.4). Los datos de la empresa entre [corchetes] se completarán antes del primer contrato. Hasta entonces, se trata de un borrador del que no se pueden derivar derechos.

Artículo 1. Definiciones

1.1 KoonSystems: [nombre comercial y forma jurídica], con domicilio en [localidad], Cámara de Comercio [número], IVA [número], correo electrónico info@koonsystems.com.

1.2 Cliente: la empresa que celebra un contrato con KoonSystems o solicita una clave de prueba; en el caso de KoonLearn, también un consumidor, una persona física que actúa con fines ajenos a su actividad comercial, empresarial o profesional (Consumidor).

1.3 Software: el software de KoonSystems, incluidos KoonScan (KoonSystems Scan for SAP B1), KoonFSM (KoonSystems Field Service Management for SAP B1), KoonHRM (KoonSystems HRM), KoonCRM (KoonSystems CRM for SAP B1) y KoonLearn (una simulación de formación para SAP Business One en learn.koonsystems.com), con sus actualizaciones, documentación y manuales.

1.4 Clave de licencia: el archivo emitido por KoonSystems que desbloquea el Software para una empresa concreta, un tamaño concreto y un periodo concreto.

1.5 Contrato: cualquier acuerdo entre KoonSystems y el Cliente sobre el Software, incluidos un periodo de prueba y el nivel gratuito.

1.6 Portal de clientes: portal.koonsystems.com, donde el Cliente hace pedidos, paga, gestiona licencias y Plazas y encuentra sus facturas.

1.7 Plaza: el derecho de una persona designada, identificada por una dirección de correo electrónico, a utilizar una licencia o un módulo de KoonLearn.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

2.1 Estas condiciones se aplican a toda oferta, toda Clave de licencia y todo Contrato. No se aplican las condiciones de compra u otras condiciones del Cliente.

2.2 KoonSystems solo suministra a empresas, no a consumidores, salvo en el caso de KoonLearn (artículo 16).

2.3 Las desviaciones solo son válidas si se han acordado por escrito.

2.4 En caso de discrepancia entre el texto neerlandés y una traducción, prevalece el texto neerlandés.

Artículo 3. Celebración del Contrato

3.1 Un Contrato se celebra cuando el Cliente completa un pedido en el Portal de clientes, acepta por correo electrónico una oferta de KoonSystems, introduce una Clave de licencia en el Software o instala el Software tras aceptar estas condiciones.

3.2 Una oferta es válida durante treinta días. Los errores evidentes en una oferta o en el sitio web no vinculan a KoonSystems.

3.3 La información del sitio web, de los manuales y de la base de conocimientos es meramente informativa. Solo se ha acordado lo que figura en el Contrato.

3.4 Al hacer un pedido en el Portal de clientes, el Cliente acepta estas condiciones; KoonSystems guarda la versión aceptada y el momento de la aceptación. Un pedido es definitivo en cuanto el pago se ha realizado o, en caso de pago contra factura, en cuanto se ha confirmado el pedido. El Cliente recibe una confirmación por correo electrónico con la factura.

Artículo 4. Licencia

4.1 Durante la vigencia del Contrato, KoonSystems concede al Cliente un derecho no exclusivo e intransferible a utilizar el Software dentro de su propia empresa, para el número de unidades y la sociedad (sociedad de SAP o instalación) para los que se emitió la Clave de licencia. La unidad de licencia de un producto (por ejemplo, un dispositivo, un usuario, un empleado activo o una Plaza) y lo que cuenta para ella son los que indican el Portal de clientes o la oferta en el momento del pedido.

4.2 El Cliente no puede alquilar, revender, sublicenciar, poner a disposición de terceros ni utilizar para terceros el Software, salvo en el caso de un proveedor de servicios informáticos que gestione el Software en nombre del Cliente.

4.3 El Cliente no puede descompilar, aplicar ingeniería inversa ni modificar el Software, ni eludir la comprobación de licencia, salvo en la medida en que lo permita la legislación imperativa.

4.4 Todos los derechos de propiedad intelectual sobre el Software siguen siendo de KoonSystems. El Cliente no adquiere ninguna propiedad. Los datos introducidos por el Cliente siguen siendo del Cliente.

4.5 Si un producto tiene prueba, esta da acceso completo durante un tiempo limitado: el periodo que muestra el Portal de clientes al iniciar la prueba. Hay una prueba por producto, por organización y por instalación. Después se aplica el nivel gratuito del producto, si lo tiene, salvo que el Cliente celebre un Contrato; lo que incluye el nivel gratuito figura en el Portal de clientes. El nivel gratuito puede utilizarse sin límite de tiempo, con arreglo a estas condiciones.

4.6 KoonSystems puede comprobar que el uso se mantiene dentro de la licencia, a partir de lo que registra el propio Software (número de dispositivos o empleados). Para ello, el Software no envía datos empresariales a KoonSystems; véase el artículo 12.

4.7 El Cliente prueba el Software, en cada versión y antes de cada uso en producción, primero en un entorno de pruebas: una sociedad de prueba de SAP Business One o una instalación separada sin datos reales, tal como describe el manual. Esto se aplica en particular a una clave de prueba y al nivel gratuito. El uso en producción sin esa prueba corre por cuenta y riesgo del Cliente.

Artículo 5. Precio y pago

5.1 Los precios se expresan en euros, IVA no incluido, según indiquen el Portal de clientes o la oferta en el momento del pedido. El Cliente elige una de las modalidades que se ofrecen allí para el producto, como mensual o anual; la modalidad determina la duración y cuándo paga el Cliente.

5.2 El Cliente paga en el Portal de clientes con los medios de pago que allí se ofrecen, por adelantado en cada periodo. Una organización puede pagar una modalidad anual contra factura, en un plazo de catorce días desde la fecha de factura. En caso de retraso en el pago, el Cliente adeuda los intereses comerciales legales y los gastos de cobro extrajudiciales, y se aplica el artículo 6.5.

5.3 KoonSystems puede modificar sus precios. Para una suscripción en curso, un nuevo precio se aplica a partir del primer periodo que comience al menos treinta días después del aviso por correo electrónico. El Cliente puede cancelar antes de que empiece ese periodo.

5.4 Más unidades durante un periodo son una ampliación en el Portal de clientes: la diferencia se cobra a prorrata por el resto del periodo en curso y la nueva Clave de licencia está disponible de inmediato. Reducir unidades durante un periodo no es posible; en ese caso el Cliente cancela y vuelve a comprar.

5.5 Solo KoonSystems realiza reembolsos. Un contracargo pone fin a la licencia o al acceso afectado y bloquea nuevas compras hasta que se haya resuelto.

Artículo 6. Duración y resolución

6.1 Un cliente empresarial no tiene derecho de desistimiento. Una modalidad mensual puede cancelarse en cualquier momento y termina al final del mes pagado. Una modalidad anual dura doce meses y se renueva por periodos de doce meses, salvo que el Cliente la cancele antes del final del año contractual; la cancelación surte efecto al final de ese año contractual. El Cliente cancela en el Portal de clientes o por correo electrónico.

6.2 Cualquiera de las partes puede resolver el Contrato con efecto inmediato si la otra parte está en quiebra, solicita una suspensión de pagos, cesa su actividad o incumple una obligación esencial y no lo subsana tras un requerimiento por escrito con un plazo de catorce días.

6.3 Tras la finalización del Contrato, la Clave de licencia caduca y el nivel gratuito sigue disponible. Los datos del Cliente permanecen en su propia base de datos y pueden exportarse; KoonSystems no conserva ninguno.

6.4 La resolución no da derecho al reembolso de los importes pagados por adelantado, salvo en caso de resolución por el Cliente conforme al artículo 5.3 o 6.2. Si KoonSystems deja de ofrecer un producto durante un periodo pagado, de modo que ya no puede usarse, el Cliente recibe la parte pagada por adelantado correspondiente al tiempo posterior.

6.5 Si un pago falla, el Cliente dispone de siete días de gracia, con recordatorios por correo electrónico. Pasados esos siete días, KoonSystems no emite nuevas Claves de licencia hasta que el Cliente haya pagado; sesenta días después, la suscripción termina. En cuanto el Cliente paga, la licencia vuelve a estar activa de inmediato.

Artículo 7. Entrega, instalación y actualizaciones

7.1 El Software se entrega en formato digital (descarga en el Portal de clientes y Clave de licencia). El Cliente lo instala, o lo hace instalar, siguiendo el manual. KoonSystems no realiza instalaciones in situ.

7.2 El Cliente proporciona el entorno que prescribe el manual (servidor, sistema operativo, base de datos, SAP Business One con Service Layer, dispositivos, red, copias de seguridad) y las licencias de terceros, incluidas las de SAP.

7.3 KoonSystems pone a disposición actualizaciones mientras el Contrato esté vigente. El Cliente instala las actualizaciones por su cuenta. KoonSystems da soporte a las dos últimas versiones principales.

7.4 Las nuevas versiones pueden modificar o eliminar funciones; KoonSystems anuncia la eliminación de una función con al menos seis meses de antelación en las notas de la versión.

7.5 Una Clave de licencia es válida durante un máximo de treinta y cinco días y se renueva automáticamente mientras la licencia esté pagada. En un servidor sin internet, el Cliente introduce a mano la nueva clave desde el Portal de clientes; KoonSystems envía un correo electrónico siete días antes de que caduque.

7.6 La empresa SAP o la instalación de una licencia puede cambiarse dos veces cada doce meses; el usuario designado de una Plaza, una vez por Plaza cada treinta días. Tras un cambio, KoonSystems emite de inmediato una nueva Clave de licencia; la clave anterior sigue siendo válida como máximo hasta su propia fecha de fin.

Artículo 8. Soporte, disponibilidad y garantía

8.1 El soporte se presta por correo electrónico, en días laborables, con el objetivo de responder en un plazo de dos días laborables. No hay soporte 24/7 ni soporte telefónico. El soporte no incluye formación, configuración ni desarrollos a medida; estos están disponibles previo presupuesto.

8.2 KoonSystems hace esfuerzos razonables para corregir los defectos del Software en un plazo razonable. Un defecto es una desviación respecto a la documentación que puede reproducirse en una versión con soporte.

8.3 El Software se proporciona tal cual. KoonSystems no garantiza que el Software esté libre de defectos, funcione sin interrupciones o sea adecuado para un fin determinado, ni que el Software funcione con versiones de SAP Business One, sistemas operativos o dispositivos distintos de los indicados en la documentación.

8.4 Cuando el Software contiene normas o plazos legales como valores predeterminados (por ejemplo, la caducidad de las vacaciones, los plazos de la ley neerlandesa Wet verbetering poortwachter, la regla de encadenamiento de contratos o los plazos de conservación), se trata de ajustes que el Cliente comprueba y adapta cuando sea necesario. El Software no ofrece asesoramiento jurídico, fiscal ni laboral. El Cliente sigue siendo responsable de su administración, de sus contratos de trabajo y del cumplimiento de la ley y de los convenios colectivos.

8.5 El Cliente es responsable de la exactitud de lo que contabiliza en SAP Business One con el Software, de sus copias de seguridad, de la gestión de usuarios, roles y contraseñas, y de mantener confidenciales el código de configuración y la Clave de licencia.

Artículo 9. Responsabilidad

9.1 La responsabilidad total de KoonSystems, por cualquier causa, se limita al importe que el Cliente haya pagado en virtud del Contrato en los doce meses anteriores al hecho causante del daño, con un máximo de 10.000 € al año. Se aplica el menor de los dos.

9.2 Para el nivel gratuito y una clave de prueba, la responsabilidad total de KoonSystems se limita a 250 €: el Cliente no paga nada por ellos y prueba el Software en un entorno de pruebas conforme al artículo 4.7 antes de cualquier uso en producción. Los daños derivados del uso en producción sin esa prueba corren íntegramente por cuenta del Cliente.

9.3 KoonSystems no es responsable de daños indirectos o consecuenciales, incluidos el lucro cesante, los ahorros no obtenidos, la pérdida o corrupción de datos, la interrupción de la actividad, las multas de las autoridades de control y los daños por contabilizaciones incorrectas en SAP Business One o en una administración de nóminas.

9.4 Las limitaciones y exclusiones no se aplican en caso de dolo o imprudencia temeraria consciente de KoonSystems o de sus directivos, ni a los daños por muerte o lesiones.

9.5 El derecho a indemnización solo nace si el Cliente comunica el daño por escrito en un plazo de treinta días desde su descubrimiento y se concede a KoonSystems un plazo razonable para subsanarlo.

9.6 El Cliente mantiene indemne a KoonSystems frente a reclamaciones de terceros (incluidos los empleados del Cliente y las autoridades de control) derivadas del uso del Software por parte del Cliente.

Artículo 10. Fuerza mayor

10.1 KoonSystems no está obligada a cumplir mientras se lo impida una causa de fuerza mayor, incluidas las interrupciones en proveedores de alojamiento, la enfermedad, los cambios en el software o en las condiciones de SAP u otros proveedores y los ciberataques no imputables a KoonSystems. Si la fuerza mayor dura más de sesenta días, cualquiera de las partes puede resolver el Contrato respecto de la parte no ejecutada.

Artículo 11. Confidencialidad

11.1 Las partes mantienen en secreto la información confidencial de la otra parte y solo la utilizan para el Contrato. En el caso de KoonSystems, esto abarca todo lo que vea durante el soporte o el acceso del proveedor (artículo 12.4).

Artículo 12. Privacidad y datos

12.1 El Software se ejecuta en los sistemas del Cliente. KoonSystems no tiene acceso a los datos que el Cliente trata en el Software o en SAP Business One y no es encargado del tratamiento de dichos datos. El Cliente es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus empleados y relaciones comerciales.

12.2 El Software solo envía a KoonSystems los siguientes datos: en la renovación automática de la licencia, el código de licencia y la versión del Software (véase la declaración de privacidad en koonsystems.com). Ni contabilizaciones, ni niveles de stock, ni nombres, ni expedientes ni otros datos empresariales. El Cliente puede desactivar la renovación automática.

12.3 La Clave de licencia contiene el nombre de la empresa, la sociedad de SAP o un id de instalación, el número de unidades y la fecha de fin. KoonSystems conserva esos datos mientras el Contrato esté vigente y durante siete años después para sus registros.

12.4 Si, a petición del Cliente, KoonSystems obtiene acceso a datos personales (por ejemplo, acceso del proveedor en KoonHRM con acceso a expedientes, o una base de datos o copia de seguridad para soporte), se aplica el anexo de encargo del tratamiento y KoonSystems trata esos datos únicamente para dicha solicitud, durante el menor tiempo posible y de forma confidencial.

12.5 KoonSystems comunica lo antes posible cualquier vulnerabilidad de seguridad del Software que afecte al Cliente, con una actualización o una medida provisional. El Cliente notifica una violación de datos a su propia autoridad de control; KoonSystems ayuda con los hechos técnicos.

Artículo 13. Marcas y terceros

13.1 SAP y SAP Business One son marcas de SAP SE. KoonSystems no es partner, revendedor ni representante de SAP; el Software no es un producto de SAP. «for SAP B1» describe la integración.

13.2 El Software contiene componentes de terceros con licencias de código abierto; la lista figura en el Software. A esos componentes se les aplican sus propias condiciones además de estas.

13.3 Qué licencias de SAP necesita el Cliente para sus usuarios, también para el acceso indirecto a través del Software, debe determinarlo el Cliente con su partner de SAP. KoonSystems no asume ningún compromiso al respecto.

Artículo 14. Sitio web y base de conocimientos

14.1 La información de koonsystems.com, de la base de conocimientos y de las páginas de producto se ha elaborado con cuidado, pero puede estar desactualizada o incompleta. No se pueden derivar derechos de ella; las citas de documentación de terceros pertenecen a dichos terceros.

14.2 KoonSystems puede modificar el contenido del sitio web y estas condiciones. Para un Contrato en vigor, las condiciones modificadas solo se aplican a partir de la siguiente renovación, siempre que se hayan anunciado con al menos treinta días de antelación; el Cliente puede entonces resolver el Contrato.

Artículo 15. El juego de cartas

15.1 El juego de cartas de Koonsultancy, un nombre comercial de KoonSystems, está en koonsultancy.com. Se ofrece gratis y "tal cual", sin garantía y sin soporte, y por lo demás no está cubierto por estas condiciones. A la clasificación se aplica la declaración de privacidad de koonsultancy.com. KoonSystems puede eliminar puntuaciones de la clasificación en caso de abuso.

Artículo 16. KoonLearn

16.1 KoonLearn es una simulación de formación para SAP Business One en learn.koonsystems.com. Una parte es gratuita. El acceso de pago se compra en el Portal de clientes, también desde la simulación, como acceso único (artículo 16.2) o como suscripción (artículo 16.3). Las opciones disponibles, lo que incluye cada una, los precios y cualquier descuento por volumen son los que indica el Portal de clientes en el momento del pedido. KoonLearn es preparación para el examen: KoonSystems no garantiza ningún resultado de examen, y los módulos que van más allá de la materia del examen no son preparación para una certificación de SAP.

16.2 El acceso único se paga una sola vez, sin suscripción, y vale por tiempo indefinido para la versión comprada. Si el Portal de clientes ofrece ampliar una opción a otra más completa, se aplica el precio que se muestra allí. Los módulos que KoonSystems añada más adelante no forman parte del acceso único. Es un derecho personal e intransferible de la persona titular de la Plaza. Si KoonSystems deja de ofrecer KoonLearn o un módulo, lo anuncia con al menos seis meses de antelación.

16.3 Una suscripción es por Plaza y se paga por adelantado por mes o, con una suscripción anual, el primer año de una vez (artículo 16.4). Mientras la suscripción esté pagada, la Plaza tiene acceso a los módulos que incluye la suscripción según el Portal de clientes, incluidas las actualizaciones y, si el Portal de clientes así lo indica, los módulos añadidos más adelante. A los cambios de precio se aplica el artículo 5.3.

16.4 No obstante lo dispuesto en los artículos 5.1 y 6.1: una suscripción mensual se renueva por meses. Para una organización tiene una duración mínima de tres meses; después puede cancelarse en cualquier momento. Un Consumidor puede cancelarla en cualquier momento. Termina al final del mes pagado. Una suscripción anual se paga doce meses por adelantado y es fija durante ese primer año. Después continúa por meses a una doceava parte del precio anual pagado y puede cancelarse en cualquier momento con efecto al final del mes pagado; una cancelación durante el primer año surte efecto al final de ese año. La cancelación se hace en el Portal de clientes o por correo electrónico.

16.5 El acceso mediante una suscripción termina al final del periodo pagado. Si falla un pago, se aplica el artículo 6.5: tras siete días de gracia, el acceso queda en pausa hasta que se reciba el pago. Cuando la suscripción termina, sus Plazas caducan. A los importes pagados por adelantado se aplica el artículo 6.4.

16.6 Más Plazas durante un periodo es una ampliación según el artículo 5.4. Cambiar a una suscripción más completa es posible durante un periodo, si el Portal de clientes lo ofrece: la diferencia se cobra a prorrata por el resto del periodo en curso y después cada periodo se cobra al precio de la nueva suscripción. Para pasar a una suscripción menos completa se cancela y se vuelve a comprar.

16.7 Cada acceso comprado, único o por suscripción, es una Plaza para una dirección de correo electrónico. En una organización, el comprador obtiene la primera Plaza de cada módulo, salvo que ya tenga ese módulo en ella; el propietario de la organización asigna las demás Plazas en el Portal de clientes. Una Plaza asignada puede cambiarse a otra dirección de correo electrónico una vez cada treinta días. Una dirección de correo electrónico tiene un módulo solo una vez por organización. Quien inicia sesión en learn.koonsystems.com con la dirección de correo electrónico de una Plaza tiene acceso a ese módulo.

16.8 Para un Consumidor, los precios incluyen el IVA del país en el que reside. El acceso empieza de inmediato, también con una suscripción. Por eso, antes de pagar, el Consumidor marca: "Quiero acceso inmediato y sé que así pierdo mi derecho de desistimiento." (artículo 6:230p, letra d, del Código Civil neerlandés; Directiva 2011/83/UE, artículo 16, letra m). Sin ese consentimiento no se puede completar el pedido. KoonSystems guarda el momento del consentimiento y la versión de estas condiciones, y confirma el pedido por correo electrónico con la factura.

16.9 Los artículos 4.6, 4.7, 7 y 12.1 a 12.3 se refieren al Software instalado y no se aplican a KoonLearn; a las cuentas y al progreso en KoonLearn se aplica la declaración de privacidad de koonsystems.com. Para un Consumidor, las limitaciones de los artículos 8.3 y 9 solo se aplican en la medida en que lo permita el derecho imperativo, y el Consumidor conserva los derechos legales sobre contenidos y servicios digitales.

16.10 A los reembolsos y contracargos se aplica el artículo 5.5; eliminan las Plazas del pedido correspondiente.

Artículo 17. Ley aplicable y litigios

17.1 Todo Contrato se rige por la legislación neerlandesa. Se excluye la Convención de Viena sobre la compraventa internacional de mercaderías.

17.2 Los litigios se resuelven primero mediante consulta; si no se logra en treinta días, será competente el tribunal [del lugar de establecimiento de KoonSystems].

17.3 Para un Consumidor, esta elección de ley no le priva de la protección del derecho imperativo del país en el que reside, y el Consumidor también puede acudir al tribunal competente de ese país.

Anexo de encargo del tratamiento (solo con acceso del proveedor o soporte que implique datos)

Este anexo solo se aplica cuando el propio Cliente da a KoonSystems acceso a datos personales (artículo 12.4). Recoge lo que el artículo 28 del RGPD exige como mínimo.

1. Objeto y duración. KoonSystems trata los datos personales del Cliente únicamente para llevar a cabo la solicitud concreta del Cliente (diagnóstico de errores, reparación, migración), solo durante el periodo que el Cliente habilite en el Software o indique en la solicitud, y no después.

2. Naturaleza y finalidad. Lectura y, solo por instrucción del Cliente, modificación; nunca para fines propios; nunca se comunican a terceros.

3. Tipos de datos e interesados. Lo que el Cliente tenga en el Software sobre sus empleados, relaciones comerciales y usuarios, incluidos, si el Cliente lo activa, datos sensibles (número de servicio al ciudadano, bajas por enfermedad).

4. Instrucciones. KoonSystems actúa únicamente siguiendo instrucciones por escrito (correo electrónico o la solicitud en el Software). Si una instrucción parece contraria a la ley, KoonSystems lo advierte primero.

5. Seguridad. Acceso solo con verificación en dos pasos, a través del acceso del proveedor que registra el Software; ninguna copia fuera del entorno del Cliente salvo que este lo pida, y en ese caso cifrada y eliminada en cuanto se complete la solicitud.

6. Confidencialidad. Las personas con acceso están obligadas a guardar confidencialidad.

7. Subencargados. Ninguno, salvo que el Cliente dé su consentimiento previo por escrito.

8. Violaciones de datos. KoonSystems notifica al Cliente, sin dilación indebida y a más tardar en 48 horas, cualquier violación que cause o descubra durante dicho acceso, con los hechos que el Cliente necesite para su propia notificación.

9. Asistencia. KoonSystems asiste razonablemente al Cliente con las solicitudes de los interesados y con una evaluación de impacto relativa a la protección de datos, en lo que respecta al Software.

10. Al finalizar. Todo lo que KoonSystems haya recibido en el marco de la solicitud se elimina; a petición, KoonSystems lo confirma por escrito.

11. Auditoría. El Cliente puede consultar el registro del Software; para una garantía adicional, KoonSystems facilita una declaración escrita a petición.

12. Responsabilidad. El Cliente sigue siendo el responsable del tratamiento y garantiza que puede permitir lícitamente el acceso a los datos.