Ubicaciones en SAP Business One: cómo configurarlas, cómo les asigna B1 el stock y cómo trabaja un escáner con ellas

Qué es una ubicación en B1.

Una ubicación es el lugar direccionable más pequeño de un almacén: un estante, un hueco de palé, un punto en el suelo. En B1 se activa por almacén. En Administration > Setup > Inventory > Warehouses, en la pestaña General, marca Enable Bin Locations. Desde ese momento cada entrada y cada salida en ese almacén necesita una ubicación, y aparece una pestaña Bin Locations con los ajustes de abajo. Los almacenes sin ubicaciones siguen funcionando igual, y los menús de ubicaciones (Inventory > Bin Locations, y Administration > Setup > Inventory > Bin Locations) solo aparecen cuando al menos un almacén las tiene.

B1 crea enseguida una ubicación de sistema por almacén, el código del almacén seguido de SYSTEM-BIN-LOCATION, y la pone como ubicación por defecto. Así puedes seguir trabajando el mismo día en que la activas. La ubicación de sistema no se puede cambiar, desactivar ni borrar.

Cómo se forman los códigos de ubicación.

Un código de ubicación no se escribe libremente. Se compone del código de almacén y hasta cuatro subniveles, unidos por un separador. Los subniveles se nombran en Administration > Setup > Inventory > Bin Locations > Bin Location Field Activation, por ejemplo Pasillo, Estantería, Nivel y Posición, y los códigos de cada uno se definen en Warehouse Sublevel Codes. El separador (Bin Loc. Code Separator, hasta cinco caracteres, un guion por defecto) se define por almacén. Almacén 01, pasillo A, estantería 03, nivel 2 se convierte en 01-A-03-2.

La misma ventana activa hasta diez atributos de ubicación, como zona, temperatura o frágil, con sus valores en Bin Location Attribute Codes. Después las ubicaciones se crean una a una en Inventory > Bin Locations > Bin Location Master Data, o en bloque con Bin Location Management, que genera todas las combinaciones de los códigos elegidos y muestra antes una vista previa. Mantén los códigos cortos y en el orden en que alguien camina: varios métodos de asignación de abajo ordenan por ellos.

Qué puedes definir por ubicación.

Cada ubicación en Bin Location Master Data tiene más propiedades que su código:

• Receiving Bin Location: marca la ubicación como zona de entrada, por ejemplo de inspección.
• Bar Code (hasta 100 caracteres) y Alternative Sort Code (hasta 50), por el que la asignación puede ordenar en lugar del código.
• Minimum Qty, Maximum Qty y Maximum Weight. El mínimo no bloquea salidas; sirve para reponer desde los informes Bin Location List y Bin Location Content List.
• Item Restrictions: un artículo concreto, un solo artículo, un grupo de artículos concreto o un solo grupo de artículos.
• UoM Restrictions: las mismas cuatro formas para unidad de medida y grupo de unidades.
• Batch Restrictions: Single Batch, un lote por ubicación; los artículos sin lotes no se admiten ahí.
• Transaction Restrictions: bloquear todas las transacciones, las de entrada, las de salida, o todo salvo transferencia y recuento, siempre con un motivo.
• Exclude from Auto. Alloc. On Issue e Inactive; una ubicación solo se puede desactivar si está vacía.

En las restricciones es donde las ubicaciones se vuelven estrictas: un documento que las incumple se rechaza, venga del cliente de B1 o de una app a través del Service Layer.

Ubicaciones por defecto, de recepción y asignación en la entrada.

¿Adónde va el stock recibido? B1 tiene tres niveles de ubicación por defecto: el almacén (pestaña Bin Locations), el grupo de artículos (Item Groups - Setup) y el artículo (Item Master Data, pestaña Inventory Data). Manda el artículo, después el grupo y después el almacén. Con Enforce Default Bin Loc. la ubicación por defecto del almacén pasa a ser obligatoria, salvo que el artículo o su grupo tengan una propia.

Marca Enable Receiving Bin Locations en la pestaña Bin Locations y las mercancías de proveedores y las devoluciones de clientes irán a las ubicaciones de recepción, en el orden de Receive Items By, si quieres solo a las vacías y hasta su cantidad o peso máximo. Las entradas internas, como transferencias y entradas desde producción, siguen yendo a la ubicación por defecto. Desde la ubicación de recepción alguien ubica la mercancía con una transferencia; la opción Clear Bin Locations de los informes de ubicaciones prepara esa transferencia.

Sin ubicaciones de recepción decide Auto Alloc. On Receipt: la ubicación por defecto, la última ubicación que recibió el artículo, las ubicaciones actuales del artículo, o las actuales y las anteriores. Un máximo solo limita la asignación automática si está marcado Receive Up to Max. Qty o Receive Up To Max. Weight; una asignación manual por encima solo recibe un aviso. En artículos con lotes o series y On Every Transaction, la asignación se hace cuando se introduce el lote o el número de serie.

Asignación en salidas, transferencias y recuentos.

En una entrega o salida de mercancías, B1 rellena la ubicación según Auto Alloc. on Issue: Single Choice (solo cuando hay una única forma), Bin Location Code Order, Alternative Sort Code Order, Descending Quantity, Ascending Quantity, Ascending Quantity – Single Bin Preferred, FIFO o LIFO. El método se puede cambiar por documento en Form Settings, y por línea en la ventana Bin Location Allocation - Issue. Una línea cuya cantidad no está asignada del todo a ubicaciones se marca en rojo y el documento no se puede añadir.

En artículos con lotes o series, Issue Primarily By del artículo decide si eliges primero el lote y luego la ubicación, o primero la ubicación y luego los lotes que hay en ella; consulta la guía sobre lotes y números de serie.

Mover stock entre ubicaciones es una transferencia de stock (Inventory > Inventory Transactions > Inventory Transfer), también dentro de un mismo almacén. Cada línea tiene From Bin Locations y To Bin Locations, y ambas deben sumar la cantidad de la línea. El recuento también funciona por ubicación: el documento de recuento selecciona artículos por ubicación y cada línea es un artículo en una ubicación, así que un recuento por pasillo es una selección de ubicaciones; consulta la guía sobre recuento de inventario.

Errores habituales.

• Activar ubicaciones sin un plan. Desde el primer día cada entrada y salida necesita una ubicación; con solo la de sistema, todo acaba ahí y las ubicaciones no dicen nada.
• Códigos que no siguen la ruta a pie. La asignación por orden de código hace ir y venir a los preparadores. Bin Location Code Modification renombra ubicaciones en bloque, pero hacerlo bien desde el principio es más fácil.
• Restricciones que nadie recuerda: una ubicación de un solo artículo que rechaza un segundo artículo en el muelle, y nadie sabe por qué.
• Esperar que Maximum Qty frene las entradas. Solo limita la asignación automática si la casilla correspondiente está marcada; si no, avisa o no hace nada.
• Una ubicación de recepción llena. La mercancía recibida y no ubicada está en stock, pero no donde nadie mira.
• Ubicaciones sin etiqueta. Una ubicación que nadie puede escanear ni leer se teclea de memoria, y se teclea mal.

Antes de empezar.

• Dibuja el almacén: pasillos, estanterías, niveles, y qué sitios son de recepción, de picking y de reserva.
• Elige los subniveles y el separador, y prueba los códigos en papel: cortos, legibles, en el orden del recorrido.
• Decide las ubicaciones por defecto por artículo o grupo, y si quieres ubicaciones de recepción.
• Elige por almacén los métodos de asignación en entradas y salidas.
• Define solo las restricciones que de verdad vas a mantener.
• Imprime una etiqueta con código de barras para cada ubicación, con el código o el Bar Code de B1, y ponla donde llegue un escáner.

Cómo trabaja KoonScan con las ubicaciones.

KoonScan, nuestra app de escaneo, lee las ubicaciones de B1 y contabiliza en ellas a través del Service Layer, en los documentos estándar. Escanear la etiqueta de una ubicación la abre, por su código o por el Bar Code guardado en B1. La recepción propone una ubicación por línea y acepta otra si la escaneas. Mover contabiliza artículos sueltos, una ubicación entera o un lote entero como transferencia de stock, y procesa las solicitudes de transferencia de B1. Ubicar muestra lo que hay en la ubicación de recepción con un destino propuesto; Reponer muestra las ubicaciones de picking por debajo de su mínimo; con un atributo de ubicación como zona, las propuestas se quedan en la zona del artículo. El recuento va ubicación por ubicación, a ciegas por defecto, y cerrar una ubicación pone a cero lo que no se contó en ella. Puedes bloquear una ubicación con un motivo, lo que fija su restricción de transacciones en B1, e imprimir etiquetas de ubicación.

Los límites: KoonScan comprueba por sí mismo las restricciones de artículo concreto, un solo artículo y un solo lote; las restricciones por grupo de artículos, unidad y peso, y el máximo por ubicación, solo las comprueba B1 al contabilizar. El stock por ubicación y por lote se lee con consultas guardadas en el Service Layer; si el administrador quita esas tablas de la lista permitida del Service Layer, solo funciona el stock por almacén. Todo sobre KoonScan.

Fuentes: documentación de ayuda de SAP Business One 10.0 (Working with Bin Locations: activar y crear ubicaciones, Bin Location Master Data, Bin Location Field Activation, Warehouses - Setup: Bin Locations Tab, entradas a y salidas de ubicaciones, Inventory Transfer, Inventory Counting); la referencia de base de datos de SAP Business One 10.0 (OBIN, OBSL, OBAT, OIBQ, OBBQ); el $metadata del Service Layer de SAP Business One 10.0 FP 2608 (BinLocations, BinLocationAttributes, WarehouseSublevelCodes, StockTransfers, InventoryCountings).