Oportunidades de venta en SAP Business One: la ventana Opportunity, etapas y porcentajes de cierre, ofertas vinculadas e informes del pipeline

Dónde están las oportunidades en B1.

En SAP Business One 10.0 el módulo se llama Opportunities y la ventana Opportunity (Opportunities → Opportunity). Una sola ventana gestiona oportunidades de venta y de compra; el campo Opportunity Type decide cuál. Una oportunidad de venta pertenece a un cliente o a un lead, una de compra a un proveedor. B1 numera cada oportunidad, le da el estado Open y la mantiene abierta hasta que la marcas como Won o Lost.

En la cabecera eliges el interlocutor comercial, y B1 rellena la persona de contacto y el empleado de ventas por defecto desde sus datos maestros. El Owner es el empleado responsable; puede cambiar por etapa, y con las autorizaciones de propiedad de datos (Data Ownership) limitas quién ve las oportunidades de quién. La cabecera también muestra el Closing % de la última etapa y enlaces a las actividades y documentos relacionados. Cómo encajan las oportunidades junto a leads, actividades y ofertas en el conjunto de ventas está en la guía sobre CRM en SAP Business One.

Las pestañas, una a una.

• Potential. Predicted Closing In (días, semanas o meses) y la Predicted Closing Date; el Potential Amount, que es obligatorio; el Weighted Amount, que B1 calcula como el importe potencial por el porcentaje de cierre de la última etapa; Gross Profit %; y el Level of Interest y los rangos de interés, de listas que defines tú.
• General. El canal BP (un socio a través del cual llega el negocio), el proyecto BP, observaciones, la Information Source (una feria, un anuncio, una recomendación) y la Industry.
• Stages. Una línea por cada etapa que recorre la oportunidad, con fechas, empleado de ventas, porcentaje, importe, un documento vinculado y actividades. Más sobre esto abajo.
• Partners. Interlocutores que trabajan contigo en el negocio, con su relación con tu empresa.
• Competitors. Quién más compite, su nivel de amenaza y, si pierdes, quién ganó.
• Summary. Won o Lost, el documento de cierre y los motivos. Attachments guarda ofertas, planos y actas.

Configurar etapas y listas.

Antes de la primera oportunidad, define las etapas en Administration → Setup → Opportunities → Opportunity Stages. Cada etapa recibe un nombre, un número de etapa para el orden y un Closing Percentage con el que B1 pondera la previsión. Una etapa que ya no quieres recibe la casilla Cancelled y deja de ofrecerse. En la misma carpeta de Setup están Partners, Competitors (con un nivel de amenaza bajo, medio o alto) y Relationships. Las fuentes de información, los niveles de interés, los rangos de interés y los motivos de ganancia o pérdida se definen desde el propio desplegable, con Define New.

• De cinco a siete etapas, cada una con un final que todos reconocen: "oferta enviada", no "interesado".
• Porcentajes acordados con el jefe de ventas, y revisados una vez al año frente a lo que realmente se ganó; Stage Analysis muestra hasta dónde llegaron las oportunidades.
• Pocos motivos y cortos (hasta 30 caracteres cada uno), definidos antes del arranque, para que el informe Lost Opportunities diga algo.
• Una lista central de competidores, mantenida por una persona; si no, el mismo rival aparece escrito de cinco maneras.

Cómo encajan etapas, actividades y ofertas.

La pestaña Stages es la historia de la oportunidad. Cada paso a una etapa siguiente es una línea nueva, con una fecha de inicio no anterior a la fecha de cierre de la línea previa; B1 copia en ella los datos de la línea anterior. Puedes elegir cualquier etapa, en cualquier orden. El porcentaje viene de la configuración de etapas y se puede cambiar por línea, y el porcentaje de la última línea determina el importe ponderado.

En cada línea puedes vincular un documento: un Document Type (en una oportunidad de venta, oferta, pedido de cliente, entrega o factura de clientes) y el Doc. No. Si eliges un documento nuevo, B1 ofrece pasar su importe y su beneficio bruto, sin impuestos, a la oportunidad. Así pertenece una oferta a una oportunidad: a través de la línea de etapa, no de un campo en la oferta. Show BPs Docs limita la lista a los documentos del propio cliente. El botón Activities de una línea crea una actividad para esa etapa, y esa actividad muestra la oportunidad como origen en su pestaña Linked Document.

Para cerrar, abre la pestaña Summary y elige Won o Lost. B1 propone el documento de la última etapa (con Won puedes elegir otro), añades los motivos y B1 pregunta si debe cerrar las actividades relacionadas. Tras Update los campos quedan bloqueados; para cambiar algo, vuelve a poner el estado en Open. Una oportunidad solo se puede eliminar (Data → Remove) mientras está abierta, y no se puede deshacer.

Los informes.

Todos los informes de oportunidades están en Opportunities → Opportunities Reports, y también en el módulo Reports.

• Opportunities Pipeline: oportunidades abiertas por etapa, con número, total esperado e importe ponderado, en tabla y gráfico; filtrable por empleado de ventas, etapa, fechas, documentos y porcentaje de cierre. Dynamic Opportunity Analysis muestra el mismo pipeline como globos, del tamaño del importe, que avanzan por etapa.
• Opportunities Forecast y Opportunities Forecast Over Time: los importes esperados según la fecha de cierre prevista, por periodo.
• Stage Analysis: cuántas oportunidades llegaron a cada etapa y cuánto tiempo se quedaron en ella.
• Won Opportunities y Lost Opportunities, por fecha, empleado de ventas e interlocutor; Opportunity Statistics para el número de abiertas, ganadas y perdidas; Information Source Distribution Over Time para saber de dónde vienen.
• My Open Opportunities y My Closed Opportunities: por empleado de ventas, sin criterios de selección. Solo funcionan si el usuario está vinculado a su empleado de ventas, en Employee Master Data o en User Defaults.

Los informes valen lo que valen sus datos. Un pipeline con fechas de cierre previstas ya pasadas e importes que nadie actualizó sigue sumando muy bien.

Qué echan en falta los comerciales.

• Fuera de la oficina. La ventana Opportunity está hecha para un escritorio. El Web Client también tiene oportunidades y funciona en un navegador, y desde FP 2602 permite añadir adjuntos con la cámara del teléfono; pruébalo con tus comerciales antes de buscar más.
• Seguimiento. Nada avisa al comercial de que una oportunidad lleva tres semanas parada o de que su fecha de cierre prevista ya pasó. Una alerta sobre una consulta guardada puede hacerlo, si alguien la crea y la mantiene; consulta consultas SQL en SAP Business One.
• Cambios de etapa. Avanzar es una línea nueva en una pestaña, con fechas. En la práctica se omite, y el porcentaje se queda donde estaba.
• Disciplina en la previsión. Una oferta vinculada a la línea de etapa mantiene el importe correcto; una oferta suelta no, y la previsión se aleja de lo que de verdad se ha ofertado.
• Ganadas y perdidas sin motivo. Si en la práctica el motivo es opcional, Lost Opportunities muestra cifras pero ninguna lección.

Lista de comprobación: antes de usar oportunidades.

• Empleados de ventas configurados (Administration → Setup → General → Sales Employees/Buyers), y cada usuario de ventas vinculado a su empleado de ventas.
• De cinco a siete etapas con un final claro y un porcentaje de cierre acordado.
• Motivos, competidores y fuentes de información definidos, cada uno con un responsable.
• Una regla: toda oferta de una oportunidad se vincula a su línea de etapa.
• Una regla: la fecha de cierre prevista y el importe potencial se actualizan en cada cambio de etapa.
• Propiedad de los datos decidida: quién ve y cambia las oportunidades de quién.
• El Opportunities Pipeline y el Stage Analysis en la reunión semanal de ventas, directamente desde B1 en lugar de una hoja de cálculo.

Cómo lo aborda KoonCRM.

KoonCRM, nuestro CRM ligero para comerciales sobre SAP Business One, trabaja con las oportunidades y etapas que ya están en B1, a través del Service Layer, sin base de datos propia de clientes u oportunidades. El tablero del pipeline tiene una columna por etapa de B1 con número e importe; arrastrar una tarjeta añade la línea de etapa en B1, y Won o Lost con un motivo cierra allí la oportunidad. Una oferta creada desde una oportunidad queda vinculada a su línea de etapa, como lo hace B1, y de ella se copia un pedido con un clic. Mi día muestra el seguimiento, y dos reglas crean tareas en B1 para una oportunidad parada un número de días configurado o una oferta abierta demasiado tiempo. La previsión muestra el pipeline ponderado por comercial, por etapa y por mes de cierre previsto, y las ganadas y perdidas por motivo. También funciona en el teléfono, como app instalada desde el navegador.

KoonCRM no edita la fuente de información, el sector, el nivel de interés, los competidores ni los socios de una oportunidad; eso sigue en el cliente de B1. Está en desarrollo: todas las funciones están construidas y probadas contra un B1 simulado, y el siguiente paso es la prueba en un SAP Business One real y un piloto con un primer equipo de ventas. Aún no hay precio ni fecha; la página de KoonCRM dice exactamente en qué punto está.

Fuentes: documentación de ayuda de SAP Business One 10.0 (ventana Opportunity y sus pestañas, Adding Opportunities, Defining Stages, Partners - Setup, Competitors - Setup, Closing and Deleting Opportunities, Opportunity Reports, Opportunities Pipeline, Dynamic Opportunity Analysis, Stage Analysis, My Open Opportunities, Activity: Linked Document); la referencia de base de datos de SAP Business One 10.0 (OOPR, OPR1, OOST); What's New in SAP Business One 10.0 FP 2602 (Web Client). SAP y SAP Business One son marcas comerciales de SAP SE.