Verkaufschancen in SAP Business One: das Fenster Opportunity, Phasen und Abschlussprozente, verknüpfte Angebote und die Pipeline-Berichte

Wo Verkaufschancen in B1 stehen.

In SAP Business One 10.0 heißt das Modul Opportunities und das Fenster Opportunity (Opportunities → Opportunity). Ein Fenster behandelt Verkaufs- und Einkaufschancen; das Feld Opportunity Type entscheidet, welche. Eine Verkaufschance gehört zu einem Kunden oder Lead, eine Einkaufschance zu einem Lieferanten. B1 nummeriert jede Chance, gibt ihr den Status Open und hält sie offen, bis Sie sie auf Won oder Lost setzen.

Im Kopf wählen Sie den Geschäftspartner, und B1 übernimmt Standardansprechpartner und Vertriebsmitarbeiter aus den Geschäftspartner-Stammdaten. Der Owner ist der verantwortliche Mitarbeiter; er kann je Phase wechseln, und mit den Berechtigungen für Dateneigentum (Data Ownership) begrenzen Sie, wer wessen Chancen sieht. Der Kopf zeigt auch das Closing % der letzten Phase und Verweise auf die zugehörigen Aktivitäten und Belege. Wie Verkaufschancen neben Leads, Aktivitäten und Angeboten ins größere Vertriebsbild passen, steht im Leitfaden zu CRM in SAP Business One.

Die Registerkarten, eine nach der anderen.

• Potential. Predicted Closing In (Tage, Wochen oder Monate) und das Predicted Closing Date; der Potential Amount, ein Pflichtfeld; der Weighted Amount, den B1 als potenziellen Betrag mal Abschlussprozent der letzten Phase berechnet; Gross Profit %; und Level of Interest und Interessengebiete aus Listen, die Sie selbst anlegen.
• General. Der BP-Kanal (ein Partner, über den das Geschäft kommt), das BP-Projekt, Bemerkungen, die Information Source (eine Messe, eine Anzeige, eine Empfehlung) und die Industry.
• Stages. Eine Zeile pro Phase, die die Chance durchläuft, mit Daten, Vertriebsmitarbeiter, Prozent, Betrag, einem verknüpften Beleg und Aktivitäten. Mehr dazu unten.
• Partners. Geschäftspartner, die mit Ihnen am Geschäft arbeiten, mit ihrer Beziehung zu Ihrem Unternehmen.
• Competitors. Wer sonst mitbietet, deren Bedrohungsstufe und, falls Sie verlieren, wer gewonnen hat.
• Summary. Won oder Lost, der abschließende Beleg und die Gründe. Attachments enthält Angebote, Zeichnungen und Protokolle.

Phasen und Listen einrichten.

Legen Sie vor der ersten Chance die Phasen an: Administration → Setup → Opportunities → Opportunity Stages. Jede Phase erhält einen Namen, eine Phasennummer für die Reihenfolge und einen Closing Percentage, mit dem B1 die Prognose gewichtet. Eine Phase, die Sie nicht mehr wollen, erhält das Häkchen Cancelled und wird nicht mehr angeboten. Im selben Setup-Ordner stehen Partners, Competitors (mit einer Bedrohungsstufe niedrig, mittel oder hoch) und Relationships. Informationsquellen, Interessenstufen, Interessengebiete und die Gründe für Gewinn oder Verlust legen Sie direkt aus der Auswahlliste an, mit Define New.

• Fünf bis sieben Phasen, jede mit einem Abschluss, den alle erkennen: "Angebot verschickt", nicht "interessiert".
• Prozente mit dem Vertriebsleiter abgestimmt und einmal im Jahr an dem gemessen, was wirklich gewonnen wurde; Stage Analysis zeigt, wie weit Chancen kamen.
• Wenige, kurze Gründe (je bis zu 30 Zeichen), vor dem Go-live festgelegt, damit der Bericht Lost Opportunities etwas aussagt.
• Eine zentrale Liste der Wettbewerber, von einer Person gepflegt; sonst taucht derselbe Wettbewerber in fünf Schreibweisen auf.

Wie Phasen, Aktivitäten und Angebote zusammenhängen.

Die Registerkarte Stages ist die Geschichte der Chance. Jeder Schritt in eine nächste Phase ist eine neue Zeile, mit einem Startdatum nicht vor dem Abschlussdatum der vorigen Zeile; B1 übernimmt die Daten der vorigen Zeile. Sie können jede Phase wählen, in jeder Reihenfolge. Das Prozent kommt aus der Phaseneinrichtung und ist je Zeile änderbar, und das Prozent der letzten Zeile bestimmt den gewichteten Betrag.

In jeder Zeile können Sie einen Beleg verknüpfen: einen Document Type (bei einer Verkaufschance Angebot, Kundenauftrag, Lieferung oder Ausgangsrechnung) und die Doc. No. Wählen Sie einen neuen Beleg, bietet B1 an, dessen Betrag und Bruttogewinn ohne Steuer in die Chance zu übernehmen. So gehört ein Angebot zu einer Chance: über die Phasenzeile, nicht über ein Feld im Angebot. Show BPs Docs beschränkt die Liste auf die Belege des Kunden. Die Schaltfläche Activities in einer Zeile legt eine Aktivität für diese Phase an, und diese Aktivität zeigt die Chance als Quelle auf ihrer Registerkarte Linked Document.

Zum Abschließen wählen Sie auf der Registerkarte Summary Won oder Lost. B1 schlägt den Beleg der letzten Phase vor (bei Won können Sie einen anderen wählen), Sie tragen die Gründe ein, und B1 fragt, ob die zugehörigen Aktivitäten geschlossen werden sollen. Nach Update sind die Felder gesperrt; um etwas zu ändern, setzen Sie den Status zurück auf Open. Eine Chance lässt sich nur löschen (Data → Remove), solange sie offen ist, und das ist nicht rückgängig zu machen.

Die Berichte.

Alle Berichte zu Verkaufschancen stehen unter Opportunities → Opportunities Reports und auch im Modul Reports.

• Opportunities Pipeline: offene Chancen pro Phase, mit Anzahl, erwartetem Gesamtbetrag und gewichtetem Betrag, als Tabelle und Grafik; filterbar nach Vertriebsmitarbeiter, Phase, Daten, Belegen und Abschlussprozent. Dynamic Opportunity Analysis zeigt dieselbe Pipeline als Ballons, so groß wie der Betrag, die je Phase weiterwandern.
• Opportunities Forecast und Opportunities Forecast Over Time: die erwarteten Beträge nach voraussichtlichem Abschlussdatum, pro Periode.
• Stage Analysis: wie viele Chancen jede Phase erreichten und wie lange sie dort blieben.
• Won Opportunities und Lost Opportunities, nach Datum, Vertriebsmitarbeiter und Geschäftspartner; Opportunity Statistics für die Zahl offener, gewonnener und verlorener Chancen; Information Source Distribution Over Time dafür, woher Chancen kommen.
• My Open Opportunities und My Closed Opportunities: pro Vertriebsmitarbeiter, ohne Selektionskriterien. Sie funktionieren nur, wenn der Benutzer mit seinem Vertriebsmitarbeiter verknüpft ist, in Employee Master Data oder in User Defaults.

Die Berichte sind nur so gut wie ihre Daten. Eine Pipeline mit Abschlussdaten in der Vergangenheit und Beträgen, die niemand aktualisiert hat, rechnet sich trotzdem schön zusammen.

Was Verkäufern fehlt.

• Unterwegs. Das Fenster Opportunity ist für den Schreibtisch gebaut. Der Web Client hat ebenfalls Verkaufschancen und läuft im Browser, und seit FP 2602 lassen sich dort Anlagen mit der Kamera eines Telefons hinzufügen; probieren Sie das mit Ihren Verkäufern aus, bevor Sie weitersuchen.
• Nachfassen. Nichts sagt einem Verkäufer, dass eine Chance seit drei Wochen ruht oder ihr Abschlussdatum überschritten ist. Ein Alert auf einer gespeicherten Abfrage kann das, wenn jemand ihn baut und pflegt; siehe SQL-Abfragen in SAP Business One.
• Phasenwechsel. Weiterzugehen ist eine neue Zeile auf einer Registerkarte, mit Daten. In der Praxis wird das übersprungen, und das Prozent bleibt, wo es war.
• Disziplin in der Prognose. Ein mit der Phasenzeile verknüpftes Angebot hält den Betrag richtig; ein für sich erstelltes Angebot nicht, und die Prognose entfernt sich von dem, was wirklich angeboten ist.
• Gewonnen und verloren ohne Grund. Ist der Grund in der Praxis freiwillig, zeigt Lost Opportunities Zahlen, aber keine Lehren.

Checkliste: bevor Sie mit Verkaufschancen arbeiten.

• Vertriebsmitarbeiter eingerichtet (Administration → Setup → General → Sales Employees/Buyers) und jeder Vertriebsbenutzer mit seinem Vertriebsmitarbeiter verknüpft.
• Fünf bis sieben Phasen mit klarem Abschluss und abgestimmtem Abschlussprozent.
• Gründe, Wettbewerber und Informationsquellen angelegt, jeweils mit einem Verantwortlichen.
• Eine Regel: Jedes Angebot zu einer Chance hängt an ihrer Phasenzeile.
• Eine Regel: Voraussichtliches Abschlussdatum und potenzieller Betrag werden bei jedem Phasenwechsel aktualisiert.
• Dateneigentum entschieden: wer wessen Chancen sieht und ändert.
• Opportunities Pipeline und Stage Analysis in der wöchentlichen Vertriebsrunde, direkt aus B1 statt aus einer Tabelle.

Wie KoonCRM es angeht.

KoonCRM, unser schlankes CRM für Verkäufer auf SAP Business One, arbeitet mit den Verkaufschancen und Phasen, die schon in B1 stehen, über den Service Layer, ohne eigene Datenbank mit Kunden oder Chancen. Das Pipeline-Board hat eine Spalte pro B1-Phase mit Anzahl und Betrag; eine Karte ziehen fügt in B1 die Phasenzeile hinzu, und Won oder Lost mit Grund schließt die Chance dort. Ein Angebot aus einer Chance hängt an ihrer Phasenzeile, wie B1 es macht, und ein Auftrag wird mit einem Klick daraus kopiert. Mein Tag zeigt das Nachfassen, und zwei Regeln legen in B1 Aufgaben an für eine Chance, die eine eingestellte Zahl von Tagen ruht, oder ein Angebot, das zu lange offen ist. Die Prognose zeigt die gewichtete Pipeline pro Verkäufer, pro Phase und pro erwartetem Abschlussmonat sowie Gewonnen und Verloren pro Grund. Es funktioniert auch auf dem Telefon, als App, die Sie aus dem Browser installieren.

KoonCRM bearbeitet Informationsquelle, Branche, Interessenstufe, Wettbewerber und Partner einer Chance nicht; die bleiben im B1-Client. Es ist in Entwicklung: Alle Funktionen sind gebaut und gegen ein simuliertes B1 getestet, und der nächste Schritt ist der Test mit einem echten SAP Business One und ein Pilot bei einem ersten Vertriebsteam. Einen Preis und ein Datum gibt es noch nicht; die Seite zu KoonCRM sagt genau, wo es steht.

Quellen: SAP Business One 10.0-Hilfedokumentation (Fenster Opportunity und seine Registerkarten, Adding Opportunities, Defining Stages, Partners - Setup, Competitors - Setup, Closing and Deleting Opportunities, Opportunity Reports, Opportunities Pipeline, Dynamic Opportunity Analysis, Stage Analysis, My Open Opportunities, Activity: Linked Document); die Datenbankreferenz von SAP Business One 10.0 (OOPR, OPR1, OOST); What's New in SAP Business One 10.0 FP 2602 (Web Client). SAP und SAP Business One sind Marken der SAP SE.