Opportunités de vente dans SAP Business One : la fenêtre Opportunity, étapes et pourcentages de clôture, offres liées et rapports de pipeline

Où se trouvent les opportunités dans B1.

Dans SAP Business One 10.0, le module s'appelle Opportunities et la fenêtre Opportunity (Opportunities → Opportunity). Une seule fenêtre gère les opportunités de vente et d'achat ; le champ Opportunity Type décide lequel. Une opportunité de vente appartient à un client ou à un lead, une opportunité d'achat à un fournisseur. B1 numérote chaque opportunité, lui donne le statut Open et la garde ouverte jusqu'à ce que vous la passiez en Won ou Lost.

Dans l'en-tête, vous choisissez le partenaire, et B1 reprend le contact et le commercial par défaut de ses données de base. L'Owner est l'employé responsable ; il peut changer selon l'étape, et les autorisations de propriété des données (Data Ownership) limitent qui voit les opportunités de qui. L'en-tête affiche aussi le Closing % de la dernière étape et des liens vers les activités et documents associés. La place des opportunités à côté des leads, activités et offres dans l'ensemble des ventes est décrite dans le guide sur le CRM dans SAP Business One.

Les onglets, un par un.

• Potential. Predicted Closing In (jours, semaines ou mois) et la Predicted Closing Date ; le Potential Amount, obligatoire ; le Weighted Amount, que B1 calcule comme le montant potentiel multiplié par le pourcentage de clôture de la dernière étape ; Gross Profit % ; et le Level of Interest et les domaines d'intérêt, issus de listes que vous définissez.
• General. Le canal BP (un partenaire par qui arrive l'affaire), le projet BP, des remarques, l'Information Source (un salon, une annonce, une recommandation) et l'Industry.
• Stages. Une ligne par étape que traverse l'opportunité, avec dates, commercial, pourcentage, montant, un document lié et des activités. Plus de détails ci-dessous.
• Partners. Les partenaires qui travaillent avec vous sur l'affaire, avec leur relation à votre entreprise.
• Competitors. Qui d'autre est en lice, leur niveau de menace et, si vous perdez, lequel a gagné.
• Summary. Won ou Lost, le document de clôture et les motifs. Attachments contient offres, plans et comptes rendus.

Paramétrer les étapes et les listes.

Avant la première opportunité, définissez les étapes dans Administration → Setup → Opportunities → Opportunity Stages. Chaque étape reçoit un nom, un numéro d'étape pour l'ordre et un Closing Percentage que B1 utilise pour pondérer la prévision. Une étape dont vous ne voulez plus reçoit la case Cancelled et n'est plus proposée. Le même dossier Setup contient Partners, Competitors (avec un niveau de menace faible, moyen ou élevé) et Relationships. Les sources d'information, niveaux d'intérêt, domaines d'intérêt et motifs de gain ou de perte se définissent depuis la liste déroulante elle-même, avec Define New.

• Cinq à sept étapes, chacune avec une sortie que tout le monde reconnaît : « offre envoyée », pas « intéressé ».
• Des pourcentages convenus avec le directeur commercial, et vérifiés une fois par an par rapport à ce qui a vraiment été gagné ; Stage Analysis montre jusqu'où les opportunités sont allées.
• Peu de motifs, et courts (30 caractères maximum chacun), définis avant le démarrage, pour que le rapport Lost Opportunities ait un sens.
• Une liste centrale de concurrents, tenue par une seule personne ; sinon le même rival apparaît sous cinq orthographes.

Comment s'articulent étapes, activités et offres.

L'onglet Stages est l'historique de l'opportunité. Chaque passage à une étape suivante est une nouvelle ligne, avec une date de début qui ne précède pas la date de clôture de la ligne précédente ; B1 y reprend les données de la ligne précédente. Vous pouvez choisir n'importe quelle étape, dans n'importe quel ordre. Le pourcentage vient du paramétrage des étapes et peut être modifié par ligne, et celui de la dernière ligne détermine le montant pondéré.

Sur chaque ligne, vous pouvez lier un document : un Document Type (pour une opportunité de vente, une offre, une commande client, une livraison ou une facture client) et le Doc. No. Si vous choisissez un nouveau document, B1 propose de reprendre son montant et sa marge brute, hors taxes, dans l'opportunité. C'est ainsi qu'une offre appartient à une opportunité : par la ligne d'étape, pas par un champ de l'offre. Show BPs Docs limite la liste aux documents du client. Le bouton Activities d'une ligne crée une activité pour cette étape, et cette activité affiche l'opportunité comme source dans son onglet Linked Document.

Pour clôturer, ouvrez l'onglet Summary et choisissez Won ou Lost. B1 propose le document de la dernière étape (pour Won, vous pouvez en choisir un autre), vous ajoutez les motifs, et B1 demande s'il faut clôturer les activités associées. Après Update, les champs sont verrouillés ; pour modifier quoi que ce soit, repassez le statut en Open. Une opportunité ne peut être supprimée (Data → Remove) que tant qu'elle est ouverte, et la suppression est irréversible.

Les rapports.

Tous les rapports d'opportunités se trouvent sous Opportunities → Opportunities Reports, ainsi que dans le module Reports.

• Opportunities Pipeline : les opportunités ouvertes par étape, avec nombre, total attendu et montant pondéré, en tableau et en graphique ; filtrable par commercial, étape, dates, documents et pourcentage de clôture. Dynamic Opportunity Analysis montre le même pipeline sous forme de bulles, proportionnelles au montant, qui avancent par étape.
• Opportunities Forecast et Opportunities Forecast Over Time : les montants attendus selon la date de clôture prévue, par période.
• Stage Analysis : combien d'opportunités ont atteint chaque étape et combien de temps elles y sont restées.
• Won Opportunities et Lost Opportunities, par date, commercial et partenaire ; Opportunity Statistics pour le nombre d'ouvertes, gagnées et perdues ; Information Source Distribution Over Time pour savoir d'où elles viennent.
• My Open Opportunities et My Closed Opportunities : par commercial, sans critères de sélection. Ils ne fonctionnent que si l'utilisateur est lié à son commercial, dans Employee Master Data ou dans User Defaults.

Les rapports ne valent que leurs données. Un pipeline avec des dates de clôture prévues déjà passées et des montants que personne n'a mis à jour s'additionne toujours très bien.

Ce qui manque aux commerciaux.

• En déplacement. La fenêtre Opportunity est conçue pour un bureau. Le Web Client a aussi les opportunités et tourne dans un navigateur, et depuis FP 2602 il permet d'ajouter des pièces jointes avec l'appareil photo d'un téléphone ; essayez-le avec vos commerciaux avant de chercher plus loin.
• Relance. Rien ne signale à un commercial qu'une opportunité dort depuis trois semaines ou que sa date de clôture prévue est dépassée. Une alerte sur une requête enregistrée le peut, si quelqu'un la crée et la maintient ; voir les requêtes SQL dans SAP Business One.
• Changements d'étape. Avancer, c'est une nouvelle ligne dans un onglet, avec des dates. En pratique on saute cette étape, et le pourcentage reste où il était.
• Discipline de prévision. Une offre liée à la ligne d'étape garde le bon montant ; une offre créée à part non, et la prévision s'éloigne de ce qui est vraiment proposé.
• Gagnées et perdues sans motif. Si le motif est facultatif en pratique, Lost Opportunities montre des chiffres mais aucune leçon.

Liste de contrôle : avant d'utiliser les opportunités.

• Commerciaux paramétrés (Administration → Setup → General → Sales Employees/Buyers), et chaque utilisateur commercial lié à son commercial.
• Cinq à sept étapes avec une sortie claire et un pourcentage de clôture convenu.
• Motifs, concurrents et sources d'information définis, chacun avec un responsable.
• Une règle : toute offre d'une opportunité est liée à sa ligne d'étape.
• Une règle : la date de clôture prévue et le montant potentiel sont mis à jour à chaque changement d'étape.
• Propriété des données décidée : qui voit et modifie les opportunités de qui.
• L'Opportunities Pipeline et la Stage Analysis à la réunion commerciale hebdomadaire, directement depuis B1 au lieu d'un tableur.

L'approche de KoonCRM.

KoonCRM, notre CRM léger pour les commerciaux sur SAP Business One, travaille sur les opportunités et étapes déjà présentes dans B1, via le Service Layer, sans base de données propre de clients ou d'opportunités. Le tableau du pipeline a une colonne par étape B1 avec nombre et montant ; faire glisser une carte ajoute la ligne d'étape dans B1, et Won ou Lost avec un motif y clôture l'opportunité. Une offre créée depuis une opportunité est liée à sa ligne d'étape, comme le fait B1, et une commande s'en copie en un clic. Ma journée affiche les relances, et deux règles créent des tâches dans B1 pour une opportunité restée inactive un nombre de jours défini ou une offre ouverte trop longtemps. La prévision montre le pipeline pondéré par commercial, par étape et par mois de clôture prévu, ainsi que les gagnées et perdues par motif. Il fonctionne aussi sur le téléphone, comme application installée depuis le navigateur.

KoonCRM ne modifie pas la source d'information, le secteur, le niveau d'intérêt, les concurrents ni les partenaires d'une opportunité ; ils restent dans le client B1. Il est en développement : toutes les fonctions sont construites et testées contre un B1 simulé, et la prochaine étape est le test sur un vrai SAP Business One et un pilote avec une première équipe commerciale. Il n'y a pas encore de prix ni de date ; la page KoonCRM dit exactement où il en est.

Sources : documentation d'aide de SAP Business One 10.0 (fenêtre Opportunity et ses onglets, Adding Opportunities, Defining Stages, Partners - Setup, Competitors - Setup, Closing and Deleting Opportunities, Opportunity Reports, Opportunities Pipeline, Dynamic Opportunity Analysis, Stage Analysis, My Open Opportunities, Activity: Linked Document) ; la référence de base de données de SAP Business One 10.0 (OOPR, OPR1, OOST) ; What's New in SAP Business One 10.0 FP 2602 (Web Client). SAP et SAP Business One sont des marques de SAP SE.