Verkoopkansen in SAP Business One: het venster Opportunity, fasen en slagingspercentages, gekoppelde offertes en de pijplijnrapporten

Waar kansen in B1 staan.

In SAP Business One 10.0 heet de module Opportunities en het venster Opportunity (Opportunities → Opportunity). Eén venster doet verkoop- en inkoopkansen; het veld Opportunity Type bepaalt welke. Een verkoopkans hoort bij een klant of lead, een inkoopkans bij een leverancier. B1 nummert elke kans, geeft hem de status Open en houdt hem open tot je hem op Won of Lost zet.

In de kop kies je de zakenpartner, en B1 vult de standaardcontactpersoon en de verkoper uit de stamgegevens van de zakenpartner in. De Owner is de verantwoordelijke medewerker; die kan per fase verschillen, en met de autorisaties voor data-eigendom (Data Ownership) beperk je wie wiens kansen ziet. De kop toont ook het Closing % van de laatste fase en verwijzingen naar de gekoppelde activiteiten en documenten. Hoe kansen naast leads, activiteiten en offertes in het grotere verkoopplaatje passen, staat in de gids over CRM in SAP Business One.

De tabbladen, één voor één.

• Potential. Predicted Closing In (dagen, weken of maanden) en de Predicted Closing Date; het Potential Amount, dat verplicht is; het Weighted Amount, dat B1 berekent als het potentiële bedrag maal het slagingspercentage van de laatste fase; Gross Profit %; en het Level of Interest en de interessegebieden, uit lijsten die je zelf aanlegt.
• General. Het BP-kanaal (een partner via wie de deal komt), het BP-project, opmerkingen, de Information Source (een beurs, een advertentie, een doorverwijzing) en de Industry.
• Stages. Eén regel per fase die de kans doorloopt, met datums, verkoper, percentage, bedrag, een gekoppeld document en activiteiten. Daarover hieronder meer.
• Partners. Zakenpartners die met je aan de deal werken, met hun relatie tot je bedrijf.
• Competitors. Wie er nog meedingen, hun dreigingsniveau en, als je verliest, wie er won.
• Summary. Won of Lost, het afsluitende document en de redenen. Attachments bevat offertes, tekeningen en verslagen.

Fasen en lijsten inrichten.

Leg vóór de eerste kans de fasen vast in Administration → Setup → Opportunities → Opportunity Stages. Elke fase krijgt een naam, een fasenummer voor de volgorde, en een Closing Percentage waarmee B1 de forecast weegt. Een fase die je niet meer wilt, krijgt het vinkje Cancelled en wordt niet meer aangeboden. In dezelfde Setup-map staan Partners, Competitors (met een dreigingsniveau laag, middel of hoog) en Relationships. Informatiebronnen, interesseniveaus, interessegebieden en de redenen voor winst of verlies leg je aan vanuit de keuzelijst zelf, met Define New.

• Vijf tot zeven fasen, elk met een herkenbaar eindpunt: "offerte verstuurd", niet "geïnteresseerd".
• Percentages afgestemd met de salesmanager, en eens per jaar getoetst aan wat echt gewonnen is; Stage Analysis laat zien hoe ver kansen kwamen.
• Weinig, korte redenen (elk tot 30 tekens), vastgelegd vóór de livegang, zodat het rapport Lost Opportunities iets zegt.
• Eén centrale lijst concurrenten, bijgehouden door één persoon; anders duikt dezelfde concurrent op in vijf spellingen.

Hoe fasen, activiteiten en offertes samenhangen.

Het tabblad Stages is de geschiedenis van de kans. Elke stap naar een volgende fase is een nieuwe regel, met een startdatum die niet vóór de sluitdatum van de vorige regel ligt; B1 neemt de gegevens van de vorige regel erin over. Je kunt elke fase kiezen, in elke volgorde. Het percentage komt uit de fase-inrichting en is per regel aan te passen, en het percentage van de laatste regel bepaalt het gewogen bedrag.

Op elke regel kun je een document koppelen: een Document Type (bij een verkoopkans een offerte, verkooporder, levering of verkoopfactuur) en het Doc. No. Kies je een nieuw document, dan biedt B1 aan het bedrag en de brutowinst, exclusief btw, in de kans over te nemen. Zo hoort een offerte bij een kans: via de faseregel, niet via een veld op de offerte. Show BPs Docs beperkt de lijst tot de documenten van de klant zelf. De knop Activities op een regel maakt een activiteit voor die fase, en die activiteit toont de kans als bron op haar tabblad Linked Document.

Afsluiten doe je op het tabblad Summary met Won of Lost. B1 stelt het document van de laatste fase voor (bij Won kun je een ander kiezen), je vult de redenen in, en B1 vraagt of de gekoppelde activiteiten dicht moeten. Na Update zijn de velden vergrendeld; om iets te wijzigen zet je de status terug op Open. Een kans verwijderen (Data → Remove) kan alleen zolang hij open is, en is niet terug te draaien.

De rapporten.

Alle kansrapporten staan onder Opportunities → Opportunities Reports, en ook in de module Reports.

• Opportunities Pipeline: open kansen per fase, met aantal, verwacht totaal en gewogen bedrag, als tabel en grafiek; te filteren op verkoper, fase, datums, documenten en slagingspercentage. Dynamic Opportunity Analysis toont dezelfde pijplijn als ballonnen, zo groot als het bedrag, die per fase opschuiven.
• Opportunities Forecast en Opportunities Forecast Over Time: de verwachte bedragen naar verwachte sluitdatum, per periode.
• Stage Analysis: hoeveel kansen elke fase bereikten en hoe lang ze daar bleven.
• Won Opportunities en Lost Opportunities, naar datum, verkoper en zakenpartner; Opportunity Statistics voor aantallen open, gewonnen en verloren; Information Source Distribution Over Time voor waar kansen vandaan komen.
• My Open Opportunities en My Closed Opportunities: per verkoper, zonder selectiecriteria. Ze werken alleen als de gebruiker aan zijn verkoper gekoppeld is, in Employee Master Data of in User Defaults.

De rapporten zijn zo goed als de gegevens erin. Een pijplijn met verwachte sluitdatums in het verleden en bedragen die niemand bijwerkte, telt nog steeds netjes op.

Wat verkopers missen.

• Onderweg. Het venster Opportunity is gemaakt voor een bureau. De Web Client heeft ook kansen en draait in een browser, en sinds FP 2602 kun je er bijlagen toevoegen met de camera van een telefoon; probeer het met je verkopers voordat je verder kijkt.
• Opvolging. Niets vertelt een verkoper dat een kans al drie weken stil ligt of dat de verwachte sluitdatum voorbij is. Een alert op een opgeslagen query kan dat, als iemand hem bouwt en onderhoudt; zie SQL-query's in SAP Business One.
• Fasewissels. Een fase verder is een nieuwe regel op een tabblad, met datums. In de praktijk slaan mensen het over, en het percentage blijft staan waar het stond.
• Discipline in de forecast. Een offerte die aan de faseregel hangt, houdt het bedrag goed; een losse offerte niet, en de forecast drijft af van wat er echt aangeboden is.
• Gewonnen en verloren zonder reden. Is de reden in de praktijk optioneel, dan toont Lost Opportunities aantallen maar geen lessen.

Checklist: voordat je met kansen werkt.

• Verkopers ingericht (Administration → Setup → General → Sales Employees/Buyers), en elke verkoopgebruiker aan zijn verkoper gekoppeld.
• Vijf tot zeven fasen met een duidelijk eindpunt en een afgesproken slagingspercentage.
• Redenen, concurrenten en informatiebronnen vastgelegd, elk met één beheerder.
• Een afspraak: elke offerte voor een kans hangt aan de faseregel.
• Een afspraak: verwachte sluitdatum en potentieel bedrag worden bij elke fasewissel bijgewerkt.
• Data-eigendom besloten: wie wiens kansen ziet en wijzigt.
• De Opportunities Pipeline en Stage Analysis in het wekelijkse verkoopoverleg, rechtstreeks uit B1 in plaats van een spreadsheet.

Hoe KoonCRM het aanpakt.

KoonCRM, onze lichte CRM voor verkopers op SAP Business One, werkt op de kansen en fasen die al in B1 staan, via de Service Layer, zonder eigen database met klanten of kansen. Het pijplijnbord heeft één kolom per B1-fase met aantal en bedrag; een kaart slepen voegt in B1 de faseregel toe, en Won of Lost met een reden sluit de kans daar af. Een offerte vanuit een kans hangt aan de faseregel, zoals B1 het doet, en een order kopieer je er in één klik uit. Mijn dag toont de opvolging, en twee opvolgregels maken taken in B1 voor een kans die een ingesteld aantal dagen stil ligt of een offerte die te lang openstaat. De forecast toont de gewogen pijplijn per verkoper, per fase en per verwachte sluitmaand, en gewonnen en verloren per reden. Het werkt ook op de telefoon, als app die je vanuit de browser installeert.

KoonCRM bewerkt de informatiebron, branche, interesseniveau, concurrenten en partners van een kans niet; die blijven in de B1-client. Het is in ontwikkeling: alle functies zijn gebouwd en getest tegen een gesimuleerde B1, en de volgende stap is de test op een echte SAP Business One en een pilot bij een eerste verkoopteam. Er is nog geen prijs en geen datum; de pagina over KoonCRM zegt precies waar het staat.

Bronnen: SAP Business One 10.0-helpdocumentatie (venster Opportunity en zijn tabbladen, Adding Opportunities, Defining Stages, Partners - Setup, Competitors - Setup, Closing and Deleting Opportunities, Opportunity Reports, Opportunities Pipeline, Dynamic Opportunity Analysis, Stage Analysis, My Open Opportunities, Activity: Linked Document); de databasereferentie van SAP Business One 10.0 (OOPR, OPR1, OOST); What's New in SAP Business One 10.0 FP 2602 (Web Client). SAP en SAP Business One zijn handelsmerken van SAP SE.