CRM en SAP Business One: lo que ya hace la parte de ventas, dónde se atasca un comercial y qué comprobar antes de añadir un CRM

Lo que B1 ya tiene para ventas.

• Los clientes y leads son el mismo tipo de registro: un interlocutor comercial con un tipo (cliente, lead o proveedor). Un lead pasa a ser cliente cambiando el tipo; el código se mantiene.
• Las personas de contacto están en el interlocutor comercial, con cargo, teléfonos y correo electrónico.
• Actividades: conversación, reunión, tarea, nota, correo electrónico, campaña u otra, con fecha y hora, prioridad, recordatorio, una marca de cerrada, un empleado de ventas y un vínculo a una oportunidad o un documento.
• Oportunidades de venta con etapas que configuras tú mismo, un porcentaje de cierre por etapa, un importe potencial, un importe ponderado que calcula el propio B1, una fecha de cierre prevista, y ganada o perdida con un motivo. Además, origen, sector y competidores.
• Las ofertas y pedidos son documentos de ventas normales. Copias un pedido desde una oferta; B1 traslada artículos, cantidades y precios y cierra las líneas de la oferta.
• Los empleados de ventas (código de empleado de ventas) van ligados a clientes, actividades y oportunidades, así que «mis clientes» es un filtro y no una administración aparte.
• Microsoft 365: B1 10.0 tiene una integración propia con el calendario y el correo de Outlook; una actividad puede llevar el id de un evento del calendario.

Es un conjunto completo de objetos. Lo que se queda corto es la superficie de trabajo a su alrededor.

Dónde se atasca un comercial.

• Un cliente, cinco ventanas. El interlocutor comercial, las personas de contacto, las actividades, las oportunidades, las ofertas y las facturas abiertas tienen cada uno su propia ventana. Saber cómo está un cliente significa abrirlas todas.
• «¿Qué tengo que hacer hoy?» Un resumen de tus seguimientos de todos los clientes requiere un filtro o una consulta, cada vez. Nadie lo construye para los comerciales.
• Todo es un formulario. Pasar una oportunidad de venta por las etapas significa abrirla y añadir una línea en la pestaña de etapas. El pipeline lo ves como lista o informe, no como un tablero en el que puedas arrastrar.
• La oferta no cuelga de la oportunidad. El vínculo está en una línea de la oportunidad (tipo y número de documento), no en un campo de la oferta. Una oferta puede existir sin que nadie actualice la oportunidad, y entonces el pipeline no sabe nada.
• En la calle. Fuera de la oficina, la mayoría de los comerciales recurren a los contactos y el correo de su móvil, y lo pasan a B1 más tarde. En ese «más tarde» es donde los datos se quedan fuera de B1.

Tres formas en que las empresas cubren el hueco.

1. La aplicación de B1, Outlook y una hoja de cálculo. Donde está la mayoría de las pequeñas empresas. El cliente está en B1, las citas en el calendario del comercial, las oportunidades en una lista de Excel que se actualiza cada lunes para la reunión. De las oportunidades, B1 sabe lo que alguien vuelve a teclear en un rato tranquilo.

2. Una suite de CRM con conector. HubSpot, Pipedrive o Salesforce, con un enlace a B1. Buenas herramientas, pero tienes dos sistemas que deben mantenerse iguales: clientes duplicados, un comercial que trabaja en el CRM mientras ventas internas trabaja en B1, y una oferta que no está bien en ninguno de los dos. Las grandes suites están hechas para organizaciones de ventas de cien personas, y tienen precios acordes.

3. Una superficie de trabajo sobre B1. No un segundo sistema, sino una pantalla que lee y escribe los objetos de B1: la ficha de cliente, el día, el tablero. Todo lo que hace el comercial es una actividad, oportunidad u oferta normal en B1. El comercial y el equipo de ventas interno ven lo mismo, porque solo hay un sitio donde vive.

Qué comprobar antes de elegir.

• ¿Dónde vive el cliente? ¿En un solo sitio, o en dos con una sincronización? Pregunta qué pasa cuando se modifica el mismo cliente en ambos lados y quién limpia los duplicados.
• ¿Qué escribe en B1? Actividades, oportunidades, leads, ofertas, pedidos: ¿a través del Service Layer o con SQL en la base de datos? Lo primero está soportado por SAP; lo segundo, no. Pregunta si crea campos y tablas propios en tu base de datos de B1.
• ¿Qué pasa cuando falla una escritura? B1 puede rechazar un documento o no estar disponible durante un rato. ¿El cambio sigue visible con el mensaje de error de B1 o desaparece? ¿Y un cambio tras un tiempo de espera agotado no llega dos veces?
• ¿Qué licencias necesitan tus comerciales? SAP licencia por usuario nominal, también para el acceso indirecto a través de un add-on. Pregunta a un proveedor cómo inicia sesión la conexión (un usuario técnico o un usuario por comercial) y comenta el resto con tu partner de B1. Consulta nuestra guía sobre licencias para usuarios de escáner y de apps.
• ¿Quién ve qué? ¿Un comercial ve solo sus propios clientes y oportunidades, y los clientes sin comercial que puede asumir? ¿Se aplica en el servidor o la pantalla solo oculta botones?
• Correo y calendario. B1 tiene su propia integración con Microsoft 365. Mira lo que hace antes de pagar por una segunda. Un botón de correo que prepara un borrador en tu propio programa de correo es sencillo y no exige nada a tu entorno de Microsoft; una conexión a través de Graph necesita un registro de aplicación por tu parte.
• Teléfono. ¿Es una web que funciona en el teléfono (instalada desde el navegador, sin tienda) o una app de una tienda? La primera se instala y actualiza más rápido; la segunda puede enviar notificaciones.
• SQL Server y HANA. Pregunta si se ha probado en ambos. Los filtros y las mayúsculas se comportan de forma algo distinta en el Service Layer.

Cómo lo enfoca KoonCRM.

KoonCRM es nuestra opción 3. Un CRM ligero para comerciales, construido sobre los clientes, oportunidades, actividades y ofertas que ya están en B1: una ficha de cliente 360, Mi día, un tablero de pipeline en el que arrastrar es un cambio de etapa en B1, conversión de leads en clientes, ofertas y pedidos desde una oportunidad, una pequeña previsión y un botón de correo para tu propio programa de correo. Todo pasa por el Service Layer; no hay base de datos de clientes propia, ni importación, ni sincronización. La base de datos propia solo guarda usuarios, ajustes, preferencias, un registro y la cola de escrituras que B1 no pudo recibir; la cola reintenta sola y muestra el mensaje de error de B1. KoonCRM inicia sesión en el Service Layer con un único usuario técnico de SAP; los comerciales inician sesión en KoonCRM y están vinculados a su código de empleado de ventas en B1. Tres roles fijos, aplicados en el servidor. Funciona en tu propio servidor y también como app en el teléfono. Está en desarrollo: todas las funciones están construidas y probadas contra un B1 simulado; el siguiente paso es la prueba en un B1 real y un piloto con un primer equipo de ventas, sin precio y sin fecha. La página del producto explica exactamente en qué punto está.

Fuentes: documentación de ayuda de SAP Business One (interlocutores comerciales, oportunidades de venta, actividades, documentos de ventas); la referencia de base de datos de SAP Business One 10.0 (OCRD, OCPR, OCLG, OOPR, OPR1, OOST, OSLP, OQUT, ORDR); el $metadata del Service Layer de SAP Business One 10.0 FP 2608 (BusinessPartners, Activities, SalesOpportunities, SalesStages, SalesPersons, Quotations, Orders); la guía del Service Layer de SAP; la License Guide 10.0 para la cuestión de las licencias.