Intercambio de palés en SAP Business One: envases retornables como artículos, líneas en entregas y devoluciones, y un saldo por socio de negocio

Lo que B1 tiene y lo que no.

Busca en la ayuda de SAP Business One 10.0 envases retornables, depósitos o una cuenta de palés y no encontrarás nada: B1 no tiene saldo de envases por socio de negocio ni un modelo de depósito. Lo que sí tiene son las piezas.

• Artículos sin stock. En Item Master Data (datos maestros de artículos) puedes desmarcar Inventory Item. Un artículo así puede ir en una entrega o factura con un precio, pero nunca mueve stock. Es la forma habitual de cobrar un depósito.
• Artículos con stock. Un artículo de inventario normal por tipo de envase, en un almacén o una ubicación propios, para que tus palés se cuenten como cualquier otro stock.
• Líneas negativas. B1 permite documentos con total negativo: facturas y abonos de clientes y proveedores, entregas, devoluciones de clientes, entradas de mercancías (goods receipt PO) y devoluciones a proveedores. Así que "dos palés salen, tres vuelven" cabe en una entrega. La ayuda añade una recomendación: dos documentos separados son más transparentes para la contabilidad.
• Tipos de paquete. Administration > Setup > Inventory > Package Types y el albarán de embalaje (packing slip) de una entrega describen cómo va empaquetado un envío. Es una descripción de los bultos, no stock ni saldo.

Hay dos modelos habituales, a menudo a la vez. Con el intercambio, el conductor se lleva tantos palés vacíos como se entregaron llenos, y lo que no se intercambia pasa a ser un saldo. Con el depósito, el envase se cobra en la factura y se abona cuando vuelve. Ambos se construyen con las piezas de arriba.

Opción 1: un artículo sin stock con un precio de depósito.

Crea un artículo por tipo de envase, por ejemplo EPAL para un europalé, con Inventory Item desmarcado y Sales Item y Purchasing Item marcados. Para un depósito, dale un precio en las listas de precios; para un intercambio puro, precio 0. En la entrega, los palés que salen son una línea con cantidad positiva y los que vuelven una línea con cantidad negativa. Al copiar la entrega a la factura de clientes, el depósito va con ella; una línea de intercambio queda en 0.

• A favor: rápido de configurar, sin stock que contar, sin ubicación, y el depósito llega a la factura sin trabajo extra.
• En contra: B1 no sabe cuántos palés tienes ni cuántos hay en el patio. El saldo por socio solo existe como consulta sobre los documentos.

Pregunta a tu asesor cómo se aplica el IVA a los depósitos antes de fijar el grupo de impuestos de estos artículos. Las reglas cambian según el país y no conocemos una respuesta que valga en todas partes.

Opción 2: un artículo de inventario en su propio almacén o ubicación.

Aquí el tipo de envase es un artículo de inventario normal, en un almacén de envases aparte o, en un almacén con ubicaciones, en una ubicación propia. Una entrega con palés que salen reduce ese stock; una línea negativa por palés que vuelven lo aumenta. Tus palés aparecen entonces en los informes de stock y en el recuento de inventario.

• A favor: ves tus propios envases como stock, contados y valorados como todo lo demás.
• En contra: cada contabilización necesita stock y, con ubicaciones, una ubicación. Si faltan palés o falta la ubicación, B1 rechaza el documento entero, mercancía incluida. Los palés también tienen un valor, así que cada movimiento contabiliza en las cuentas de existencias y de coste de tu determinación de cuentas de mayor.

Algunas empresas combinan las dos: un artículo sin stock para la línea en la entrega y la factura, y un artículo de inventario para los palés del patio, corregido con entradas y salidas de mercancías o un recuento. Da la mayor información y el mayor trabajo. Consulta la determinación de cuentas de mayor en SAP Business One para ver adónde van las contabilizaciones de la opción 2.

Un saldo por socio de negocio.

B1 no tiene cuenta de palés, así que el saldo es una suma sobre los documentos que llevan las líneas de envases. Para clientes: lo que salió en entregas menos lo que volvió en devoluciones. Para proveedores al revés: entradas de mercancías frente a devoluciones a proveedor. Las líneas negativas de una entrega cuentan con su signo, así que ya están compensadas.

Una consulta de usuario en el Query Manager lo resuelve. En SQL Server, la parte de clientes es así: SELECT T0.CardCode, SUM(T1.Quantity) FROM ODLN T0 JOIN DLN1 T1 ON T1.DocEntry = T0.DocEntry WHERE T1.ItemCode = 'EPAL' AND T0.CANCELED = 'N' GROUP BY T0.CardCode

Haz lo mismo con las devoluciones (ORDN y RDN1) y réstalo. CANCELED = 'N' deja fuera los documentos cancelados y los propios documentos de cancelación. En SAP HANA, pon los nombres de tablas y campos entre comillas dobles. Incluye cada tipo de documento que uses de verdad: si los palés también van en facturas sin entrega, añade OINV/INV1 y ORIN/RIN1. Más en consultas SQL en SAP Business One.

Un conductor que devuelve palés sin mercancía también necesita un documento: una devolución, o una entrega solo con las líneas de envases a precio 0. Sin documento, el saldo en B1 es incorrecto desde ese día.

Qué acordar con clientes y transportistas.

• Qué envases se intercambian y cuáles se cobran: europalés, palés de bloque, cajas, carros.
• El depósito por tipo, y si se abona entero o menos una tarifa.
• Qué es intercambiable: los palés dañados o sin marca a menudo se rechazan. Acordad quién lo decide, y que se decide en el muelle.
• Quién tiene el saldo cuando entrega un transportista: el cliente, o el transportista que se lleva los vacíos.
• Prueba: un vale de envases con las cantidades que salen y vuelven, firmado por el conductor. B1 no tiene campo de firma; guarda el vale en la pestaña Attachments del documento o en papel.
• Extractos: cada cuánto envías el saldo, y cuándo un saldo antiguo se liquida o se factura.

Lista de comprobación antes de empezar.

• Elige por tipo de envase: intercambio, depósito o ambos.
• Elige un artículo sin stock o de inventario; para los de inventario, un almacén o ubicación de envases y un stock inicial.
• Crea los artículos, con listas de precios para los depósitos y un grupo de impuestos que tu asesor haya confirmado.
• Decide qué documentos llevan envases: entregas, devoluciones, entradas de mercancías, devoluciones a proveedor, facturas.
• Decide cómo se contabiliza un intercambio suelto en el muelle.
• Registra el saldo inicial por socio, por ejemplo una entrega o devolución por socio en una fecha fija.
• Escribe y prueba la consulta del saldo, y dásela a ventas y al almacén.
• Pruébalo primero en una empresa de pruebas: una entrega con una línea negativa, la factura a partir de ella y el saldo después.

Cómo lo hace KoonScan.

KoonScan, nuestra app de escaneo, trabaja con la opción 1 o la 2, según lo que hayas configurado en B1, y no añade nada a la base de datos de SAP. El administrador vincula cada tipo de envase a un artículo de B1 existente, con o sin stock, y lo marca como intercambio o depósito. En una entrega, una recepción, una devolución o una venta en mostrador, el almacén indica por tipo cuántos salen y cuántos vuelven. KoonScan los contabiliza como líneas adicionales en el mismo documento de B1 a través del Service Layer: lo que vuelve en cantidad negativa, el intercambio a precio 0, el depósito al precio de la lista del socio. Un intercambio suelto en el muelle pasa a ser una entrega o entrada de mercancías solo con líneas de envases y sin factura. La pantalla muestra el saldo del socio, leído de los documentos de B1 con una consulta guardada.

Los límites: probamos el intercambio de palés contra nuestro SAP simulado, así que pruébalo primero en tu propia empresa de pruebas. No hay resumen de saldos ni extracto de todos los socios, ni registro del estado de los palés, del conductor o de una firma. Los artículos con lotes o números de serie no pueden ser un tipo de envase. Un artículo de inventario en un almacén con ubicaciones necesita una ubicación de envases, o B1 rechaza el documento; recomendamos un artículo sin stock. Si las tablas de documentos no están en la lista permitida del Service Layer para consultas, el saldo aparece como desconocido y la contabilización sigue funcionando. El IVA de los depósitos sigue siendo una pregunta para tu asesor.

Fuentes: la documentación de ayuda de SAP Business One 10.0 (Item Master Data, Creating Sales and Purchasing Documents with Negative Totals, Package Types - Setup, Creating and Printing Packing Slips, Sales Document: Attachments Tab, Query Manager); la referencia de base de datos de SAP Business One 10.0 (OITM, ODLN/DLN1, ORDN/RDN1, OPDN/PDN1, ORPD/RPD1, OINV/INV1, ORIN/RIN1); la documentación de KoonScan. SAP y SAP Business One son marcas comerciales de SAP SE.