Échange de palettes dans SAP Business One : les emballages consignés comme articles, des lignes sur livraisons et retours, et un solde par partenaire

Ce que B1 a, et ce qu'il n'a pas.

Cherchez dans l'aide de SAP Business One 10.0 les emballages consignés, la consigne ou un compte palettes : vous ne trouverez rien. B1 n'a ni solde d'emballages par partenaire ni modèle de consigne. Ce qu'il a, ce sont les briques.

• Articles sans stock. Dans Item Master Data (données de base article), vous pouvez décocher Inventory Item. Un tel article peut figurer avec un prix sur une livraison ou une facture, mais ne mouvemente jamais le stock. C'est la façon habituelle de facturer une consigne.
• Articles avec stock. Un article stocké ordinaire par type d'emballage, dans un entrepôt ou un emplacement à part, pour que vos propres palettes soient comptées comme tout autre stock.
• Lignes négatives. B1 accepte des documents au total négatif : factures et avoirs clients et fournisseurs, livraisons, retours clients, réceptions de marchandises (goods receipt PO) et retours fournisseurs. « Deux palettes parties, trois revenues » tient donc sur une seule livraison. L'aide ajoute une recommandation : deux documents séparés sont plus transparents en comptabilité.
• Types de colis. Administration > Setup > Inventory > Package Types et la liste de colisage (packing slip) d'une livraison décrivent comment un envoi est emballé. C'est une description des colis, pas du stock ni un solde.

Deux modèles sont courants, souvent côte à côte. Avec l'échange, le chauffeur reprend autant de palettes vides qu'il en a été livré de pleines, et ce qui n'est pas échangé devient un solde. Avec la consigne, l'emballage est facturé et crédité à son retour. Les deux se construisent avec les briques ci-dessus.

Option 1 : un article non stocké avec un prix de consigne.

Créez un article par type d'emballage, par exemple EPAL pour une palette Europe, avec Inventory Item décoché et Sales Item et Purchasing Item cochés. Pour une consigne, donnez-lui un prix dans les listes de prix ; pour un échange pur, prix 0. Sur la livraison, les palettes qui partent sont une ligne en quantité positive et celles qui reviennent une ligne en quantité négative. Quand la livraison est copiée vers la facture client, la consigne suit ; une ligne d'échange reste à 0.

• Pour : vite paramétré, pas de stock à compter, pas d'emplacement, et la consigne arrive sur la facture sans travail en plus.
• Contre : B1 ne sait pas combien de palettes vous possédez ni combien sont sur le site. Le solde par partenaire n'existe que comme requête sur les documents.

Demandez à votre expert-comptable comment la TVA s'applique aux consignes avant de fixer le groupe de taxe de ces articles. Les règles diffèrent selon les pays, et nous ne connaissons pas de réponse valable partout.

Option 2 : un article stocké dans son propre entrepôt ou emplacement.

Ici le type d'emballage est un article stocké ordinaire, dans un entrepôt d'emballages à part ou, dans un entrepôt avec emplacements, sur un emplacement dédié. Une livraison avec des palettes qui partent baisse ce stock ; une ligne négative pour les palettes qui reviennent l'augmente. Vos palettes apparaissent alors dans les états de stock et dans l'inventaire.

• Pour : vous voyez vos emballages comme du stock, comptés et valorisés comme le reste.
• Contre : chaque comptabilisation demande du stock et, avec des emplacements, un emplacement. S'il manque des palettes ou l'emplacement, B1 refuse tout le document, marchandises comprises. Les palettes ont aussi une valeur : chaque mouvement passe sur les comptes de stock et de coût de votre détermination des comptes généraux.

Certaines entreprises combinent les deux : un article non stocké pour la ligne sur la livraison et la facture, et un article stocké pour les palettes sur le site, corrigé par des entrées et sorties de marchandises ou un comptage. C'est le plus d'information, et le plus de travail. Voir la détermination des comptes généraux dans SAP Business One pour savoir où vont les écritures de l'option 2.

Un solde par partenaire.

B1 n'a pas de compte palettes : le solde est donc une somme sur les documents qui portent les lignes d'emballage. Pour les clients : ce qui est parti sur les livraisons moins ce qui est revenu sur les retours. Pour les fournisseurs, l'inverse : réceptions de marchandises contre retours fournisseurs. Les lignes négatives d'une livraison comptent avec leur signe, elles sont donc déjà compensées.

Une requête utilisateur dans le Query Manager s'en charge. Sur SQL Server, le côté clients ressemble à ceci : SELECT T0.CardCode, SUM(T1.Quantity) FROM ODLN T0 JOIN DLN1 T1 ON T1.DocEntry = T0.DocEntry WHERE T1.ItemCode = 'EPAL' AND T0.CANCELED = 'N' GROUP BY T0.CardCode

Faites de même pour les retours clients (ORDN et RDN1) et soustrayez. CANCELED = 'N' écarte les documents annulés et les documents d'annulation eux-mêmes. Sur SAP HANA, mettez les noms de tables et de champs entre guillemets doubles. Prenez chaque type de document que vous utilisez vraiment : si des palettes figurent aussi sur des factures sans livraison, ajoutez OINV/INV1 et ORIN/RIN1. Plus de détails dans les requêtes SQL dans SAP Business One.

Un chauffeur qui rapporte des palettes sans marchandise a quand même besoin d'un document : un retour client, ou une livraison avec seulement les lignes d'emballage à prix 0. Sans document, le solde dans B1 est faux à partir de ce jour.

Ce qu'il faut convenir avec les clients et les transporteurs.

• Quels emballages sont échangés et lesquels sont facturés : palettes Europe, palettes à blocs, caisses, rolls.
• La consigne par type, et si elle est créditée en entier ou moins des frais.
• Ce qui est échangeable : les palettes abîmées ou non marquées sont souvent refusées. Convenez de qui décide, et que cela se décide au quai.
• Qui porte le solde quand un transporteur livre : le client, ou le transporteur qui reprend les vides.
• Preuve : un bon d'emballage avec les quantités parties et revenues, signé par le chauffeur. B1 n'a pas de champ de signature ; conservez le bon dans l'onglet Attachments du document ou sur papier.
• Relevés : à quelle fréquence vous envoyez le solde, et quand un ancien solde est réglé ou facturé.

Liste de contrôle avant de commencer.

• Choisissez par type d'emballage : échange, consigne ou les deux.
• Choisissez un article non stocké ou stocké ; pour un article stocké, un entrepôt ou emplacement d'emballages et un stock d'ouverture.
• Créez les articles, avec des listes de prix pour les consignes et un groupe de taxe confirmé par votre expert-comptable.
• Décidez quels documents portent les emballages : livraisons, retours clients, réceptions, retours fournisseurs, factures.
• Décidez comment un échange isolé au quai est comptabilisé.
• Saisissez le solde d'ouverture par partenaire, par exemple une livraison ou un retour par partenaire à une date fixe.
• Écrivez et testez la requête de solde, et donnez-la aux ventes et à l'entrepôt.
• Essayez d'abord dans une société de test : une livraison avec une ligne négative, la facture qui en découle, et le solde ensuite.

Comment KoonScan s'y prend.

KoonScan, notre application de scan, fonctionne avec l'option 1 ou 2, selon votre paramétrage dans B1, et n'ajoute rien à la base de données SAP. L'administrateur relie chaque type d'emballage à un article B1 existant, stocké ou non, et le marque en échange ou en consigne. Sur une livraison, une réception, un retour ou une vente au comptoir, l'entrepôt saisit par type combien partent et combien reviennent. KoonScan les comptabilise comme lignes supplémentaires sur le même document B1 via le Service Layer : les retours en quantité négative, l'échange à prix 0, la consigne au prix de la liste de prix du partenaire. Un échange isolé au quai devient une livraison ou une réception avec seulement des lignes d'emballage et sans facture. L'écran affiche le solde du partenaire, lu dans les documents B1 par une requête enregistrée.

Les limites : nous avons testé l'échange de palettes contre notre SAP simulé, essayez-le donc d'abord dans votre propre société de test. Il n'y a ni vue des soldes ni relevé pour tous les partenaires, ni saisie de l'état des palettes, du chauffeur ou d'une signature. Les articles gérés par lots ou numéros de série ne peuvent pas être un type d'emballage. Un article stocké dans un entrepôt avec emplacements demande un emplacement d'emballages, sinon B1 refuse le document ; nous conseillons un article non stocké. Si les tables de documents ne figurent pas sur la liste autorisée du Service Layer pour les requêtes, le solde s'affiche comme inconnu et la comptabilisation fonctionne quand même. La TVA sur les consignes reste une question pour votre expert-comptable.

Sources : la documentation d'aide de SAP Business One 10.0 (Item Master Data, Creating Sales and Purchasing Documents with Negative Totals, Package Types - Setup, Creating and Printing Packing Slips, Sales Document: Attachments Tab, Query Manager) ; la référence de la base de données de SAP Business One 10.0 (OITM, ODLN/DLN1, ORDN/RDN1, OPDN/PDN1, ORPD/RPD1, OINV/INV1, ORIN/RIN1) ; la documentation de KoonScan. SAP et SAP Business One sont des marques de SAP SE.