Palettentausch in SAP Business One: Leergut als Artikel, Zeilen auf Lieferungen und Retouren und ein Saldo pro Geschäftspartner

Was B1 hat und was nicht.

Suchen Sie in der Hilfe von SAP Business One 10.0 nach Leergut, Pfand oder einem Palettenkonto, finden Sie nichts: B1 kennt keinen Leergutsaldo pro Geschäftspartner und kein Pfandmodell. Was es hat, sind die Bausteine.

• Artikel ohne Bestand. In Item Master Data (Artikelstammdaten) können Sie Inventory Item abwählen. Ein solcher Artikel kann mit einem Preis auf einer Lieferung oder Rechnung stehen, bewegt aber nie Bestand. Das ist der übliche Weg, Pfand zu berechnen.
• Artikel mit Bestand. Ein gewöhnlicher Lagerartikel je Leergutart, in einem eigenen Lager oder auf einem eigenen Lagerplatz, sodass Ihre eigenen Paletten wie jeder andere Bestand gezählt werden.
• Negative Zeilen. B1 erlaubt Belege mit negativer Summe: Ausgangs- und Eingangsrechnungen und Gutschriften, Lieferungen, Kundenretouren, Wareneingänge (Goods Receipt PO) und Warenrücksendungen. "Zwei Paletten raus, drei zurück" passt also auf eine Lieferung. Die Hilfe gibt eine Empfehlung dazu: zwei getrennte Belege sind in der Buchhaltung transparenter.
• Packstückarten. Administration > Setup > Inventory > Package Types und der Packschein (Packing Slip) auf einer Lieferung beschreiben, wie eine Sendung verpackt ist. Das ist eine Beschreibung der Packstücke, kein Bestand und kein Saldo.

Zwei Modelle sind üblich, oft nebeneinander. Beim Tausch nimmt der Fahrer so viele leere Paletten zurück, wie voll geliefert wurden, und was nicht getauscht wird, wird zum Saldo. Beim Pfand steht das Leergut auf der Rechnung und wird gutgeschrieben, wenn es zurückkommt. Beides bauen Sie aus den Bausteinen oben.

Option 1: ein Artikel ohne Bestand mit einem Pfandpreis.

Legen Sie je Leergutart einen Artikel an, zum Beispiel EPAL für eine Europalette, mit abgewähltem Inventory Item und ausgewähltem Sales Item und Purchasing Item. Für Pfand geben Sie ihm einen Preis in den Preislisten; für reinen Tausch Preis 0. Auf der Lieferung sind die Paletten, die hinausgehen, eine Zeile mit positiver Menge, die zurückkommenden eine Zeile mit negativer Menge. Wird die Lieferung in die Ausgangsrechnung kopiert, geht das Pfand mit; eine Tauschzeile steht auf 0.

• Dafür: schnell eingerichtet, kein Bestand zu zählen, kein Lagerplatz nötig, und das Pfand kommt ohne Mehrarbeit auf die Rechnung.
• Dagegen: B1 weiß nicht, wie viele Paletten Sie besitzen oder auf dem Hof haben. Den Saldo pro Geschäftspartner gibt es nur als Abfrage über die Belege.

Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie die Umsatzsteuer auf Pfand anzuwenden ist, bevor Sie die Steuergruppe dieser Artikel festlegen. Die Regeln unterscheiden sich je Land, und wir kennen keine Antwort, die überall gilt.

Option 2: ein Lagerartikel in einem eigenen Lager oder auf einem eigenen Lagerplatz.

Hier ist die Leergutart ein gewöhnlicher Lagerartikel, in einem eigenen Leergutlager oder, in einem Lager mit Lagerplätzen, auf einem eigenen Platz. Eine Lieferung mit ausgehenden Paletten senkt diesen Bestand; eine negative Zeile für zurückkommende Paletten erhöht ihn. Ihre eigenen Paletten stehen dann in den Bestandsberichten und in der Inventur.

• Dafür: Sie sehen Ihr eigenes Leergut als Bestand, gezählt und bewertet wie alles andere.
• Dagegen: jede Buchung braucht Bestand und, mit Lagerplätzen, einen Platz. Fehlen Paletten oder der Platz, lehnt B1 den ganzen Beleg ab, die Ware eingeschlossen. Die Paletten haben auch einen Wert, also bucht jede Bewegung auf die Bestands- und Kostenkonten aus Ihrer Sachkontenfindung.

Manche Unternehmen kombinieren beides: einen Artikel ohne Bestand für die Zeile auf Lieferung und Rechnung und einen Lagerartikel für die Paletten auf dem Hof, korrigiert mit Wareneingängen und Warenausgängen oder einer Zählung. Das gibt die meiste Information und die meiste Arbeit. Wohin die Buchungen von Option 2 gehen, steht in Sachkontenfindung in SAP Business One.

Ein Saldo pro Geschäftspartner.

B1 hat kein Palettenkonto, also ist der Saldo eine Summe über die Belege mit den Leergutzeilen. Für Kunden: was auf Lieferungen hinausging, minus was auf Kundenretouren zurückkam. Für Lieferanten umgekehrt: Wareneingänge gegen Warenrücksendungen. Negative Zeilen auf einer Lieferung zählen mit ihrem Vorzeichen, sind also schon verrechnet.

Eine eigene Abfrage im Query Manager erledigt das. Auf SQL Server sieht die Kundenseite so aus: SELECT T0.CardCode, SUM(T1.Quantity) FROM ODLN T0 JOIN DLN1 T1 ON T1.DocEntry = T0.DocEntry WHERE T1.ItemCode = 'EPAL' AND T0.CANCELED = 'N' GROUP BY T0.CardCode

Machen Sie dasselbe für Kundenretouren (ORDN und RDN1) und ziehen Sie es ab. CANCELED = 'N' lässt stornierte Belege und die Stornobelege selbst weg. Auf SAP HANA setzen Sie Tabellen- und Feldnamen in doppelte Anführungszeichen. Nehmen Sie jede Belegart auf, die Sie wirklich nutzen: Gehen Paletten auch auf Ausgangsrechnungen ohne Lieferung, ergänzen Sie OINV/INV1 und ORIN/RIN1. Mehr in SQL-Abfragen in SAP Business One.

Ein Fahrer, der Paletten ohne Ware zurückbringt, braucht trotzdem einen Beleg: eine Kundenretoure oder eine Lieferung nur mit den Leergutzeilen zum Preis 0. Ohne Beleg stimmt der Saldo in B1 ab diesem Tag nicht mehr.

Was Sie mit Kunden und Spediteuren vereinbaren.

• Welches Leergut getauscht und welches berechnet wird: Europaletten, Blockpaletten, Kisten, Rollcontainer.
• Das Pfand je Art und ob es voll oder abzüglich einer Gebühr gutgeschrieben wird.
• Was tauschfähig ist: beschädigte oder unmarkierte Paletten werden oft abgelehnt. Vereinbaren Sie, wer entscheidet, und dass an der Rampe entschieden wird.
• Wer den Saldo trägt, wenn ein Spediteur liefert: der Kunde oder der Spediteur, der das Leergut mitnimmt.
• Nachweis: ein Leergutschein mit den Mengen hinaus und zurück, vom Fahrer unterschrieben. B1 hat kein Unterschriftsfeld; legen Sie den Schein auf der Registerkarte Attachments des Belegs ab oder auf Papier.
• Auszüge: wie oft Sie den Saldo senden und wann ein alter Saldo ausgeglichen oder berechnet wird.

Checkliste vor dem Start.

• Wählen Sie je Leergutart: Tausch, Pfand oder beides.
• Wählen Sie einen Artikel ohne oder mit Bestand; bei Lagerartikeln ein Leergutlager oder einen Leergutplatz und einen Anfangsbestand.
• Legen Sie die Artikel an, mit Preislisten für Pfand und einer Steuergruppe, die Ihr Steuerberater bestätigt hat.
• Legen Sie fest, welche Belege Leergut tragen: Lieferungen, Kundenretouren, Wareneingänge, Warenrücksendungen, Rechnungen.
• Legen Sie fest, wie ein Tausch an der Rampe ohne Ware gebucht wird.
• Buchen Sie den Anfangssaldo pro Geschäftspartner, zum Beispiel eine Lieferung oder Retoure pro Partner zu einem festen Datum.
• Schreiben und testen Sie die Saldo-Abfrage und geben Sie sie dem Verkauf und dem Lager.
• Probieren Sie es zuerst in einer Testfirma aus: eine Lieferung mit negativer Zeile, die Rechnung daraus und den Saldo danach.

Wie KoonScan es macht.

KoonScan, unsere Scanner-App, arbeitet mit Option 1 oder 2, je nachdem, was Sie in B1 eingerichtet haben, und fügt der SAP-Datenbank nichts hinzu. Der Administrator verknüpft jede Leergutart mit einem vorhandenen B1-Artikel, mit oder ohne Bestand, und wählt Tausch oder Pfand. Bei einer Lieferung, einem Wareneingang, einer Retoure oder einem Thekenverkauf gibt das Lager je Art ein, wie viele hinausgehen und wie viele zurückkommen. KoonScan bucht sie über den Service Layer als zusätzliche Zeilen auf denselben B1-Beleg: zurück als negative Menge, Tausch zum Preis 0, Pfand zum Preis aus der Preisliste des Partners. Ein Tausch an der Rampe ohne Ware wird eine Lieferung oder ein Wareneingang nur mit Leergutzeilen und ohne Rechnung. Der Bildschirm zeigt den Saldo des Partners, mit einer gespeicherten Abfrage aus den B1-Belegen gelesen.

Die Grenzen: Wir haben den Palettentausch gegen unser nachgebautes SAP getestet; probieren Sie ihn also zuerst in Ihrer eigenen Testfirma aus. Es gibt keine Saldenübersicht und keinen Auszug über alle Partner und keine Erfassung von Palettenzustand, Fahrer oder Unterschrift. Artikel mit Chargen oder Seriennummern können keine Leergutart sein. Ein Lagerartikel in einem Lager mit Lagerplätzen braucht einen Leergutplatz, sonst lehnt B1 den Beleg ab; wir empfehlen einen Artikel ohne Bestand. Stehen die Belegtabellen nicht auf der Freigabeliste des Service Layer für Abfragen, zeigt der Saldo 'unbekannt', und das Buchen funktioniert weiter. Die Umsatzsteuer auf Pfand bleibt eine Frage für Ihren Steuerberater.

Quellen: die Hilfedokumentation von SAP Business One 10.0 (Item Master Data, Creating Sales and Purchasing Documents with Negative Totals, Package Types - Setup, Creating and Printing Packing Slips, Sales Document: Attachments Tab, Query Manager); die Datenbankreferenz von SAP Business One 10.0 (OITM, ODLN/DLN1, ORDN/RDN1, OPDN/PDN1, ORPD/RPD1, OINV/INV1, ORIN/RIN1); die Dokumentation von KoonScan. SAP und SAP Business One sind Marken der SAP SE.