Palletruil in SAP Business One: emballage als artikel, regels op leveringen en retouren, en een saldo per relatie

Wat B1 heeft, en wat niet.

Zoek in de help van SAP Business One 10.0 op emballage, statiegeld of een palletrekening en je vindt niets: B1 kent geen emballagesaldo per relatie en geen statiegeldmodel. Wat het wel heeft, zijn de bouwstenen.

• Artikelen zonder voorraad. In Item Master Data (artikelstamgegevens) kun je Inventory Item uitvinken. Zo'n artikel kan met een prijs op een levering of factuur staan, maar verandert nooit de voorraad. Dit is de gebruikelijke manier om statiegeld te rekenen.
• Artikelen met voorraad. Een gewoon voorraadartikel per emballagesoort, in een eigen magazijn of op een eigen locatie, zodat je eigen pallets geteld worden zoals alle andere voorraad.
• Negatieve regels. B1 staat documenten met een negatief totaal toe: verkoop- en inkoopfacturen en creditnota's, leveringen, retouren van klanten, goederenontvangsten (goods receipt PO) en goederenretouren. "Twee pallets mee, drie terug" past dus op één levering. De help geeft er een advies bij: twee aparte documenten zijn duidelijker voor de boekhouding.
• Pakketsoorten. Administration > Setup > Inventory > Package Types en de pakbon (packing slip) op een levering beschrijven hoe een zending is ingepakt. Dat is een beschrijving van de colli, geen voorraad en geen saldo.

Twee modellen komen veel voor, vaak naast elkaar. Bij ruil neemt de chauffeur evenveel lege pallets mee terug als er vol zijn afgeleverd, en wat niet geruild wordt, wordt een saldo. Bij statiegeld staat de emballage op de factuur en wordt ze gecrediteerd als ze terugkomt. Beide bouw je met de bouwstenen hierboven.

Optie 1: een artikel zonder voorraad met een statiegeldprijs.

Maak per emballagesoort één artikel aan, bijvoorbeeld EPAL voor een europallet, met Inventory Item uit en Sales Item en Purchasing Item aan. Voor statiegeld geef je het een prijs in de prijslijsten; voor zuivere ruil prijs 0. Op de levering zijn de pallets die meegaan een regel met een positief aantal, en de pallets die terugkomen een regel met een negatief aantal. Kopieer je de levering naar de verkoopfactuur, dan gaat het statiegeld mee; een ruilregel staat op 0.

• Voor: snel ingericht, geen voorraad om te tellen, geen locatie nodig, en het statiegeld komt zonder extra werk op de factuur.
• Tegen: B1 weet niet hoeveel pallets je bezit of op het terrein hebt staan. Het saldo per relatie bestaat alleen als query over de documenten.

Vraag je boekhouder hoe de btw op statiegeld werkt voordat je de btw-groep op deze artikelen zet. De regels verschillen per land, en we kennen geen antwoord dat overal geldt.

Optie 2: een voorraadartikel in een eigen magazijn of op een eigen locatie.

Hier is de emballagesoort een gewoon voorraadartikel, in een apart emballagemagazijn of, in een magazijn met locaties, op een eigen locatie. Een levering met pallets die meegaan verlaagt die voorraad; een negatieve regel voor pallets die terugkomen verhoogt hem. Je eigen pallets staan dan in de voorraadrapporten en in een voorraadtelling.

• Voor: je ziet je eigen emballage als voorraad, geteld en gewaardeerd zoals al het andere.
• Tegen: elke boeking vraagt voorraad en, met locaties, een locatie. Zijn er te weinig pallets of ontbreekt de locatie, dan weigert B1 het hele document, de goederen ook. De pallets hebben ook een waarde, dus elke beweging boekt op de voorraad- en kostenrekeningen uit je grootboekrekeningbepaling.

Sommige bedrijven combineren de twee: een artikel zonder voorraad voor de regel op levering en factuur, en een voorraadartikel voor de pallets op het terrein, bijgewerkt met ontvangsten en uitgiftes of een telling. Dat geeft de meeste informatie, en het meeste werk. Zie grootboekrekeningbepaling in SAP Business One voor waar de boekingen van optie 2 terechtkomen.

Een saldo per relatie.

B1 heeft geen palletrekening, dus het saldo is een optelling over de documenten met de emballageregels. Voor klanten: wat er op leveringen uitging, min wat er op retouren terugkwam. Voor leveranciers andersom: goederenontvangsten tegenover goederenretouren. Negatieve regels op een levering tellen met hun teken mee, dus die zijn al verrekend.

Een eigen query in de Query Manager doet dit. Op SQL Server ziet de klantkant er zo uit: SELECT T0.CardCode, SUM(T1.Quantity) FROM ODLN T0 JOIN DLN1 T1 ON T1.DocEntry = T0.DocEntry WHERE T1.ItemCode = 'EPAL' AND T0.CANCELED = 'N' GROUP BY T0.CardCode

Doe hetzelfde voor retouren (ORDN en RDN1) en trek het af. CANCELED = 'N' laat geannuleerde documenten en de annuleringsdocumenten zelf weg. Op SAP HANA zet je de tabel- en veldnamen tussen dubbele aanhalingstekens. Neem elke documentsoort mee die je echt gebruikt: gaan pallets ook op verkoopfacturen zonder levering, voeg dan OINV/INV1 en ORIN/RIN1 toe. Meer in SQL-query's in SAP Business One.

Een chauffeur die pallets terugbrengt zonder goederen heeft toch een document nodig: een retour, of een levering met alleen de emballageregels tegen prijs 0. Zonder document klopt het saldo in B1 vanaf die dag niet meer.

Wat je afspreekt met klanten en vervoerders.

• Welke emballage geruild wordt en welke wordt doorberekend: europallets, blokpallets, kratten, rolcontainers.
• Het statiegeld per soort, en of het volledig wordt gecrediteerd of min een vergoeding.
• Wat ruilbaar is: beschadigde of ongemerkte pallets worden vaak geweigerd. Spreek af wie dat beslist, en dat het aan de deur beslist wordt.
• Wie het saldo heeft als een vervoerder levert: de klant, of de vervoerder die de lege pallets meeneemt.
• Bewijs: een emballagebon met de aantallen mee en terug, getekend door de chauffeur. B1 heeft geen veld voor een handtekening; bewaar de bon op het tabblad Attachments van het document of op papier.
• Afschriften: hoe vaak je het saldo stuurt, en wanneer een oud saldo wordt verrekend of gefactureerd.

Checklist voordat je begint.

• Kies per emballagesoort: ruil, statiegeld of allebei.
• Kies een artikel zonder of met voorraad; bij voorraadartikelen een emballagemagazijn of -locatie en een beginvoorraad.
• Maak de artikelen aan, met prijslijsten voor statiegeld en een btw-groep die je boekhouder heeft bevestigd.
• Bepaal welke documenten emballage dragen: leveringen, retouren, goederenontvangsten, goederenretouren, facturen.
• Bepaal hoe een losse ruil aan de deur wordt geboekt.
• Boek het beginsaldo per relatie, bijvoorbeeld één levering of retour per relatie op een vaste datum.
• Schrijf en test de saldoquery, en geef hem aan verkoop en het magazijn.
• Probeer het eerst in een testbedrijf: een levering met een negatieve regel, de factuur daaruit, en het saldo daarna.

Hoe KoonScan het doet.

KoonScan, onze scanner-app, werkt met optie 1 of 2, wat je in B1 hebt ingericht, en voegt niets toe aan de SAP-database. De beheerder koppelt elke emballagesoort aan een bestaand B1-artikel, met of zonder voorraad, en kiest ruil of statiegeld. Bij een levering, ontvangst, retour of verkoop aan de balie vult het magazijn per soort in hoeveel er meegaan en hoeveel er terugkomen. KoonScan boekt die als extra regels op hetzelfde B1-document via de Service Layer: terug als negatief aantal, ruil tegen prijs 0, statiegeld tegen de prijs uit de prijslijst van de relatie. Een losse ruil aan de deur wordt een levering of goederenontvangst met alleen emballageregels en zonder factuur. Het scherm toont het saldo van de relatie, gelezen uit de B1-documenten met een opgeslagen query.

De grenzen: we hebben de palletruil getest tegen onze nagebouwde SAP, dus probeer het eerst in je eigen testbedrijf. Er is geen saldo-overzicht of afschrift over alle relaties, en geen vastlegging van de staat van de pallets, de chauffeur of een handtekening. Artikelen met batches of serienummers kunnen geen emballagesoort zijn. Een voorraadartikel in een magazijn met locaties heeft een emballagelocatie nodig, anders weigert B1 het document; we raden een artikel zonder voorraad aan. Staan de documenttabellen niet op de toegestane lijst van de Service Layer voor query's, dan toont het saldo 'onbekend' en werkt boeken gewoon. De btw op statiegeld blijft een vraag voor je boekhouder.

Bronnen: SAP Business One 10.0-helpdocumentatie (Item Master Data, Creating Sales and Purchasing Documents with Negative Totals, Package Types - Setup, Creating and Printing Packing Slips, Sales Document: Attachments Tab, Query Manager); de databasereferentie van SAP Business One 10.0 (OITM, ODLN/DLN1, ORDN/RDN1, OPDN/PDN1, ORPD/RPD1, OINV/INV1, ORIN/RIN1); de documentatie van KoonScan. SAP en SAP Business One zijn handelsmerken van SAP SE.