Determinación de cuentas en SAP Business One: de dónde saca cada asiento su cuenta, qué contabilizan los documentos principales y cómo rastrear una errónea

Qué es la determinación de cuentas.

Todo documento de SAP Business One que lleva un importe genera su propio asiento. El usuario elige un cliente, un artículo y una cantidad; B1 elige las cuentas. Las cuentas por defecto están en una sola ventana, Administration > Setup > Financials > G/L Account Determination, con seis pestañas:

• Sales: las cuentas asociadas de clientes (nacional, extranjero, UE), la cuenta de ingresos y la de abonos de ventas, descuento por pronto pago, compensación de anticipos, diferencias de cambio y las cuentas de sobrepago e infrapago en los cobros.
• Purchasing: la imagen especular para proveedores: cuentas asociadas de proveedores, la cuenta de gastos y la de abonos de compras, transferencia bancaria, descuento por pronto pago, compensación de anticipos y una cuenta de desviación para abonos de proveedores basados en facturas con precio o portes modificados.
• General: cuentas que no pertenecen a un documento concreto, como la cuenta de redondeo, la de diferencias de conciliación, la de cierre de período y los gastos bancarios.
• Inventory: las cuentas que usan los asientos de stock: existencias, coste de ventas, cuenta puente de entradas (allocation), desviación (variance), diferencias de precio, ajuste de stock negativo, contrapartidas de aumento y disminución, devoluciones de ventas, compensación de mercancías, revalorización (G/L increase y decrease), WIP y otras.
• Resources y WIP Mapping: cuentas para recursos en producción y la correspondencia entre cuentas de trabajo en curso. Solo importa si usas producción.

Algunas de estas cuentas son definitivas. Otras, sobre todo en la pestaña Inventory, son solo los valores por defecto que copian los almacenes, grupos de artículos y artículos nuevos. Qué cuenta usa realmente un asiento depende del siguiente ajuste.

De dónde saca un artículo sus cuentas.

En los asientos de artículos, B1 mira primero el artículo. El campo Set G/L Accounts By tiene tres valores:

• Warehouse: las cuentas de la pestaña Accounting de Warehouses - Setup (Administration > Setup > Inventory > Warehouses). Un artículo del almacén 01 contabiliza en las cuentas del almacén 01.
• Item Group: las cuentas de la pestaña Accounting de Item Groups - Setup (Administration > Setup > Inventory > Item Groups).
• Item Level: cuentas indicadas en el propio artículo, en la pestaña Inventory Data de Item Master Data.

El valor por defecto de la empresa está en Administration > System Initialization > General Settings, pestaña Inventory, subpestaña Items. Solo se aplica a los artículos que crees después del cambio; los existentes conservan su propio valor. Los almacenes y grupos nuevos toman sus cuentas de la pestaña Inventory de G/L Account Determination, así que cambiar esa pestaña más tarde no afecta a los almacenes y grupos que ya existen.

La pestaña Accounting de un almacén contiene algo más que cuentas de existencias: también una cuenta de ingresos y una de gastos, así que la fuente que usa un artículo decide también dónde caen sus ventas. En el lado del interlocutor comercial funciona distinto: un cliente o proveedor contabiliza en su cuenta asociada, que viene de la pestaña Sales o Purchasing, salvo que esté marcado Permit Change of Control Accts y el interlocutor tenga la suya.

Qué contabilizan los documentos principales.

Los ejemplos suponen un inventario permanente (Use Perpetual Inventory en la pestaña Basic Initialization de Company Details) y dejan los impuestos de lado. Los importes siguen el método de valoración; consulta valoración de inventario en SAP Business One.

• Entrega (Delivery): debe coste de ventas, haber existencias, por cantidad por coste del artículo. Todavía sin cliente ni ingresos: la entrega solo saca stock al coste.
• Factura de clientes (A/R invoice) basada en una entrega: sin asiento de stock, porque ya lo hizo la entrega. Debe la cuenta asociada del cliente, haber la cuenta de ingresos, más el IVA repercutido. Una factura sin entrega hace ambas cosas en un solo asiento: coste de ventas y existencias, y cliente e ingresos.
• Entrada de mercancías (Goods receipt PO): debe existencias, haber la cuenta puente (allocation account), por cantidad por el precio del documento. La cuenta puente sustituye al proveedor hasta que llega la factura; su saldo es el valor de las entradas y devoluciones abiertas. Los portes de la entrada van a la cuenta puente de gastos (expense clearing account).
• Factura de proveedores (A/P invoice) basada en una entrada: debe la cuenta puente, haber la cuenta asociada del proveedor, más el IVA soportado. La cuenta puente queda saldada. Si el precio de la factura difiere de la entrada, un artículo de precio medio variable revaloriza su stock y su coste; si ese stock ya no está, la diferencia va a la cuenta de diferencias de precio. En artículos de precio estándar, las diferencias con el estándar van a la cuenta de desviación o de diferencias de precio. Una factura sin entrada carga las existencias directamente contra el proveedor.

Dos ajustes cambian este cuadro. Con Use Purchase Accounts Posting System (no para EE. UU. y Canadá), los asientos llevan líneas adicionales para las cuentas de compras. Y los artículos de un almacén de envío directo (drop ship) no contabilizan valor de stock alguno.

La determinación avanzada de cuentas.

El modelo estándar conoce una sola fuente por artículo. Si necesitas más, como una cuenta de ingresos distinta por país o por grupo de clientes, existe la determinación avanzada de cuentas. Se activa con Enable Advanced G/L Account Determination en la pestaña Basic Initialization de Administration > System Initialization > Company Details. B1 ofrece entonces migrar tus asignaciones actuales a reglas (solo puede haber un usuario conectado), ver antes esas reglas, o añadir solo la funcionalidad y dejarte las reglas a ti.

• Criterios: en la ventana Determination Criteria activas en qué pueden fijarse las reglas, como código de artículo, grupo de artículos, almacén, código, grupo o tipo de interlocutor, país o estado de destino, número de identificación fiscal, indicador de impuestos y hasta cinco campos definidos por el usuario. Su orden es su prioridad.
• Reglas: en la ventana Advanced G/L Account Determination Rules (el botón Advanced de G/L Account Determination) cada regla combina valores de criterios con cuentas: las de existencias más las de ingresos de la pestaña Sales y las de gastos de la pestaña Purchasing. Las reglas se definen por período contable y pueden tener un rango de fechas.
• Valor de reserva: si ninguna regla encaja, B1 contabiliza en la cuenta de la pestaña de G/L Account Determination. Una regla con grupo de interlocutores nunca encaja en un goods receipt, que no tiene interlocutor.
• Qué desaparece: las pestañas Accounting de almacenes y grupos de artículos y las columnas de cuentas del artículo. Set G/L Accounts By pasa a llamarse Set Inv. Method By y ya no decide las cuentas.

Puedes desactivarla cuando quieras, pero entonces B1 vuelve a los valores por defecto de una empresa nueva: los ajustes anteriores a la activación no se recuperan. Decide antes de la puesta en marcha y hazlo sencillo. SAP recomienda dejar el Advanced Rule Type de los artículos en General y usar en las reglas los criterios de almacén y grupo de artículos.

Errores típicos y cómo rastrearlos.

• El documento no se puede añadir. Una cuenta que falta detiene el asiento con un mensaje de error. Lee a qué tipo de cuenta se refiere: You cannot add document; tax account is missing, por ejemplo, apunta a la cuenta de impuestos en Administration > Setup > Financials > Tax > Tax Groups, no a G/L Account Determination. Si es una cuenta de artículo, revisa Set G/L Accounts By en el artículo y después ese almacén, grupo o artículo.
• El asiento fue a la cuenta equivocada. Usa la vista previa del asiento en la barra de herramientas antes de añadir el documento. Después, abre el asiento (Financials > Journal Entry, o desde el documento) y retrocede: qué artículo, qué almacén, qué valor de Set G/L Accounts By, qué cuenta en esa fuente.
• La corrección no llega a los artículos existentes. El valor por defecto de General Settings y las cuentas de la pestaña Inventory solo alcanzan a artículos, almacenes y grupos nuevos. Los registros existentes conservan lo que tienen hasta que los cambies.
• Las cuentas de existencias no cuadran con el Inventory Audit Report. El valor del stock es el saldo de las cuentas de existencias más el de las cuentas de devoluciones de ventas. Un asiento manual en una cuenta de existencias rompe esa relación, y la propia pestaña Inventory advierte de que cambiar las asignaciones puede producir movimientos de stock erróneos.
• La cuenta puente mantiene saldo. Ese saldo son entradas y devoluciones abiertas. Busca las entradas sin factura; si una nunca se va a facturar, cerrarla contabiliza contra la cuenta de compensación de mercancías (goods clearing account).
• Revenue account linked to item does not match tax status. El almacén del artículo apunta a una cuenta de ingresos cuyo ajuste Tax Exempt no encaja con el documento de venta. Revisa esa cuenta en el plan de cuentas, o la cuenta de ingresos del almacén.

Antes de empezar: una lista de comprobación.

• Decide sobre el inventario permanente y Manage Item Cost per Warehouse antes del primer movimiento de stock; después ambos quedan bloqueados.
• Elige un único Set G/L Accounts By para la empresa y anota qué artículos se apartan a propósito.
• Rellena por completo la pestaña Inventory antes de crear almacenes y grupos de artículos, para que copien los valores correctos.
• Decide sobre la determinación avanzada de cuentas antes de la puesta en marcha, no después.
• Contabiliza una entrega, una entrada de mercancías y las dos facturas en una empresa de prueba y compara cada asiento con lo que espera contabilidad.
• Asigna a la cuenta puente, la de diferencias de precio y la de desviación un responsable en contabilidad que mire su saldo cada mes, y mantén los asientos manuales fuera de las cuentas de existencias.

Por qué importa para C_TB120.

C_TB120, el examen de certificación de SAP para SAP Business One, abarca implantación, finanzas y logística, y la determinación de cuentas está justo donde se cruzan las tres. El examen plantea preguntas de escenario, y este tema se presta a ellas: una entrada que contabilizó en una cuenta de existencias inesperada, una cuenta de ingresos distinta por artículo, una cuenta puente que no se salda. Las respondes si conoces la cadena: documento, artículo, Set G/L Accounts By, fuente, cuenta. Consulta la lista de temas vigente en la página de certificación de SAP; puede cambiar con cada versión del examen.

Cómo lo enfoca KoonLearn.

KoonLearn, nuestra simulación de formación para SAP Business One, trata la determinación de cuentas en el itinerario de partners, para consultores y comerciales que preparan C_TB120. En el capítulo 01 Company setup rellenas las pestañas Sales, Inventory y General de G/L Account Determination y los valores de stock de General Settings, y averiguas por qué un artículo nuevo contabiliza en la cuenta de existencias equivocada. Esos ajustes cambian de verdad los asientos del motor contable propio de la simulación, y la vista previa del asiento muestra qué cuentas tocará un documento antes de añadirlo. La determinación avanzada de cuentas aparece en preguntas de estilo examen, no como una ventana que configuras.

El capítulo 03 Purchasing, incluida su parte de partners con la pestaña Purchasing y un proveedor con cuenta asociada propia, es gratuito y sin cuenta: empieza en learn.koonsystems.com. KoonLearn es preparación para el examen C_TB120; no sustituye la formación oficial de SAP ni el examen, y no está afiliado a SAP SE.

Fuentes: la documentación de ayuda de SAP Business One 10.0 (G/L Account Determination y sus pestañas, Warehouses - Setup, Item Master Data, Company Details, mensajes del sistema); las guías de SAP How to Set Up a Perpetual Inventory System y How to Set Up Advanced G/L Account Determination; el índice de capítulos de KoonLearn. SAP y SAP Business One son marcas comerciales de SAP SE.