HR in SAP Business One: was die Mitarbeiterstammdaten leisten, was niederländisches HR zusätzlich braucht und wo ein Personalsystem ins Spiel kommt

Was im Modul Personal enthalten ist.

• Die Mitarbeiterstammdaten (Tabelle OHEM): Name, Position und Berufsbezeichnung, Abteilung, Niederlassung, Vorgesetzter, Kostenstelle, Status, Eintritts- und Austrittsdatum mit Grund, Geschäfts- und Privatadresse, Telefonnummern, E-Mail, ein Foto. Alles auf einer Karte mit Registerkarten.
• Die Registerkarte Finanzen: Gehalt mit Einheit und Währung, Arbeitgeberkosten, Bankkonto, und unter Persönlich die Ausweisnummer und die Sozialversicherungsnummer. Die Felder gibt es also; wer sie sehen darf, ist eine andere Frage (siehe unten).
• Abwesenheit (HEM1): Zeilen mit Von- und Bis-Datum, einem Grund als Freitext mit zwanzig Zeichen und der Angabe, wer sie genehmigt hat. Ganze Tage; keine Stunden, keine Art, kein Saldo.
• Ausbildung, frühere Beschäftigungen und Beurteilungen als einfache Listen auf der Karte, dazu Rollen (Verkauf, Einkauf, Techniker) und Teams, die andere Module nutzen: Ein Mitarbeiter mit der Rolle Techniker lässt sich in einem Serviceabruf auswählen.
• Drei Berichte: die Mitarbeiterliste, der Abwesenheitsbericht und das Telefonbuch. Dazu der Stundenzettel aus dem Projektmanagement und der Feiertagskalender des Unternehmens, den Abwesenheiten und Liefertermine nutzen.
• Die Organisation liegt an anderer Stelle in B1 und ist solide: Abteilungen, Kostenstellen (Profitcenter mit Dimensionen) und Niederlassungen. Die Finanzabteilung pflegt sie, und die Mitarbeiterkarte verweist darauf.

Das ist ein Adressbuch mit Verlauf. Bei den niederländischen Regeln, dem Workflow und dem Datenschutz hört es auf.

Was fehlt.

• Urlaubssalden. B1 kennt keine Urlaubsarten, keinen Aufbau nach Vertragsstunden und keinen Saldo pro Jahr. Die niederländische Aufteilung in gesetzlichen Urlaub (verfällt am 1. Juli des Folgejahres) und übergesetzlichen Urlaub (verjährt nach fünf Jahren) fehlt, und damit auch die Pflicht, vor dem Verfall darauf hinzuweisen.
• Anträge und Genehmigungen. Ein Mitarbeiter kann nichts selbst erledigen: keinen Urlaubsantrag, keine Krankmeldung, keine Adressänderung. Alles läuft über jemanden mit Rechten auf die Stammdaten.
• Krankmeldungen nach niederländischem Recht. Eine Krankmeldung ist in B1 eine Abwesenheitszeile. Es gibt keine Krankheitsakte, keinen Zeitplan nach der Wet verbetering poortwachter (arbeitsmedizinischer Dienst in Woche 1, Problemanalyse Woche 6, Maßnahmenplan Woche 8, UWV-Meldung Woche 42, Ende in Woche 104), kein Zusammenrechnen bei einem Rückfall und keine Krankenquote.
• Vertragshistorie. Ein Eintrittsdatum und ein Austrittsdatum, keine Reihe von Verträgen mit Art, Stunden, Probezeit und Enddatum. Kettenregelung, Höchstdauer der Probezeit und Ankündigungsfrist muss also jemand von Hand im Blick behalten.
• Wer sieht was. Berechtigungen gelten in B1 pro Fenster, nicht pro Registerkarte. Wer die Mitarbeiterstammdaten öffnen darf, sieht in der Praxis auch Gehalt, Bankkonto und Sozialversicherungsnummer. Für einen Vertriebsmitarbeiter, der einen Kollegen nachschlägt, ist das zu viel, und die DSGVO sieht das genauso.
• Dokumente mit Aufbewahrungsfrist. Anhänge lassen sich an die Karte hängen, aber ohne Art, ohne Aufbewahrungsfrist und ohne Bereinigungsliste; die Kopie eines Ausweises bleibt so lange gespeichert wie der Vertrag.
• Gespräche, Hinweise, Lohnabrechnung. Die Beurteilungsliste ist eine Tabelle, kein Zyklus mit Formularen und Zielen. Niemand wird erinnert, wenn ein Vertrag ausläuft oder ein Ausweis abläuft. Und die niederländische Lohnabrechnung ist nicht in B1; das erledigt der Lohnabrechnungsdienstleister oder der Steuerberater, und die Änderungen gehen per E-Mail dorthin.

Drei Wege, wie Unternehmen die Lücke füllen.

1. Eine Tabellenkalkulation und der Lohnabrechnungsdienstleister. Hier stehen die meisten Unternehmen mit dreißig bis fünfzig Mitarbeitern. Urlaub in Excel, Krankmeldungen per E-Mail, Verträge in einer Schublade, und der Lohnabrechnungsdienstleister als einziges System mit einem korrekten Eintrittsdatum. Der Mitarbeiter in B1 wird einmal angelegt und danach selten aktualisiert.

2. Eine HR-Suite in der Cloud. Urlaub, Krankmeldungen, Personalakte und Self-Service, für 5 bis 10 € pro Mitarbeiter und Monat mit Mindestbetrag. Gute Arbeit, aber keine der niederländischen Suiten spricht mit SAP Business One: Mitarbeiter, Abteilung und Abwesenheit werden doppelt erfasst, und die B1-Berichte und die Außendienstplanung wissen von nichts. Und die vertraulichsten Daten des Unternehmens liegen bei einem Dritten.

3. Ein Personalsystem, das den Mitarbeiter nach B1 schreibt. Das HR-System ist die Quelle für den Menschen; B1 bleibt die Quelle für Organisation und Geld. Mitarbeiterkarte und Abwesenheit gehen über den Service Layer nach B1, Abteilungen und Kostenstellen kommen aus B1, und was sensibel ist, bleibt im HR-System. Einmal erfassen, und der Rest von B1 sieht die richtigen Personen.

Was Sie prüfen sollten, bevor Sie sich entscheiden.

• Was geht nach B1, und was nie? Name, Position, Abteilung, Vorgesetzter, Kostenstelle, Niederlassung sowie Eintritts- und Austrittsdatum gehören in B1: Andere Module nutzen sie. Gehalt, Sozialversicherungsnummer, Bankkonto, Privatadresse, Dokumente und die Krankheitsakte gehören nicht hinein, gerade weil B1 von mehr Menschen genutzt wird als von HR. Fragen Sie einen Anbieter nach dieser Liste.
• Wo landet die Abwesenheit? In den Standard-Abwesenheitszeilen des Mitarbeiters (HEM1) oder in einer eigenen Tabelle? Ersteres hält den Abwesenheitsbericht von B1 korrekt und lässt eine Plantafel für den Außendienst um den Urlaub herum planen. Beachten Sie, dass diese Zeilen nur ganze Tage und einen Grund mit zwanzig Zeichen kennen; fragen Sie, wie halbe Tage übertragen werden.
• Nur über den Service Layer. Mitarbeiter (EmployeesInfo), Abwesenheitszeilen, Abteilungen, Kostenstellen (ProfitCenters), Niederlassungen (BusinessPlaces), Feiertage und Benutzer lassen sich alle über den Service Layer lesen und schreiben, auf SQL Server wie auf HANA. Eine Integration, die direkt in die SAP-Datenbank schreibt, verliert den Support von SAP und Ihrem Partner. Änderungen gehören in ein PATCH nur auf die eigenen Felder der Integration, damit Felder anderer Add-ons erhalten bleiben, und nie in ein DELETE eines Mitarbeiters.
• Wer sieht was im HR-System selbst? Ein Mitarbeiter nur sich selbst, eine Führungskraft nur das direkte Team, HR alles und der Administrator der Technik überhaupt keine Akten. Fragen Sie, ob das auf dem Server durchgesetzt oder nur auf dem Bildschirm ausgeblendet wird und ob ein Mitarbeiter sehen kann, wer seine Akte angesehen hat.
• Ein technischer SAP-Benutzer. Eine Integration meldet sich als ein Benutzer mit mindestens einer Indirect-Access-Lizenz an; Mitarbeiter melden sich am HR-System an, nicht an B1. Welche SAP-Lizenzen Ihre Mitarbeiter darüber hinaus brauchen, stimmen Sie mit Ihrem B1-Partner ab: SAP lizenziert pro Named User, auch bei indirektem Zugriff über ein Add-on. Mehr dazu im Lizenz-Leitfaden.
• Wo liegen die Daten, und wer ist Auftragsverarbeiter? Bei einer Cloud-Suite ist der Anbieter Auftragsverarbeiter, und Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei Software auf Ihrem eigenen Server bleiben Sie selbst Verantwortlicher, und nichts verlässt das Haus; fragen Sie dann aber, wie Sozialversicherungsnummer, Bankkonto und Dokumente verschlüsselt sind und wie eine Sicherung aussieht.

Wie KoonHRM das angeht.

KoonHRM ist unsere Option 3. Ein einfaches Personalsystem für 10 bis 250 Mitarbeiter mit niederländischem Arbeitsrecht als Standardeinstellung: Personalakte, Verträge, Stellenstruktur und Organigramm, Urlaub in Töpfen mit Verfallsdatum, Krankmeldungen mit der Poortwachter-Zeitleiste, Gesprächszyklen, Dokumente mit Aufbewahrungsfristen und Self-Service. Es funktioniert auch ohne SAP; mit eingeschalteter Anbindung schreibt es Mitarbeiterkarte und Abwesenheit über den Service Layer nach B1, liest Abteilungen, Kostenstellen und Niederlassungen aus B1 und behält Gehalt, Sozialversicherungsnummer, Bankkonto, Privatadresse, Dokumente und Krankheitsakte in KoonHRM. Fünf feste Rollen, auf dem Server durchgesetzt; der Administrator sieht keine Akten. Es läuft auf Ihrem eigenen Server und macht nie die Lohnabrechnung. Es ist in Entwicklung: Das Fundament ist gebaut und gegen ein nachgebildetes B1 getestet, der Rest ist ein klickbarer Entwurf, ohne Preis und ohne Termin. Die Produktseite sagt genau, wo es steht.

Quellen: SAP Business One-Hilfedokumentation (Personal: Mitarbeiterstammdaten, Abwesenheit, Berichte); die Datenbankreferenz von SAP Business One 10.0 (OHEM, HEM1, HEM6, OHPS, OUDP, OPRC, OBPL, OHLD); die $metadata des Service Layer von SAP Business One 10.0 FP 2608 (EmployeesInfo, EmployeeAbsenceInfoLines, Departments, ProfitCenters, BusinessPlaces, Holidays, Users); der Service Layer-Leitfaden von SAP (PATCH und Collections, benutzerdefinierte Felder, die Allowlist für SQLQueries). Die niederländischen Regeln: Buch 7 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (Urlaub, Kettenregelung, Probezeit, Ankündigungsfrist) und die Regelung zum Verfahren im ersten und zweiten Krankheitsjahr.