La regla: usuarios nominativos, también de forma indirecta.

SAP Business One se licencia por usuario nominativo. La guía de licencias de SAP lo define como un empleado del cliente, de una filial o de un tercero "who is authorized to access, directly or indirectly, the licensed SAP Business One software". De ahí se derivan dos cosas. Los empleados no pueden compartir un nombre de usuario para iniciar sesión, y "directly or indirectly" significa que una persona que solo ve B1 a través de otro programa sigue siendo, a ojos de SAP, un usuario nominativo.

Desde la versión 9.2, la limitación de inicio de sesión también se aplica a la DI API y a las licencias Indirect Access: un usuario nominativo, una sesión. Además, un usuario nominativo solo puede ejecutar add-ons en un equipo a la vez.

Los tipos de licencia.

  • Professional: todo. El planificador, el controller, el usuario clave.
  • Limited CRM, Limited Logistics, Limited Financials: un subconjunto fijo de módulos a un precio menor. Limited Logistics cubre ventas, compras, inventario y producción para alguien que nunca abre el libro mayor.
  • Starter Package: la edición para pequeñas empresas, con su propio tipo de usuario. La guía de SAP dice que una clave de Starter Package no se puede combinar con otras licencias de usuario; desde el feature package 2008, Indirect Access es la excepción y puede funcionar a su lado.
  • Indirect Access: nada de cliente de B1. El usuario solo puede acceder a B1 a través de un add-on, la DI API o el Service Layer. Es la licencia más barata que permite a un programa iniciar sesión como usuario.

Dos cosas que la gente a menudo no sabe. Todos los tipos de usuario incluyen ya la autorización Indirect Access: la guía de licencias afirma que los usuarios Professional, Limited y Starter "all include Indirect Access authorizations", así que un usuario Professional no necesita nada más para trabajar a través de un add-on. Y las propias apps móviles de SAP están "included in the normal SAP Business One user license"; lo que un usuario puede hacer en la app depende de la licencia que tenga.

Para qué sirve Indirect Access.

Un add-on o una integración inicia sesión en B1 como usuario, con un nombre y una contraseña, tanto si usa la antigua DI API como el Service Layer. Ese usuario necesita una licencia como cualquier otro, e Indirect Access es la que está pensada para ello: permite la conexión y rechaza el cliente de B1. El usuario de SAP detrás de un servidor de escaneo, una conexión con una tienda online o un tablero de planificación suele ser un usuario Indirect Access. Desde el feature package 2208 también puede funcionar junto con una licencia DI Server.

La licencia no es lo único que necesita ese usuario. También necesita las autorizaciones para lo que contabiliza (entradas de mercancías, traslados, recuentos), y una app que usa consultas guardadas a través del Service Layer necesita además las dos autorizaciones "SQL Query". Tu partner configura ambas.

Cómo lo resuelven desde hace años los add-ons de escaneo.

Las soluciones de escaneo consolidadas para B1 usan un usuario técnico de SAP por instalación. Produmex Scan, la más conocida, lo explica así en su documentación: "For the Produmex Scan add-on no extra SBO license is needed", el servicio que contabiliza está "assigned to one SBO user", ese usuario necesita "at least an SAP Indirect Access license", y el operario de almacén es un empleado de SAP, no un usuario de SAP, que inicia sesión en el dispositivo con un número de empleado o un PIN. El número de empleado se escribe en un campo definido por el usuario en cada documento, así que sigues viendo quién escaneó qué.

Ese modelo tiene dos ventajas que explican por qué se convirtió en la norma. El usuario técnico es la única sesión de SAP, así que ocho escáneres no necesitan ocho sesiones simultáneas ni ocho licencias Professional. Y el lado de B1 sigue siendo sencillo: un usuario, un conjunto de autorizaciones, una pista de auditoría con el empleado indicado en el documento.

La parte honesta: lo que el add-on no puede prometer.

La guía de licencias de SAP dice que un usuario nominativo es cualquiera que accede a B1 "directly or indirectly". El modelo de los proveedores tiene un usuario técnico y muchos empleados detrás. Nada en el material público de SAP concilia ambas cosas de forma explícita. Por eso, si tu personal de almacén necesita una licencia de usuario nominativo propia además del usuario técnico no es algo que pueda prometerte un proveedor de add-ons, tampoco nosotros. Depende de tu contrato y de cómo lo interprete tu partner de B1, que vende y audita las licencias.

Así que pregunta, por escrito, antes del despliegue. La mayoría de los partners te dirán que el modelo de usuario técnico es como se licencian los add-ons de escaneo desde hace años. Algunos querrán una licencia Limited Logistics o Indirect Access por persona. En cualquier caso, en la auditoría cuenta su respuesta, no una línea en la web de un proveedor.

Los técnicos son otro caso.

Para una app de servicio de campo el panorama es más sencillo, y más caro. El check-in, la firma y el texto de resolución de un técnico deben poder atribuirse a una persona en el propio B1, así que cada técnico trabaja con su propio usuario nominativo. Quien solo usa la app se arregla con una licencia Indirect Access; un planificador que también trabaja en el cliente de B1 necesita Professional o Limited. La propia app Service de SAP sigue la misma lógica: está incluida en la licencia de usuario, así que cada técnico que la usa es un usuario con licencia.

Qué preguntar a tu partner.

  • Qué licencia recibe el usuario técnico del add-on y qué autorizaciones necesita para los documentos que va a contabilizar.
  • Si tus usuarios de escáner o tus técnicos necesitan licencias nominativas propias, de qué tipo, y la respuesta por escrito.
  • Si tienes un Starter Package: que se le puede añadir Indirect Access (feature package 2008 o posterior) y qué más no se puede.
  • Si el Service Layer está instalado y activado, porque sin él la licencia no sirve de nada.

Qué hacen KoonScan, KoonFSM, KoonHRM y KoonCRM.

KoonScan sigue el modelo consolidado: un usuario técnico de SAP con al menos una licencia Indirect Access, el personal de almacén como empleados de SAP que inician sesión en el escáner con un PIN, y el nombre del empleado en el comentario de cada documento contabilizado. Qué licencias necesita tu personal además de eso es una pregunta para tu partner, y la página de KoonScan también lo dice. KoonFSM, nuestro add-on de servicio de campo, da a cada técnico su propio usuario nominativo de B1. La página de KoonFSM explica por qué. KoonHRM, nuestro sistema de personal, usa un usuario técnico de SAP para la conexión, como KoonScan; los empleados inician sesión en KoonHRM, no en B1. También ahí, qué licencias necesita tu personal además de eso lo hablas con tu partner (la página de KoonHRM). KoonCRM, nuestro CRM para comerciales, funciona igual: un usuario técnico de SAP para la conexión, y comerciales que inician sesión en KoonCRM y están vinculados cada uno a su propio código de empleado del departamento de ventas en B1. Qué licencias necesitan tus comerciales además de eso lo hablas con tu partner (la página de KoonCRM). Encontrarás más sobre CRM en B1 en la guía de CRM.

Fuentes: SAP Business One License Guide 10.0 (modelo de usuario nominativo, limitaciones de inicio de sesión, tipos de licencia, Starter Package, apps móviles); SAP Business One What's New para los feature packages 2008 y 2208; documentación de implantación de Produmex Scan (licencias, Service Broker). Las citas están en inglés porque los documentos originales lo están.