RH dans SAP Business One : ce que fait la fiche employé, ce dont les RH néerlandaises ont besoin en plus et où intervient un système de gestion du personnel

Ce que contient le module Ressources humaines.

• Les données de base employés (table OHEM) : nom, poste et intitulé de fonction, service, succursale, responsable, centre de coûts, statut, date d'entrée et de sortie avec motif, adresse professionnelle et personnelle, numéros de téléphone, e-mail, une photo. Le tout sur une fiche à onglets.
• L'onglet Finances : salaire avec unité et devise, coûts salariaux, compte bancaire et, sous Personnel, le numéro d'identité et le numéro de sécurité sociale. Les champs existent donc ; qui peut les voir est une autre question (voir ci-dessous).
• Absence (HEM1) : des lignes avec une date de début et de fin, un motif en texte libre de vingt caractères et la personne qui l'a approuvée. Journées entières ; pas d'heures, pas de type, pas de solde.
• Formation, emplois précédents et évaluations sous forme de listes simples sur la fiche, ainsi que des rôles (vente, achat, technicien) et des équipes utilisés par d'autres modules : un employé ayant le rôle de technicien peut être choisi dans un appel de service.
• Trois états : la liste des employés, l'état des absences et l'annuaire téléphonique. S'y ajoutent la feuille de temps de la gestion de projets et le calendrier des jours fériés de la société, qu'utilisent les absences et les dates de livraison.
• L'organisation se trouve ailleurs dans B1 et elle est solide : services, centres de coûts (centres de profit avec dimensions) et succursales. La comptabilité les tient à jour, et la fiche employé y fait référence.

C'est un carnet d'adresses avec un historique. Il s'arrête aux règles néerlandaises, au workflow et à la protection des données.

Ce qui manque.

• Soldes de congés. B1 ne connaît ni types de congés, ni acquisition selon les heures du contrat, ni solde annuel. La distinction néerlandaise entre congés légaux (qui expirent le 1er juillet de l'année suivante) et congés extralégaux (prescrits au bout de cinq ans) n'existe pas, et donc pas non plus l'obligation d'avertir avant l'expiration.
• Demandes et validations. Un salarié ne peut rien faire lui-même : pas de demande de congé, pas de déclaration d'arrêt maladie, pas de changement d'adresse. Tout passe par quelqu'un qui a des droits sur les données de base.
• Arrêts maladie selon le droit néerlandais. Dans B1, un arrêt maladie est une ligne d'absence. Il n'y a pas de dossier d'arrêt maladie, pas de calendrier selon la Wet verbetering poortwachter (service de santé au travail en semaine 1, analyse du problème semaine 6, plan d'action semaine 8, déclaration à l'UWV semaine 42, fin à la semaine 104), pas de cumul en cas de rechute et pas de taux d'absentéisme.
• Historique des contrats. Une date d'entrée et une date de sortie, pas de série de contrats avec type, heures, période d'essai et date de fin. La règle de succession des contrats, les durées maximales de la période d'essai et le délai de préavis doivent donc être surveillés à la main.
• Qui voit quoi. Dans B1, les autorisations s'appliquent par fenêtre, pas par onglet. Qui peut ouvrir les données de base employés voit en pratique aussi le salaire, le compte bancaire et le numéro de sécurité sociale. Pour un commercial qui cherche un collègue, c'est trop, et le RGPD est du même avis.
• Documents avec durée de conservation. On peut joindre des fichiers à la fiche, mais sans type, sans durée de conservation et sans liste de purge ; la copie d'une pièce d'identité reste aussi longtemps que le contrat.
• Entretiens, alertes, paie. La liste des évaluations est un tableau, pas un cycle avec formulaires et objectifs. Personne n'est prévenu quand un contrat se termine ou qu'une pièce d'identité expire. Et la paie néerlandaise n'est pas dans B1 ; c'est le prestataire de paie ou l'expert-comptable qui s'en charge, et les modifications lui sont envoyées par e-mail.

Trois façons dont les entreprises comblent le vide.

1. Un tableur et le prestataire de paie. C'est là que se trouvent la plupart des entreprises de trente à cinquante personnes. Les congés dans Excel, les arrêts maladie par e-mail, les contrats dans un tiroir, et le prestataire de paie comme seul système avec une date d'entrée correcte. L'employé dans B1 est créé une fois et rarement mis à jour ensuite.

2. Une suite RH dans le cloud. Congés, arrêts maladie, dossier et libre-service, pour 5 à 10 € par employé et par mois avec un minimum. Du bon travail, mais aucune des suites néerlandaises ne communique avec SAP Business One : l'employé, le service et les absences sont saisis deux fois, et les états de B1 et la planification du service sur le terrain n'en savent rien. Et les données les plus confidentielles de l'entreprise se trouvent chez un tiers.

3. Un système RH qui écrit l'employé dans B1. Le système RH est la source pour la personne ; B1 reste la source pour l'organisation et l'argent. La fiche employé et les absences vont dans B1 via le Service Layer, les services et centres de coûts viennent de B1, et ce qui est sensible reste dans le système RH. Une seule saisie, et le reste de B1 voit les bonnes personnes.

Ce qu'il faut vérifier avant de choisir.

• Qu'est-ce qui va dans B1, et qu'est-ce qui n'y va jamais ? Nom, poste, service, responsable, centre de coûts, succursale et dates d'entrée et de sortie ont leur place dans B1 : d'autres modules les utilisent. Salaire, numéro de sécurité sociale, compte bancaire, adresse personnelle, documents et dossier d'arrêt maladie n'y ont pas leur place, justement parce que B1 est utilisé par plus de personnes que les RH. Demandez cette liste à un éditeur.
• Où atterrit l'absence ? Sur les lignes d'absence standard de l'employé (HEM1), ou dans une table à part ? La première solution garde l'état des absences de B1 exact et permet à un tableau de planification du service sur le terrain de planifier autour des congés. Attention : ces lignes ne connaissent que des journées entières et un motif de vingt caractères ; demandez comment les demi-journées sont transmises.
• Uniquement via le Service Layer. L'employé (EmployeesInfo), les lignes d'absence, les services, les centres de coûts (ProfitCenters), les succursales (BusinessPlaces), les jours fériés et les utilisateurs peuvent tous être lus et écrits via le Service Layer, sur SQL Server comme sur HANA. Une intégration qui écrit directement dans la base de données SAP perd le support de SAP et de votre partenaire. Les modifications passent par un PATCH des seuls champs propres à l'intégration, pour que les champs des autres add-ons restent en place, et jamais par un DELETE d'un employé.
• Qui voit quoi dans le système RH lui-même ? Un salarié seulement lui-même, un responsable seulement son équipe directe, les RH tout, et l'administrateur technique aucun dossier. Demandez si c'est imposé sur le serveur ou seulement masqué à l'écran, et si un salarié peut voir qui a consulté son dossier.
• Un seul utilisateur SAP technique. Une intégration se connecte en tant qu'utilisateur unique disposant au moins d'une licence Indirect Access ; les salariés se connectent au système RH, pas à B1. Les licences SAP dont vos collaborateurs ont besoin en plus sont à convenir avec votre partenaire B1 : SAP accorde ses licences par utilisateur nommé, y compris pour l'accès indirect via un add-on. Plus d'informations dans le guide des licences.
• Où sont les données, et qui est le sous-traitant ? Avec une suite dans le cloud, l'éditeur est sous-traitant et il vous faut un contrat de sous-traitance. Avec un logiciel sur votre propre serveur, vous restez responsable du traitement et rien ne sort de l'entreprise ; demandez tout de même comment le numéro de sécurité sociale, le compte bancaire et les documents sont chiffrés et à quoi ressemble une sauvegarde.

L'approche de KoonHRM.

KoonHRM est notre option 3. Un système RH simple pour 10 à 250 salariés, avec le droit du travail néerlandais comme paramétrage par défaut : dossier, contrats, structure des fonctions et organigramme, congés par compteurs avec date d'expiration, arrêts maladie avec le calendrier Poortwachter, cycles d'entretiens, documents avec durées de conservation et libre-service. Il fonctionne aussi sans SAP ; avec la liaison activée, il écrit la fiche employé et les absences dans B1 via le Service Layer, lit les services, centres de coûts et succursales depuis B1, et garde le salaire, le numéro de sécurité sociale, le compte bancaire, l'adresse personnelle, les documents et le dossier d'arrêt maladie dans KoonHRM. Cinq rôles fixes, imposés sur le serveur ; l'administrateur ne voit aucun dossier. Il tourne sur votre propre serveur et ne fait jamais la paie. Il est en développement : les fondations sont construites et testées contre un B1 simulé, le reste est une maquette cliquable, sans prix et sans date. La page produit indique exactement où il en est.

Sources : documentation d'aide de SAP Business One (Ressources humaines : données de base employés, absences, états) ; la référence de la base de données de SAP Business One 10.0 (OHEM, HEM1, HEM6, OHPS, OUDP, OPRC, OBPL, OHLD) ; le $metadata du Service Layer de SAP Business One 10.0 FP 2608 (EmployeesInfo, EmployeeAbsenceInfoLines, Departments, ProfitCenters, BusinessPlaces, Holidays, Users) ; le guide du Service Layer de SAP (PATCH et collections, champs définis par l'utilisateur, la liste d'autorisation de SQLQueries). Les règles néerlandaises : livre 7 du Code civil (congés, règle de succession des contrats, période d'essai, délai de préavis) et le règlement relatif à la procédure au cours des première et deuxième années de maladie.