CRM in SAP Business One: was die Vertriebsseite bereits leistet, wo ein Vertriebsmitarbeiter nicht weiterkommt und was Sie prüfen sollten, bevor Sie ein CRM hinzufügen

Was B1 für den Vertrieb schon hat.

• Kunden und Leads sind dieselbe Art von Datensatz: ein Geschäftspartner mit einem Typ (Kunde, Lead oder Lieferant). Ein Lead wird zum Kunden, indem man den Typ ändert; der Code bleibt.
• Ansprechpartner hängen am Geschäftspartner, mit Position, Telefonnummern und E-Mail.
• Aktivitäten: Gespräch, Besprechung, Aufgabe, Notiz, E-Mail, Kampagne oder Sonstiges, mit Datum und Uhrzeit, Priorität, Erinnerung, einem Abgeschlossen-Kennzeichen, einem Vertriebsmitarbeiter und einer Verknüpfung zu einer Verkaufschance oder einem Beleg.
• Verkaufschancen mit selbst eingerichteten Phasen, einem Abschlussprozentsatz pro Phase, einem potenziellen Betrag, einem gewichteten Betrag, den B1 selbst berechnet, einem voraussichtlichen Abschlussdatum und „gewonnen“ oder „verloren“ mit Grund. Außerdem Quelle, Branche und Wettbewerber.
• Angebote und Kundenaufträge sind gewöhnliche Verkaufsbelege. Sie kopieren einen Kundenauftrag aus einem Angebot; B1 übernimmt Artikel, Mengen und Preise und schließt die Angebotszeilen.
• Vertriebsmitarbeiter (Vertriebsmitarbeitercode) hängen an Kunden, Aktivitäten und Verkaufschancen, sodass „meine Kunden“ ein Filter ist und keine separate Verwaltung.
• Microsoft 365: B1 10.0 hat eine eigene Integration mit Outlook-Kalender und -Mail; eine Aktivität kann die ID eines Kalendertermins tragen.

Das ist ein vollständiger Satz von Objekten. Dünn ist die Arbeitsoberfläche drumherum.

Wo ein Vertriebsmitarbeiter nicht weiterkommt.

• Ein Kunde, fünf Fenster. Der Geschäftspartner, die Ansprechpartner, die Aktivitäten, die Verkaufschancen, die Angebote und die offenen Rechnungen haben jeweils ein eigenes Fenster. Wer wissen will, wo ein Kunde steht, muss sie alle öffnen.
• „Was muss ich heute tun?“ Eine Übersicht Ihrer Nachfassaktionen über alle Kunden hinweg braucht jedes Mal einen Filter oder eine Abfrage. Niemand baut das für die Vertriebsmitarbeiter.
• Alles ist ein Formular. Eine Verkaufschance durch die Phasen zu bringen heißt, sie zu öffnen und auf der Registerkarte mit den Phasen eine Zeile hinzuzufügen. Die Pipeline sehen Sie als Liste oder Bericht, nicht als Board, auf dem Sie Karten verschieben.
• Das Angebot hängt nicht an der Verkaufschance. Die Verknüpfung steht in einer Zeile der Verkaufschance (Belegart und Nummer), nicht in einem Feld des Angebots. Ein Angebot kann existieren, ohne dass jemand die Verkaufschance aktualisiert, und dann weiß die Pipeline nichts davon.
• Unterwegs. Außerhalb des Büros greifen die meisten Vertriebsmitarbeiter auf die Kontakte und Mails auf ihrem Handy zurück und übertragen das später in B1. In diesem „später“ bleiben die Daten außerhalb von B1.

Drei Wege, wie Unternehmen die Lücke füllen.

1. Der B1-Client, Outlook und eine Tabelle. Hier stehen die meisten kleinen Unternehmen. Der Kunde ist in B1, die Termine im Kalender des Vertriebsmitarbeiters, die Verkaufschancen in einer Excel-Liste, die jeden Montag für die Besprechung aktualisiert wird. B1 weiß über die Verkaufschancen nur, was jemand in einer ruhigen Stunde abtippt.

2. Eine CRM-Suite mit Konnektor. HubSpot, Pipedrive oder Salesforce, mit einer Anbindung an B1. Gute Werkzeuge, aber Sie bekommen zwei Systeme, die gleich bleiben müssen: doppelte Kunden, ein Vertriebsmitarbeiter, der im CRM arbeitet, während der Innendienst in B1 arbeitet, und ein Angebot, das in keinem der beiden stimmt. Die großen Suiten sind für Vertriebsorganisationen mit hundert Leuten gebaut und entsprechend bepreist.

3. Eine Arbeitsoberfläche auf B1. Kein zweites System, sondern ein Bildschirm, der die B1-Objekte liest und schreibt: die Kundenkarte, den Tag, das Board. Alles, was der Vertriebsmitarbeiter tut, ist eine gewöhnliche Aktivität, Verkaufschance oder ein Angebot in B1. Der Vertriebsmitarbeiter und der Innendienst sehen dasselbe, weil es nur einen Ort gibt, an dem es liegt.

Was Sie prüfen sollten, bevor Sie sich entscheiden.

• Wo lebt der Kunde? An einem Ort oder an zweien mit einer Synchronisierung? Fragen Sie, was passiert, wenn derselbe Kunde auf beiden Seiten geändert wird, und wer die Dubletten bereinigt.
• Was schreibt es in B1? Aktivitäten, Verkaufschancen, Leads, Angebote, Kundenaufträge: über den Service Layer oder per SQL in die Datenbank? Ersteres wird von SAP unterstützt, Letzteres nicht. Fragen Sie, ob es eigene Felder und Tabellen in Ihrer B1-Datenbank anlegt.
• Was passiert, wenn ein Schreibvorgang fehlschlägt? B1 kann einen Beleg ablehnen oder eine Zeit lang nicht erreichbar sein. Bleibt die Änderung mit der Fehlermeldung von B1 sichtbar, oder verschwindet sie? Und kommt eine Änderung nach einer Zeitüberschreitung nicht doppelt an?
• Welche Lizenzen brauchen Ihre Vertriebsmitarbeiter? SAP lizenziert nach namentlichem Benutzer, auch für indirekten Zugriff über ein Add-on. Fragen Sie einen Anbieter, wie sich die Anbindung anmeldet (ein technischer Benutzer oder ein Benutzer pro Vertriebsmitarbeiter), und besprechen Sie den Rest mit Ihrem B1-Partner. Siehe unseren Leitfaden zu Lizenzen für Scanner- und App-Benutzer.
• Wer sieht was? Sieht ein Vertriebsmitarbeiter nur seine eigenen Kunden und Verkaufschancen sowie die Kunden ohne Vertriebsmitarbeiter, die noch zu übernehmen sind? Wird das auf dem Server durchgesetzt, oder blendet der Bildschirm nur Schaltflächen aus?
• Mail und Kalender. B1 hat eine eigene Microsoft-365-Integration. Sehen Sie sich an, was sie leistet, bevor Sie für eine zweite bezahlen. Eine Mail-Schaltfläche, die einen Entwurf in Ihrem eigenen Mailprogramm vorbereitet, ist einfach und verlangt nichts von Ihrer Microsoft-Umgebung; eine Anbindung über Graph erfordert eine App-Registrierung auf Ihrer Seite.
• Telefon. Ist es eine Website, die auf dem Telefon funktioniert (aus dem Browser installiert, ohne Store), oder eine App aus einem Store? Ersteres ist schneller installiert und aktualisiert; Letzteres kann Benachrichtigungen senden.
• SQL Server und HANA. Fragen Sie, ob es auf beiden getestet wurde. Filter und Großbuchstaben verhalten sich im Service Layer etwas unterschiedlich.

Wie KoonCRM das angeht.

KoonCRM ist unsere Option 3. Ein leichtes CRM für Vertriebsmitarbeiter, aufgebaut auf den Kunden, Verkaufschancen, Aktivitäten und Angeboten, die bereits in B1 stehen: eine 360-Grad-Kundenkarte, Mein Tag, ein Pipeline-Board, auf dem Verschieben einen Phasenwechsel in B1 bedeutet, die Umwandlung von Leads in Kunden, Angebote und Kundenaufträge aus einer Verkaufschance, eine kleine Prognose und eine Mail-Schaltfläche für Ihr eigenes Mailprogramm. Alles läuft über den Service Layer; es gibt keine eigene Kundendatenbank, keinen Import und keine Synchronisierung. Die eigene Datenbank enthält nur Benutzer, Einstellungen, Präferenzen, ein Protokoll und die Warteschlange für Schreibvorgänge, die B1 nicht annehmen konnte; die Warteschlange versucht es selbstständig erneut und zeigt die Fehlermeldung von B1. KoonCRM meldet sich mit einem technischen SAP-Benutzer am Service Layer an; die Vertriebsmitarbeiter melden sich bei KoonCRM an und sind mit ihrem Vertriebsmitarbeitercode in B1 verknüpft. Drei feste Rollen, auf dem Server durchgesetzt. Es läuft auf Ihrem eigenen Server und funktioniert auch als App auf dem Telefon. Es ist in Entwicklung: Alle Funktionen sind gebaut und gegen ein simuliertes B1 getestet; der nächste Schritt ist der Test auf einem echten B1 und ein Pilot bei einem ersten Vertriebsteam, ohne Preis und ohne Datum. Die Produktseite sagt genau, wo es steht.

Quellen: die Hilfedokumentation von SAP Business One (Geschäftspartner, Verkaufschancen, Aktivitäten, Verkaufsbelege); die Datenbankreferenz von SAP Business One 10.0 (OCRD, OCPR, OCLG, OOPR, OPR1, OOST, OSLP, OQUT, ORDR); die Service Layer-$metadata von SAP Business One 10.0 FP 2608 (BusinessPartners, Activities, SalesOpportunities, SalesStages, SalesPersons, Quotations, Orders); der Service Layer-Leitfaden von SAP; der License Guide 10.0 für die Lizenzfrage.