Valoración de inventario en SAP Business One: precio medio, estándar, FIFO y serie/lote, qué contabiliza cada uno y qué exige cambiar de método

Primero, el inventario permanente.

Los métodos de valoración solo cuentan con Use Perpetual Inventory marcado en la pestaña Basic Initialization de Administration > System Initialization > Company Details. Entonces cada entrada y salida contabiliza también en las cuentas de existencias; en qué cuentas lo explica determinación de cuentas en SAP Business One. En la misma pestaña están los ajustes que marcan todo lo demás:

• Use Perpetual Inventory no se puede deshacer en cuanto existe un movimiento de stock.
• Manage Item Cost per Warehouse lleva un coste por almacén en lugar de uno por empresa, y también queda bloqueado tras el primer movimiento de stock. Recibe 1 unidad a 10 en el almacén 1 y 1 a 30 en el almacén 2: por empresa el coste es 20, por almacén 10 y 30.
• Item Groups Valuation Method es el valor por defecto para grupos de artículos nuevos. Los artículos nuevos toman el Default Valuation Method de su grupo; el propio artículo tiene el campo Valuation Method en la pestaña Inventory Data de Item Master Data, y eso es lo que cuenta al contabilizar. Un cambio a nivel de empresa o de grupo solo alcanza a los registros creados después.
• Allow Stock Release Without Item Cost permite que una entrega o factura de clientes saque un artículo que aún no tiene coste; importa en precio medio y FIFO.

Así que una empresa puede usar varios métodos a la vez, por artículo. El consejo de SAP sobre el momento es breve: decide el inventario permanente en la configuración inicial, antes de contabilizar nada.

Precio medio variable.

B1 lleva la cantidad acumulada y el valor acumulado del artículo; el coste es el valor dividido entre la cantidad. Una entrada suma al precio del documento y actualiza el coste. Una salida sale al coste actual y no lo cambia. Un ejemplo:

• Entrada de mercancías, 10 unidades a 10,00: stock 10, valor 100,00, coste 10,00.
• Entrada de mercancías, 10 unidades a 13,00: stock 20, valor 230,00, coste 11,50.
• Entrega, 5 unidades: debe coste de ventas 57,50, haber existencias 57,50. Stock 15, valor 172,50, coste sigue en 11,50.

El coste de un artículo de precio medio no se puede escribir: un artículo nuevo tiene coste 0,00 hasta su primera entrada o una Inventory Revaluation. Una devolución o un abono de proveedores sin documento base sale al coste actual, no al precio que escribes, y el resto va a la cuenta de diferencias de precio. Recibe 10 a 5,00 y después contabiliza un abono de proveedores sin base de 10 a 4,50: stock y valor quedan a cero con 50,00, y 5,00 van a la cuenta de diferencias de precio.

Precio estándar.

Un artículo estándar tiene un coste fijo. Entradas y salidas se valoran a ese estándar, y la diferencia con el precio de compra real va a la cuenta de desviación o a la de diferencias de precio. Con un estándar de 10,00:

• Factura de proveedores sin entrada, 5 unidades a 12,00: debe existencias 50,00, debe desviación 10,00, haber proveedor 60,00.
• Entrega, 5 unidades: coste de ventas y existencias 50,00, se haya pagado lo que se haya pagado.

Puedes introducir el estándar en el campo Item Cost, pero SAP recomienda fijarlo y cambiarlo con una Inventory Revaluation: el registro de cambios del maestro de artículos se puede borrar, un documento de revalorización no. Un artículo estándar sin coste no genera asiento por su valor de stock, y la cuenta de ajuste de stock negativo no se aplica a los artículos estándar.

FIFO.

Con FIFO cada entrada crea una capa con una cantidad, un coste y una fecha. Una salida toma primero de la capa abierta más antigua y la cierra cuando se vacía, salga físicamente la mercancía que salga.

• Entrada de 10 a 10,00 (capa 1) y después 10 a 13,00 (capa 2).
• Entrega de 15: 10 × 10,00 de la capa 1 más 5 × 13,00 de la capa 2 = 165,00 de coste de ventas. Queda: 5 a 13,00. Con precio medio, la misma entrega costaría 15 × 11,50 = 172,50.
• Una devolución basada en una entrada usa la capa de esa entrada mientras siga abierta; si no, y en una devolución sin base, usa la primera capa abierta, sea cual sea el precio que escribas.

Valoración por serie o lote.

El cuarto método, Serial/Batch, valora cada número de serie o lote por separado. Requiere inventario permanente y artículos gestionados por números de serie o lotes con el método de gestión On Every Transaction; Manage Serial and Batch Cost By en la pestaña Basic Initialization decide si los artículos nuevos de serie y lote reciben este método o el de su grupo. Un número de serie sale a su propio coste de entrada. Un lote tiene un solo coste: todo lo comprado para el lote dividido por la cantidad comprada, así que una entrada posterior cambia el coste de todo el lote, incluido lo ya vendido:

• Lote B1: entrada de 10 a 10, entrada de 10 a 30: coste 20. Entrega de 5: coste de ventas 100.
• Entrada de 5 a 50 en el mismo lote: el coste pasa a (100 + 300 + 250) / 25 = 26. Las 20 unidades en stock valen ahora 520, un cargo en existencias de 220; los 30 que corresponden a las 5 unidades ya vendidas van a la cuenta de diferencias de precio.

Este coste se lleva siempre a nivel de empresa, así que Manage Item Cost per Warehouse se ignora, y SAP recomienda las mismas cuentas de mayor para los almacenes con el mismo lote. Gestionar un artículo por lotes y valorarlo por lotes son dos ajustes distintos; consulta lotes y números de serie en SAP Business One.

Inventory Revaluation y el cambio de método.

Inventory > Inventory Transactions > Inventory Revaluation corrige el valor sin mover stock. Tiene dos tipos:

• Price Change: un coste nuevo para el artículo, en FIFO por capa. El asiento es la cantidad en stock por la diferencia: 6 unidades a 50,00 revalorizadas a 100,00 dan un cargo en existencias de 300,00 contra la cuenta G/L increase.
• Inventory Debit/Credit: un importe que se suma o se resta del valor; el coste se ajusta. En un artículo estándar, la cuenta de desviación ocupa el lugar de la de existencias. Si la cantidad de la revalorización supera el stock, una parte va a la cuenta de diferencias de precio.

Una revalorización se rechaza si algún artículo implicado tiene valor negativo. El método en sí se cambia por artículo en la pestaña Inventory Data, o para muchos artículos a la vez en Inventory > Item Management > Inventory Valuation Method, que abre la ventana Update Valuation Method. Las condiciones: stock cero en todos los almacenes y ningún documento abierto que afecte al stock, como entregas aún no copiadas a una factura o devolución y entradas aún no copiadas a una factura de proveedores o devolución. La ventana solo muestra los artículos que las cumplen, y SAP aconseja consultar antes con un contable. En la práctica el stock tiene que quedar antes a cero, y por eso conviene elegir bien el método desde el principio.

Errores frecuentes y por qué le importan al examen.

• Decidir demasiado tarde. El inventario permanente y el coste por almacén se bloquean tras el primer movimiento; el método de un artículo queda fijo en cuanto tiene stock.
• Esperar que un nuevo valor por defecto llegue a los artículos existentes. Los valores de empresa y de grupo solo se aplican a registros creados después.
• Stock negativo. Con Block Negative Inventory desactivado (Administration > System Initialization > Document Settings, pestaña General), precio medio y FIFO congelan el coste por debajo de cero y llevan las diferencias a la cuenta de ajuste de stock negativo. SAP desaconseja el stock negativo.
• Salidas a coste cero. Con Allow Stock Release Without Item Cost, un artículo nuevo de precio medio puede salir a 0,00 antes de su primera entrada.
• Comparar las cifras equivocadas. El coste del maestro de artículos y el del Inventory Valuation Simulation Report pueden diferir, por ejemplo tras stock negativo. Concilia las cuentas de existencias con el Inventory Audit Report.

C_TB120, el examen de certificación de SAP para SAP Business One, abarca implantación, finanzas y logística, y en la valoración la logística se convierte en finanzas. Es justo el tipo de tema del que salen las preguntas de escenario: qué contabiliza una salida con FIFO, por qué se movió la cuenta de desviación, por qué el campo del método de valoración está en gris. Calcular ejemplos pequeños como los de arriba es la forma más rápida de responderlas. Consulta la lista de temas vigente en la página de certificación de SAP.

Cómo lo enfoca KoonLearn.

KoonLearn, nuestra simulación de formación para SAP Business One, tiene un motor contable propio que valora el stock a precio medio variable, para la empresa en su conjunto. En el capítulo 05 Inventory contabilizas entradas y salidas y ves moverse el coste, y en la parte de partners rebajas el valor de un artículo con una Inventory Revaluation de tipo Price Change. FIFO y precio estándar aparecen como preguntas de escenario y de resolución de errores, no en el propio motor, y la valoración por serie o lote no se simula. En el capítulo 02 Master data defines el método de valoración en los artículos y averiguas por qué se rechaza un cambio de método.

El capítulo 03 Purchasing, en el que las entradas y las facturas de proveedores fijan el precio medio, es gratuito y sin cuenta: empieza en learn.koonsystems.com. KoonLearn es preparación para el examen C_TB120; no sustituye la formación oficial de SAP ni el examen, y no está afiliado a SAP SE.

Fuentes: la documentación de ayuda de SAP Business One 10.0 (Company Details: pestaña Basic Initialization, Item Master Data: pestaña Inventory Data, G/L Account Determination: pestaña Inventory, Inventory Revaluation); las guías de SAP How to Set Up a Perpetual Inventory System y How to Use Serial/Batch Valuation Method; el índice de capítulos de KoonLearn. SAP y SAP Business One son marcas comerciales de SAP SE.