Chargen und Seriennummern in SAP Business One: wie B1 sie verwaltet, wann es danach fragt und wie Sie sie zurückverfolgen

Was B1 pro Artikel verwaltet.

In SAP Business One entscheiden Sie pro Artikel, ob er verfolgt wird. Unter Inventory > Item Master Data, Registerkarte General, hat das Feld Manage Item by drei Werte: None, Serial Numbers und Batches. Eine Charge ist eine Menge desselben Artikels mit gemeinsamen Merkmalen, etwa eine Produktion eines Medikaments. Eine Seriennummer kennzeichnet ein einzelnes Stück, etwa einen Laptop. Ein Artikel hat Chargen oder Seriennummern, nicht beides, und er muss ein Lagerartikel sein: kein reiner Verkaufs- oder Einkaufsartikel und kein Phantomartikel.

Daneben steht die Management Method mit zwei Werten:

• On Every Transaction: Charge oder Seriennummer sind bei jedem Eingang und jedem Ausgang Pflicht. Ein Wareneingang (Bestellung) lässt sich erst hinzufügen, wenn die ganze Menge auf Chargen oder Seriennummern verteilt ist.
• On Release Only: die Nummer ist nur Pflicht, wenn Bestand das Lager verlässt: bei Lieferungen, Ausgangsrechnungen, Warenausgängen, Umlagerungen, Ausgaben für die Produktion und Ähnlichem. Beim Eingang ist sie optional; die Nummern werden später „vervollständigt“.

Der firmenweite Standard steht unter Administration > System Initialization > General Settings, Registerkarte Inventory, Unterregister Items; der Artikelstamm hat Vorrang. Manage Item by später zu ändern ist gesperrt, solange der Artikel in irgendeinem Lager Bestand, verfügbare Chargen oder Seriennummern hat oder Chargen auf offenen Kundenaufträgen oder A/R Reserve Invoices zugeordnet sind. Entscheiden Sie es also vor dem ersten Wareneingang.

Was eine Charge und eine Seriennummer mitführen.

Eine Charge ist in B1 mehr als eine Nummer. Im Fenster Batches - Setup und später in Batch Details (Inventory > Item Management > Batches > Batch Details) hat jede Charge:

• die Chargennummer selbst, bis zu 36 Zeichen;
• Batch Attribute 1 und Batch Attribute 2, zwei freie Felder, oft für die Losnummer des Lieferanten genutzt;
• ein Verfallsdatum, ein Herstellungsdatum und ein Aufnahmedatum;
• Freitext für Location und Details;
• einen Status: Released, Locked oder Not Accessible.

Der Status zählt im Lager. Eine Charge mit Released ist überall verwendbar. Eine Charge mit Locked ist nur in Bestandsbelegen nutzbar, etwa Umlagerungen und Warenausgängen. Not Accessible ist für Chargen in der Produktion oder in der Qualitätsprüfung gedacht: Sie kann nicht auf einen Verkaufsbeleg oder eine Eingangsgutschrift, lässt sich aber noch umlagern. Den Standardstatus für neue Chargen legen Sie in General Settings fest.

Eine Falle: Eine Chargennummer gilt lagerübergreifend. Erhalten Sie eine Chargennummer, die es für den Artikel schon gibt, warnt B1, und wenn Sie fortfahren, übernimmt die neue Charge die Attribute der bestehenden, einschließlich benutzerdefinierter Felder; nur Location bleibt, wie Sie es eingegeben haben. Ein Lieferant, der Losnummern wiederverwendet, kann so das eingegebene Verfallsdatum durch ein altes ersetzen.

Eine Seriennummer hat ein eigenes Set: Serial Number, Mfr. Serial No. und Lot Number, mit Aufnahme-, Herstellungs- und Verfallsdatum sowie Beginn und Ende der Herstellergarantie. In General Settings legt Unique Serial Numbers by fest, welches dieser Felder pro Artikel eindeutig sein muss: None, Mfr. Serial No., Serial Number oder Lot Number. Zusätzlich führt B1 eine eigene interne System Number. Mit On Release Only können Sie Automatic Serial Number Creation on Receipt ankreuzen: B1 nummeriert die Stücke dann beim Eingang selbst, und die echten Seriennummern werden später eingetragen.

Wareneingang: wo Chargen und Seriennummern entstehen.

Chargen und Seriennummern entstehen auf einem Eingangsbeleg: Wareneingang (Bestellung), Eingangsrechnung, Wareneingang, Eingang aus Produktion oder Ausgangsgutschrift. Mit On Every Transaction öffnet sich das Fenster Batches - Setup oder Serial Numbers - Setup von selbst, wenn Sie den Beleg hinzufügen. Sonst öffnen Sie es mit Strg+Tab im Feld Quantity, per Rechtsklick und Batch/Serial Numbers oder über das Menü Go To.

Pro Belegzeile tragen Sie Chargen und Mengen in die Tabelle Created Batches ein oder lassen B1 sie mit Automatic Creation und einem Muster erzeugen. Nur das als eindeutig definierte Feld ist Pflicht; Daten und Attribute können später folgen. Mit On Every Transaction muss die Zeilenmenge vollständig auf Chargen verteilt sein, bevor sich der Beleg hinzufügen lässt. In einem Lager mit Lagerplätzen muss jede Charge oder Seriennummer außerdem einem Lagerplatz zugeordnet werden; siehe den Leitfaden zu Lagerplätzen.

Mit On Release Only wird beim Eingang nichts abgefragt. Der Bestand ist da, ohne Nummern. Beim Ausgang vervollständigt jemand zuerst die Chargen, über Inventory > Item Management > Batches > Batch Management. Das spart Tipparbeit an der Rampe, verschiebt die Arbeit aber auf den Moment des Versands, und zwischen Eingang und Ausgang weiß B1 nicht, welche Charge wo liegt.

Ausgang: Chargen und Seriennummern auswählen.

Auf einem ausgehenden Beleg, etwa Lieferung, Ausgangsrechnung, Warenausgang, Umlagerung oder Ausgabe für die Produktion, öffnet B1 das Fenster Batch Number Selection oder Serial Number Selection. Available Batches zeigt, was auf Lager ist, mit der Menge, der anderen Aufträgen zugeordneten Menge und dem ersten Beleg, dem die Charge zugeordnet ist. Sie verschieben Chargen nach Selected Batches, bis Total Needed erreicht ist; mit weniger lässt sich der Beleg nicht hinzufügen. Auto Select füllt die Restmenge für Sie, in der aktuellen Sortierung der Liste. Standardmäßig ist das die Chargennummer, nicht das Verfallsdatum; First-Expired-First-Out passiert also nur, wenn jemand danach sortiert oder prüft.

Chargen lassen sich früher zuordnen, auf dem Kundenauftrag oder der A/R Reserve Invoice und auf der Kommissionierliste. Retouren laufen umgekehrt: Auf einer Retoure oder Ausgangsgutschrift schlägt B1 die Chargen vor, die an diesen Kunden gingen, From Base Document oder Related to Current BP. Eine Einschränkung, die Sie kennen sollten: Wird eine Lieferung in eine Ausgangsrechnung kopiert, zeigt die Rechnung die Chargen der Lieferung nicht.

In einem Lager mit Lagerplätzen bestimmt das Feld Issue Primarily By am Artikel die Reihenfolge der Fragen: erst die Charge und dann der Lagerplatz, oder erst der Lagerplatz und dann die Chargen darauf. Eine Seriennummer liegt immer auf genau einem Lagerplatz; wer das eine wählt, wählt das andere.

Eine Charge oder Seriennummer zurückverfolgen.

Rückverfolgbarkeit ist der Grund, warum die meisten Unternehmen Chargen einschalten. B1 hat dafür vier Berichte, alle unter Inventory > Inventory Reports:

• Batch Number Transactions Report: pro Charge und Lager die aktuelle Menge und darunter jeder Eingang und Ausgang dieser Charge. Auch aus einem Beleg oder dem Artikelstamm über das Menü Go To zu öffnen.
• Serial Number Transactions Report: dasselbe pro Seriennummer, mit Filtern nach Datum, Lager, Geschäftspartner und Belegen.
• Forward und Reverse Batches and Serials Trace Report: verfolgt Chargen und Seriennummern vorwärts und rückwärts durch Produktion und Vertrieb.
• Batches and Serials Inventory Audit Report: der Wert pro Charge oder Seriennummer, für Artikel mit der Bewertungsmethode nach Serie/Charge; siehe den Leitfaden zu Bewertungsmethoden.

Bei einem Rückruf lautet die Frage meist: Welche Kunden haben Charge X erhalten, und welcher Rohstoff steckt darin? Diese Antworten gibt es nur, wenn jeder Eingang und jeder Ausgang die Charge erfasst hat. Ein paar Monate On Release Only oder ein Lager, das einfach eins aus dem Regal genommen hat, sind genau die Lücke, durch die ein Rückruf fällt.

Häufige Fehler.

• Chargen erst nach dem Go-live einschalten. Manage Item by lässt sich bei vorhandenem Bestand nicht ändern; das heißt, zuerst den Artikel leeren oder einen neuen Artikelcode anlegen.
• On Release Only, um Zeit zu sparen, bei Artikeln, die Sie wirklich zurückverfolgen müssen. Die Zeit wird an der Rampe gespart und beim Rückruf ausgegeben.
• Kollidierende Losnummern von Lieferanten. Dieselbe Nummer für eine andere Produktion übernimmt die alten Attribute, Verfallsdatum inklusive.
• Leere Verfallsdaten, weil das Feld optional ist. Eine Charge ohne Verfallsdatum lässt sich auf Haltbarkeit nicht prüfen, weder mit den Berichten von B1 noch mit etwas anderem.
• Locked als vollständigen Stopp sehen. Locked und Not Accessible halten eine Charge von Kunden fern, aber keiner von beiden verhindert eine Umlagerung.
• Chargennummern, die länger sind, als ein Etikett fasst. B1 nimmt bis zu 36 Zeichen; das Chargenfeld in einem GS1-128-Barcode bis zu 20.

Bevor Sie anfangen.

• Entscheiden Sie pro Artikel: Charge, Seriennummer oder nichts, vor dem ersten Wareneingang.
• Nutzen Sie On Every Transaction für alles, was Sie eventuell zurückrufen müssen; On Release Only nur dort, wo Sie nie wissen müssen, welche Charge auf Lager ist.
• Legen Sie fest, was in Batch Attribute 1 und 2 gehört, und machen Sie das Verfallsdatum zum Teil des Wareneingangs.
• Stellen Sie Unique Serial Numbers by und den Standard-Chargenstatus in General Settings ein.
• Bitten Sie Lieferanten um GS1-128-Etiketten mit Charge und Verfallsdatum; siehe den Leitfaden zu GS1-128.
• Lassen Sie den Batch Number Transactions Report einmal für eine Testcharge laufen, vom Eingang bis zur Lieferung, damit Sie wissen, dass die Rückverfolgung funktioniert, bevor Sie sie brauchen.

Wie KoonScan mit Chargen und Seriennummern umgeht.

KoonScan, unsere Scanner-App, bucht dieselben Standardbelege über den Service Layer; jede Charge und jede Seriennummer landet also in den eigenen Feldern von B1 und erscheint in den Berichten oben. Beim Wareneingang fragt KoonScan bei jedem Chargen- oder Seriennummernartikel nach der Nummer, unabhängig von der Verwaltungsmethode; es lässt sie nicht für später offen. Ein GS1-128-Etikett füllt Artikel, Charge und Verfallsdatum mit einem Scan. Bei einer bestehenden Charge übernimmt KoonScan das Verfallsdatum aus B1; es warnt, wenn dieselbe Charge mit zwei Verfallsdaten gescannt wird, und kann bei abgelaufenen oder zu kurz haltbaren Chargen nachfragen oder sie ablehnen. Eine Seriennummer ist ein Stück, wird einmal gescannt und darf in B1 noch nicht existieren.

Beim Ausgang prüft KoonScan die gescannte Charge gegen das, was B1 der Zeile zugeordnet hat, und lehnt Chargen mit Locked und Not Accessible für Kunden ab. FEFO ist optional: Ist es eingeschaltet, fragt KoonScan nach oder lehnt eine Charge ab, solange eine früher verfallende im Lager liegt; Seriennummern fallen nicht unter diese Prüfung. Am Scanner schlagen Sie eine Charge nach, sperren sie mit Grund (in B1 wird daraus Locked; Not Accessible setzen Sie nur in B1), lagern eine ganze Charge in einem Zug um und drucken ein Etikett mit Artikel, Charge und Verfallsdatum. Alles über KoonScan.

Quellen: die Hilfedokumentation von SAP Business One 10.0 (Managing Batch Numbers, Managing Serial Numbers, Item Master Data: General Tab, General Settings: Inventory Tab, Batches - Setup, Batch Number Selection, die Berichte zu Chargen und Seriennummern); die Datenbankreferenz von SAP Business One 10.0 (OBTN, OSRN, OBTQ); die Service Layer-$metadata von SAP Business One 10.0 FP 2608 (BatchNumberDetails, SerialNumberDetails).