Lots et numéros de série dans SAP Business One : comment B1 les gère, quand il les demande et comment vous les tracez

Ce que B1 gère par article.

Dans SAP Business One, vous décidez par article s'il est suivi. Dans Inventory > Item Master Data, onglet General, le champ Manage Item by a trois valeurs : None, Serial Numbers et Batches. Un lot est une quantité du même article aux caractéristiques communes, comme une production d'un médicament. Un numéro de série identifie une seule pièce, comme un ordinateur portable. Un article a des lots ou des numéros de série, pas les deux, et il doit être un article géré en stock : ni article uniquement de vente ou d'achat, ni article fantôme.

À côté se trouve la Management Method, avec deux valeurs :

• On Every Transaction : le lot ou le numéro de série est obligatoire à chaque entrée et à chaque sortie. Une entrée de marchandises ne peut pas être ajoutée tant que toute la quantité n'est pas répartie sur des lots ou des numéros de série.
• On Release Only : le numéro n'est obligatoire que lorsque du stock sort : livraisons, factures clients, sorties de marchandises, transferts de stock, sorties pour production, etc. À l'entrée il est facultatif ; les numéros sont « complétés » plus tard.

La valeur par défaut pour toute la société se trouve dans Administration > System Initialization > General Settings, onglet Inventory, sous-onglet Items ; la fiche article la remplace. Modifier Manage Item by plus tard est bloqué tant que l'article a du stock, des lots ou numéros de série disponibles dans un entrepôt, ou des lots affectés à des commandes clients ou des A/R reserve invoices ouvertes. Décidez donc avant la première entrée.

Ce que contiennent un lot et un numéro de série.

Un lot dans B1 est plus qu'un numéro. Dans la fenêtre Batches - Setup, puis dans Batch Details (Inventory > Item Management > Batches > Batch Details), chaque lot a :

• le numéro de lot lui-même, jusqu'à 36 caractères ;
• Batch Attribute 1 et Batch Attribute 2, deux champs libres, souvent utilisés pour le numéro de lot du fournisseur ;
• une date de péremption, une date de fabrication et une date d'admission ;
• un texte libre pour Location et Details ;
• un statut : Released, Locked ou Not Accessible.

Le statut compte dans l'entrepôt. Un lot Released s'utilise partout. Un lot Locked ne s'utilise que dans des documents de stock, comme les transferts et les sorties de marchandises. Not Accessible est prévu pour les lots en production ou en contrôle qualité : il ne peut pas figurer sur un document de vente ni sur un avoir fournisseur, mais il peut encore être transféré. Le statut par défaut des nouveaux lots se règle dans General Settings.

Un piège : un numéro de lot est commun à tous les entrepôts. Si vous recevez un numéro de lot qui existe déjà pour l'article, B1 vous avertit, et si vous continuez, le nouveau lot reprend les attributs du lot existant, champs utilisateur compris ; seul Location reste tel que vous l'avez saisi. Un fournisseur qui réutilise ses numéros de lot peut ainsi remplacer la date de péremption que vous aviez saisie par une ancienne.

Un numéro de série a son propre jeu de champs : Serial Number, Mfr. Serial No. et Lot Number, avec dates d'admission, de fabrication et de péremption, et le début et la fin de la garantie fabricant. Dans General Settings, Unique Serial Numbers by détermine lequel de ces champs doit être unique par article : None, Mfr. Serial No., Serial Number ou Lot Number. B1 tient en plus son propre System Number interne. Avec On Release Only, vous pouvez cocher Automatic Serial Number Creation on Receipt : B1 numérote alors lui-même les pièces à l'entrée, et les vrais numéros de série sont saisis plus tard.

Réception : là où naissent les lots et les numéros de série.

Les lots et numéros de série naissent sur un document d'entrée : une réception de marchandises sur commande, une facture fournisseur, une entrée de marchandises, une entrée de production ou un avoir client. Avec On Every Transaction, la fenêtre Batches - Setup ou Serial Numbers - Setup s'ouvre d'elle-même quand vous ajoutez le document. Sinon, vous l'ouvrez avec Ctrl+Tab dans le champ Quantity, par clic droit et Batch/Serial Numbers, ou via le menu Go To.

Pour chaque ligne du document, vous saisissez lots et quantités dans le tableau Created Batches, ou vous laissez B1 les générer avec Automatic Creation et un modèle. Seul le champ défini comme unique est obligatoire ; dates et attributs peuvent venir plus tard. Avec On Every Transaction, la quantité de la ligne doit être entièrement répartie sur des lots avant de pouvoir ajouter le document. Dans un entrepôt avec emplacements, chaque lot ou numéro de série doit aussi aller vers un emplacement ; voir le guide sur les emplacements.

Avec On Release Only, rien n'est demandé à l'entrée. Le stock est là, sans numéros. À la sortie, quelqu'un complète d'abord les lots, via Inventory > Item Management > Batches > Batch Management. Cela évite de la saisie au quai, mais reporte le travail au moment de l'expédition, et entre l'entrée et la sortie B1 ne sait pas quel lot se trouve où.

Sortie : sélectionner lots et numéros de série.

Sur un document de sortie, comme une livraison, une facture client, une sortie de marchandises, un transfert de stock ou une sortie pour production, B1 ouvre la fenêtre Batch Number Selection ou Serial Number Selection. Available Batches liste ce qui est en stock, avec la quantité, la quantité affectée à d'autres commandes et le premier document auquel le lot est affecté. Vous passez des lots dans Selected Batches jusqu'à atteindre Total Needed ; avec moins, le document ne peut pas être ajouté. Auto Select complète la quantité restante pour vous, selon le tri actuel de la liste. Par défaut, ce tri est le numéro de lot, pas la date de péremption : le first-expired-first-out n'a donc lieu que si quelqu'un trie ou vérifie selon cette date.

Les lots peuvent être affectés plus tôt, sur la commande client ou la A/R reserve invoice, et sur la liste de préparation. Les retours fonctionnent dans l'autre sens : sur un retour ou un avoir client, B1 propose les lots partis chez ce client, From Base Document ou Related to Current BP. Une limite à connaître : quand une livraison est copiée vers une facture client, les lots de la livraison ne sont pas affichés sur la facture.

Dans un entrepôt avec emplacements, le champ Issue Primarily By de l'article fixe l'ordre des questions : d'abord le lot puis l'emplacement, ou d'abord l'emplacement puis les lots qui s'y trouvent. Un numéro de série est toujours dans un seul emplacement : choisir l'un, c'est choisir l'autre.

Tracer un lot ou un numéro de série.

La traçabilité est la raison pour laquelle la plupart des entreprises activent les lots. B1 propose quatre états pour cela, tous dans Inventory > Inventory Reports :

• Batch Number Transactions Report : par lot et par entrepôt la quantité actuelle, et en dessous chaque entrée et sortie de ce lot. Il s'ouvre aussi depuis un document ou la fiche article via le menu Go To.
• Serial Number Transactions Report : la même chose par numéro de série, avec des filtres sur les dates, l'entrepôt, le partenaire et les documents.
• Forward et Reverse Batches and Serials Trace Report : suit lots et numéros de série vers l'aval et vers l'amont, à travers la production et la distribution.
• Batches and Serials Inventory Audit Report : la valeur par lot ou numéro de série, pour les articles valorisés par série/lot ; voir le guide sur les méthodes de valorisation.

Lors d'un rappel, la question est en général : quels clients ont reçu le lot X, et quelle matière première y est entrée ? Ces réponses n'existent que si chaque entrée et chaque sortie a enregistré le lot. Quelques mois en On Release Only, ou un entrepôt qui a simplement pris une pièce sur l'étagère, c'est exactement le trou par lequel un rappel passe.

Erreurs fréquentes.

• Activer les lots après le démarrage. Manage Item by ne change pas tant qu'il y a du stock : il faut donc vider l'article d'abord ou créer un nouveau code article.
• On Release Only pour gagner du temps sur des articles que vous devez vraiment tracer. Le temps gagné au quai se perd lors du rappel.
• Des numéros de lot fournisseurs qui se répètent. Le même numéro pour une autre production reprend les anciens attributs, date de péremption comprise.
• Des dates de péremption vides parce que le champ est facultatif. Un lot sans date de péremption ne peut pas être contrôlé sur sa durée de vie, ni par les états de B1 ni par autre chose.
• Prendre Locked pour un arrêt total. Locked et Not Accessible tiennent un lot à l'écart des clients, mais aucun des deux n'empêche un transfert de stock.
• Des numéros de lot plus longs qu'une étiquette ne le permet. B1 accepte jusqu'à 36 caractères ; le champ lot d'un code GS1-128, jusqu'à 20.

Avant de commencer.

• Décidez par article : lot, numéro de série ou rien, avant la première entrée.
• Utilisez On Every Transaction pour tout ce que vous pourriez devoir rappeler ; On Release Only seulement là où vous n'avez jamais besoin de savoir quel lot est en stock.
• Convenez de ce qui va dans Batch Attribute 1 et 2, et faites de la date de péremption une étape de la réception.
• Réglez Unique Serial Numbers by et le statut de lot par défaut dans General Settings.
• Demandez à vos fournisseurs des étiquettes GS1-128 avec lot et date de péremption ; voir le guide sur GS1-128.
• Lancez une fois le Batch Number Transactions Report sur un lot de test, de l'entrée à la livraison, pour savoir que la traçabilité fonctionne avant d'en avoir besoin.

Comment KoonScan gère les lots et numéros de série.

KoonScan, notre application de scan, enregistre les mêmes documents standard via le Service Layer : chaque lot et chaque numéro de série arrive donc dans les champs de B1 et apparaît dans les états ci-dessus. À l'entrée, il demande le lot ou le numéro de série de chaque article géré par lot ou par série, quelle que soit la méthode de gestion ; il ne les laisse pas à compléter plus tard. Une étiquette GS1-128 remplit article, lot et date de péremption en un seul scan. Pour un lot qui existe déjà, KoonScan reprend la date de péremption de B1 ; il avertit si le même lot est scanné avec deux dates, et peut demander confirmation ou refuser un lot périmé ou à durée de vie trop courte. Un numéro de série correspond à une pièce, scannée une fois, et ne doit pas déjà exister dans B1.

En sortie, KoonScan vérifie le lot scanné par rapport à ce que B1 a affecté à la ligne, et refuse pour les clients les lots Locked et Not Accessible. Le FEFO est optionnel : s'il est activé, KoonScan demande confirmation ou refuse un lot tant qu'un lot périmant plus tôt se trouve dans l'entrepôt ; les numéros de série sortent de ce contrôle. Sur le scanner, vous consultez un lot, le bloquez avec un motif (dans B1 il passe en Locked ; Not Accessible se règle uniquement dans B1), déplacez un lot entier en une fois et imprimez une étiquette avec article, lot et date de péremption. Tout sur KoonScan.

Sources : documentation d'aide de SAP Business One 10.0 (Managing Batch Numbers, Managing Serial Numbers, Item Master Data: General Tab, General Settings: Inventory Tab, Batches - Setup, Batch Number Selection, les états sur les lots et numéros de série) ; la référence de base de données de SAP Business One 10.0 (OBTN, OSRN, OBTQ) ; le $metadata du Service Layer de SAP Business One 10.0 FP 2608 (BatchNumberDetails, SerialNumberDetails).