Batch- en serienummers in SAP Business One: hoe B1 ze beheert, wanneer het erom vraagt en hoe je ze traceert

Wat B1 per artikel beheert.

In SAP Business One bepaal je per artikel of het gevolgd wordt. In Inventory > Item Master Data, op het tabblad General, heeft het veld Manage Item by drie waarden: None, Serial Numbers en Batches. Een batch is een hoeveelheid van hetzelfde artikel met gedeelde kenmerken, zoals één productierun van een medicijn. Een serienummer wijst één enkel stuk aan, zoals één laptop. Een artikel heeft batches of serienummers, niet allebei, en het moet een voorraadartikel zijn: geen artikel dat alleen verkocht of alleen ingekocht wordt, en geen fantoomartikel.

Daarnaast staat de Management Method, met twee waarden:

• On Every Transaction: het batch- of serienummer is verplicht bij elke ontvangst en elke uitgifte. Een goederenontvangst kan pas worden toegevoegd als de hele hoeveelheid over batches of serienummers is verdeeld.
• On Release Only: het nummer is alleen verplicht als er voorraad weggaat: bij leveringen, verkoopfacturen, voorraaduitgiftes, overboekingen, uitgiftes voor productie en dergelijke. Bij ontvangst is het optioneel; de nummers worden later "aangevuld".

De standaard voor het hele bedrijf staat in Administration > System Initialization > General Settings, tabblad Inventory, subtabblad Items; het artikel gaat daarboven. Manage Item by later wijzigen is geblokkeerd zolang het artikel in een magazijn voorraad, beschikbare batches of serienummers heeft, of batches die zijn toegewezen op open verkooporders of A/R reserve invoices. Beslis het dus vóór de eerste ontvangst.

Wat een batch en een serienummer meedragen.

Een batch in B1 is meer dan een nummer. In het venster Batches - Setup, en later in Batch Details (Inventory > Item Management > Batches > Batch Details), heeft elke batch:

• het batchnummer zelf, tot 36 tekens;
• Batch Attribute 1 en Batch Attribute 2, twee vrije velden, vaak gebruikt voor het lotnummer van de leverancier;
• een vervaldatum, een productiedatum en een opnamedatum;
• een vrije tekst voor Location en Details;
• een status: Released, Locked of Not Accessible.

De status doet ertoe in het magazijn. Een batch met Released is overal te gebruiken. Een batch met Locked kan alleen in voorraaddocumenten, zoals overboekingen en voorraaduitgiftes. Not Accessible is bedoeld voor batches in productie of in een kwaliteitscontrole: zo'n batch kan niet op een verkoopdocument of een inkoopcreditnota, maar kan nog wel worden overgeboekt. De standaardstatus voor nieuwe batches stel je in bij General Settings.

Eén valkuil: een batchnummer geldt over magazijnen heen. Ontvang je een batchnummer dat voor het artikel al bestaat, dan waarschuwt B1, en ga je door, dan neemt de nieuwe batch de kenmerken van de bestaande over, inclusief eigen velden; alleen Location blijft zoals je hem invulde. Een leverancier die lotnummers hergebruikt, kan zo de houdbaarheidsdatum die je had ingetypt vervangen door een oude.

Een serienummer heeft een eigen set: Serial Number, Mfr. Serial No. en Lot Number, met opname-, productie- en vervaldatum en een begin en einde van de fabrieksgarantie. In General Settings bepaalt Unique Serial Numbers by welk van die velden per artikel uniek moet zijn: None, Mfr. Serial No., Serial Number of Lot Number. B1 houdt daarnaast een eigen intern System Number bij. Met On Release Only kun je Automatic Serial Number Creation on Receipt aanvinken: B1 nummert de stuks dan zelf bij ontvangst, en de echte serienummers worden later ingevuld.

Ontvangen: waar batches en serienummers ontstaan.

Batches en serienummers ontstaan op een ontvangstdocument: een goederenontvangst op inkooporder, een inkoopfactuur, een voorraadontvangst, een ontvangst uit productie of een A/R-creditnota. Met On Every Transaction opent het venster Batches - Setup of Serial Numbers - Setup vanzelf als je het document toevoegt. Anders open je het met Ctrl+Tab in het veld Quantity, met de rechtermuisknop en Batch/Serial Numbers, of via het menu Go To.

Per documentregel vul je batches en aantallen in de tabel Created Batches in, of laat je B1 ze maken met Automatic Creation en een patroon. Alleen het veld dat als uniek is ingesteld is verplicht; datums en kenmerken kunnen later. Met On Every Transaction moet het aantal van de regel volledig over batches verdeeld zijn voordat het document kan worden toegevoegd. In een magazijn met locaties moet elke batch of elk serienummer ook naar een locatie; zie de gids over locaties.

Met On Release Only wordt bij ontvangst niets gevraagd. De voorraad is er, zonder nummers. Bij de uitgifte vult iemand eerst de batches aan, via Inventory > Item Management > Batches > Batch Management. Dat scheelt typwerk aan het dock, maar verschuift het werk naar het moment van verzenden, en tussen ontvangst en uitgifte weet B1 niet welke batch waar ligt.

Uitgeven: batches en serienummers kiezen.

Op een uitgaand document, zoals een levering, verkoopfactuur, voorraaduitgifte, overboeking of uitgifte voor productie, opent B1 het venster Batch Number Selection of Serial Number Selection. Available Batches toont wat er op voorraad is, met het aantal, het aantal dat aan andere orders is toegewezen en het eerste document waaraan het is toegewezen. Je zet batches naar Selected Batches tot Total Needed bereikt is; met minder kan het document niet worden toegevoegd. Auto Select vult het resterende aantal voor je in, in de huidige sortering van de lijst. Standaard is dat het batchnummer, niet de vervaldatum, dus first-expired-first-out gebeurt alleen als iemand daarop sorteert of controleert.

Batches kunnen eerder worden toegewezen, op de verkooporder of A/R reserve invoice, en op de picklijst. Retouren werken andersom: op een retour of A/R-creditnota stelt B1 de batches voor die naar die klant gingen, From Base Document of Related to Current BP. Eén beperking om te kennen: wordt een levering naar een verkoopfactuur gekopieerd, dan staan de batches van de levering niet op de factuur.

In een magazijn met locaties bepaalt het veld Issue Primarily By op het artikel de volgorde van de vragen: eerst de batch en dan de locatie, of eerst de locatie en dan de batches die daar liggen. Een serienummer ligt altijd op één locatie, dus wie het een kiest, kiest het ander.

Een batch of serienummer traceren.

Traceerbaarheid is waarom de meeste bedrijven batches aanzetten. B1 heeft er vier rapporten voor, allemaal onder Inventory > Inventory Reports:

• Batch Number Transactions Report: per batch en magazijn het huidige aantal, en daaronder elke ontvangst en uitgifte van die batch. Ook te openen vanuit een document of het artikel via het menu Go To.
• Serial Number Transactions Report: hetzelfde per serienummer, met filters op datums, magazijn, relatie en documenten.
• Forward en Reverse Batches and Serials Trace Report: volgt batches en serienummers vooruit en achteruit door productie en distributie.
• Batches and Serials Inventory Audit Report: de waarde per batch of serienummer, voor artikelen met de waarderingsmethode per serie/batch; zie de gids over waarderingsmethoden.

Bij een terugroepactie is de vraag meestal: welke klanten kregen batch X, en welke grondstof zat erin? Die antwoorden bestaan alleen als elke ontvangst en elke uitgifte de batch heeft vastgelegd. Een paar maanden On Release Only, of een magazijn dat er gewoon eentje van de plank pakte, is precies het gat waar een terugroepactie doorheen valt.

Veelgemaakte fouten.

• Batches aanzetten na de livegang. Manage Item by verandert niet zolang er voorraad is; het betekent dus eerst het artikel leegmaken of een nieuwe artikelcode beginnen.
• On Release Only om tijd te besparen op artikelen die je echt moet kunnen traceren. De tijd wordt bespaard aan het dock en uitgegeven bij de terugroepactie.
• Lotnummers van leveranciers die botsen. Hetzelfde nummer voor een andere productierun neemt de oude kenmerken over, houdbaarheidsdatum incluis.
• Lege houdbaarheidsdatums omdat het veld optioneel is. Een batch zonder vervaldatum kan op houdbaarheid niet gecontroleerd worden, niet door de rapporten van B1 en niet door iets anders.
• Locked zien als een volledige stop. Locked en Not Accessible houden een batch weg bij klanten, maar geen van beide houdt een overboeking tegen.
• Batchnummers die langer zijn dan een etiket aankan. B1 neemt tot 36 tekens; het batchveld in een GS1-128-barcode tot 20.

Voordat je begint.

• Beslis per artikel: batch, serienummer of niets, vóór de eerste ontvangst.
• Gebruik On Every Transaction voor alles wat je misschien moet terugroepen; On Release Only alleen waar je nooit hoeft te weten welke batch er op voorraad ligt.
• Spreek af wat er in Batch Attribute 1 en 2 komt, en maak de houdbaarheidsdatum onderdeel van het ontvangen.
• Stel Unique Serial Numbers by en de standaard batchstatus in bij General Settings.
• Vraag leveranciers om GS1-128-etiketten met batch en houdbaarheidsdatum; zie de gids over GS1-128.
• Draai het Batch Number Transactions Report één keer op een testbatch, van ontvangst tot levering, zodat je weet dat het traceren werkt voordat je het nodig hebt.

Hoe KoonScan met batches en serienummers omgaat.

KoonScan, onze scanner-app, boekt dezelfde standaarddocumenten via de Service Layer, dus elke batch en elk serienummer komt in de eigen velden van B1 en staat in de rapporten hierboven. Bij ontvangst vraagt KoonScan om het batch- of serienummer van elk batch- of serieartikel, wat de beheermethode ook is; het laat ze niet over om later aan te vullen. Een GS1-128-etiket vult artikel, batch en houdbaarheidsdatum in één scan. Voor een batch die al bestaat neemt KoonScan de vervaldatum uit B1; het waarschuwt als dezelfde batch met twee verschillende datums gescand wordt, en kan vragen naar of weigeren wat al verlopen of te kort houdbaar is. Een serienummer is één stuk, één keer gescand, en mag nog niet in B1 bestaan.

Bij uitgifte controleert KoonScan de gescande batch tegen wat B1 aan de regel heeft toegewezen, en weigert het batches met Locked en Not Accessible voor klanten. FEFO is optioneel: staat het aan, dan vraagt KoonScan door of weigert het een batch zolang er een eerder vervallende in het magazijn ligt; serienummers vallen buiten die controle. Op de scanner zoek je een batch op, blokkeer je hem met een reden (in B1 wordt dat Locked; Not Accessible zet je alleen in B1), verplaats je een hele batch in één keer en print je een etiket met artikel, batch en houdbaarheidsdatum. Alles over KoonScan.

Bronnen: SAP Business One 10.0-helpdocumentatie (Managing Batch Numbers, Managing Serial Numbers, Item Master Data: General Tab, General Settings: Inventory Tab, Batches - Setup, Batch Number Selection, de rapporten voor batches en serienummers); de databasereferentie van SAP Business One 10.0 (OBTN, OSRN, OBTQ); de $metadata van de Service Layer van SAP Business One 10.0 FP 2608 (BatchNumberDetails, SerialNumberDetails).