Inventur in SAP Business One: Inventurzählbelege, Inventurbuchung und Zykluszählung

Was B1 selbst kann.

Die Inventur finden Sie in B1 unter Inventory → Inventory Transactions → Inventory Counting Transactions. Es gibt zwei Belege, und die Trennung ist gewollt:

• Inventory Counting (der Inventurzählbeleg) hält die Zählung fest: welche Artikel, in welchem Lager und auf welchem Lagerplatz, von wem gezählt, und die gezählte Menge neben dem Lagerbestand am Zähldatum. Er ändert keinen Bestand und bucht keinen Journaleintrag. Solange er offen ist, können Sie ihn weiter aktualisieren.
• Inventory Posting (die Inventurbuchung) korrigiert den Bestand. Sie wird meist aus einem oder mehreren Zählbelegen kopiert und bucht die Differenz: eine positive Differenz gegen das Inventory Offset – Increase Account, eine negative gegen das Inventory Offset – Decrease Account. Einmal hinzugefügt, lässt sie sich nicht mehr ändern.

Sie können Zählergebnisse auch direkt in eine Inventurbuchung eintippen, aber SAP rät davon ab: Die Zähler und ihre einzelnen Ergebnisse gehen verloren, und ein Tippfehler landet sofort im Bestand und im Hauptbuch. Beide Belege unterstützen Entwürfe und Genehmigungsverfahren.

Zählen, Schritt für Schritt.

So empfiehlt SAP es in der Hilfedokumentation:

• Erfassen Sie jeden Wareneingang, jede Lieferung und jeden Warenausgang, der tatsächlich stattgefunden hat, damit B1 und das Regal vom selben Stand ausgehen.
• Legen Sie den Zählbeleg an: Zähldatum und -uhrzeit, Zählart, Zähler und die Artikel mit Lager und Lagerplatz. Add Items → Select Items wählt Artikel nach Kriterien wie Lager oder Lagerplatzbereich aus.
• Setzen Sie Freeze auf den Zeilen. Ein eingefrorener Artikel kann in diesem Lager und auf diesem Lagerplatz weder vereinnahmt, geliefert noch umgelagert werden; nur die Inventurbuchung ist erlaubt. Er wird beim Buchen oder beim Schließen der Zeile wieder freigegeben.
• Fügen Sie den Beleg hinzu und drucken Sie ihn, zählen Sie im Lager und erfassen Sie dann die Ergebnisse. Setzen Sie Counted auf jeder fertigen Zeile; nur gezählte Zeilen lassen sich buchen. Eine als gezählt markierte Zeile ohne Menge zählt als null.
• Prüfen Sie die Spalten Variance und Variance %. Zeilen über dem in Document Settings festgelegten Schwellenwert werden rot.
• Wählen Sie Copy to Inventory Posting, prüfen Sie die Preise und fügen Sie die Inventurbuchung hinzu.

Zwei Details sorgen hinterher für die meiste Verwirrung. Erstens wird In-Whse Qty on Count Date je nach einer Einstellung in Document Settings, die für Zählung und Buchung gleich sein muss, aus den Buchungsdaten oder den Erstellungsdaten der Transaktionen berechnet. Fügt jemand nach Beginn der Zählung eine Lieferung mit dem Zähldatum hinzu, stimmt der Vergleich nicht. Zweitens werden Zeilen, deren gezählte Menge dem Lagerbestand entspricht, nicht in die Inventurbuchung kopiert. Wenn Document Settings sie nicht automatisch schließt, bleiben sie offen und eingefroren, und Sie können für diese Artikel keine neue Zählung starten, bis Sie den Zählbeleg manuell schließen.

Ein Zähler, mehrere Zähler oder ein Team.

Das Feld Counting Type bietet Single Counter oder Multiple Counters. Ein Zähler kann ein B1-Benutzer sein oder ein Mitarbeiter ohne B1-Benutzer. Bei mehreren Zählern gibt es zwei Rollen: bis zu 5 Einzelzähler, die denselben Artikel auf demselben Lagerplatz unabhängig voneinander zählen, und bis zu 10 Teamzähler, deren Ergebnisse sich zu einer Teamzählung addieren. Teamergebnisse stehen auf einer eigenen Registerkarte Team Counting.

B1 vergleicht anschließend die Zählungen: Counters' Diff. zeigt die größte Differenz zwischen den Zählern. Beim Buchen wählen Sie, welche Zählung in den Bestand geht: nur Artikel ohne Differenz zwischen den Zählern, die Teamzählung oder das Ergebnis eines bestimmten Zählers. Es wird nur eine Zählung gebucht. Ändern Sie die Zählart mit Vorsicht: SAP warnt, dass nach einer falschen Änderung und Aktualisierung nur noch hilft, den Beleg zu schließen und in einem neuen erneut zu zählen.

Mehrere Zähler sind eine Funktion des B1-Clients. Die Service Layer-Referenz von SAP, die Scanner-Apps nutzen, sagt dazu nichts Konkretes. Testen Sie deshalb auf Ihrem eigenen System, wie eine App das Ergebnis pro Zähler liest und schreibt, bevor Sie sich darauf verlassen.

Lagerplätze, Chargen und Seriennummern.

• Lagerplätze. Jeder Lagerplatz ist eine eigene Zeile. In der Artikelauswahl schränkt die Schaltfläche Bin Locations nach Unterebene oder Attribut ein, und Exclude Bin Locations for Items with Zero Quantity hält leere Lagerplätze von der Liste fern. Einen Artikel auf einem Lagerplatz gefunden, der nicht auf der Liste stand? Fügen Sie manuell eine Zeile hinzu.
• Chargen und Seriennummern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zeile und wählen Sie Serial and Batch Selection. Auf dem Zählbeleg sind sie optional, auf der Inventurbuchung Pflicht, also muss sie jemand ausfüllen. Chargen oder Seriennummern, die B1 nicht kennt, lassen sich auf dem Zählbeleg als Entwurf anlegen; beim Buchen werden sie echt.
• Mengeneinheiten. Gezählte Mengen stehen in der Inventurzähleinheit. Mit einer Mengeneinheitengruppe können Sie Kartons und lose Stücke getrennt in Inventory Counting by UoM erfassen, und B1 addiert sie.
• Wert. Bei Artikeln mit Standardpreis, gleitendem Durchschnitt oder FIFO addiert B1 zuerst die Differenzen aller Lagerplätze in einem Lager. Lag ein Karton nur auf dem falschen Lagerplatz, heben sich Plus und Minus auf und es wird kein Wert gebucht. Artikel, die pro Seriennummer oder Charge bewertet werden, werden pro Charge behandelt.

Zykluszählung.

Alles einmal im Jahr zu zählen heißt, das Lager anzuhalten. Die Zykluszählung zählt jeweils einen Teil, nach Plan. B1 unterstützt das mit drei Fenstern:

• Inventory Cycles - Setup (Administration → Setup → Inventory) definiert die Zyklen: Wiederholung, erstes Zähldatum und Uhrzeit.
• Cycle Count Determination (gleiches Menü) legt pro Lager fest, ob nach Artikelgruppe oder, in einem Lager mit Lagerplätzen, nach Lagerunterebene gezählt wird, mit Zykluscode, Alarm und den Benutzern, die ihn erhalten. Bei Zyklen nach Artikelgruppe kann die Registerkarte Inventory Data der Artikelstammdaten den Zyklus pro Artikel überschreiben.
• Cycle Count Recommendations (Inventory → Inventory Transactions) zeigt, was fällig ist. Wählen Sie Artikel aus und dann Inventory Counting, um den Zählbeleg anzulegen; die Artikel verschwinden dann von der Liste.

Die Zykluszählung funktioniert nur, wenn jemand auf die Alarme reagiert. Geben Sie den Empfehlungen einen festen Termin in der Woche und zählen Sie Schnelldreher öfter als Langsamdreher.

Inventory Posting oder Inventory Opening Balance?

Beide Fenster buchen Bestand mit einem Preis zu oder ab, beide stehen unter Inventory Transactions, und sie werden verwechselt. Inventory Opening Balance ist für den Anfangsbestand: beim Start mit B1 oder für Bestand, der nie erfasst wurde. Es bucht gegen ein Open Inventory Account, das Sie pro Zeile wählen, normalerweise ein Eröffnungsbilanzkonto, und arbeitet nur in der Lagereinheit. Inventory Posting ist für Differenzen aus einer Zählung und bucht gegen die Bestandsgegenkonten. Korrigieren Sie eine Zähldifferenz mit einem Anfangsbestand, landet der Gewinn oder Verlust auf dem falschen Konto.

Bevor Sie zählen.

• Jede echte Bewegung ist in B1 erfasst, auch die Lieferungen von gestern und der Warenausgang für die kaputte Palette.
• Prüfen Sie Document Settings für Inventory Counting und Inventory Posting: wie der Lagerbestand am Zähldatum berechnet wird, die Schwellenwerte für Differenzen und ob Zeilen ohne Differenz beim Buchen geschlossen werden.
• Legen Sie fest, wer wie zählt: ein Zähler, eine zweite Zählung zur Kontrolle oder ein Team für einen großen Platz.
• Frieren Sie ein, was Sie zählen, und vereinbaren Sie, dass niemand Bewegungen für diese Artikel bucht, bis die Inventurbuchung hinzugefügt ist.
• Barcodes für Artikel, Kartons und Lagerplätze sind in B1 angelegt, damit ein Scanner weiß, was er liest.
• Vereinbaren Sie, wer die Differenzen prüft und wer die Inventurbuchung hinzufügt. Eine Zählung ohne Buchung ändert nichts am Bestand.
• Schließen Sie erledigte Zählbelege, damit keine Artikel eingefroren bleiben.

Wie KoonScan es macht.

KoonScan zählt auf den Inventurzählbelegen, die Sie in B1 anlegen. Der Mitarbeiter scannt einen Lagerplatz und die Artikel, standardmäßig blind oder mit dem Bestand laut B1, geführt entlang der Lagerplätze in Reihenfolge oder frei. Kollegen auf demselben Zählbeleg addieren ihre Mengen. Ist ein Lagerplatz abgeschlossen, zählt alles, was dort nicht gescannt wurde, als null. Chargenartikel brauchen eine Charge; eine Charge, die B1 noch nicht kennt, wird bei der Inventurbuchung angelegt. Für eine schnelle Kontrolle ohne Beleg legt die Schnellzählung einen neuen Zählbeleg mit dem Ergebnis in B1 an.

Das Buchen aktualisiert den Zählbeleg über den Service Layer. Standardmäßig ist das alles: Das Büro prüft die Differenzen in B1 und fügt die Inventurbuchung hinzu. Mit einer eingeschalteten Einstellung fügt KoonScan auch die Inventurbuchung für die Zeilen mit Differenz hinzu. Ein Zählbeleg mit mehreren Zählern funktioniert ebenfalls, innerhalb der oben beschriebenen Grenze: Jeder Zähler bucht nur seine eigene Zählung, nie eine Inventurbuchung, und das Büro vergleicht die Zählungen und entscheidet in B1. Der Mitarbeiter muss dazu einer der Zähler auf diesem Beleg sein. Jeder Beleg trägt den Namen des Mitarbeiters, der gescannt hat. Mehr auf der Seite von KoonScan; zur Einrichtung von Lagerplätzen und Chargen siehe den Leitfaden zu Lagerplätzen und den Leitfaden zu Chargen und Seriennummern.

Quellen: Hilfedokumentation von SAP Business One 10.0 (Inventory Counting Transactions, Fenster Inventory Counting, Calculation of In-Warehouse Quantities on Count Date, Posting Counting Results, Fenster Inventory Posting, Valuation Rules for Inventory Variances, Inventory Counting by Serial Number und by Batch Number, Inventory Opening Balances, Inventory Cycles - Setup, Cycle Count Determination - Setup, Cycle Count Recommendations, Warehouses - Setup: Registerkarte Accounting); die Service Layer API-Referenz von SAP Business One 10.0 (InventoryCountings, InventoryPostings). SAP und SAP Business One sind Marken der SAP SE.