KoonSystemsKoonSystems
DE
ENNLDEESFR

KOONFSM · KOONSYSTEMS FIELD SERVICE MANAGEMENT FOR SAP B1

In Entwicklung

KoonFSM.
Außendienst, direkt aus SAP Business One.

KoonFSM (KoonSystems Field Service Management for SAP B1) ist ein Field-Service-Management-Add-on für SAP Business One: die Serviceabrufe aus B1 auf einer Plantafel für den Disponenten und auf einem Android-Telefon für den Techniker. Planung, Check-in, Checkliste, Material, Unterschrift und Arbeitsschein: Alles landet ohne Abtippen wieder in B1. In Entwicklung: Die Funktionen sind gebaut, ein Pilot mit echten Technikern ist der nächste Schritt.

Auf dem Laufenden haltenWas es tut

The KoonFSM planning board: the work queue with SLA colours on the left, a day timeline per technician with planned visits, an absence and a conflict warning
Die Plantafel: Arbeitsvorrat nach SLA, eine Zeile pro Techniker, Abwesenheiten und Konflikte im Blick. Screenshots aus der Entwicklungsversion gegen ein simuliertes SAP; die App gibt es auf Niederländisch und Englisch.

01 / DAS PROBLEM

Was dem Außendienst auf SAP Business One fehlte.

Ein kleines Serviceunternehmen mit SAP Business One hat seine Serviceabrufe ordentlich im System, mit Verträgen und Equipment. Aber die Planung steckt in einer Tabelle oder auf einem Whiteboard, der Techniker bekommt Aufträge per Telefon oder Chat, notiert auf einem Zettel, was erledigt wurde, und abends tippt jemand im Büro alles ab. Was der Kunde unterschrieben hat, liegt in einer Mappe im Fahrzeug.

Die großen FSM-Suiten lösen das, stellen aber ein eigenes System neben B1, mit eigener Planung, eigenen Kunden und einer Integration, die gepflegt werden muss. Der Preis pro Techniker und die monatelange Implementierung passen nicht zu einem Unternehmen mit vier oder fünf Servicefahrzeugen.

KoonFSM ist die kleine Alternative: Der B1-Serviceabruf bleibt der Serviceabruf, die Plantafel öffnet sich im B1-Client, und der Techniker arbeitet seinen Tag auf dem Telefon ab. Alles Erledigte landet sofort am Serviceabruf in B1.

02 / WAS KOONFSM TUT

Im Büro planen, unterwegs ausführen.

Eine Web-App für den Disponenten im B1-Client und für den Techniker auf Android. Das ist bisher gebaut.

  • Arbeitsvorrat und PlanungstafelUngeplante Serviceabrufe farblich nach SLA. Ziehen Sie einen Abruf auf einen Techniker, und der Besuch steht in der Planungszeile in B1. Überschneidungen, Termine außerhalb der Arbeitszeit, Abwesenheit und eine fehlende Qualifikation werden sofort angezeigt. Fixieren, eine Wochenansicht pro Techniker und eine Schaltfläche vom Serviceabruf in B1 zur Tafel und zurück.
  • KarteTechniker, geplante Besuche und offene Serviceabrufe auf Google Maps, mit der Tagesroute pro Techniker und der Fahrzeit zwischen den Besuchen.
  • Bester ZeitpunktFür jeden Serviceabruf die drei besten Termine, mit Begründung: Fahrzeit, Reaktionszeit, bevorzugter Techniker, Auslastung. Annehmen heißt einplanen.
  • TagesoptimierungDer Autoplaner verteilt einen Tag so auf die Techniker, dass möglichst wenig gefahren und möglichst selten das SLA verletzt wird, mit echten Fahrzeiten. Fixierte und begonnene Besuche bleiben, wo sie sind. Das Ergebnis ist ein Vorschlag: In B1 ändert sich nichts, bis der Disponent zustimmt.
  • Die Techniker-AppMein Tag mit den Besuchen in Reihenfolge, Navigation und Anruf mit einem Fingertipp und eine Haupttaste für den nächsten Schritt: abfahren, angekommen (Check-in mit GPS), beginnen, abschließen. Kunde, Adresse, Equipment und Historie griffbereit.
  • ChecklistenVorlagen mit Ja/Nein, Zahl mit Grenzen, Text, Auswahl und Foto. Eine Zuordnungsregel entscheidet, welche Serviceabrufe welche Checkliste erhalten. Eine Abweichung verlangt eine Bemerkung und erzeugt einen Folgeabruf; Pflicht-Checklisten blockieren den Abschluss.
  • Fotos, Material, StundenFotos kommen als Anlagen an den Serviceabruf. Der Techniker entnimmt Material aus dem Fahrzeuglager, einem gewöhnlichen Lager in B1. Arbeitszeit, Fahrzeit und die ausgeführten Arbeiten stehen am Besuch.
  • Unterschrift und ArbeitsberichtDer Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Der Arbeitsschein wird zum PDF, geht per E-Mail an den Kunden und wird als Anlage am Serviceabruf in B1 gespeichert, mit der Checkliste darauf.
  • Einstellungen statt CodeTexte, Bedingungen, Parameter und Checklisten werden in einem Admin-Portal verwaltet. Jede Änderung erhält eine Version und lässt sich zurücknehmen. Für einen anderen Namen oder eine andere Regel ist kein Release nötig.
Bester ZeitpunktDer Serviceabruf, seine Details und drei Vorschläge mit Begründung.
A selected service call with its details and three suggested slots, each with technician, travel time and reason
TagesoptimierungDer Vorschlag auf der Zeitleiste, mit den Kennzahlen davor und danach. Erst mit Akzeptieren geht er nach B1.
A day optimisation proposal: five new visits previewed on the timeline, with travel time before and after
WocheAuslastung pro Techniker pro Tag; ein Klick öffnet den Tag.
The week view: per technician and day the number of visits and the load as a percentage
Checklisten verwaltenEine Vorlage mit Verknüpfungsregel und Fragen, im Admin-Portal.
The admin portal with a checklist template: name, link rule and questions with type, limits and deviation

03 / UNTERWEGS

Der Tag des Technikers, auf einem Telefon.

  • Eine HauptschaltflächeDie App weiß, welcher Schritt als Nächstes kommt. Abfahrt, angekommen, Start, Abschluss: große Schaltflächen, eine Spalte, auch mit Handschuhen.
  • Erst die Checkliste, dann abschließenEine Pflicht-Checkliste muss vollständig sein, bevor der Techniker abschließen kann. Ein Wert außerhalb der Grenzen wird rot und verlangt eine Erklärung.
  • Nichts geht verlorenJeder Schritt ist ein Befehl mit eigener Nummer. Fällt das Netz aus, wartet der Schritt auf dem Telefon und wird danach übertragen, ohne doppelte Buchung.
  • Fertig ist fertigUnterschrift und Name, Arbeitsschein als PDF an den Kunden, und der Serviceabruf in B1 wird aktualisiert: Check-in, Check-out, Arbeitszeit, Unterzeichner, Anlagen. Abends tippt niemand mehr etwas ab.
Mein TagDie Besuche von heute und der kommenden Tage, mit Status.
My day in the KoonFSM app: the days of the week as buttons and today's visits with time, address and status
Der BesuchKunde, Adresse, Gerät, Navigation, Anruf und der nächste Schritt.
A visit in the KoonFSM app: customer, address, equipment, navigate and call buttons, the main button Depart, and the checklist panel
ChecklisteEine Karte pro Frage, Grenzwerte hinter der Zahl, Pflichtfelder mit Stern.
A checklist in the KoonFSM app: yes/no question, a pressure reading with limits, a choice, a photo and remarks
AbschließenArbeitszeit, Reisezeit und die ausgeführten Arbeiten.
Finishing a visit in the KoonFSM app: time worked, travel time and the work performed
UnterschriftDer Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm und gibt einen Namen ein.
The signature screen in the KoonFSM app: a signature area, the signer's name and the option to mail the work order
ArbeitsberichtDie Zusammenfassung, das PDF und der Versand per Mail an den Kunden.
The work order in the KoonFSM app: check-in, check-out, time worked, signed by, and the button to open the PDF

04 / WARUM ES GÜNSTIG SEIN KANN

Bewusst klein gehalten.

Einen Preis gibt es noch nicht, die Grundsätze stehen aber fest. Dieselben wie bei KoonScan: wenig zu verwalten auf Ihrer Seite, wenig zu verkaufen auf unserer.

Daten bleiben in SAP

Serviceabruf, Planungszeilen, Verträge, Equipment und Anlagen sind die Standardobjekte von B1. KoonFSM ergänzt nur eigene Felder und Tabellen, alle mit dem Präfix KFSM, und hält höchstens eigene Caches. Es gibt keine zweite Verwaltung, die synchron gehalten werden muss.

Der Disponent bleibt in B1

Die Plantafel öffnet sich in einem Fenster des B1-Clients, mit automatischer Anmeldung. Der Serviceabruf hat eine Schaltfläche zur Tafel, und von der Tafel aus öffnen Sie den Serviceabruf. Sie möchten die Tafel auf einem zweiten Bildschirm? Ein normaler Browser genügt.

Eine App für alle

Plantafel und Techniker-App sind dieselbe Web-App, auf dem Server neben SAP. Eine neue Version wird einmal eingespielt. Die Android-App ist eine dünne Hülle um dieselbe App, mit Kamera und GPS des Telefons.

Selbst installieren

Ein Installationsprogramm auf einem Windows-Server neben SAP, eine Installationsroutine, die die Felder und Tabellen anlegt, und ein Handbuch für Ihren eigenen Administrator oder B1-Partner. Kein Berater vor Ort.

Nichts verlässt das Haus

KoonFSM läuft in Ihrem Netzwerk. Nach außen gehen nur Adressen und Koordinaten an Google Maps, für die Karte und die Fahrzeiten, mit einem Schlüssel, der Ihnen gehört, und einem Cache, damit die Kosten begrenzt bleiben. An KoonSystems geht nichts.

Kleines Team, kein Vertriebsteam

Kein Büro, keine Partnermarge, kein Account Manager. Was Sie später zahlen, fließt in Entwicklung und Wartung. Support per E-Mail, kein 24/7, keine Sonderanfertigungen.

05 / WAS SIE BRAUCHEN

Passt es zu Ihrem Serviceunternehmen?

Erforderlich

  • SAP Business One 10.0 auf Microsoft SQL Server, mit aktiviertem Service Layer, und das Servicemodul im Einsatz: Serviceabrufe und am besten auch Verträge und Equipment.
  • Ein eigener B1-Benutzer für jeden Techniker. Wer nur die App nutzt, kommt mit einer Indirect-Access-Lizenz aus; Disponenten, die auch in B1 arbeiten, haben Professional. Mit Ihrem B1-Partner abzustimmen.
  • Ein Windows-Server neben SAP (der SAP-Server selbst geht auch).
  • Android-Telefone oder -Tablets für die Techniker, mit mobilem Internet.
  • Ein Google Maps Platform-Schlüssel für die Karte und die Fahrzeiten. Ohne Schlüssel funktioniert trotzdem alles, mit einer schematischen Karte und geschätzten Fahrzeiten.

Noch nicht

  • Kein SAP HANA: zuerst SQL Server, HANA später.
  • Kein iOS: zuerst Android, iOS später aus demselben Code.
  • Kein vollständiges Offline-Arbeiten: Schritte warten auf dem Telefon, bis wieder Netz da ist, aber Fotos und Dateien brauchen eine Verbindung. Offline kommt vor der ersten Produktivversion.

Eher ein Lager als Servicefahrzeuge? Dann ist es KoonScan, unser Barcode-Scanning-Add-on für SAP Business One. Und für die Techniker selbst, vom Vertrag bis zu Urlaub und Krankmeldung: KoonHRM, das ihre Abwesenheit in B1 einträgt, damit die Plantafel darum herum plant. Und für die Vertriebsleute hinter den Angeboten: KoonCRM, ein schlankes CRM auf den Kunden, Verkaufschancen und Angeboten, die bereits in B1 sind. Sie schulen Endanwender oder Berater und Vertriebsmitarbeiter bei einem Partner? Dafür gibt es KoonLearn, mit Prüfungstraining für die Zertifizierung.

06 / STATUS

Der aktuelle Stand.

Gebaut und getestet gegen ein simuliertes SAP: die Plantafel mit Karte, bestem Termin sowie Tages- und Wochenoptimierung, die Techniker-App mit Checklisten, Fotos, Material, Unterschrift und Arbeitsschein, Verträge und geplante Wartung mit SLA-Überwachung, Material aus dem Fahrzeug bis zur Lieferung oder Rechnung in B1, Offline-Arbeit, Dashboards, Lizenzen und ein Installationsprogramm, das der Kunde selbst ausführt.

Der nächste Schritt ist der Test auf einem echten SAP Business One 10.0 (FP 2608) und ein Pilot mit echten Technikern. Danach Version 1.0, mit Preis: wie bei KoonScan ein Betrag pro Techniker und Monat, alle Funktionen inklusive, selbst installieren, keine Implementierungsgebühr.

Wir suchen ein Serviceunternehmen mit SAP Business One, das dieser Pilotkunde sein möchte: einige Techniker, kurze Wege und Mitsprache bei dem, was zuerst kommt.

07 / FRAGEN

Fragen zu KoonFSM und Außendienst in SAP Business One.

Ab wann kann ich es nutzen?

Einen Termin gibt es noch nicht. Zuerst ein Pilot bei einem Serviceunternehmen mit SAP Business One, dann eine erste Version. Hinterlassen Sie Ihre Adresse, und Sie erhalten eine einzige E-Mail, sobald es etwas zum Ausprobieren gibt.

Was wird es kosten?

Das steht noch nicht fest. Der Ansatz ist derselbe wie bei KoonScan: ein Preis mit allen Funktionen, selbst installieren, keine Implementierungsgebühr. Der genaue Preis folgt nach dem Pilot.

Ändert KoonFSM meine SAP-Datenbank?

KoonFSM ergänzt über eine Installationsroutine eigene Felder und Tabellen, alle mit dem Präfix KFSM. Serviceabrufe, Planungszeilen, Verträge, Equipment und Anlagen bleiben die Standardobjekte von B1. Alles wird über den Service Layer geschrieben, nie direkt in die Datenbank.

Brauchen Techniker eine B1-Lizenz?

Ja. Jeder Techniker arbeitet mit einem eigenen B1-Benutzer, nie mit einem gemeinsamen. Für jemanden, der nur die App nutzt, reicht eine Indirect-Access-Lizenz. Disponenten, die auch in B1 arbeiten, haben eine Professional-Lizenz. Hintergrund: unser Leitfaden zu SAP-B1-Lizenzen.

Welche Telefone funktionieren?

Android, Telefon oder Tablet. iOS kommt später aus demselben Code.

Funktioniert es ohne Empfang?

Teilweise. Schritte des Technikers warten auf dem Telefon und werden gesendet, sobald eine Verbindung besteht; Fotos und das Öffnen von Dateien brauchen weiterhin eine Verbindung. Ein vollständiger Offline-Modus ist vor der ersten Produktivversion geplant.

Kann ich das Servicemodul in B1 weiter nutzen?

Ja. KoonFSM baut auf den Serviceabrufen, Verträgen und dem Equipment auf, die bereits in B1 sind. Von der Plantafel aus öffnet der Disponent den Serviceabruf in B1, und vom Serviceabruf in B1 aus die Plantafel. Was das Servicemodul von sich aus kann und was nicht: unser Leitfaden.

08 / INTERESSE?

Werden Sie Pilotkunde, oder schauen Sie sich einfach um.

Hinterlassen Sie Ihre Adresse, und Sie erhalten eine einzige E-Mail, sobald es eine Version zum Ausprobieren gibt. Lieber früher sprechen oder uns erzählen, wie Ihr Serviceunternehmen arbeitet? Schreiben Sie an info@koonsystems.com; das hilft uns beim Bauen.