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KOONCRM · KOONSYSTEMS CRM FOR SAP B1

In Entwicklung

KoonCRM.
Ein schlankes CRM für den Vertrieb, gebaut auf SAP Business One.

KoonCRM (KoonSystems CRM for SAP B1) ist ein schlankes CRM für den Vertrieb auf SAP Business One: eine 360-Grad-Kundenkarte, Mein Tag, ein Pipeline-Board, Leads, Angebote und Aufträge, eine kleine Prognose und eine Mail-Schaltfläche, in einer Web-App, die auch auf dem Telefon funktioniert. SAP B1 ist die einzige Wahrheit: Alles, was Sie sehen, kommt aus B1, alles, was Sie tun, geht nach B1, über den Service Layer. Keine eigene Kundendatenbank, kein Import, keine Synchronisierung. In Entwicklung: Die Funktionen sind gebaut, und ein Pilotprojekt bei einem ersten Vertriebsteam ist der nächste Schritt.

Auf dem Laufenden haltenWas es tut

My day in KoonCRM: open activities today, overdue and the coming days with a tick per activity, the number of open opportunities and the weighted forecast, and the pipeline per stage
Mein Tag: was heute offen ist, was überfällig ist, was ansteht, und die Pipeline pro Phase. Bildschirme aus der Entwicklungsversion gegen ein simuliertes SAP mit Beispieldaten; die App gibt es auf Englisch und Niederländisch.

01 / DAS PROBLEM

Was Vertriebsmitarbeitern auf SAP Business One fehlte.

SAP Business One hat alles, was ein CRM braucht: Leads, Verkaufschancen mit Phasen, Aktivitäten, Angebote und Aufträge. Aber es ist über Fenster verteilt, die für das Backoffice entworfen wurden. Um zu sehen, wo ein Kunde steht, öffnen Sie fünf davon. Um Ihre Wiedervorlagen zu sehen, bauen Sie eine Abfrage. Und unterwegs haben Sie nichts.

Also landet ein echtes CRM neben B1, mit einem Konnektor, der zwei Systeme synchron halten muss. Doppelte Kunden, ein Vertriebsmitarbeiter, der im CRM arbeitet, ein Innendienst, der in B1 arbeitet, und ein Angebot, das in keinem von beiden stimmt. Die großen CRM-Suiten sind für Vertriebsorganisationen mit hundert Leuten gebaut, und entsprechend bepreist.

KoonCRM ist der Arbeitsplatz, der B1 gefehlt hat, ohne zweites System. Eine Kundenkarte, ein Tag, ein Board, und jeder Klick ist eine gewöhnliche Aktivität, Verkaufschance oder ein Angebot in B1. Der Außendienst arbeitet in KoonCRM, der Innendienst in B1, und beide sehen dasselbe.

02 / WAS KOONCRM TUT

Der Kern eines CRM. Mehr nicht.

Ein Bildschirm pro Aufgabe, die B1-Objekte als Daten, und was sich wahrscheinlich ändert, ist eine Einstellung in der Administration statt Individualentwicklung. Das enthält Version 1.

  • 360-Grad-KundenkarteGeschäftspartner, Adressen, Ansprechpartner, die Zeitleiste von Geplantem und Erledigtem, offene Verkaufschancen, Angebote und Aufträge mit ihren Positionen, offene und überfällige Posten. Ein Bildschirm, mit Schaltflächen für Anruf, E-Mail, neue Aktivität, neue Verkaufschance und neues Angebot.
  • Mein TagHeute, überfällig und die kommenden Tage, mit den Kennzahlen oben und der Pipeline daneben. Beim Erledigen planen Sie im selben Schritt die Wiedervorlage: morgen, in drei Tagen, nächste Woche oder ein Datum.
  • AktivitätenAnruf, Besprechung, Aufgabe, Notiz und E-Mail, mit Kunde, Ansprechpartner, Verkaufschance, Datum, Uhrzeit, Priorität und Bemerkungen. Gespeichert als normale B1-Aktivität, mit Ihrem Vertriebsmitarbeitercode, sichtbar im B1-Client.
  • Pipeline-BoardEine Spalte pro B1-Phase mit Anzahl und Betrag. Eine Karte ziehen ist ein Phasenwechsel in B1; Gewonnen und Verloren erscheinen unten. Jede Karte zeigt den Betrag, den erwarteten Abschluss und wie viele Tage eine Verkaufschance schon ruht.
  • Leads und UmwandlungLegen Sie einen Lead mit Ansprechpartner und Adresse an (einen Geschäftspartner vom Typ Lead) und wandeln Sie ihn mit einem Klick in einen Kunden um, so wie B1 es tut. Kunden und Leads ohne Vertriebsmitarbeiter sind für alle sichtbar, damit sich jemand darum kümmert.
  • Angebot und AuftragEin Angebot aus einer Verkaufschance oder der Kundenkarte: Artikel suchen, Menge, Preis und Rabatt aus B1, verknüpft mit der Zeile der Verkaufschance. Ein Auftrag aus einem Angebot mit einem Klick; B1 kopiert die Positionen und schließt das Angebot. Keine Preisfindung außerhalb von B1.
  • PrognoseGewichtete Pipeline pro Vertriebsmitarbeiter, pro Phase und pro erwartetem Abschlussmonat; gewonnen und verloren pro Monat und pro Grund über zwölf Monate. Tabellen mit einem Balken in der Zelle, kein Berichtsgenerator.
  • Mail-SchaltflächeBereitet einen Entwurf in Ihrem eigenen Mailprogramm vor, mit Empfänger, Betreff und einer Vorlage; dann die Frage „Mail gesendet?“, und die Mail ist eine Aktivität in B1.
  • Wiedervorlage-Regeln und AdministrationZwei Regeln, die einmal am Tag Aufgaben in B1 anlegen: eine Verkaufschance, die seit N Tagen ruht, ein Angebot, das seit N Tagen offen ist. Erst die Vorschau, dann einschalten. Ebenfalls in der Administration: Benutzer und Rollen, die Verknüpfung Benutzer–Vertriebsmitarbeiter, Vorlagen, die Warteschlange und das Audit-Log.
360-Grad-KundenkarteAlles über einen Kunden auf einem Bildschirm; die Registerkarten für Ansprechpartner, Adressen, Verkaufschancen, Angebote und Aufträge sowie offene Posten.
The customer card in KoonCRM: name, address, phone, e-mail, sales person, buttons for call, e-mail, new activity, new opportunity and new quotation, four key figures and the timeline with planned and done activities
Pipeline-BoardEine Spalte pro B1-Phase; Ziehen ist ein Phasenwechsel in B1.
The pipeline board in KoonCRM: five columns for the stages Lead, Qualified, Quotation, Negotiation and Order, each with cards showing the opportunity, the customer, the amount and the expected closing date
PrognosePro Vertriebsmitarbeiter, pro Phase und pro Monat, für den Vertriebsleiter.
The forecast in KoonCRM: open pipeline, weighted forecast, won in twelve months and win rate, a table per sales person, the pipeline per stage and the expected closing per month with bars
Wiedervorlage-RegelnEine Vorschau der Aufgaben, die die Regeln heute anlegen würden, bevor Sie sie einschalten.
Administration, follow-up rules in KoonCRM: the two rules, the daily run, buttons Preview and Run now, and the table of tasks that would be created with customer, sales person and days

03 / UNTERWEGS

Dieselbe App auf dem Telefon, ohne App Store.

  • Eine Web-App, auch als AppKoonCRM ist eine PWA: Sie legen sie auf den Startbildschirm Ihres Telefons, und sie öffnet sich im Vollbild, mit einer Tab-Leiste unten. Keine separate App, kein App Store, dieselbe Version wie auf dem PC.
  • Anrufen und mailen aus der KarteTelefonnummern starten den Anruf, E-Mail-Adressen öffnen Ihre Mail-App, eine Adresse öffnet die Karten-App. Nach dem Anruf eine Aktivität mit Wiedervorlage in drei Tipps.
  • Die Pipeline in der HosentascheDas Board scrollt seitwärts, eine Phase im Blick; eine Verkaufschance verschieben Sie im Dialog der Verkaufschance. Mein Tag zeigt, was heute offen ist, wo immer Sie sind.
  • Nichts auf dem GerätGespeichert wird nur die App selbst, nie Kundendaten. Ohne Empfang sehen Sie einen Hinweis; was Sie danach tun, geht wie gewohnt an B1.
Mein TagKennzahlen und die Aktivitäten von heute.
My day in KoonCRM on a phone: four key figures and the list of today's activities, with a tab bar for My day, Customers & leads, Pipeline and More
KundenkarteAnrufen, mailen und eine Aktivität aus der Karte.
The customer card in KoonCRM on a phone: contact details, buttons for call, e-mail, new activity, new opportunity and new quotation, four key figures and the timeline
Neue AktivitätArt, Titel, Kunde, Ansprechpartner, Verkaufschance, Datum; gespeichert in B1.
New activity in KoonCRM on a phone: type as buttons, title, customer or lead, contact, opportunity, date, priority, start and end
E-MailEin Entwurf aus der Vorlage, geöffnet in Ihrer eigenen Mail-App.
E-mail in KoonCRM on a phone: recipient, cc, subject and the text from the template, with the button Open in mail program
PipelineEine Phase im Blick, seitwärts scrollen.
The pipeline in KoonCRM on a phone: the columns Lead and Qualified with opportunity cards, scrolling sideways
Kunden und LeadsSuche nach Name, Code, Telefon oder Ansprechpartner.
Customers & leads in KoonCRM on a phone: search field, filter All, Customers, Leads, the sales person filter and the list with name, city and phone

04 / SAP IST DIE EINZIGE WAHRHEIT

Keine zweite Datenbank. Nirgends.

Das ist der Unterschied zu jedem CRM mit SAP-Konnektor, und der Grund, warum KoonCRM klein bleiben kann.

  • Alles aus B1, alles nach B1Kunden, Leads, Ansprechpartner, Aktivitäten, Verkaufschancen, Phasen, Vertriebsmitarbeiter, Angebote und Aufträge sind die eigenen Objekte von B1, gelesen und geschrieben über den Service Layer. Was Sie in KoonCRM tun, steht sofort im B1-Client und im Web Client.
  • Nichts in SAP geändertKeine benutzerdefinierten Felder, keine eigenen Tabellen, kein SQL auf der SAP-Datenbank, kein Add-on im B1-Client. Ein technischer SAP-Benutzer für die Anbindung.
  • Ein Aufruf pro BelegEine Aktivität, Verkaufschance, ein Lead, Angebot oder Auftrag ist ein Schreibvorgang in B1. Schlägt er fehl, bleibt der Vorgang in einer Warteschlange mit der SAP-Fehlermeldung und einer Schaltfläche zum Wiederholen, sichtbar in Mein Tag und in der Administration. Nichts wird doppelt gebucht.
  • Schonend für den Service LayerNie ein Aufruf pro Zeile: Listen gebündelt, ein Bildschirm braucht höchstens eine Handvoll Aufrufe, und ein Test pro Bildschirm überwacht diese Zahl. Auch mit ein paar tausend Kunden bleibt es schnell.
  • Was KoonCRM selbst speichertBenutzer, Rollen, die Verknüpfung zum B1-Vertriebsmitarbeiter, Einstellungen, Präferenzen, das Audit-Log und die Warteschlange. Das ist alles. Ihr eigener SQL Server Express, eingerichtet vom Installationsprogramm.
Administration, SAP connection in KoonCRM: the state of the connection, the Service Layer address, company database, SAP user, password and certificate fingerprint, with the buttons Fetch certificate, Test and Save
Administration → SAP connection: die Adresse des Service Layer, die Firmendatenbank, der technische Benutzer und das Zertifikat, mit einer Test-Schaltfläche vor dem Speichern.

05 / BEWUSST KLEIN

Was wir weggelassen haben, und warum.

Ein CRM wird groß durch alles, was jemals jemand gewünscht hat. KoonCRM bleibt beim Kern, sodass ein Vertriebsmitarbeiter es an einem Nachmittag kennt und ein Administrator es in einer Stunde installiert.

Ein Bildschirm pro Aufgabe

Kundenkarte, Mein Tag, Pipeline, Prognose, Administration. Keine Dashboards zum Selbstbauen, kein Berichtsgenerator, keine Workflows zum Entwerfen.

Keine benutzerdefinierten Felder

Was in B1 steht, steht in KoonCRM. Sie möchten ein zusätzliches Feld? Legen Sie es in B1 an, wo alle es sehen. So bleibt die Kundenkarte für jedes Unternehmen gleich und das Handbuch kurz.

Drei feste Rollen

Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, Administrator. Der Umfang steckt im Code und wird getestet; niemand muss eine Berechtigungsmatrix bauen, die ohnehin immer schiefgeht.

Einstellungen, kein Code

Was sich wahrscheinlich ändert, ist eine Einstellung mit Erklärung und Standardwert: die Grenze für ruhende Verkaufschancen, die Wiedervorlage-Regeln, die Mailvorlage, die Gültigkeit eines Angebots, das Land eines neuen Leads.

Warnen, nicht blockieren

Verlieren ohne Grund, ein Angebot ohne Verkaufschance, ein Lead ohne Vertriebsmitarbeiter: KoonCRM weist darauf hin und lässt den Vertriebsmitarbeiter entscheiden. B1 wacht über die Regeln, auf die es ankommt.

Sicher ab der ersten Version

Zweistufige Anmeldung mit einer Authenticator-App oder einem Passkey, Pflicht für Administrator und Vertriebsleiter; gehashte Passwörter; begrenzte Anfrageraten; ein Audit-Log der Lese- und Schreibzugriffe; HTTPS aus dem Assistenten. Ein Penetrationstest durch Dritte vor dem ersten Kunden.

06 / WAS SIE BRAUCHEN

Passt es zu Ihrem Unternehmen?

Erforderlich

  • SAP Business One 10.0 auf SQL Server oder SAP HANA, mit aktiviertem Service Layer, und ein SAP-Benutzer für KoonCRM. Das Vertriebsmodul von B1, wie es ist: Vertriebsmitarbeiter, Verkaufsphasen und Geschäftspartner.
  • Ein Windows-Server oder PC, der eingeschaltet bleibt, in Ihrem Netzwerk. Das Installationsprogramm bringt sein eigenes kostenloses SQL Server Express mit und richtet den Dienst, das Zertifikat und den Administrator über einen Assistenten ein. Kein Partner nötig.
  • Ein Browser auf PC und Telefon für jeden Vertriebsmitarbeiter; KoonCRM ist eine Web-App, die Sie auf den Startbildschirm legen. Kein App Store.
  • Pro Benutzer ein Vertriebsmitarbeiter in B1. Welche SAP-Lizenzen Ihre Vertriebsmitarbeiter benötigen, stimmen Sie mit Ihrem B1-Partner ab: SAP lizenziert pro Named User, auch bei indirektem Zugriff über ein Add-on.

Nicht enthalten

  • Keine Marketing-Automatisierung, Kampagnen, Newsletter, Webformulare, Chats oder KI-Scores. Keine eigenen Pipelines neben denen von SAP, keine Preisfindung außerhalb von B1, keine Dokumentenverwaltung außerhalb der Anlagen in B1.
  • Kein Import und keine Synchronisierung: KoonCRM hat keine Kundendatenbank, in die man etwas laden könnte. Ihre Kunden sind in B1, und dort bleiben sie.
  • Kein Mailversand aus KoonCRM selbst: Die Mail-Schaltfläche nutzt Ihr eigenes Mailprogramm. Eine Anbindung an Microsoft 365 ist eine spätere Option pro Kunde. Kein Hosting durch KoonSystems: Es läuft bei Ihnen.

Scannen im Lager, Außendienst planen oder Personalwesen? Dafür gibt es KoonScan, KoonFSM und KoonHRM; KoonCRM nutzt dieselben Geschäftspartner und Vertriebsmitarbeiter in B1. Endanwender oder Berater und Vertriebsmitarbeiter bei einem Partner schulen? Dafür ist KoonLearn da, mit Prüfungstraining für die Zertifizierung.

07 / STATUS

Der aktuelle Stand.

Gebaut und getestet gegen ein simuliertes SAP: die Kundenkarte, Mein Tag, Aktivitäten mit Wiedervorlage, die Mail-Schaltfläche, das Pipeline-Board mit Gewonnen und Verloren, Leads und Umwandlung, Angebote und Aufträge, die Prognose, die Wiedervorlage-Regeln, die Administration, zweistufige Anmeldung und Passkeys, die PWA, das Installationsprogramm mit Assistent und SQL Server Express, die Lizenz und die Handbücher für Vertriebsmitarbeiter, Administrator und Tester.

Der nächste Schritt ist der Test auf einem echten SAP Business One 10.0 (FP 2608) und ein Pilotprojekt bei einem ersten Vertriebsteam. Danach Version 1.0, mit einem Preis: wie bei KoonScan ein Betrag pro Benutzer pro Monat, alle Funktionen inklusive, selbst installieren, keine Einführungskosten.

Wir suchen ein Unternehmen auf SAP Business One mit zwei bis zehn Vertriebsmitarbeitern, das dieser Pilot sein möchte: kurze Wege und Mitsprache dabei, was zuerst kommt.

08 / FRAGEN

Fragen zu KoonCRM und CRM in SAP Business One.

Ersetzt KoonCRM das CRM-Modul von SAP Business One?

Nein, es nutzt es. Leads, Verkaufschancen, Phasen, Aktivitäten, Angebote und Aufträge sind die Objekte, die B1 bereits hat; KoonCRM liest und schreibt sie über den Service Layer. Alles, was ein Vertriebsmitarbeiter in KoonCRM tut, steht sofort im B1-Client und im Web Client, und umgekehrt. Es gibt keine zweite Kundendatenbank und keine Synchronisierung. Hintergrund: unser Leitfaden zu CRM in SAP Business One.

Was schreibt KoonCRM in SAP?

Aktivitäten (anlegen, bearbeiten, erledigen, Wiedervorlage), Verkaufschancen (anlegen, Phase, gewonnen oder verloren mit Grund), Leads als Geschäftspartner vom Typ Lead und die Umwandlung in Kunden, Angebote mit Positionen und dem B1-Preis sowie Aufträge aus einem Angebot. Ein Aufruf pro Beleg, ohne benutzerdefinierte Felder oder eigene Tabellen in Ihrer SAP-Datenbank. Schlägt ein Schreibvorgang fehl, bleibt er in einer Warteschlange mit der SAP-Fehlermeldung und einer Schaltfläche zum Wiederholen.

Brauchen meine Vertriebsmitarbeiter eine SAP-Lizenz?

KoonCRM meldet sich mit einem technischen SAP-Benutzer am Service Layer an; Ihre Vertriebsmitarbeiter melden sich bei KoonCRM an, nicht bei B1. Jeder KoonCRM-Benutzer ist mit einem Vertriebsmitarbeiter in B1 verknüpft, sodass der Vertriebsmitarbeitercode auf jeder Aktivität und Verkaufschance stimmt. Welche SAP-Lizenzen Ihre Vertriebsmitarbeiter darüber hinaus benötigen, stimmen Sie mit Ihrem B1-Partner ab: SAP lizenziert pro Named User, auch bei indirektem Zugriff über ein Add-on. Hintergrund: unser Leitfaden zu SAP-B1-Lizenzen.

Kann KoonCRM E-Mail?

Die Schaltfläche E-Mail bereitet einen Entwurf in Ihrem eigenen Mailprogramm vor (Outlook, Apple Mail, was auch immer Sie nutzen), mit Empfänger, Cc, Betreff und Text aus einer Vorlage. KoonCRM fragt dann, ob die Mail gesendet wurde, und protokolliert sie als E-Mail-Aktivität in B1. Eine Microsoft-365-Anbindung (ein Entwurf mit dem Angebots-PDF im Anhang, direkt in Outlook) ist eine spätere Option pro Kunde.

Wer sieht was?

Drei feste Rollen. Ein Vertriebsmitarbeiter sieht und bearbeitet die Kunden, Leads, Verkaufschancen und Aktivitäten mit seinem eigenen Vertriebsmitarbeitercode, dazu die Kunden ohne Vertriebsmitarbeiter, damit er sie übernehmen kann. Der Vertriebsleiter sieht alles im Vertrieb und die Prognose pro Vertriebsmitarbeiter. Der Administrator richtet die Technik ein. Der Umfang wird auf dem Server bei jeder Anfrage durchgesetzt; es gibt keine Berechtigungsmatrix zu bauen.

Wo liegen die Daten?

In SAP Business One, wo sie schon waren. Die eigene Datenbank von KoonCRM enthält nur Benutzer, Einstellungen, Präferenzen, das Audit-Log und die Warteschlange; nie Kunden, Verkaufschancen oder Aktivitäten. KoonCRM läuft auf einem Server in Ihrem eigenen Netzwerk, wie KoonScan. Nichts in eine Cloud, nichts an KoonSystems. Auf dem Telefon wird nur die App selbst gespeichert, nie Kundendaten.

Ab wann kann ich es nutzen?

Alle Funktionen sind gebaut und gegen ein simuliertes SAP getestet. Der nächste Schritt ist der Test auf einem echten SAP Business One 10.0 (FP 2608) und ein Pilotprojekt bei einem ersten Vertriebsteam. Hinterlassen Sie Ihre Adresse, und Sie erhalten eine E-Mail, sobald es eine Version zum Ausprobieren gibt.

Was wird es kosten?

Das steht noch nicht fest. Der Ansatz ist derselbe wie bei KoonScan: ein Preis pro Benutzer pro Monat, alle Funktionen inklusive, selbst installieren, keine Einführungskosten, ein Testschlüssel für den Start. Der genaue Preis folgt nach dem Pilotprojekt.

09 / INTERESSE?

Werden Sie Pilotkunde, oder schauen Sie sich einfach um.

Hinterlassen Sie Ihre Adresse, und Sie erhalten eine E-Mail, sobald es eine Version zum Ausprobieren gibt. Sie möchten früher sprechen oder uns erzählen, wie Ihre Vertriebsmitarbeiter heute mit SAP Business One arbeiten? Schreiben Sie an info@koonsystems.com; das hilft uns bei der Entwicklung.