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KOONHRM · KOONSYSTEMS HRM · STANDALONE & FOR SAP B1

In Entwicklung

KoonHRM.
Einfache Personalverwaltung für kleine Unternehmen, mit SAP Business One integriert.

KoonHRM (KoonSystems HRM) ist ein einfaches HR-System für Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern: Personalakte, Verträge, Stellenstruktur und Organigramm, Urlaub, Krankheit, Mitarbeitergespräche, Dokumente, Checklisten und Self-Service, mit dem niederländischen Arbeitsrecht als Standardeinstellung. Es funktioniert eigenständig, und mit aktivierter SAP-Business-One-Anbindung sind der Mitarbeiter und seine Abwesenheiten auch in B1. In Entwicklung: Die Funktionen sind gebaut, ein Pilot bei einem ersten Unternehmen ist der nächste Schritt.

Auf dem Laufenden haltenWas es tut

The KoonHRM start page for HR: to do, leave balance, report sick, leave requests to approve, who is absent today, and signals
Die Startseite für HR: Aufgaben, Urlaubsanträge, wer heute abwesend ist, und Hinweise. Bildschirme aus der Entwicklungsversion mit Beispieldaten; die App gibt es auf Englisch und Niederländisch.

01 / DAS PROBLEM

Was HR in kleinen Unternehmen bisher fehlte.

Ein Unternehmen mit dreißig oder fünfzig Mitarbeitern hat einen Office-Manager oder jemanden aus der Buchhaltung, der das Personalwesen nebenher macht. Verträge liegen in einer Schublade, Urlaubssalden in einer Tabelle, Krankmeldungen im E-Mail-Postfach und die Poortwachter-Fristen im Kopf von irgendjemandem. Der Lohnabrechnungsanbieter hat die Gehälter; den Rest hat niemand.

Die HR-Suiten lösen das für 5 bis 10 € pro Mitarbeiter und Monat, mit Mindestbetrag, Einführungsprojekt und einer Cloud, in der Ihre vertraulichsten Daten liegen. Und keine der niederländischen spricht mit SAP Business One, das zwar Mitarbeiterstammdaten hat, aber keine Urlaubssalden, keine Krankheitsakte und kein Self-Service.

KoonHRM ist die kleine Alternative: ein System für den Menschen, auf Ihrem eigenen Server, mit den niederländischen Regeln bereits eingestellt. Nutzen Sie es eigenständig, oder schalten Sie die Anbindung an SAP Business One ein: Der Mitarbeiter, seine Stelle und seine Abwesenheit erscheinen dann ohne Abtippen in B1.

02 / WAS KOONHRM TUT

Alles, was HR in einem kleinen Unternehmen braucht. Mehr nicht.

Ein Bildschirm pro Aufgabe, niederländisches Arbeitsrecht als Standardeinstellung und alles andere eine Einstellung statt Sonderanfertigung. Das enthält Version 1.

  • PersonalaktePersonalien, Kontakt, Notfallkontakt, Ausweisprüfung mit Ablaufdatum, Status und eine Zeitleiste pro Mitarbeiter: Eintritt, Verträge, Stellenwechsel, Abwesenheit, Gespräche. Suchen und filtern nach Abteilung, Stelle, Standort und Status.
  • VerträgeVertragshistorie mit Art, Daten, Probezeit, Stunden, Stelle mit Skala und Stufe, Abteilung, Vorgesetztem und Kostenstelle. Kettenregel, Höchstdauer der Probezeit und Kündigungsfrist sind Warnungen, keine Sperren; HR entscheidet.
  • Stellenstruktur und OrganigrammStellenfamilien, Stellen, Gehaltsskalen und optionale Soll-Stellenzahlen. Das Organigramm folgt den Berichtslinien: zoomen, suchen, einklappen, und derselbe Baum als Mitarbeiterverzeichnis für alle.
  • UrlaubGesetzlicher und übergesetzlicher Urlaub in getrennten Töpfen mit eigenem Verfall (1. Juli, fünf Jahre), Aufbau nach Vertragsstunden, Anträge in Tagen, halben Tagen oder Stunden, Genehmigung durch die Führungskraft, ein Teamkalender mit Feiertagen und eine Erinnerung, bevor Urlaub verfällt.
  • Krankmeldung und PoortwachterKrank- und Gesundmeldungen, teilweise Arbeit, die Poortwachter-Zeitleiste mit jeder Frist von Woche 1 bis Woche 104, ein Rückfall innerhalb von vier Wochen wird zusammengezählt, Krankenstand pro Abteilung. Nie ein Krankheitsgrund als Feld; Notizen nur für HR.
  • Gespräche und ZyklenProbezeit-, Einzel-, Leistungs-, Beurteilungs- und Entwicklungsgespräche, leichtes 360-Grad-Feedback, Wiedereingliederungs- und Austrittsgespräche, jeweils mit einem Standardformular, das HR anpassen kann. Eine Zyklus-Engine plant sie ein; Ziele werden ins nächste Gespräch übernommen; der Bericht kommt in die Akte.
  • DokumenteEin Ordner pro Mitarbeiter mit einer Aufbewahrungsfrist pro Dokumenttyp und einer Bereinigungsliste, die HR bestätigt. Vorlagen mit Serienfeldern werden zu PDFs; der Mitarbeiter stimmt im Self-Service mit Name, Datum und Uhrzeit zu.
  • Checklisten und HinweiseOnboarding, Offboarding, Verlängerung und Stellenwechsel als Aufgabenlisten pro Rolle mit Fristen: Laptop, B1-Benutzer, Ausweisprüfung, Altersvorsorge, Zugänge entziehen. Ein täglicher Job sendet Hinweise: Vertrag endet, Probezeit endet, Ausweis läuft ab, Urlaub verfällt, Poortwachter-Schritt fällig.
  • Berichte und LohnexportPersonalbestand und FTE, Ein- und Austritte, Urlaubssalden, Abwesenheit, auslaufende Verträge, geführte Gespräche: als Liste am Bildschirm und als Excel oder CSV. Der Änderungsexport bringt Ein- und Austritte, Vertrags- und Gehaltsänderungen, Urlaub und Krankheit zu Ihrem Lohnabrechnungsanbieter. KoonHRM macht nie selbst die Lohnabrechnung.
  • DSGVO integriertFeste Rollen, ein Prüfprotokoll, wer was gesehen hat, Aufbewahrungsfristen, ein Auskunftsexport pro Mitarbeiter als PDF, verschlüsselte Bürgerservicenummer und Bankdaten sowie ein Text für das Verarbeitungsverzeichnis als Standarddokument.
MitarbeiterDie Liste mit Suche und Filtern; ein Klick öffnet die Akte.
The employee list in KoonHRM: search, filters for department, location and status, and a table with job title, department, manager and status
TeamkalenderUrlaub, Urlaub in Genehmigung, krank, Wochenenden und Feiertage, pro Monat.
The team calendar in KoonHRM: a row per employee, a column per day of the month, with leave, leave waiting for approval, sick leave, weekends and public holidays
Poortwachter-ZeitleisteOffene Fälle mit dem nächsten Schritt und jede Frist pro Fall: erledigt, fällig, geplant.
Absence in KoonHRM: open cases with week, working percentage and next step, and the Gatekeeper timeline of one case with steps done, due and planned
OrganigrammAufgebaut aus den Berichtslinien; zoomen, suchen und Teams einklappen.
The organisation chart in KoonHRM: cards with initials, name and job title, connected from the director down to the teams

03 / FÜR ALLE IM UNTERNEHMEN

Self-Service auf dem Telefon, für Mitarbeiter und Vorgesetzte.

  • Nur, was Sie betrifftEin Mitarbeiter sieht seine eigenen Daten, seinen Urlaub, seine Dokumente und Gespräche sowie das Mitarbeiterverzeichnis. Nichts von anderen. Ein Vorgesetzter sieht das direkte Team: Anträge zum Genehmigen, wer abwesend ist, anstehende Gespräche.
  • Urlaub mit drei FingertippsArt, Daten, ganzer oder halber Tag, mit Dauer und Restsaldo direkt daneben. Über dem Saldo eine Warnung, keine Sperre. Der Vorgesetzte genehmigt auf der Startseite.
  • Selbst krankmeldenDer Mitarbeiter meldet sich in der App krank und gesund (eine Einstellung); HR und der Vorgesetzte sehen es sofort, und die Poortwachter-Uhr beginnt zu laufen. Nach einem Grund wird nie gefragt.
  • Wer meine Akte eingesehen hatJeder Blick auf persönliche, finanzielle oder sensible Daten wird protokolliert, und der Mitarbeiter sieht, wer wann geschaut hat. Das hält alle vorsichtig, und genau das verlangt die DSGVO.
StartUrlaubssaldo, anstehender Urlaub, Aufgaben.
The KoonHRM start page on a phone for an employee: to do, leave balance and upcoming leave, report sick, and reviews, with a tab bar at the bottom
Mein UrlaubSaldo pro Kontingent mit Verfallsdatum, und die Anträge.
My leave in KoonHRM on a phone: the balance per bucket with expiry date and the list of requests
Urlaub beantragenArt, Daten, Tagesteil; Dauer und Saldo werden berechnet.
Requesting leave in KoonHRM on a phone: leave type, from and to date, part of day, note, and the calculated duration and remaining balance
Meine DatenArbeitsdaten nur lesbar; Adresse und private Telefonnummer ändert der Mitarbeiter selbst.
My details in KoonHRM on a phone: work details read-only and a form for address and private phone
Meine AkteDokumente zum Bestätigen, und wer die Akte eingesehen hat.
My file in KoonHRM on a phone: the passport photo, the documents to agree to, and who viewed the file
KollegenDas Mitarbeiterverzeichnis: Name, Stelle, Abteilung, Telefon.
Colleagues in KoonHRM on a phone: a searchable list with initials, name, job title, department and phone number

04 / EIGENSTÄNDIG UND MIT SAP BUSINESS ONE

KoonHRM für den Menschen, B1 für die Organisation und das Geld.

Ohne SAP ist KoonHRM für sich ein vollständiges HR-System. Mit eingeschalteter Anbindung geht Folgendes wohin.

  • Die Mitarbeiterkarte geht an B1Name, Stelle, Abteilung, Vorgesetzter, Kostenstelle, Standort, Eintritts- und Austrittsdatum, geschäftliche E-Mail und Telefon: KoonHRM schreibt sie in die Mitarbeiterstammdaten in B1 und hält sie aktuell. Erfassen Sie jemanden in KoonHRM, und der B1-Mitarbeiter existiert.
  • Abwesenheit geht an B1Genehmigter Urlaub und Krankmeldungen (als „abwesend“, ohne Grund) landen in der Abwesenheit des Mitarbeiters in B1. KoonFSM plant darum herum; der B1-Abwesenheitsbericht stimmt.
  • Die Organisation kommt aus B1Abteilungen, Kostenstellen und Standorte werden aus B1 gelesen und sind in KoonHRM schreibgeschützt. Eine Wahrheit, an dem Ort, an dem die Buchhaltung sie ohnehin pflegt.
  • Was nie an B1 gehtGehalt, Bürgerservicenummer, Bankkonto, Wohnadresse, Dokumente und die Krankheitsakte bleiben in KoonHRM. B1 wird von mehr Menschen genutzt als von HR.
  • Über den Service Layer, in einer WarteschlangeJede Änderung an B1 ist ein Auftrag in einer Warteschlange mit eigenem Schlüssel: Nichts wird doppelt gebucht, und ein fehlgeschlagener Auftrag zeigt seinen Fehler in der Administration mit einer Schaltfläche zum Wiederholen. Ein technischer SAP-Benutzer, kein SQL auf der SAP-Datenbank, kein Add-on im B1-Client.
Administration, SAP link in KoonHRM: the connection, the user-defined fields on the employee, and the rights of the technical user per link
Administration → SAP link: Verbindung, die benutzerdefinierten Felder am Mitarbeiter, die Rechte des technischen Benutzers pro Anbindung und darunter die Warteschlange.

05 / DATENSCHUTZ ZUERST

Wer es nicht braucht, sieht es nicht.

Personaldaten sind die privatesten Daten, die ein Unternehmen hat. KoonHRM wurde darum herum entworfen, nicht nachträglich dafür geflickt.

Fünf feste Rollen

Mitarbeiter (sich selbst), Vorgesetzter (das direkte Team), HR (alles), Administrator (die Technik, keine Akten) und Geschäftsführung (nur Summen). Die Regeln stehen im Code und sind getestet; niemand muss eine Rechtematrix bauen, was ohnehin immer schiefgeht.

Auf dem Server durchgesetzt

Jede Anfrage wird gegen Rolle und Bereich geprüft; was außerhalb liegt, existiert nicht, nicht einmal als Meldung „kein Zugriff“. Jede Rolle hat ihre eigene Sicht auf einen Mitarbeiter: Felder außerhalb ihrer Klasse werden gar nicht erst gesendet.

Verschlüsselt, wo es darauf ankommt

Bürgerservicenummer, Ausweisnummer und Bankkonto spaltenweise verschlüsselt; Dokumente einzeln, mit der ID als Dateiname. Eine kopierte Datenbank oder Sicherung ist ohne den Schlüssel auf dem Server wertlos.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Pflicht für HR, Administrator und Geschäftsführung, mit einer Authenticator-App; optional für alle anderen. Sitzungen laufen ab, und jede Anmeldung steht im Protokoll.

Nie der Krankheitsgrund

Dafür gibt es nirgends ein Feld. Notizen zur Krankmeldung sind nur für HR; der Vorgesetzte sieht die Meldung, den Prozentsatz und die Poortwachter-Aufgaben.

Nichts verlässt das Haus

KoonHRM läuft auf einem Server in Ihrem Netzwerk, wie KoonScan. Keine Cloud, kein Auftragsverarbeitungsvertrag, nichts an KoonSystems. E-Mails enthalten nur eine Benachrichtigung mit Link, nie Daten.

06 / WAS SIE BRAUCHEN

Passt es zu Ihrem Unternehmen?

Erforderlich

  • Ein Windows-Server oder PC, der eingeschaltet bleibt, in Ihrem Netzwerk. Das Installationsprogramm bringt ein eigenes kostenloses SQL Server Express mit, falls keins vorhanden ist, und richtet Dienst, Zertifikat und die ersten Benutzer über einen Assistenten ein. Kein Partner nötig.
  • Jemand, der HR macht: ein Office Manager, jemand aus der Buchhaltung oder ein HR-Verantwortlicher. Ein niederländisches Unternehmen; niederländisches Recht ist die Voreinstellung, und alles ist eine Einstellung.
  • Ein Browser auf PC und Telefon für alle; KoonHRM ist eine Web-App, die Sie auf den Startbildschirm legen. Kein App Store.
  • Für die SAP-Anbindung: SAP Business One 10.0 auf SQL Server oder SAP HANA mit aktiviertem Service Layer und ein SAP-Benutzer für KoonHRM. Welche SAP-Lizenzen Ihre Mitarbeiter darüber hinaus brauchen, klären Sie mit Ihrem B1-Partner: SAP lizenziert pro Named User, auch bei indirektem Zugriff über ein Add-on. Ohne SAP: nichts davon.

Nicht enthalten

  • Niemals Lohnabrechnung: kein Brutto-Netto, keine Steuererklärung, keine Gehaltsabrechnungen. KoonHRM exportiert die Änderungen an Ihren Lohnabrechnungsanbieter; später spricht es direkt mit Nmbrs, Loket, AFAS und Employes.
  • Keine Zeiterfassung, Dienstpläne oder Stempeluhr, kein Recruiting, keine Lernplattform. Das sind andere Produkte; KoonHRM bindet sie an, wo es sinnvoll ist.
  • Keine qualifizierte elektronische Signatur: eine einfache Zustimmung mit Name, Datum und Uhrzeit. Kein Hosting durch KoonSystems: Es läuft bei Ihnen.
  • Belgien später, andere Länder nicht.

Scannen im Lager oder den Außendienst planen? Das sind KoonScan und KoonFSM, unsere Add-ons für SAP Business One; KoonHRM legt den Mitarbeiter an, den beide gemeinsam nutzen. Und für Ihren Vertrieb: KoonCRM, unser schlankes CRM auf den Kunden, Verkaufschancen und Angeboten, die schon in B1 stehen. Sie schulen Endanwender oder Berater und Vertriebsmitarbeiter bei einem Partner? Dafür gibt es KoonLearn, mit Prüfungstraining für die Zertifizierung.

07 / STATUS

Der aktuelle Stand.

Gebaut und getestet gegen ein simuliertes SAP: Personalakte, Verträge, Stellenstruktur und Organigramm, Urlaub mit Teamkalender, Krankheit mit Poortwachter-Zeitleiste, Gespräche und Zyklen, Dokumente, Checklisten, Signale, Berichte und der Änderungsexport, Spesen, Zertifikate und Betriebsmittel, die Lohnjournalbuchung nach B1, die SAP-Anbindung mit ihrer Warteschlange, Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys und Microsoft Entra, der Installationsassistent und die Handbücher. Die gesetzlichen Regeln wurden am Gesetzestext selbst geprüft.

Der nächste Schritt ist der Test auf einem echten SAP Business One und ein Pilot bei einem ersten Unternehmen. Danach Version 1.0, mit einem Preis. Der Ansatz ist derselbe wie bei KoonScan: ein Preis pro aktivem Mitarbeiter und Monat, alles inklusive, keine Einführungskosten, eine kostenlose Stufe für Personalakte, Stellenstruktur und Organigramm, und eine Testphase.

Wir suchen ein Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern, mit oder ohne SAP Business One, das dieser Pilotkunde sein möchte: kurze Wege und Mitsprache bei dem, was zuerst kommt.

08 / FRAGEN

Fragen zu KoonHRM und HR neben SAP Business One.

Funktioniert KoonHRM ohne SAP Business One?

Ja. KoonHRM hat eine eigene Datenbank und ist für sich ein vollständiges HR-System. Die SAP-Anbindung ist ein Schalter pro Unternehmen; ohne sie werden Abteilungen, Kostenstellen und Standorte in KoonHRM selbst gepflegt. Schalten Sie sie später ein, ordnet ein Zuordnungsbildschirm Mitarbeiter und Abteilungen B1 zu.

Ab wann kann ich es nutzen?

Einen Termin gibt es noch nicht. Zuerst die Funktionen Phase für Phase, dann ein Pilot bei einem ersten Unternehmen, dann eine erste Version. Hinterlassen Sie Ihre Adresse, und Sie erhalten eine einzige E-Mail, sobald es etwas zum Ausprobieren gibt.

Was wird es kosten?

Das steht noch nicht fest. Der Ansatz ist derselbe wie bei KoonScan: ein Preis pro aktivem Mitarbeiter und Monat, alle Funktionen und die SAP-Anbindung inklusive, selbst installieren, keine Einführungskosten. Personalakte, Stellenstruktur und Organigramm bleiben kostenlos, auch nach Ende eines Abonnements, sodass Ihre Akte immer lesbar bleibt. Der genaue Preis folgt nach dem Pilot.

Macht KoonHRM die Lohnabrechnung?

Nein, nie. Die Lohnabrechnung ändert sich jedes Jahr und gehört zu den Lohnabrechnungsanbietern. KoonHRM exportiert die Änderungen (Ein- und Austritte, Vertrags- und Gehaltsänderungen, Urlaub, Krankheit) an Ihren Anbieter und spricht später direkt mit Nmbrs, Loket, AFAS und Employes. Die Lohnjournalbuchung kann zurück in SAP Business One gehen.

Was geht an SAP Business One und was nicht?

Nach B1: die Mitarbeiterkarte (Name, Funktion, Abteilung, Führungskraft, Kostenstelle, Standort, Datumsangaben, geschäftliche Kontaktdaten) und Abwesenheit (genehmigter Urlaub und Krankheit als „abwesend“ ohne Grund). Aus B1: Abteilungen, Kostenstellen und Standorte. Nie nach B1: Gehalt, Bürgerservicenummer, Bankkonto, Privatadresse, Dokumente und die Krankheitsakte. Was die Mitarbeiterstammdaten von B1 selbst können und was nicht: unser Leitfaden.

Wer sieht was?

Ein Mitarbeiter sieht nur sich selbst. Eine Führungskraft sieht das direkte Team: Vertragsgrunddaten, Urlaub, krank ja oder nein, Gespräche, Notfallkontakt und Geburtstag; kein Gehalt und nie Notizen zur Krankheit (beides Schalter, standardmäßig aus). HR sieht alles. Der Administrator richtet die Technik ein und sieht keine Akten. Die Geschäftsleitung sieht nur Summen. Die Regeln werden auf dem Server durchgesetzt und sind getestet.

Wo liegen die Daten?

Auf einem Server in Ihrem eigenen Netzwerk, in einer Datenbank, die Ihnen gehört, mit verschlüsselten sensiblen Feldern und Dokumenten. Nichts geht in eine Cloud oder an KoonSystems; Sie bleiben Verantwortlicher und brauchen mit uns keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine gehostete Version kann später für Unternehmen ohne Server folgen.

Brauchen meine Mitarbeiter eine SAP-Lizenz?

KoonHRM selbst nutzt für die Anbindung einen technischen SAP-Benutzer, wie KoonScan; Ihre Mitarbeiter melden sich bei KoonHRM an, nicht bei B1. Welche SAP-Lizenzen Ihre Mitarbeiter darüber hinaus brauchen, klären Sie mit Ihrem B1-Partner: SAP lizenziert pro Named User, auch bei indirektem Zugriff über ein Add-on. Hintergrund: unser Leitfaden zu SAP-B1-Lizenzen. Ohne SAP-Anbindung stellt sich die Frage nicht.

09 / INTERESSE?

Werden Sie Pilotkunde, oder schauen Sie sich einfach um.

Hinterlassen Sie Ihre Adresse, und Sie erhalten genau eine E-Mail, sobald es eine Version zum Ausprobieren gibt. Möchten Sie früher sprechen oder uns erzählen, wie das Personalwesen in Ihrem Unternehmen heute läuft, mit oder ohne SAP Business One? Schreiben Sie an info@koonsystems.com; das hilft uns beim Bauen.