Sachkontenfindung in SAP Business One: woher jede Buchung ihr Konto nimmt, was die wichtigsten Belege buchen und wie Sie ein falsches Konto finden

Was die Sachkontenfindung ist.

Jeder Beleg in SAP Business One, der einen Wert trägt, erzeugt selbst eine Journalbuchung. Der Benutzer wählt Kunde, Artikel und Menge; B1 wählt die Konten. Die Standardkonten stehen in einem Fenster, Administration > Setup > Financials > G/L Account Determination, mit sechs Registerkarten:

• Sales: die Sammelkonten Debitoren (Inland, Ausland, EU), das Erlöskonto und das Konto für Gutschriften, Skonto, Anzahlungsverrechnung, Kursdifferenzen sowie die Konten für Über- und Unterzahlungen bei Zahlungseingängen.
• Purchasing: das Spiegelbild für Lieferanten: Sammelkonten Kreditoren, das Aufwandskonto und das Konto für Eingangsgutschriften, Banküberweisung, Skonto, Anzahlungsverrechnung und ein Abweichungskonto für Eingangsgutschriften auf Basis von Eingangsrechnungen mit geändertem Preis oder Fracht.
• General: Konten, die zu keinem einzelnen Beleg gehören, etwa das Rundungskonto, das Konto für Abstimmungsdifferenzen, das Konto für den Periodenabschluss und Bankgebühren.
• Inventory: die Konten, die Bestandsbuchungen nutzen: Bestand, Wareneinsatz, Verrechnungskonto Wareneingang (Allocation), Abweichung (Variance), Preisdifferenz, Anpassung negativer Bestand, Gegenkonten für Bestandserhöhung und -minderung, Kundenretouren, Warenverrechnung, Neubewertung (G/L Increase und Decrease), WIP und weitere.
• Resources und WIP Mapping: Konten für Ressourcen in der Produktion und die Zuordnung zwischen WIP-Konten. Nur relevant, wenn Sie die Produktion nutzen.

Ein Teil dieser Konten ist endgültig. Andere, vor allem auf der Registerkarte Inventory, sind nur die Vorgaben, die neue Lager, Artikelgruppen und Artikel übernehmen. Welches Konto eine Buchung wirklich nutzt, hängt von der nächsten Einstellung ab.

Woher ein Artikel seine Konten nimmt.

Bei Artikelbuchungen schaut B1 zuerst auf den Artikel. Das Feld Set G/L Accounts By hat drei Werte:

• Warehouse: die Konten auf der Registerkarte Accounting von Warehouses - Setup (Administration > Setup > Inventory > Warehouses). Ein Artikel in Lager 01 bucht auf die Konten von Lager 01.
• Item Group: die Konten auf der Registerkarte Accounting von Item Groups - Setup (Administration > Setup > Inventory > Item Groups).
• Item Level: Konten, die am Artikel selbst stehen, auf der Registerkarte Inventory Data der Item Master Data.

Die Vorgabe für das Unternehmen steht in Administration > System Initialization > General Settings, Registerkarte Inventory, Unterregister Items. Sie gilt nur für Artikel, die Sie nach der Änderung anlegen; bestehende Artikel behalten ihren eigenen Wert. Neue Lager und Artikelgruppen übernehmen ihre Konten von der Registerkarte Inventory der G/L Account Determination; eine spätere Änderung dort ändert bestehende Lager und Gruppen also nicht.

Die Registerkarte Accounting eines Lagers enthält mehr als Bestandskonten: Es gibt auch ein Erlös- und ein Aufwandskonto, die Quelle eines Artikels entscheidet also auch, wo sein Umsatz landet. Auf der Seite der Geschäftspartner ist es anders: Ein Kunde oder Lieferant bucht auf sein Sammelkonto, das von der Registerkarte Sales oder Purchasing kommt, außer Permit Change of Control Accts ist aktiv und der Geschäftspartner hat ein eigenes.

Was die wichtigsten Belege buchen.

Die Beispiele setzen eine permanente Inventur voraus (Use Perpetual Inventory auf der Registerkarte Basic Initialization der Company Details) und lassen die Steuer außen vor. Die Beträge folgen der Bewertungsmethode; siehe Bestandsbewertung in SAP Business One.

• Lieferung (Delivery): Soll Wareneinsatz, Haben Bestand, für Menge mal Artikelkosten. Noch kein Kunde und kein Erlös: Die Lieferung nimmt nur Bestand zu Kosten heraus.
• Ausgangsrechnung (A/R invoice) auf Basis einer Lieferung: keine Bestandsbuchung, die hat die Lieferung schon gemacht. Soll Sammelkonto des Kunden, Haben Erlöskonto, plus Umsatzsteuer. Eine Ausgangsrechnung ohne Lieferung macht beides in einer Journalbuchung: Wareneinsatz und Bestand sowie Kunde und Erlös.
• Wareneingang (Goods receipt PO): Soll Bestand, Haben Verrechnungskonto (Allocation Account), für Menge mal Preis im Beleg. Das Verrechnungskonto vertritt den Lieferanten, bis die Rechnung kommt; sein Saldo ist der Wert offener Wareneingänge und Warenrücksendungen. Fracht auf dem Wareneingang geht auf das Verrechnungskonto für Kosten (Expense Clearing Account).
• Eingangsrechnung (A/P invoice) auf Basis eines Wareneingangs: Soll Verrechnungskonto, Haben Sammelkonto des Lieferanten, plus Vorsteuer. Das Verrechnungskonto ist ausgeglichen. Weicht der Rechnungspreis vom Wareneingang ab, bewertet ein Artikel mit gleitendem Durchschnitt Bestand und Kosten neu; ist der Bestand schon weg, geht die Differenz auf das Preisdifferenzkonto. Bei Artikeln mit Standardpreis gehen Abweichungen vom Standard auf das Abweichungs- oder Preisdifferenzkonto. Eine Eingangsrechnung ohne Wareneingang bucht den Bestand direkt gegen den Lieferanten.

Zwei Einstellungen ändern dieses Bild. Mit Use Purchase Accounts Posting System (nicht für die USA und Kanada) erhalten Journalbuchungen zusätzliche Zeilen für die Einkaufskonten. Und Artikel in einem Streckengeschäftslager (Drop Ship) buchen überhaupt keinen Bestandswert.

Die erweiterte Sachkontenfindung.

Das Standardmodell kennt eine Quelle pro Artikel. Brauchen Sie mehr, etwa ein anderes Erlöskonto pro Land oder pro Kundengruppe, gibt es die erweiterte Sachkontenfindung. Sie schalten sie mit Enable Advanced G/L Account Determination auf der Registerkarte Basic Initialization von Administration > System Initialization > Company Details ein. B1 bietet dann an, Ihre bisherigen Zuordnungen in Regeln zu migrieren (nur ein Benutzer darf angemeldet sein), diese Regeln vorher anzusehen oder nur die Funktion hinzuzufügen und die Regeln Ihnen zu überlassen.

• Kriterien: Im Fenster Determination Criteria aktivieren Sie, worauf die Regeln schauen dürfen, etwa Artikelnummer, Artikelgruppe, Lager, Code, Gruppe oder Typ des Geschäftspartners, Lieferland oder -bundesstaat, Steuernummer, Steuerkennzeichen und bis zu fünf benutzerdefinierte Felder. Ihre Reihenfolge ist ihre Priorität.
• Regeln: Im Fenster Advanced G/L Account Determination Rules (Schaltfläche Advanced in der G/L Account Determination) verbindet jede Regel Kriterienwerte mit Konten: den Bestandskonten plus den Erlöskonten der Registerkarte Sales und den Aufwandskonten der Registerkarte Purchasing. Regeln gelten pro Buchungsperiode und können einen Datumsbereich haben.
• Rückfall: Passt keine Regel, bucht B1 auf das Konto der Registerkarte in der G/L Account Determination. Eine Regel mit Geschäftspartnergruppe passt nie auf einen Goods Receipt, denn der hat keinen Geschäftspartner.
• Was verschwindet: die Registerkarten Accounting von Lagern und Artikelgruppen und die Kontenspalten am Artikel. Set G/L Accounts By heißt dann Set Inv. Method By und entscheidet nicht mehr über die Konten.

Sie können sie jederzeit wieder abschalten, dann kehrt B1 aber zu den Vorgaben eines neuen Unternehmens zurück: Anpassungen von vor der Aktivierung werden nicht wiederhergestellt. Entscheiden Sie vor dem Go-live und halten Sie es einfach. SAP empfiehlt, den Advanced Rule Type der Artikel auf General zu lassen und stattdessen die Kriterien Lager und Artikelgruppe in den Regeln zu nutzen.

Typische Fehler und wie Sie sie finden.

• Der Beleg lässt sich nicht hinzufügen. Ein fehlendes Konto stoppt die Buchung mit einer Fehlermeldung. Lesen Sie, welche Art Konto gemeint ist: You cannot add document; tax account is missing verweist zum Beispiel auf das Steuerkonto in Administration > Setup > Financials > Tax > Tax Groups, nicht auf die G/L Account Determination. Bei einem Artikelkonto prüfen Sie Set G/L Accounts By am Artikel und dann das betreffende Lager, die Artikelgruppe oder den Artikel.
• Die Buchung steht auf dem falschen Konto. Nutzen Sie die Journalbuchungsvorschau in der Symbolleiste, bevor Sie den Beleg hinzufügen. Danach öffnen Sie die Journalbuchung (Financials > Journal Entry oder über den Beleg) und arbeiten rückwärts: welcher Artikel, welches Lager, welcher Wert von Set G/L Accounts By, welches Konto in dieser Quelle.
• Die Korrektur greift bei bestehenden Artikeln nicht. Die Vorgabe in den General Settings und die Konten der Registerkarte Inventory erreichen nur neue Artikel, Lager und Artikelgruppen. Bestehende Datensätze behalten ihre Werte, bis Sie sie ändern.
• Die Bestandskonten stimmen nicht mit dem Inventory Audit Report überein. Der Bestandswert ist der Saldo der Bestandskonten plus der Konten für Kundenretouren. Eine manuelle Journalbuchung auf ein Bestandskonto bricht diese Verbindung, und die Registerkarte Inventory warnt selbst, dass geänderte Kontenzuordnungen zu fehlerhaften Bestandsbuchungen führen können.
• Das Verrechnungskonto behält einen Saldo. Dieser Saldo sind offene Wareneingänge und Warenrücksendungen. Suchen Sie Wareneingänge ohne Rechnung; wird einer nie berechnet, bucht sein Schließen gegen das Warenverrechnungskonto (Goods Clearing Account).
• Revenue account linked to item does not match tax status. Das Lager des Artikels verweist auf ein Erlöskonto, dessen Einstellung Tax Exempt nicht zum Verkaufsbeleg passt. Prüfen Sie das Konto im Kontenplan oder das Erlöskonto am Lager.

Bevor Sie beginnen: eine Checkliste.

• Entscheiden Sie über die permanente Inventur und Manage Item Cost per Warehouse vor der ersten Bestandsbuchung; danach sind beide gesperrt.
• Wählen Sie ein Set G/L Accounts By für das Unternehmen und halten Sie fest, welche Artikel bewusst abweichen.
• Füllen Sie die Registerkarte Inventory vollständig, bevor Sie Lager und Artikelgruppen anlegen, damit diese die richtigen Vorgaben übernehmen.
• Entscheiden Sie über die erweiterte Sachkontenfindung vor dem Go-live, nicht danach.
• Buchen Sie in einem Testunternehmen eine Lieferung, einen Wareneingang und beide Rechnungen und vergleichen Sie jede Journalbuchung mit der Erwartung der Buchhaltung.
• Geben Sie Verrechnungs-, Preisdifferenz- und Abweichungskonto einen Verantwortlichen in der Buchhaltung, der jeden Monat den Saldo prüft, und halten Sie manuelle Journalbuchungen von den Bestandskonten fern.

Warum es für C_TB120 zählt.

C_TB120, die Zertifizierungsprüfung von SAP für SAP Business One, behandelt Implementierung, Finanzwesen und Logistik, und die Sachkontenfindung liegt genau dort, wo sich die drei treffen. Die Prüfung stellt Szenariofragen, und dieses Thema eignet sich gut dafür: ein Wareneingang, der auf ein unerwartetes Bestandskonto bucht, ein Erlöskonto, das je Artikel abweicht, ein Verrechnungskonto, das nicht ausgeglichen wird. Sie beantworten sie, wenn Sie die Kette kennen: Beleg, Artikel, Set G/L Accounts By, Quelle, Konto. Prüfen Sie die aktuelle Themenliste auf der Zertifizierungsseite von SAP; sie kann sich je Prüfungsversion ändern.

Wie KoonLearn es angeht.

KoonLearn, unsere Trainingssimulation für SAP Business One, behandelt die Kontenfindung im Partner-Lernpfad, für Berater und Vertriebsleute, die sich auf C_TB120 vorbereiten. In Kapitel 01 Company setup füllen Sie die Registerkarten Sales, Inventory und General der G/L Account Determination und die Bestandsvorgaben in den General Settings und finden heraus, warum ein neuer Artikel auf das falsche Bestandskonto bucht. Diese Einstellungen ändern wirklich die Buchungen der eigenen Buchhaltungs-Engine der Simulation, und die Journalbuchungsvorschau zeigt, welche Konten ein Beleg trifft, bevor Sie ihn hinzufügen. Die erweiterte Sachkontenfindung kommt in Fragen im Prüfungsstil vor, nicht als Fenster, das Sie einrichten.

Kapitel 03 Purchasing, einschließlich seines Partnerteils mit der Registerkarte Purchasing und einem Lieferanten auf eigenem Sammelkonto, ist kostenlos und ohne Konto: starten Sie auf learn.koonsystems.com. KoonLearn ist Prüfungsvorbereitung für C_TB120; es ersetzt weder die offizielle SAP-Schulung noch die Prüfung selbst und ist nicht mit SAP SE verbunden.

Quellen: die Hilfedokumentation von SAP Business One 10.0 (G/L Account Determination und ihre Registerkarten, Warehouses - Setup, Item Master Data, Company Details, Systemmeldungen); die SAP-Leitfäden How to Set Up a Perpetual Inventory System und How to Set Up Advanced G/L Account Determination; die Kapitelübersicht von KoonLearn. SAP und SAP Business One sind Marken der SAP SE.