Bestandsbewertung in SAP Business One: gleitender Durchschnitt, Standard, FIFO und Serie/Charge, was jede Methode bucht und was ein Wechsel erfordert

Zuerst die permanente Inventur.

Bewertungsmethoden zählen nur, wenn Use Perpetual Inventory auf der Registerkarte Basic Initialization von Administration > System Initialization > Company Details aktiv ist. Dann bucht jeder Zu- und Abgang auch auf die Bestandskonten; welche Konten, steht in Sachkontenfindung in SAP Business One. Auf derselben Registerkarte stehen die Einstellungen, die alles Weitere prägen:

• Use Perpetual Inventory lässt sich nicht mehr zurücknehmen, sobald es eine Bestandsbuchung gibt.
• Manage Item Cost per Warehouse führt Artikelkosten je Lager statt einmal für das Unternehmen und ist nach der ersten Bestandsbuchung ebenfalls gesperrt. Zugang 1 Stück zu 10 in Lager 1 und 1 Stück zu 30 in Lager 2: je Unternehmen sind die Kosten 20, je Lager 10 und 30.
• Item Groups Valuation Method ist die Vorgabe für neue Artikelgruppen. Neue Artikel übernehmen die Default Valuation Method ihrer Artikelgruppe; der Artikel selbst hat das Feld Valuation Method auf der Registerkarte Inventory Data der Item Master Data, und das zählt beim Buchen. Eine Änderung auf Unternehmens- oder Gruppenebene erreicht nur Datensätze, die danach angelegt werden.
• Allow Stock Release Without Item Cost erlaubt einer Lieferung oder Ausgangsrechnung, einen Artikel ohne Kosten auszubuchen; relevant für gleitenden Durchschnitt und FIFO.

Ein Unternehmen kann also mehrere Methoden nebeneinander nutzen, je Artikel. SAPs eigener Rat zum Zeitpunkt ist kurz: Entscheiden Sie über die permanente Inventur bei der Ersteinrichtung, bevor irgendetwas gebucht ist.

Gleitender Durchschnitt.

B1 führt die kumulierte Menge und den kumulierten Wert des Artikels; die Artikelkosten sind Wert geteilt durch Menge. Ein Zugang zählt zum Preis im Beleg und ändert die Kosten. Ein Abgang geht zu den aktuellen Kosten hinaus und lässt sie unverändert. Ein Beispiel:

• Wareneingang, 10 Stück zu 10,00: Bestand 10, Wert 100,00, Kosten 10,00.
• Wareneingang, 10 Stück zu 13,00: Bestand 20, Wert 230,00, Kosten 11,50.
• Lieferung, 5 Stück: Soll Wareneinsatz 57,50, Haben Bestand 57,50. Bestand 15, Wert 172,50, Kosten weiterhin 11,50.

Die Kosten eines Artikels mit gleitendem Durchschnitt können Sie nicht eintippen: Ein neuer Artikel hat Kosten 0,00 bis zum ersten Zugang oder einer Inventory Revaluation. Eine Warenrücksendung oder Eingangsgutschrift ohne Basisbeleg geht zu den aktuellen Kosten hinaus, nicht zum eingetippten Preis, und der Rest geht auf das Preisdifferenzkonto. Zugang 10 zu 5,00, danach eine Eingangsgutschrift ohne Basis über 10 zu 4,50: Bestand und Wert gehen bei 50,00 auf null, und 5,00 werden auf das Preisdifferenzkonto gebucht.

Standardpreis.

Ein Standardartikel hat feste Kosten. Zu- und Abgänge werden zu diesem Standard bewertet, und die Differenz zum tatsächlichen Einkaufspreis geht auf das Abweichungs- oder das Preisdifferenzkonto. Mit einem Standard von 10,00:

• Eingangsrechnung ohne Wareneingang, 5 Stück zu 12,00: Soll Bestand 50,00, Soll Abweichung 10,00, Haben Lieferant 60,00.
• Lieferung, 5 Stück: Wareneinsatz und Bestand 50,00, egal, was bezahlt wurde.

Sie können den Standard im Feld Item Cost eingeben, SAP empfiehlt aber, ihn mit einer Inventory Revaluation zu setzen und zu ändern: Das Änderungsprotokoll des Artikelstamms kann gelöscht werden, ein Neubewertungsbeleg nicht. Ein Standardartikel ohne Kosten erzeugt keine Journalbuchung für seinen Bestandswert, und das Konto für die Anpassung negativer Bestände gilt nicht für Standardartikel.

FIFO.

Bei FIFO erzeugt jeder Zugang eine Schicht mit Menge, Kosten und Datum. Ein Abgang nimmt zuerst aus der ältesten offenen Schicht und schließt sie, wenn sie leer ist, egal welche Ware physisch das Regal verlassen hat.

• Zugang 10 zu 10,00 (Schicht 1), danach 10 zu 13,00 (Schicht 2).
• Lieferung von 15: 10 × 10,00 aus Schicht 1 plus 5 × 13,00 aus Schicht 2 = 165,00 Wareneinsatz. Rest: 5 zu 13,00. Beim gleitenden Durchschnitt kostete dieselbe Lieferung 15 × 11,50 = 172,50.
• Eine Warenrücksendung auf Basis eines Wareneingangs nutzt dessen Schicht, solange sie offen ist; sonst, und bei einer Rücksendung ohne Basis, die erste offene Schicht, egal welchen Preis Sie eintippen.

Bewertung nach Serie oder Charge.

Die vierte Methode, Serial/Batch, bewertet jede Seriennummer und jede Charge für sich. Sie setzt die permanente Inventur und Artikel voraus, die nach Seriennummern oder Chargen mit der Verwaltungsmethode On Every Transaction geführt werden; Manage Serial and Batch Cost By auf der Registerkarte Basic Initialization entscheidet, ob neue Serien- und Chargenartikel diese Methode oder die ihrer Artikelgruppe erhalten. Eine Seriennummer geht zu ihren eigenen Zugangskosten hinaus. Eine Charge hat einen Kostensatz: alles in die Charge Eingekaufte geteilt durch die eingekaufte Menge, ein späterer Zugang ändert also die Kosten der ganzen Charge, auch des bereits Verkauften:

• Charge B1: Zugang 10 zu 10, Zugang 10 zu 30: Kosten 20. Lieferung von 5: Wareneinsatz 100.
• Zugang 5 zu 50 in dieselbe Charge: die Kosten werden (100 + 300 + 250) / 25 = 26. Die 20 Stück im Bestand sind jetzt 520 wert, eine Sollbuchung auf Bestand von 220; die 30, die auf die 5 bereits verkauften Stück entfallen, gehen auf das Preisdifferenzkonto.

Diese Kosten werden immer auf Unternehmensebene geführt, Manage Item Cost per Warehouse wird also ignoriert, und SAP empfiehlt dieselben Sachkonten für Lager mit derselben Charge. Einen Artikel nach Chargen zu verwalten und ihn nach Chargen zu bewerten sind zwei getrennte Einstellungen; siehe Chargen und Seriennummern in SAP Business One.

Inventory Revaluation und der Methodenwechsel.

Inventory > Inventory Transactions > Inventory Revaluation korrigiert den Wert, ohne Bestand zu bewegen. Es gibt zwei Arten:

• Price Change: neue Kosten für den Artikel, bei FIFO je Schicht. Die Buchung ist Bestandsmenge mal Differenz: 6 Stück zu 50,00 auf 100,00 neu bewertet ergibt Soll Bestand 300,00 gegen das G/L-Increase-Konto.
• Inventory Debit/Credit: ein Betrag, der zum Wert addiert oder abgezogen wird; die Kosten folgen. Bei einem Standardartikel tritt das Abweichungskonto an die Stelle des Bestandskontos. Ist die Menge in der Neubewertung größer als der Bestand, geht ein Teil auf das Preisdifferenzkonto.

Eine Neubewertung wird abgelehnt, wenn ein beteiligter Artikel einen negativen Wert hat. Die Methode selbst ändern Sie je Artikel auf der Registerkarte Inventory Data oder für viele Artikel zugleich über Inventory > Item Management > Inventory Valuation Method, das das Fenster Update Valuation Method öffnet. Die Bedingungen: Bestand null in allen Lagern und keine offenen bestandsrelevanten Belege, etwa Lieferungen, die noch nicht in eine Ausgangsrechnung oder Retoure kopiert sind, und Wareneingänge, die noch nicht in eine Eingangsrechnung oder Warenrücksendung kopiert sind. Das Fenster zeigt nur Artikel, die sie erfüllen, und SAP rät, vorher mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu sprechen. In der Praxis muss der Bestand also zuerst auf null, und deshalb wählen Sie die Methode am besten gleich richtig.

Häufige Fehler und warum die Prüfung danach fragt.

• Zu spät entscheiden. Permanente Inventur und Kosten je Lager sind nach der ersten Bestandsbuchung gesperrt; die Methode eines Artikels steht fest, sobald er Bestand hat.
• Erwarten, dass eine neue Vorgabe bestehende Artikel erreicht. Vorgaben von Unternehmen und Artikelgruppe gelten nur für danach angelegte Datensätze.
• Negativer Bestand. Ist Block Negative Inventory ausgeschaltet (Administration > System Initialization > Document Settings, Registerkarte General), halten gleitender Durchschnitt und FIFO die Kosten unter null fest und buchen Differenzen auf das Konto für die Anpassung negativer Bestände. SAP rät von negativem Bestand ab.
• Abgänge zu null Kosten. Mit Allow Stock Release Without Item Cost kann ein neuer Artikel mit gleitendem Durchschnitt vor dem ersten Zugang zu 0,00 hinausgehen.
• Die falschen Zahlen vergleichen. Die Artikelkosten im Artikelstamm und im Inventory Valuation Simulation Report können abweichen, etwa nach negativem Bestand. Stimmen Sie die Bestandskonten mit dem Inventory Audit Report ab.

C_TB120, die Zertifizierungsprüfung von SAP für SAP Business One, behandelt Implementierung, Finanzwesen und Logistik, und bei der Bewertung wird Logistik zu Finanzwesen. Genau aus solchen Themen werden Szenariofragen gemacht: was ein Abgang bei FIFO bucht, warum sich das Abweichungskonto bewegt hat, warum das Feld für die Bewertungsmethode ausgegraut ist. Kleine Beispiele wie die obigen durchzurechnen ist der schnellste Weg, sie zu beantworten. Prüfen Sie die aktuelle Themenliste auf der Zertifizierungsseite von SAP.

Wie KoonLearn es angeht.

KoonLearn, unsere Trainingssimulation für SAP Business One, hat eine eigene Buchhaltungs-Engine, die den Bestand zum gleitenden Durchschnitt bewertet, für das Unternehmen als Ganzes. In Kapitel 05 Inventory buchen Sie Zu- und Abgänge und sehen die Artikelkosten sich bewegen, und im Partnerteil schreiben Sie einen Artikel mit einer Inventory Revaluation vom Typ Price Change ab. FIFO und Standardpreis kommen als Szenario- und Fehlersuchfragen vor, nicht in der Engine selbst, und die Bewertung nach Serie oder Charge wird nicht simuliert. In Kapitel 02 Master data stellen Sie die Bewertungsmethode an Artikeln ein und finden heraus, warum ein Methodenwechsel abgelehnt wird.

Kapitel 03 Purchasing, in dem Wareneingänge und Eingangsrechnungen den gleitenden Durchschnitt bestimmen, ist kostenlos und ohne Konto: starten Sie auf learn.koonsystems.com. KoonLearn ist Prüfungsvorbereitung für C_TB120; es ersetzt weder die offizielle SAP-Schulung noch die Prüfung selbst und ist nicht mit SAP SE verbunden.

Quellen: die Hilfedokumentation von SAP Business One 10.0 (Company Details: Registerkarte Basic Initialization, Item Master Data: Registerkarte Inventory Data, G/L Account Determination: Registerkarte Inventory, Inventory Revaluation); die SAP-Leitfäden How to Set Up a Perpetual Inventory System und How to Use Serial/Batch Valuation Method; die Kapitelübersicht von KoonLearn. SAP und SAP Business One sind Marken der SAP SE.