Voorraadwaardering in SAP Business One: voortschrijdend gemiddelde, standaard, FIFO en serie/batch, wat elke methode boekt en wat wisselen kost

Eerst de permanente voorraadwaardering.

Waarderingsmethoden tellen alleen als Use Perpetual Inventory aanstaat op het tabblad Basic Initialization van Administration > System Initialization > Company Details. Dan boekt elke ontvangst en uitgifte ook op de voorraadrekeningen; welke rekeningen, lees je in grootboekrekeningbepaling in SAP Business One. Op hetzelfde tabblad staan de instellingen die al het andere bepalen:

• Use Perpetual Inventory is niet meer terug te draaien zodra er een voorraadboeking is.
• Manage Item Cost per Warehouse houdt één kostprijs per magazijn bij in plaats van één voor het bedrijf, en ligt ook vast na de eerste voorraadboeking. Ontvang 1 stuk tegen 10 in magazijn 1 en 1 stuk tegen 30 in magazijn 2: per bedrijf is de kostprijs 20, per magazijn 10 en 30.
• Item Groups Valuation Method is de standaard voor nieuwe artikelgroepen. Nieuwe artikelen nemen de Default Valuation Method van hun artikelgroep over; het artikel zelf heeft het veld Valuation Method op het tabblad Inventory Data van de Item Master Data, en dat telt bij het boeken. Een wijziging op bedrijfs- of groepsniveau geldt alleen voor records die daarna worden aangemaakt.
• Allow Stock Release Without Item Cost laat een levering of verkoopfactuur een artikel uitgeven dat nog geen kostprijs heeft; van belang bij voortschrijdend gemiddelde en FIFO.

Eén bedrijf kan dus meerdere methoden naast elkaar gebruiken, per artikel. Het advies van SAP zelf over het moment is kort: beslis over permanente voorraadwaardering tijdens de eerste inrichting, voordat er iets geboekt is.

Voortschrijdend gemiddelde.

B1 houdt de cumulatieve hoeveelheid en de cumulatieve waarde van het artikel bij; de kostprijs is waarde gedeeld door hoeveelheid. Een ontvangst telt mee tegen de prijs op het document en past de kostprijs aan. Een uitgifte gaat eruit tegen de huidige kostprijs en laat die ongemoeid. Een voorbeeld:

• Goederenontvangst, 10 stuks tegen 10,00: voorraad 10, waarde 100,00, kostprijs 10,00.
• Goederenontvangst, 10 stuks tegen 13,00: voorraad 20, waarde 230,00, kostprijs 11,50.
• Levering, 5 stuks: debet kostprijs verkopen 57,50, credit voorraad 57,50. Voorraad 15, waarde 172,50, kostprijs nog steeds 11,50.

De kostprijs van een artikel met voortschrijdend gemiddelde kun je niet intypen: een nieuw artikel heeft kostprijs 0,00 tot de eerste ontvangst of een Inventory Revaluation. Een goederenretour of inkoopcreditnota zonder basisdocument gaat eruit tegen de huidige kostprijs, niet tegen de prijs die je typt, en de rest gaat naar de prijsverschillenrekening. Ontvang 10 tegen 5,00 en boek daarna een inkoopcreditnota zonder basis voor 10 tegen 4,50: voorraad en waarde gaan naar nul tegen 50,00, en 5,00 wordt geboekt op de prijsverschillenrekening.

Standaardprijs.

Een artikel met een standaardprijs heeft een vaste kostprijs. Ontvangsten en uitgiften worden tegen die standaard gewaardeerd, en het verschil met de werkelijke inkoopprijs gaat naar de verschillenrekening of de prijsverschillenrekening. Met een standaard van 10,00:

• Inkoopfactuur zonder goederenontvangst, 5 stuks tegen 12,00: debet voorraad 50,00, debet verschillen 10,00, credit leverancier 60,00.
• Levering, 5 stuks: kostprijs verkopen en voorraad 50,00, wat er ook betaald is.

Je kunt de standaard invullen in het veld Item Cost, maar SAP raadt aan haar met een Inventory Revaluation in te stellen en te wijzigen: het wijzigingslogboek van de artikelstam kan worden verwijderd, een herwaarderingsdocument niet. Een standaardartikel zonder kostprijs maakt geen journaalpost voor de voorraadwaarde, en de rekening voor aanpassing van negatieve voorraad geldt niet voor standaardartikelen.

FIFO.

Bij FIFO maakt elke ontvangst een laag met een hoeveelheid, een kostprijs en een datum. Een uitgifte haalt eerst uit de oudste open laag en sluit die als ze leeg is, welke goederen er ook fysiek van de plank gingen.

• Ontvangst 10 tegen 10,00 (laag 1), daarna 10 tegen 13,00 (laag 2).
• Levering van 15: 10 × 10,00 uit laag 1 plus 5 × 13,00 uit laag 2 = 165,00 kostprijs verkopen. Over: 5 tegen 13,00. Met voortschrijdend gemiddelde zou dezelfde levering 15 × 11,50 = 172,50 kosten.
• Een goederenretour op basis van een goederenontvangst gebruikt de laag van die ontvangst zolang die open is; anders, en bij een retour zonder basis, de eerste open laag, welke prijs je ook typt.

Waardering per serienummer of batch.

De vierde methode, Serial/Batch, waardeert elk serienummer of elke batch apart. Daarvoor zijn een permanente voorraadwaardering nodig en artikelen die op serienummer of batch worden beheerd met de beheermethode On Every Transaction; Manage Serial and Batch Cost By op het tabblad Basic Initialization bepaalt of nieuwe serie- en batchartikelen deze methode krijgen of die van hun artikelgroep. Een serienummer gaat eruit tegen zijn eigen ontvangstprijs. Een batch heeft één kostprijs: alles wat in de batch is ingekocht gedeeld door de ingekochte hoeveelheid, dus een latere ontvangst verandert de kostprijs van de hele batch, ook van wat al verkocht is:

• Batch B1: ontvangst 10 tegen 10, ontvangst 10 tegen 30: kostprijs 20. Levering van 5: kostprijs verkopen 100.
• Ontvangst 5 tegen 50 in dezelfde batch: de kostprijs wordt (100 + 300 + 250) / 25 = 26. De 20 stuks op voorraad zijn nu 520 waard, een debetboeking op voorraad van 220; de 30 die hoort bij de 5 al verkochte stuks gaat naar de prijsverschillenrekening.

Deze kostprijs wordt altijd op bedrijfsniveau bijgehouden, dus Manage Item Cost per Warehouse telt niet mee, en SAP raadt dezelfde grootboekrekeningen aan voor magazijnen met dezelfde batch. Een artikel op batch beheren en het op batch waarderen zijn twee aparte instellingen; zie batch- en serienummers in SAP Business One.

Inventory Revaluation en de methode wijzigen.

Inventory > Inventory Transactions > Inventory Revaluation corrigeert de waarde zonder voorraad te verplaatsen. Er zijn twee soorten:

• Price Change: een nieuwe kostprijs voor het artikel, bij FIFO per laag. De boeking is de voorraad maal het verschil: 6 stuks tegen 50,00 geherwaardeerd naar 100,00 geeft debet voorraad 300,00 tegen de rekening G/L increase.
• Inventory Debit/Credit: een bedrag dat bij de waarde opgeteld of eraf gehaald wordt; de kostprijs volgt. Bij een standaardartikel neemt de verschillenrekening de plaats van de voorraadrekening in. Is de hoeveelheid in de herwaardering groter dan de voorraad, dan gaat een deel naar de prijsverschillenrekening.

Een herwaardering wordt geweigerd als een betrokken artikel een negatieve waarde heeft. De methode zelf wijzigen kan per artikel op het tabblad Inventory Data, of voor veel artikelen tegelijk via Inventory > Item Management > Inventory Valuation Method, dat het venster Update Valuation Method opent. De voorwaarden: voorraad nul in alle magazijnen, en geen openstaande voorraadrelevante documenten, zoals leveringen die nog niet naar een verkoopfactuur of retour zijn gekopieerd en goederenontvangsten die nog niet naar een inkoopfactuur of goederenretour zijn gekopieerd. Het venster toont alleen artikelen die daaraan voldoen, en SAP raadt aan eerst met een accountant te overleggen. In de praktijk moet de voorraad dus eerst naar nul, en daarom kies je de methode het best meteen goed.

Veelgemaakte fouten, en waarom het examen erom geeft.

• Te laat beslissen. Permanente voorraadwaardering en kostprijs per magazijn liggen vast na de eerste voorraadboeking; de methode van een artikel zit vast zodra er voorraad is.
• Verwachten dat een nieuwe standaard bestaande artikelen bereikt. De standaard van bedrijf en artikelgroep geldt alleen voor records die daarna worden aangemaakt.
• Negatieve voorraad. Staat Block Negative Inventory uit (Administration > System Initialization > Document Settings, tabblad General), dan houden voortschrijdend gemiddelde en FIFO de kostprijs onder nul vast en boeken ze verschillen op de rekening voor aanpassing van negatieve voorraad. SAP raadt negatieve voorraad af.
• Uitgiften tegen kostprijs nul. Met Allow Stock Release Without Item Cost kan een nieuw artikel met voortschrijdend gemiddelde tegen 0,00 de deur uit vóór de eerste ontvangst.
• De verkeerde cijfers vergelijken. De kostprijs in de artikelstam en die in het Inventory Valuation Simulation Report kunnen verschillen, bijvoorbeeld na negatieve voorraad. Stem de voorraadrekeningen af met het Inventory Audit Report.

C_TB120, het certificeringsexamen van SAP voor SAP Business One, gaat over implementatie, financiën en logistiek, en bij waardering wordt logistiek financiën. Het is precies het soort onderwerp waar scenariovragen van gemaakt worden: wat een uitgifte boekt bij FIFO, waarom de verschillenrekening bewoog, waarom het veld voor de waarderingsmethode grijs is. Kleine voorbeelden zoals hierboven doorrekenen is de snelste manier om ze te beantwoorden. Kijk de actuele onderwerpenlijst na op de certificeringspagina van SAP.

Hoe KoonLearn het aanpakt.

KoonLearn, onze trainingssimulatie voor SAP Business One, heeft een eigen boekhoudengine die voorraad waardeert tegen voortschrijdend gemiddelde, voor het bedrijf als geheel. In hoofdstuk 05 Inventory boek je ontvangsten en uitgiften en zie je de kostprijs bewegen, en in het partnerdeel schrijf je een artikel af met een Inventory Revaluation van het type Price Change. FIFO en standaardprijs komen aan bod als scenario- en foutzoekvragen, niet in de engine zelf, en waardering per serie of batch wordt niet gesimuleerd. In hoofdstuk 02 Master data stel je de waarderingsmethode op artikelen in en zoek je uit waarom een wijziging van de methode wordt geweigerd.

Hoofdstuk 03 Purchasing, waarin goederenontvangsten en inkoopfacturen de voortschrijdend gemiddelde kostprijs bepalen, is gratis zonder account: begin op learn.koonsystems.com. KoonLearn is examenvoorbereiding voor C_TB120; het vervangt de officiële SAP-training en het examen zelf niet, en het is niet gelieerd aan SAP SE.

Bronnen: de helpdocumentatie van SAP Business One 10.0 (Company Details: tabblad Basic Initialization, Item Master Data: tabblad Inventory Data, G/L Account Determination: tabblad Inventory, Inventory Revaluation); de SAP-gidsen How to Set Up a Perpetual Inventory System en How to Use Serial/Batch Valuation Method; het hoofdstukoverzicht van KoonLearn. SAP en SAP Business One zijn handelsmerken van SAP SE.