Belegfluss in SAP Business One: Basis- und Zielbelege, Copy From und Copy To, was jeder Beleg bucht und wann Sie schließen oder stornieren

Basisbelege und Zielbelege.

Wenn Sie einen Beleg aus einem vorhandenen erstellen, ist der vorhandene der Basisbeleg und der neue der Zielbeleg. B1 übernimmt Geschäftspartner, Artikel, Mengen, Preise und den Rest und speichert die Verknüpfung pro Zeile. Aus einer Zeile springen Sie mit Go To → Base Document und Go To → Target Document in der Menüleiste hin und her.

Kopieren geht auf zwei Wegen. Im Zielbeleg wählen Sie den Geschäftspartner, dann Copy From und die Belegart, die übernommen werden soll; B1 listet die offenen Belege dieses Geschäftspartners. Im Basisbeleg wählen Sie Copy To und die Art des Zielbelegs. Wenn Sie Zeilen, Mengen oder Fracht auswählen wollen, statt alles zu übernehmen, öffnet sich der Draw Document Wizard. Nicht jede Belegart lässt sich in jede andere übernehmen: Die Liste unter Copy From zeigt nur die erlaubten Arten und nur Belege, die noch offen sind.

Die Verkaufskette.

• Sales Quotation (Angebot): ein Angebot an einen Kunden oder Lead. Bucht nichts.
• Sales Order (Kundenauftrag): die Zusage des Kunden. Erhöht die zugesagte Menge und senkt so die verfügbare; keine Journalbuchung.
• Delivery (Lieferung): die Ware verlässt das Lager. Senkt Bestand und zugesagte Menge; bei Perpetual Inventory bucht sie auch die Kosten der Ware.
• A/R Invoice (Ausgangsrechnung): die Zahlungsaufforderung und der Umsatz. Immer eine Journalbuchung. Auf Basis einer Lieferung lässt sie den Bestand unberührt; ohne Lieferung bucht sie die Ware auch aus. Die Rechnung ist der einzige Pflichtbeleg in der Verkaufskette.
• Return (Retoure): die Korrektur einer Lieferung, die noch nicht fakturiert ist. Bucht die Ware zurück ins Lager. Ein Return Request kann vorausgehen, wenn Retouren vorher abgestimmt werden.
• A/R Credit Memo (Ausgangsgutschrift): die Korrektur einer Rechnung, in Menge und Betrag. Auf Basis einer Retoure korrigiert sie nur die Beträge, weil die Retoure den Bestand schon erledigt hat.
• Anzahlungen: Ein A/R Down Payment Request bucht nichts, bis er bezahlt ist; eine A/R Down Payment Invoice bucht in der Finanzbuchhaltung, aber nicht im Bestand. Beide werden in der Schlussrechnung verrechnet.

Die Einkaufskette.

• Purchase Request (Bestellanforderung): eine interne Anforderung eines Kollegen für Waren oder Dienstleistungen. Bucht nichts.
• Purchase Quotation (Angebotsanfrage): eine Preisanfrage an einen oder mehrere Lieferanten, um Angebote zu vergleichen. Bucht nichts.
• Purchase Order (Bestellung): die Bestellung beim Lieferanten. Erhöht die bestellte Menge und damit die verfügbare; keine Journalbuchung.
• Goods Receipt PO (Wareneingang): die Ware kommt an. Erhöht den Bestand; bei Perpetual Inventory bucht er den Bestandswert.
• A/P Invoice (Eingangsrechnung): die Rechnung des Lieferanten. Immer eine Journalbuchung: Verbindlichkeit, Steuer und Fracht. Ohne Goods Receipt PO bucht sie auch den Wareneingang. Wie im Verkauf ist sie der einzige Pflichtbeleg.
• Goods Return (Rücksendung): schickt Ware aus einem Goods Receipt PO zurück, bevor sie fakturiert ist. Senkt den Bestand.
• A/P Credit Memo (Eingangsgutschrift): die Korrektur einer Eingangsrechnung, in Menge und Betrag. Anzahlungen funktionieren im Einkauf genauso wie im Verkauf.

Was jeder Beleg bucht.

Bei Perpetual Inventory, der üblichen Einrichtung, buchen die logistischen Belege den Bestandswert und die Rechnungen das Geld. Grob, bei Bewertung zum gleitenden Durchschnitt:

• Delivery: Soll Wareneinsatz, Haben Bestand, zum Artikelkostenpreis, nicht zum Verkaufspreis.
• A/R Invoice auf Basis einer Lieferung: Soll Kunde, Haben Umsatz und Umsatzsteuer. Eine Ausgangsrechnung ohne Lieferung bucht beides in einer Buchung.
• Return auf Basis einer Lieferung: die Kostenbuchung der Lieferung umgekehrt, zum Kostenpreis aus dieser Lieferung.
• A/R Credit Memo auf Basis einer Rechnung: Umsatz, Steuer und Kunde umgekehrt und die Ware zum Kostenpreis aus der Rechnung zurück ins Lager. Auf Basis einer Retoure: nur der finanzielle Teil.
• Goods Receipt PO: Soll Bestand, Haben Allocation Account (Verrechnungskonto), zum Preis im Beleg. Das Verrechnungskonto steht für den Lieferanten, bis die Rechnung kommt; sein Saldo ist der Wert der erhaltenen, noch nicht fakturierten Ware.
• A/P Invoice auf Basis eines Goods Receipt PO: Soll Verrechnungskonto, Haben Lieferant, dazu Vorsteuer. Weicht der Rechnungspreis vom Wareneingang ab, geht die Differenz in den Bestand und ändert den Kostenpreis. Ohne Wareneingang: Soll Bestand, Haben Lieferant.
• Goods Return auf Basis eines Goods Receipt PO: die Buchung des Wareneingangs, umgekehrt.

Angebote, Aufträge und Anforderungen buchen nie. Ohne Perpetual Inventory ändern Lieferungen und Wareneingänge nur Mengen, nicht das Hauptbuch. Welche Konten verwendet werden, ergibt sich aus der G/L Account Determination; siehe G/L Account Determination in SAP Business One.

Schließen oder stornieren.

Ein Beleg bleibt offen, bis alles in einen Zielbeleg kopiert ist. Wird der Rest nie mehr gebraucht, schließen oder stornieren Sie ihn über Data in der Menüleiste. Das ist nicht dasselbe.

• Schließen (Data → Close). Der Beleg bekommt den Status Closed: Die offene Restmenge verschwindet, er lässt sich nicht mehr kopieren oder ändern, bleibt aber sichtbar. Schließen korrigiert den Bestand nicht: Eine geschlossene Lieferung holt die Ware nicht zurück, ein geschlossenes Goods Receipt PO bucht sie nicht aus. Bei Perpetual Inventory erzeugt das Schließen eines Goods Receipt PO eine Ausgleichsbuchung, für die B1 nach einem Buchungsdatum fragt. Nutzen Sie Close für einen Auftrag, dessen Rest nie kommt.
• Stornieren von Angeboten, Aufträgen, Anforderungen und Anzahlungsanforderungen. Das setzt nur den Status auf Cancelled. Eine Bestellung, die schon (teilweise) kopiert wurde, lässt sich nicht stornieren; sie wird geschlossen.
• Stornieren von Lieferungen, Retouren, Goods Receipt POs, Goods Returns, Rechnungen und Gutschriften. B1 erzeugt einen Stornobeleg, der Bestand, Buchhaltung und Steuer rückgängig macht, beide Belege endgültig schließt und die Basisbelege wieder öffnet, sodass sie erneut kopiert werden können. Das geht nur innerhalb der in Document Settings eingestellten Anzahl Tage und nicht für Landed Costs oder Anzahlungsrechnungen.
• Löschen ist keine Option bei Lieferungen und Rechnungen, und ihre buchhaltungsrelevanten Daten lassen sich nach dem Hinzufügen nicht mehr ändern. Die Korrektur ist immer ein neuer Beleg.

Teilkopien, offene Mengen und die Relationship Map.

Eine Kopie muss nicht vollständig sein. Kopieren Sie drei von zehn bestellten Stück in eine Lieferung, bleibt der Auftrag für sieben offen; das nächste Copy From bietet diese sieben an. Erst wenn alles übernommen ist, schließt sich der Basisbeleg von selbst. Ein Angebot ist die Ausnahme: Es kann nach dem Schließen erneut kopiert werden, wenn Allow Copying Closed Quotations to Target Doc. in Document Settings aktiviert ist.

In einer übernommenen Lieferung oder Rechnung können Sie eine kopierte Menge senken, aber nicht erhöhen; für mehr fügen Sie eine neue Zeile hinzu. Was noch offen ist, zeigt die Open Items List unter Sales – A/R → Sales Reports oder Purchasing – A/P → Purchasing Reports; von dort aus können Sie Belege auch schließen.

Die Relationship Map zeigt die ganze Kette auf einen Blick. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen vorhandenen Beleg und wählen Sie Relationship Map: Sie sehen Basis- und Zielbelege und die zugehörigen Journalbuchungen und finden den fehlenden Schritt, ohne zehn Fenster zu öffnen.

Häufige Fehler.

• Eine Rechnung ohne Bezug zu einer vorhandenen Lieferung. Die Ware wird zweimal ausgebucht. Kopieren Sie die Rechnung immer aus der Lieferung.
• Eine Gutschrift, wo eine Retoure hingehört, oder umgekehrt. Eine Retoure korrigiert eine noch nicht fakturierte Lieferung; gibt es eine Rechnung, ist die Korrektur eine A/R Credit Memo. Im Einkauf gilt dasselbe für Goods Return und A/P Credit Memo.
• Ein Goods Receipt PO schließen für Ware, die zurückging. Der Bestand bleibt. Verwenden Sie eine Goods Return.
• Aufträge, die ewig offen bleiben. Der Rest einer Teillieferung, der nie kommt, zählt weiter als zugesagt oder bestellt, und der verfügbare Bestand stimmt nicht. Schließen Sie sie.
• Einen Beleg neu eintippen statt ihn zu kopieren. Die Verknüpfung geht verloren, der Basisbeleg bleibt offen, und die Relationship Map zeigt nicht mehr, was zusammengehört.
• Eine leere Liste unter Copy From. Der Basisbeleg ist schon geschlossen, gehört zu einem anderen Geschäftspartner oder ist eine Belegart, die sich nicht in diesen Beleg übernehmen lässt.

Wie KoonLearn es angeht.

KoonLearn, unsere Trainingssimulation für SAP Business One, ist um diese Kette herum gebaut. Der für die Schulung nachgebaute Client auf Basis von SAP Business One 10.0 FP 2608 hat Copy From und Copy To: Sie wählen Zeilen und Mengen, mit der offenen Restmenge als Vorschlag, und ein Basisbeleg schließt sich, sobald alles übernommen ist. Eine eigene Buchhaltungs-Engine bucht wirklich, und die Journal Entry Preview zeigt, was ein Beleg buchen wird, bevor Sie ihn hinzufügen.

Im Lernpfad für Anwender und Key User führt Kapitel 03 von der Bestellung über Goods Receipt PO und Eingangsrechnung bis zur Zahlung, mit Goods Return und A/P Credit Memo; Kapitel 04 vom Angebot über Auftrag, Lieferung und Ausgangsrechnung bis zum Zahlungseingang, mit Retoure und A/R Credit Memo. Szenario- und Fehlersuchaufgaben fragen, warum eine Lieferung zum Kostenpreis und nicht zum Verkaufspreis bucht oder warum ein Goods Receipt PO in der Liste unter Copy From fehlt. Der Partner-Lernpfad ergänzt Fracht und Landed Costs, die Kontenfindung hinter dem Einkauf, Fehlersuche wie eine teilweise gelieferte Bestellung, die geschlossen werden muss, und Prüfungstraining im Stil von C_TB120. Kapitel 03 Einkauf ist kostenlos und ohne Konto, für beide Lernpfade: starten Sie das kostenlose Kapitel auf learn.koonsystems.com. KoonLearn ist Prüfungsvorbereitung und Übung und nicht mit der SAP SE verbunden.

Quellen: die Hilfedokumentation von SAP Business One 10.0 (Verkaufs- und Einkaufsprozess, Draw Document Wizard, Belege schließen und stornieren, Relationship Map, Anzahlungen, Open Items List); SAPs How to Set Up and Manage a Perpetual Inventory System in SAP Business One 10.0; die Kapitelübersicht von KoonLearn. SAP und SAP Business One sind Marken der SAP SE.