Der Key User in SAP Business One: was die Rolle ist, was sie vor und nach dem Go-live verlangt und wie Sie Key User auswählen und schulen

Was ein Key User ist.

Key User ist keine Einstellung und keine Lizenzart in SAP Business One, sondern eine Rolle im Projekt und in der Organisation. Pro Abteilung (Verkauf, Einkauf, Lager, Finanzen, manchmal Produktion oder Service) lernt eine Person, wie der ganze Prozess dieser Abteilung in B1 läuft, und wird zum Bindeglied zwischen den Kollegen und dem Partner. In einem kleinen Unternehmen übernimmt eine Person manchmal zwei Abteilungen; die Rolle bleibt dieselbe.

• First-Level-Support. Ein Kollege, der nicht weiterkommt, fragt zuerst den Key User. Der löst, was eine Anwendungsfrage ist, und gibt weiter, was ein Fehler oder eine Einstellung ist, mit einer klaren Beschreibung dessen, was passiert ist.
• Prozessverantwortlicher. Gemeinsam mit dem Partner legt der Key User fest, wie die Abteilung in B1 arbeitet: welche Belege, welche Felder Pflicht sind, welche Berichte genutzt werden.
• Testen. Der Key User testet die Einrichtung vor dem Go-live mit eigenen Fällen, und später jede Änderung, jedes Update und jedes neue Add-on.
• Kollegen schulen. Der Key User schult seine Abteilung und später jeden neuen Kollegen, der dazukommt.
• Kontakt zum Partner. Der Key User bündelt Fragen und Änderungswünsche, damit der Partner eine klare Geschichte hört statt zehn.

Vor dem Go-live und danach.

Vor dem Go-live arbeitet der Key User vor allem am Projekt. Er erklärt dem Berater, wie die Abteilung heute arbeitet, prüft die vorgeschlagene Einrichtung, liefert und prüft die Stammdaten seines Bereichs (Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise), testet vollständige Prozesse in einer Testfirma und schreibt kurze Arbeitsanweisungen in der Sprache der Abteilung. Am Ende schult er die Kollegen und ist in den ersten Tagen im Produktivbetrieb vor Ort.

Nach dem Go-live ändert sich die Arbeit, aber sie hört nicht auf. Der Key User beantwortet Fragen, erkennt Fehler früh (eine Lieferung, die nie fakturiert wurde, ein Goods Receipt PO, das noch offen ist, obwohl die Rechnung schon da ist), testet Updates und Änderungen, bevor sie in den Produktivbetrieb gehen, schult neue Kollegen und hält die Arbeitsanweisungen aktuell. Er ist auch derjenige, der merkt, dass sich das Geschäft verändert hat und B1 folgen muss.

Wie viel Zeit es kostet.

Mehr, als die meisten Unternehmen einplanen. Während des Projekts nehmen die Wochen für Design, Datenmigration und Tests einen großen Teil der Arbeitswoche des Key Users ein. Bleibt seine normale Arbeit gleich, leidet das Testen, und das zeigt sich erst nach dem Go-live. Die ersten Wochen im Produktivbetrieb bringen die meisten Fragen, und dann muss der Key User für die Kollegen da sein und nicht unter seinem eigenen Rückstand begraben. Danach pendelt es sich auf einige Stunden pro Woche für Fragen, Änderungen und neue Kollegen ein.

Machen Sie diese Zeit sichtbar: Vereinbaren Sie mit der Führungskraft, welche Arbeit während des Projekts woanders hingeht, und benennen Sie eine Vertretung, die mindestens den Hauptprozess kennt, für Urlaub und Krankheit.

Was ein Key User wissen muss.

Ein Key User richtet das System nicht ein; das ist Aufgabe des Partners. Aber er muss genug von der Einrichtung verstehen, um zu erklären, was B1 tut und warum.

• Den ganzen Prozess der eigenen Abteilung, vom ersten bis zum letzten Beleg, und was davor und danach in anderen Abteilungen passiert. Der Verkauf muss wissen, was das Lager mit einem Kundenauftrag macht und was die Buchhaltung mit der Rechnung macht.
• Den Belegfluss: Basis- und Zielbelege, Copy From und Copy To, offene Mengen und wann man schließt oder storniert. Siehe den Leitfaden zum Belegfluss in SAP Business One.
• Was jeder Beleg bucht: Bestand, zugesagte und bestellte Mengen und die Journalbuchung. Ein Key User, der die Journalbuchung einer Lieferung oder eines Goods Receipt PO lesen kann, beantwortet die Hälfte der Fragen aus der Buchhaltung.
• Die Einstellungen, die die Abteilung betreffen, zumindest lesend: Document Settings (Administration → System Initialization → Document Settings), die Buchungsperioden, die G/L Account Determination hinter den eigenen Belegen und Genehmigungsverfahren (Administration → Approval Process → Approval Templates), wenn Belege genehmigt werden müssen.
• Abfragen und Alerts: den Query Manager (Tools → Queries → Query Manager), um die gespeicherten Listen der Abteilung auszuführen, und Alerts (Administration → Alerts Management), die auf das hinweisen, was Handlung verlangt. Komplexes SQL schreiben muss er nicht; wissen, was es gibt und wer es pflegt, schon.
• Berechtigungen: was Kollegen sehen und tun dürfen. General Authorizations (Administration → System Initialization → Authorizations → General Authorizations) pflegt der Partner oder der Administrator, aber der Key User weiß, was die Abteilung braucht, und prüft es beim Testen.
• Sich zurechtfinden: Form Settings (Tools → Form Settings), um die richtigen Spalten anzuzeigen, die Relationship Map eines Belegs, das Change Log (Tools → Change Log), um zu sehen, wer was geändert hat, und die Open Items List für Belege, die noch offen sind.

So wählen und schulen Sie Key User.

• Wählen Sie nach Kenntnis der Arbeit, nicht nach Rang. Der beste Key User weiß, wie die Abteilung wirklich arbeitet, Ausnahmen eingeschlossen, und wird von den Kollegen respektiert. Eine Führungskraft, die nie verfügbar ist, ist eine schlechte Wahl.
• Wählen Sie jemanden, der gern erklärt. Ein Key User, der sein Wissen für sich behält, wird zum Engpass.
• Benennen Sie sie zu Projektbeginn, nicht zwei Wochen vor dem Go-live. Wer bei den Design-Workshops dabei war, versteht, warum die Einrichtung so ist, wie sie ist.
• Schulen Sie sie tiefer als die Anwender: den ganzen Prozess, die Buchungen und die Einstellungen dahinter, in einer Testfirma mit eigenen Daten. Die Wege dazu und was eine gute Schulung abdeckt, stehen im Leitfaden zur SAP Business One Schulung.
• Lassen Sie sie üben, bis sie es ohne Anleitung können, und lassen Sie sie dann einen Kollegen schulen, solange der Berater noch da ist, um zu helfen.
• Geben Sie ihnen einen direkten Draht zum Partner und vereinbaren Sie, was sie selbst lösen und was an den Partner geht.

Wo es schiefgeht.

• Keine Zeit. Der Key User ist benannt, behält aber seine volle Stelle. Das Testen fällt weg und die Probleme tauchen im Produktivbetrieb auf.
• Zu spät. Der Key User kommt nach dem Design dazu und erfährt nie, warum die Einrichtung so ist, wie sie ist.
• Eine Person für alles. Das ganze Wissen liegt bei einer Person, die dann geht.
• Nur den Idealfall testen. Tests mit idealen Aufträgen übersehen die Ausnahmen: Teillieferungen, Retouren, Chargen, Fremdwährung, ein Preis, der auf der Rechnung abweicht.
• Schulung per Screenshots. Ein Ordner mit Screenshots ersetzt das Üben und ist nach der ersten Änderung veraltet.
• Key User als Konfigurator. Der Key User bekommt volle Berechtigungen und ändert Einstellungen am Partner vorbei; das untergräbt die Einrichtung und ihre Dokumentation.
• Niemand nach dem Go-live. Die Rolle endet mit dem Projekt, und neue Kollegen lernen von dem, der gerade neben ihnen sitzt.

Checkliste: bevor Sie Key User benennen.

• Ein Key User pro Abteilung, dazu eine Vertretung, die den Hauptprozess kennt.
• Zeit mit der Führungskraft vereinbart, für das Projekt und für die ersten Wochen nach dem Go-live.
• Bei den Design-Workshops und bei der Prüfung der Stammdaten ihres Bereichs dabei.
• Eine Testfirma und ein Testplan mit eigenen Fällen, Ausnahmen eingeschlossen, und dem erwarteten Ergebnis pro Fall.
• Schulung im ganzen Prozess, im Belegfluss und darin, was jeder Beleg bucht.
• Absprachen mit dem Partner: was der Key User löst, was an den Partner geht und wie.
• Kurze Arbeitsanweisungen pro Abteilung, nach dem Go-live aktuell gehalten, und ein Plan für die Schulung neuer Kollegen.

Wie KoonLearn es angeht.

KoonLearn, unsere Trainingssimulation für SAP Business One, hat einen Lernpfad für Anwender und Key User: die Anwenderteile der Kapitel 00 und 02 bis 09, mit Einkauf, Verkauf, Bestand, Produktion, Service und Finanzwesen. Sie arbeiten in einem für die Schulung nachgebauten Client auf Basis von SAP Business One 10.0 FP 2608, mit einer eigenen Buchhaltungs-Engine, die wirklich bucht. So sehen Sie, was ein Beleg mit Bestand und Hauptbuch macht, und die Journal Entry Preview zeigt es, bevor Sie den Beleg hinzufügen. Aufgaben werden pro Feld geprüft, Fehlersuchaufgaben lassen Sie herausfinden, warum eine Buchung nicht stimmt, und jedes Kapitel endet mit einem Test. Eine SAP-Lizenz, Testdatenbank oder ein Server ist nicht nötig.

Für einen Key User ist das ein Ort, um die ganze Kette vor dem Go-live zu lernen und später zu wiederholen; für die Abteilung ist es ein Weg, neue Kollegen ohne Schulungsraum zu schulen. Organisationen kaufen Plätze im Kundenportal und geben jeden Platz einem Kollegen. Es ersetzt keine Schulung auf Ihrer eigenen Einrichtung, und die Einrichtung selbst (Berechtigungen, Genehmigungsverfahren, Alerts, Datenmigration) gehört zum Partner-Lernpfad, nicht zum Key-User-Lernpfad. Kapitel 03 Einkauf ist kostenlos und ohne Konto: starten Sie das kostenlose Kapitel auf learn.koonsystems.com. KoonLearn ist nicht mit der SAP SE verbunden.

Quellen: die Hilfedokumentation von SAP Business One 10.0 (Document Settings, General Authorizations, Alerts Management, Query Manager, Genehmigungsverfahren, Form Settings, Change Log, Open Items List, Relationship Map); die Kapitelübersicht von KoonLearn. SAP und SAP Business One sind Marken der SAP SE.