Valorisation des stocks dans SAP Business One : prix moyen pondéré, standard, FIFO et série/lot, ce que passe chacun et ce qu'exige un changement

D'abord, l'inventaire permanent.

Les méthodes de valorisation ne comptent que si Use Perpetual Inventory est coché dans l'onglet Basic Initialization de Administration > System Initialization > Company Details. Chaque entrée et sortie passe alors aussi sur les comptes de stock ; lesquels, c'est expliqué dans la détermination des comptes dans SAP Business One. Le même onglet contient les paramètres qui conditionnent tout le reste :

• Use Perpetual Inventory ne peut plus être annulé dès qu'il existe un mouvement de stock.
• Manage Item Cost per Warehouse tient un coût par magasin au lieu d'un coût pour la société, et se verrouille lui aussi après le premier mouvement de stock. Recevez 1 unité à 10 dans le magasin 1 et 1 unité à 30 dans le magasin 2 : par société le coût est 20, par magasin 10 et 30.
• Item Groups Valuation Method est la valeur par défaut des nouveaux groupes d'articles. Les nouveaux articles reprennent la Default Valuation Method de leur groupe ; l'article lui-même a le champ Valuation Method dans l'onglet Inventory Data de l'Item Master Data, et c'est lui qui compte dans les écritures. Une modification au niveau société ou groupe ne touche que les fiches créées ensuite.
• Allow Stock Release Without Item Cost permet à une livraison ou une facture client de sortir un article qui n'a pas encore de coût ; utile en prix moyen pondéré et en FIFO.

Une même société peut donc utiliser plusieurs méthodes côte à côte, par article. Le conseil de SAP sur le moment est bref : décidez de l'inventaire permanent lors du paramétrage initial, avant toute écriture.

Prix moyen pondéré.

B1 tient la quantité cumulée et la valeur cumulée de l'article ; le coût est la valeur divisée par la quantité. Une entrée s'ajoute au prix du document et met le coût à jour. Une sortie part au coût actuel et ne le change pas. Un exemple :

• Réception, 10 unités à 10,00 : stock 10, valeur 100,00, coût 10,00.
• Réception, 10 unités à 13,00 : stock 20, valeur 230,00, coût 11,50.
• Livraison, 5 unités : débit coût des ventes 57,50, crédit stock 57,50. Stock 15, valeur 172,50, coût toujours 11,50.

Le coût d'un article au prix moyen pondéré ne se saisit pas : un nouvel article a un coût de 0,00 jusqu'à sa première entrée ou une Inventory Revaluation. Un retour fournisseur ou un avoir fournisseur sans document de base sort au coût actuel, pas au prix saisi, et le reste va au compte de différence de prix. Recevez 10 à 5,00, puis passez un avoir fournisseur sans base pour 10 à 4,50 : stock et valeur tombent à zéro à 50,00, et 5,00 sont passés au compte de différence de prix.

Prix standard.

Un article standard a un coût fixe. Entrées et sorties sont valorisées à ce standard, et l'écart avec le prix d'achat réel va au compte d'écart ou au compte de différence de prix. Avec un standard de 10,00 :

• Facture fournisseur sans réception, 5 unités à 12,00 : débit stock 50,00, débit écart 10,00, crédit fournisseur 60,00.
• Livraison, 5 unités : coût des ventes et stock 50,00, quel que soit le prix payé.

Vous pouvez saisir le standard dans le champ Item Cost, mais SAP recommande de le définir et de le modifier par une Inventory Revaluation : le journal des modifications de la fiche article peut être supprimé, un document de réévaluation non. Un article standard sans coût ne génère pas d'écriture pour sa valeur de stock, et le compte d'ajustement de stock négatif ne s'applique pas aux articles standard.

FIFO.

En FIFO, chaque entrée crée une couche avec une quantité, un coût et une date. Une sortie puise d'abord dans la plus ancienne couche ouverte et la ferme quand elle est vide, quelle que soit la marchandise physiquement sortie.

• Entrée de 10 à 10,00 (couche 1), puis 10 à 13,00 (couche 2).
• Livraison de 15 : 10 × 10,00 de la couche 1 plus 5 × 13,00 de la couche 2 = 165,00 de coût des ventes. Reste : 5 à 13,00. Au prix moyen pondéré, la même livraison coûterait 15 × 11,50 = 172,50.
• Un retour fournisseur basé sur une réception utilise la couche de cette réception tant qu'elle est ouverte ; sinon, et pour un retour sans base, la première couche ouverte, quel que soit le prix saisi.

Valorisation par série ou lot.

La quatrième méthode, Serial/Batch, valorise chaque numéro de série ou chaque lot séparément. Elle exige l'inventaire permanent et des articles gérés par numéros de série ou par lots avec la méthode de gestion On Every Transaction ; Manage Serial and Batch Cost By dans l'onglet Basic Initialization décide si les nouveaux articles de série et de lot reçoivent cette méthode ou celle de leur groupe. Un numéro de série sort à son propre coût d'entrée. Un lot a un seul coût : tout ce qui a été acheté pour le lot divisé par la quantité achetée, si bien qu'une entrée ultérieure change le coût de tout le lot, y compris ce qui est déjà vendu :

• Lot B1 : entrée de 10 à 10, entrée de 10 à 30 : coût 20. Livraison de 5 : coût des ventes 100.
• Entrée de 5 à 50 dans le même lot : le coût devient (100 + 300 + 250) / 25 = 26. Les 20 unités en stock valent maintenant 520, un débit de stock de 220 ; les 30 qui reviennent aux 5 unités déjà vendues vont au compte de différence de prix.

Ce coût est toujours tenu au niveau de la société, Manage Item Cost per Warehouse est donc ignoré, et SAP recommande les mêmes comptes généraux pour les magasins qui contiennent le même lot. Gérer un article par lot et le valoriser par lot sont deux paramètres distincts ; voir lots et numéros de série dans SAP Business One.

Inventory Revaluation et le changement de méthode.

Inventory > Inventory Transactions > Inventory Revaluation corrige la valeur sans déplacer de stock. Il existe deux types :

• Price Change : un nouveau coût pour l'article, en FIFO par couche. L'écriture vaut la quantité en stock fois l'écart : 6 unités à 50,00 réévaluées à 100,00 donnent un débit de stock de 300,00 contre le compte G/L increase.
• Inventory Debit/Credit : un montant ajouté à la valeur ou retiré ; le coût suit. Pour un article standard, le compte d'écart prend la place du compte de stock. Si la quantité de la réévaluation dépasse le stock, une partie va au compte de différence de prix.

Une réévaluation est refusée si un article concerné a une valeur négative. Le changement de méthode lui-même se fait par article dans l'onglet Inventory Data, ou pour de nombreux articles à la fois via Inventory > Item Management > Inventory Valuation Method, qui ouvre la fenêtre Update Valuation Method. Les conditions : stock nul dans tous les magasins et aucun document ouvert ayant un effet sur le stock, comme des livraisons pas encore copiées en facture ou retour client et des réceptions pas encore copiées en facture ou retour fournisseur. La fenêtre n'affiche que les articles qui les remplissent, et SAP conseille de consulter d'abord un expert-comptable. En pratique, le stock doit donc d'abord tomber à zéro, d'où l'intérêt de bien choisir la méthode dès le départ.

Les erreurs fréquentes, et pourquoi l'examen s'y intéresse.

• Décider trop tard. L'inventaire permanent et le coût par magasin se verrouillent après le premier mouvement ; la méthode d'un article est figée dès qu'il a du stock.
• Croire qu'une nouvelle valeur par défaut atteint les articles existants. Les valeurs de la société et du groupe ne valent que pour les fiches créées ensuite.
• Stock négatif. Avec Block Negative Inventory désactivé (Administration > System Initialization > Document Settings, onglet General), le prix moyen pondéré et le FIFO figent le coût sous zéro et passent les écarts au compte d'ajustement de stock négatif. SAP déconseille le stock négatif.
• Sorties à coût nul. Avec Allow Stock Release Without Item Cost, un nouvel article au prix moyen pondéré peut sortir à 0,00 avant sa première entrée.
• Comparer les mauvais chiffres. Le coût de la fiche article et celui de l'Inventory Valuation Simulation Report peuvent différer, par exemple après un stock négatif. Rapprochez les comptes de stock de l'Inventory Audit Report.

C_TB120, l'examen de certification de SAP pour SAP Business One, couvre l'implémentation, la finance et la logistique, et la valorisation est l'endroit où la logistique devient finance. C'est exactement le genre de sujet dont on fait des questions de scénario : ce que passe une sortie en FIFO, pourquoi le compte d'écart a bougé, pourquoi le champ de la méthode de valorisation est grisé. Calculer de petits exemples comme ceux ci-dessus est le moyen le plus rapide d'y répondre. Vérifiez la liste des thèmes en vigueur sur la page de certification de SAP.

Comment KoonLearn l'aborde.

KoonLearn, notre simulation de formation pour SAP Business One, possède son propre moteur comptable qui valorise le stock au prix moyen pondéré, pour la société dans son ensemble. Dans le chapitre 05 Inventory, vous passez des entrées et des sorties et voyez le coût évoluer, et dans la partie partenaire vous dépréciez un article avec une Inventory Revaluation de type Price Change. Le FIFO et le prix standard sont traités dans des questions de scénario et de dépannage, pas dans le moteur lui-même, et la valorisation par série ou lot n'est pas simulée. Dans le chapitre 02 Master data, vous définissez la méthode de valorisation des articles et découvrez pourquoi un changement de méthode est refusé.

Le chapitre 03 Purchasing, où les réceptions et les factures fournisseurs fixent le prix moyen pondéré, est gratuit et sans compte : commencez sur learn.koonsystems.com. KoonLearn est une préparation à l'examen C_TB120 ; il ne remplace ni la formation officielle SAP ni l'examen lui-même, et n'est pas affilié à SAP SE.

Sources : la documentation d'aide de SAP Business One 10.0 (Company Details : onglet Basic Initialization, Item Master Data : onglet Inventory Data, G/L Account Determination : onglet Inventory, Inventory Revaluation) ; les guides SAP How to Set Up a Perpetual Inventory System et How to Use Serial/Batch Valuation Method ; la présentation des chapitres de KoonLearn. SAP et SAP Business One sont des marques de SAP SE.