SAP-Business-One-Lizenzen für Scanner- und App-Benutzer: Named User und Indirect Access erklärt

Die Regel: Named User, auch indirekt.

SAP Business One wird pro Named User lizenziert. Der Lizenzleitfaden von SAP definiert ihn als Mitarbeiter des Kunden, einer Tochtergesellschaft oder eines Dritten, "who is authorized to access, directly or indirectly, the licensed SAP Business One software". Daraus folgt zweierlei. Mitarbeiter dürfen sich nicht einen Benutzernamen zum Anmelden teilen, und "directly or indirectly" bedeutet, dass jemand, der B1 nur über ein anderes Programm sieht, in den Augen von SAP trotzdem ein Named User ist.

Seit Version 9.2 gilt die Anmeldebeschränkung auch für die DI API und für Indirect-Access-Lizenzen: ein Named User, eine Sitzung. Ein Named User kann Add-ons außerdem nur auf einem Rechner gleichzeitig ausführen.

Die Lizenztypen.

• Professional: alles. Der Planer, der Controller, der Key-User.
• Limited CRM, Limited Logistics, Limited Financials: eine feste Teilmenge von Modulen zu einem niedrigeren Preis. Limited Logistics deckt Verkauf, Einkauf, Lager und Produktion ab, für jemanden, der nie das Hauptbuch öffnet.
• Starter Package: die Edition für kleine Unternehmen, mit eigenem Benutzertyp. Laut SAP-Leitfaden lässt sich ein Starter Package-Schlüssel nicht mit anderen Benutzerlizenzen kombinieren; seit Feature Package 2008 ist Indirect Access die Ausnahme und kann daneben arbeiten.
• Indirect Access: überhaupt kein B1-Client. Der Benutzer darf B1 nur über ein Add-on, die DI API oder den Service Layer erreichen. Es ist die günstigste Lizenz, mit der sich ein Programm als Benutzer anmelden kann.

Zwei Dinge, die oft nicht bekannt sind. Jeder Benutzertyp enthält bereits eine Indirect-Access-Berechtigung: Der Lizenzleitfaden sagt, dass Professional-, Limited- und Starter-Benutzer "all include Indirect Access authorizations", ein Professional-Benutzer braucht also nichts zusätzlich, um über ein Add-on zu arbeiten. Und die eigenen mobilen Apps von SAP sind "included in the normal SAP Business One user license"; was ein Benutzer in der App tun kann, hängt von seiner Lizenz ab.

Wofür Indirect Access gedacht ist.

Ein Add-on oder eine Integration meldet sich bei B1 als Benutzer an, mit Namen und Passwort, ob es nun die alte DI API oder den Service Layer nutzt. Dieser Benutzer braucht eine Lizenz wie jeder andere, und Indirect Access ist genau dafür gemacht: Sie erlaubt die Verbindung und verweigert den B1-Client. Der SAP-Benutzer hinter einem Scanner-Server, einer Webshop-Anbindung oder einer Plantafel ist typischerweise ein Indirect-Access-Benutzer. Seit Feature Package 2208 kann er auch zusammen mit einer DI-Server-Lizenz arbeiten.

Die Lizenz ist nicht das Einzige, was dieser Benutzer braucht. Er braucht auch die Berechtigungen für das, was er bucht (Wareneingänge, Umlagerungen, Inventurzählungen), und eine App, die gespeicherte Abfragen über den Service Layer nutzt, braucht zusätzlich die beiden "SQL Query"-Berechtigungen. Ihr Partner richtet beides ein.

Wie Scanner-Add-ons das seit Jahren handhaben.

Die etablierten Scanlösungen für B1 nutzen einen technischen SAP-Benutzer pro Installation. Produmex Scan, die bekannteste, formuliert es in ihrer Dokumentation so: "For the Produmex Scan add-on no extra SBO license is needed", der buchende Dienst ist "assigned to one SBO user", dieser Benutzer braucht "at least an SAP Indirect Access license", und der Lagermitarbeiter ist ein SAP-Mitarbeiter, kein SAP-Benutzer, der sich am Gerät mit Personalnummer oder PIN anmeldet. Die Personalnummer wird auf jedem Beleg in ein benutzerdefiniertes Feld geschrieben, sodass Sie weiterhin sehen, wer was gescannt hat.

Dieses Modell hat zwei Vorteile, die erklären, warum es zur Norm wurde. Der technische Benutzer ist die einzige SAP-Sitzung, also brauchen acht Scanner keine acht gleichzeitigen Sitzungen und keine acht Professional-Lizenzen. Und die B1-Seite bleibt einfach: ein Benutzer, ein Satz Berechtigungen, ein Prüfpfad mit dem Mitarbeiter auf dem Beleg.

Der ehrliche Teil: was das Add-on nicht versprechen kann.

Der Lizenzleitfaden von SAP sagt, ein Named User sei jeder, der "directly or indirectly" auf B1 zugreift. Das Modell der Anbieter hat einen technischen Benutzer und viele Mitarbeiter dahinter. Nichts im öffentlichen Material von SAP bringt beides ausdrücklich in Einklang. Ob Ihr Lagerpersonal zusätzlich zum technischen Benutzer eine eigene Named-User-Lizenz braucht, kann Ihnen daher kein Add-on-Anbieter versprechen, wir auch nicht. Es hängt von Ihrem Vertrag ab und davon, wie Ihr B1-Partner, der die Lizenzen verkauft und prüft, ihn auslegt.

Fragen Sie also schriftlich nach, bevor Sie ausrollen. Die meisten Partner werden Ihnen sagen, dass das Modell mit technischem Benutzer seit Jahren die übliche Lizenzierung von Scanner-Add-ons ist. Manche wollen eine Limited-Logistics- oder Indirect-Access-Lizenz pro Person. So oder so zählt bei der Prüfung deren Antwort, nicht eine Zeile auf der Website eines Anbieters.

Techniker sind ein anderer Fall.

Bei einer Außendienst-App ist das Bild einfacher, und teurer. Check-in, Unterschrift und Lösungstext eines Technikers sollten in B1 selbst einer Person zuzuordnen sein, also arbeitet jeder Techniker unter einem eigenen Named User. Wer nur die App nutzt, kommt mit einer Indirect-Access-Lizenz aus; ein Planer, der auch im B1-Client arbeitet, braucht Professional oder Limited. Die eigene Service-App von SAP folgt derselben Logik: Sie ist in der Benutzerlizenz enthalten, also ist jeder Techniker darauf ein lizenzierter Benutzer.

Was Sie Ihren Partner fragen sollten.

• Welche Lizenz der technische Benutzer des Add-ons bekommt und welche Berechtigungen er für die Belege braucht, die er buchen wird.
• Ob Ihre Scanner-Benutzer oder Techniker eigene Named-User-Lizenzen brauchen, welchen Typ, und die Antwort schriftlich.
• Wenn Sie ein Starter Package haben: dass Indirect Access hinzugefügt werden kann (ab Feature Package 2008), und was sonst nicht geht.
• Ob der Service Layer installiert und eingeschaltet ist, denn ohne ihn ist die Lizenz nutzlos.

Was KoonScan, KoonFSM, KoonHRM und KoonCRM tun.

KoonScan folgt dem etablierten Modell: ein technischer SAP-Benutzer mit mindestens einer Indirect-Access-Lizenz, Lagerpersonal als SAP-Mitarbeiter, die sich am Scanner mit einer PIN anmelden, und der Name des Mitarbeiters in der Bemerkung jedes gebuchten Belegs. Welche Lizenzen Ihr Personal darüber hinaus braucht, ist eine Frage für Ihren Partner, und die KoonScan-Seite sagt das auch. KoonFSM, unser Außendienst-Add-on, gibt jedem Techniker einen eigenen Named User in B1. Die KoonFSM-Seite erklärt, warum. KoonHRM, unser Personalsystem, nutzt für die Anbindung einen technischen SAP-Benutzer, wie KoonScan; Mitarbeiter melden sich bei KoonHRM an, nicht bei B1. Auch dort gilt: Welche Lizenzen Ihre Mitarbeiter darüber hinaus brauchen, besprechen Sie mit Ihrem Partner (die KoonHRM-Seite). KoonCRM, unser CRM für Vertriebsmitarbeiter, funktioniert genauso: ein technischer SAP-Benutzer für die Anbindung, und Vertriebsmitarbeiter, die sich bei KoonCRM anmelden und jeweils mit ihrem eigenen Vertriebsmitarbeitercode in B1 verknüpft sind. Welche Lizenzen Ihre Vertriebsmitarbeiter darüber hinaus brauchen, besprechen Sie mit Ihrem Partner (die KoonCRM-Seite). Mehr über CRM in B1 steht im CRM-Leitfaden.

Quellen: SAP Business One License Guide 10.0 (Named-User-Modell, Anmeldebeschränkungen, Lizenztypen, Starter Package, mobile Apps); SAP Business One What's New für die Feature Packages 2008 und 2208; Implementierungsdokumentation von Produmex Scan (Lizenzierung, Service Broker). Die Zitate sind auf Englisch, weil die Quelldokumente es sind.