Ce que B1 fait lui-même.

Le comptage se trouve dans B1 sous Inventory → Inventory Transactions → Inventory Counting Transactions. Il y a deux documents, et la séparation est voulue :

  • Inventory Counting (le document de comptage) enregistre le comptage : quels articles, dans quel entrepôt et quel emplacement, comptés par qui, et la quantité comptée à côté de la quantité en entrepôt à la date du comptage. Il ne modifie pas le stock et ne génère aucune écriture. Tant qu'il est ouvert, vous pouvez le mettre à jour.
  • Inventory Posting (l'enregistrement d'inventaire) corrige le stock. Il est généralement copié d'un ou plusieurs documents de comptage et comptabilise l'écart : un écart positif sur l'Inventory Offset – Increase Account, un écart négatif sur l'Inventory Offset – Decrease Account. Une fois ajouté, il ne peut plus être modifié.

Vous pouvez saisir les comptages directement dans un enregistrement d'inventaire, mais SAP le déconseille : vous perdez les compteurs et leurs résultats séparés, et une faute de frappe passe directement dans le stock et la comptabilité générale. Les deux documents prennent en charge les brouillons et les procédures d'approbation.

Le comptage, étape par étape.

Voici la pratique que SAP recommande dans sa documentation d'aide :

  • Enregistrez chaque réception, livraison et sortie réellement effectuée, pour que B1 et le rayon partent du même point.
  • Créez le document de comptage : date et heure du comptage, type de comptage, compteurs, et les articles avec leur entrepôt et leur emplacement. Add Items → Select Items sélectionne les articles selon des critères comme l'entrepôt ou une plage d'emplacements.
  • Cochez Freeze sur les lignes. Un article gelé ne peut pas être réceptionné, livré ni déplacé dans cet entrepôt et cet emplacement ; seul l'enregistrement d'inventaire est permis. Il est dégelé lors de l'enregistrement ou quand la ligne est clôturée.
  • Ajoutez et imprimez le document, comptez sur place, puis saisissez les résultats. Cochez Counted sur chaque ligne terminée ; seules les lignes comptées peuvent être enregistrées. Une ligne marquée comptée sans quantité compte pour zéro.
  • Vérifiez les colonnes Variance et Variance %. Les lignes au-dessus du seuil défini dans Document Settings s'affichent en rouge.
  • Choisissez Copy to Inventory Posting, vérifiez les prix et ajoutez l'enregistrement.

Deux détails causent l'essentiel de la confusion par la suite. D'abord, In-Whse Qty on Count Date est calculée à partir des dates comptables ou des dates de création des transactions, selon un paramètre de Document Settings qui doit être identique pour le comptage et l'enregistrement. Si quelqu'un ajoute une livraison datée du jour du comptage après le début du comptage, la comparaison est faussée. Ensuite, les lignes dont la quantité comptée égale la quantité en entrepôt ne sont pas copiées dans l'enregistrement. Sauf si Document Settings les clôture automatiquement, elles restent ouvertes et gelées, et vous ne pouvez pas lancer de nouveau comptage pour ces articles avant d'avoir clôturé le document de comptage à la main.

Un compteur, plusieurs compteurs ou une équipe.

Le champ Counting Type propose Single Counter ou Multiple Counters. Un compteur peut être un utilisateur B1 ou un employé sans utilisateur B1. Avec plusieurs compteurs, il y a deux rôles : jusqu'à 5 compteurs individuels, qui comptent chacun indépendamment le même article au même emplacement, et jusqu'à 10 compteurs d'équipe, dont les résultats s'additionnent en un seul comptage d'équipe. Les résultats d'équipe se saisissent dans un onglet séparé, Team Counting.

B1 compare ensuite les comptages : Counters' Diff. indique le plus grand écart entre compteurs. À l'enregistrement, vous choisissez quel comptage entre en stock : uniquement les articles sans écart entre compteurs, la quantité comptée par l'équipe, ou le résultat d'un compteur donné. Un seul comptage est enregistré. Changez le type de comptage avec prudence : SAP prévient qu'après un mauvais changement suivi d'une mise à jour, la seule solution est de clôturer le document et de recompter dans un nouveau.

Les compteurs multiples sont une fonction du client B1. La référence du Service Layer de SAP, qu'utilisent les applications de scan, n'en dit rien de précis : testez donc sur votre propre système comment une application lit et écrit le résultat de chaque compteur avant de vous y fier.

Emplacements, lots et numéros de série.

  • Emplacements. Chaque emplacement est une ligne distincte. Dans la sélection des articles, le bouton Bin Locations restreint par sous-niveau ou attribut, et Exclude Bin Locations for Items with Zero Quantity écarte les emplacements vides. Vous trouvez un article dans un emplacement absent de la liste ? Ajoutez une ligne à la main.
  • Lots et numéros de série. Faites un clic droit sur une ligne et choisissez Serial and Batch Selection. Ils sont facultatifs sur le comptage mais obligatoires sur l'enregistrement : quelqu'un doit donc les renseigner. Les lots ou numéros de série inconnus de B1 peuvent être créés comme brouillons sur le comptage ; ils deviennent réels à l'enregistrement.
  • Unités de mesure. Les quantités comptées sont exprimées dans l'unité de comptage d'inventaire. Avec un groupe d'unités de mesure, vous saisissez cartons et pièces séparément dans Inventory Counting by UoM, et B1 les additionne.
  • Valeur. Pour les articles au prix standard, au prix moyen pondéré ou en FIFO, B1 additionne d'abord les écarts de tous les emplacements d'un entrepôt. Si un carton était simplement au mauvais emplacement, le plus et le moins s'annulent et aucune valeur n'est comptabilisée. Les articles valorisés par numéro de série ou par lot sont traités par lot.

Le comptage cyclique.

Tout compter une fois par an, c'est arrêter l'entrepôt. Le comptage cyclique compte une partie à la fois, selon un calendrier. B1 le prend en charge avec trois fenêtres :

  • Inventory Cycles - Setup (Administration → Setup → Inventory) définit les cycles : récurrence, date et heure du premier comptage.
  • Cycle Count Determination (même menu) fixe par entrepôt si le comptage cyclique se fait par groupe d'articles ou, dans un entrepôt avec emplacements, par sous-niveau, avec un code de cycle, une alerte et les utilisateurs qui la reçoivent. Avec des cycles par groupe d'articles, l'onglet Inventory Data des données de base de l'article peut modifier le cycle par article.
  • Cycle Count Recommendations (Inventory → Inventory Transactions) liste ce qui est à compter. Sélectionnez des articles et choisissez Inventory Counting pour créer le document de comptage ; les articles quittent alors la liste.

Le comptage cyclique ne fonctionne que si quelqu'un donne suite aux alertes. Réservez aux recommandations un créneau fixe dans la semaine, et comptez les articles à forte rotation plus souvent que les autres.

Inventory Posting ou Inventory Opening Balance ?

Les deux fenêtres ajoutent ou retirent du stock avec un prix, les deux se trouvent sous Inventory Transactions, et on les confond. Inventory Opening Balance sert au stock de départ : au démarrage de B1, ou pour du stock jamais saisi. Il comptabilise sur un Open Inventory Account choisi par ligne, normalement un compte de solde d'ouverture, et ne fonctionne qu'en unité de stock. Inventory Posting sert aux écarts constatés au comptage et comptabilise sur les comptes de contrepartie de stock. Corrigez un écart de comptage avec un solde d'ouverture, et le gain ou la perte atterrit sur le mauvais compte.

Avant de compter.

  • Chaque mouvement réel est dans B1, y compris les livraisons d'hier et la sortie pour la palette cassée.
  • Vérifiez Document Settings pour Inventory Counting et Inventory Posting : le calcul de la quantité en entrepôt à la date du comptage, les seuils d'écart, et si les lignes sans écart se clôturent à l'enregistrement.
  • Décidez qui compte et comment : un compteur, un second comptage de contrôle, ou une équipe pour un grand emplacement.
  • Gelez ce que vous comptez, et convenez que personne n'enregistre de mouvement sur ces articles avant l'ajout de l'enregistrement d'inventaire.
  • Les codes-barres des articles, cartons et emplacements sont configurés dans B1, pour qu'un scanner sache ce qu'il lit.
  • Convenez de qui vérifie les écarts et qui ajoute l'enregistrement. Un comptage sans enregistrement ne change rien au stock.
  • Clôturez les documents de comptage terminés, pour qu'aucun article ne reste gelé.

Comment KoonScan s'y prend.

KoonScan compte sur les documents de comptage que vous créez dans B1. L'employé scanne un emplacement et les articles, à l'aveugle par défaut ou avec le stock selon B1 affiché, guidé d'un emplacement à l'autre dans l'ordre ou librement. Les collègues sur le même comptage additionnent leurs quantités. Quand un emplacement est terminé, ce qui n'y a pas été scanné compte pour zéro. Les articles gérés par lot exigent un lot ; un lot que B1 ne connaît pas encore est créé lors de l'enregistrement. Pour un contrôle rapide sans document, le comptage rapide crée dans B1 un nouveau document de comptage avec le résultat.

L'enregistrement met à jour le document de comptage via le Service Layer. Par défaut, c'est tout : le bureau vérifie les écarts dans B1 et ajoute l'enregistrement d'inventaire. Avec un paramètre activé, KoonScan ajoute aussi l'enregistrement d'inventaire pour les lignes avec un écart. Un comptage à plusieurs compteurs fonctionne aussi, dans la limite décrite plus haut : chaque compteur enregistre uniquement son propre comptage, jamais d'enregistrement d'inventaire, et le bureau compare les comptages et décide dans B1. L'employé doit alors être l'un des compteurs de ce document. Chaque document porte le nom de l'employé qui a scanné. Plus d'informations sur la page de KoonScan ; pour configurer emplacements et lots, voir le guide sur les emplacements et le guide sur les lots et numéros de série.

Sources : documentation d'aide de SAP Business One 10.0 (Inventory Counting Transactions, fenêtre Inventory Counting, Calculation of In-Warehouse Quantities on Count Date, Posting Counting Results, fenêtre Inventory Posting, Valuation Rules for Inventory Variances, Inventory Counting by Serial Number et by Batch Number, Inventory Opening Balances, Inventory Cycles - Setup, Cycle Count Determination - Setup, Cycle Count Recommendations, Warehouses - Setup : onglet Accounting) ; la référence de l'API du Service Layer de SAP Business One 10.0 (InventoryCountings, InventoryPostings). SAP et SAP Business One sont des marques de SAP SE.