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KOONFSM · KOONSYSTEMS FIELD SERVICE MANAGEMENT FOR SAP B1

En développement

KoonFSM.
Les interventions terrain, directement depuis SAP Business One.

KoonFSM (KoonSystems Field Service Management for SAP B1) est un add-on de gestion des interventions pour SAP Business One : les appels de service de B1 sur un tableau de planification pour le planificateur et sur un téléphone Android pour le technicien. Planification, pointage d'arrivée, liste de contrôle, matériel, signature et bon d'intervention : tout revient dans B1 sans ressaisie. En développement : les fonctions sont construites, et un pilote avec de vrais techniciens est la prochaine étape.

Tenez-moi informéCe qu'il fait

The KoonFSM planning board: the work queue with SLA colours on the left, a day timeline per technician with planned visits, an absence and a conflict warning
Le tableau de planification : file de travail par SLA, une ligne par technicien, absences et conflits en vue. Captures d'écran de la version de développement, sur un SAP simulé ; l'application existe en néerlandais et en anglais.

01 / LE PROBLÈME

Ce qui manquait aux interventions terrain sur SAP Business One.

Une petite entreprise de services sous SAP Business One a ses appels de service bien rangés dans le système, avec contrats et équipements associés. Mais la planification vit dans un tableur ou sur un tableau blanc, le technicien reçoit ses interventions par téléphone ou par messagerie, note sur un bout de papier ce qu'il a fait, et quelqu'un au bureau ressaisit tout le soir. Ce que le client a signé est dans une pochette dans la camionnette.

Les grandes suites FSM règlent cela, mais elles placent un système à part à côté de B1, avec sa propre planification, ses propres clients et une intégration à maintenir. Le prix par technicien et des mois de mise en œuvre ne conviennent pas à une entreprise de quatre ou cinq camionnettes.

KoonFSM est l'alternative légère : l'appel de service B1 reste l'appel de service, le tableau de planification s'ouvre dans le client B1, et le technicien déroule sa journée sur le téléphone. Tout ce qui est fait arrive aussitôt sur l'appel dans B1.

02 / CE QUE FAIT KOONFSM

Planifier au bureau, intervenir sur le terrain.

Une application web pour le planificateur dans le client B1 et pour le technicien sur Android. Voici ce qui est construit jusqu'ici.

  • File de travail et tableau de planificationAppels non planifiés colorés selon le SLA. Faites glisser un appel sur un technicien et la visite figure sur la ligne de planification dans B1. Chevauchement, hors heures de travail, absence et compétence manquante apparaissent immédiatement. Épinglage, une vue semaine par technicien, et un bouton de l'appel dans B1 vers le tableau et retour.
  • CarteTechniciens, visites planifiées et appels ouverts sur Google Maps, avec l'itinéraire du jour par technicien et le temps de trajet entre les visites.
  • Meilleur créneauPour chaque appel, les trois meilleurs créneaux, avec la raison : temps de trajet, délai d'intervention, technicien préféré, charge. Accepter, c'est planifier.
  • Optimisation de la journéeLe planificateur automatique répartit une journée entre les techniciens avec le moins de trajets et de dépassements de SLA possible, à partir de temps de trajet réels. Les visites épinglées et commencées restent en place. Le résultat est une proposition : rien ne change dans B1 tant que le planificateur n'a pas validé.
  • L'application technicienMa journée avec les visites dans l'ordre, naviguer et appeler d'une touche, et un bouton principal pour l'étape suivante : départ, arrivée (pointage avec GPS), début, fin. Client, adresse, équipement et historique à portée de main.
  • Listes de contrôleModèles avec oui/non, nombre avec limites, texte, choix et photo. Une règle d'association décide quels appels reçoivent quelle liste de contrôle. Un écart demande une remarque et crée un appel de suivi ; les listes obligatoires bloquent la clôture.
  • Photos, matériel, heuresLes photos sont jointes à l'appel. Le technicien prélève le matériel dans l'entrepôt du véhicule, un entrepôt ordinaire dans B1. Temps travaillé, temps de trajet et travaux réalisés figurent sur la visite.
  • Signature et bon d'interventionLe client signe à l'écran. Le bon d'intervention devient un PDF, envoyé par e-mail au client et enregistré comme pièce jointe sur l'appel dans B1, avec la liste de contrôle.
  • Des paramètres plutôt que du codeTextes, conditions, paramètres et listes de contrôle se gèrent dans un portail d'administration. Chaque modification reçoit une version et peut être annulée. Pas besoin d'une nouvelle version pour un autre nom ou une autre règle.
Meilleur créneauL'appel de service, ses détails et trois suggestions avec leur justification.
A selected service call with its details and three suggested slots, each with technician, travel time and reason
Optimisation de la journéeLa proposition sur la ligne de temps, avec les chiffres avant et après. Seul Accepter l'écrit dans B1.
A day optimisation proposal: five new visits previewed on the timeline, with travel time before and after
SemaineCharge par technicien et par jour ; un clic ouvre la journée.
The week view: per technician and day the number of visits and the load as a percentage
Gérer les listes de contrôleUn modèle avec une règle d'association et des questions, dans le portail d'administration.
The admin portal with a checklist template: name, link rule and questions with type, limits and deviation

03 / EN DÉPLACEMENT

La journée du technicien, sur un seul téléphone.

  • Un bouton principalL'application sait quelle étape vient ensuite. Départ, arrivé, début, fin : de gros boutons, une colonne, même avec des gants.
  • D'abord la liste de contrôle, ensuite terminerUne liste de contrôle obligatoire doit être complète avant que le technicien puisse terminer. Une valeur hors limites passe au rouge et demande une explication.
  • Rien ne se perdChaque étape est une commande avec son propre numéro. Si le réseau tombe, l'étape attend sur le téléphone et passe ensuite, sans double enregistrement.
  • Fini, c'est finiSignature et nom, bon d'intervention en PDF au client, et l'appel est mis à jour dans B1 : arrivée, départ, temps travaillé, signataire, pièces jointes. Personne ne ressaisit rien le soir.
Ma journéeLes visites du jour et des jours à venir, avec leur statut.
My day in the KoonFSM app: the days of the week as buttons and today's visits with time, address and status
La visiteClient, adresse, équipement, navigation, appel et l'étape suivante.
A visit in the KoonFSM app: customer, address, equipment, navigate and call buttons, the main button Depart, and the checklist panel
Liste de contrôleUne carte par question, limites après le nombre, obligatoire avec un astérisque.
A checklist in the KoonFSM app: yes/no question, a pressure reading with limits, a choice, a photo and remarks
TerminerTemps de travail, temps de trajet et travaux effectués.
Finishing a visit in the KoonFSM app: time worked, travel time and the work performed
SignatureLe client signe à l'écran et saisit un nom.
The signature screen in the KoonFSM app: a signature area, the signer's name and the option to mail the work order
Bon d'interventionLe récapitulatif, le PDF et l'envoi par e-mail au client.
The work order in the KoonFSM app: check-in, check-out, time worked, signed by, and the button to open the PDF

04 / POURQUOI CE PEUT ÊTRE BON MARCHÉ

Volontairement petit.

Il n'y a pas encore de prix, mais les principes sont fixés. Les mêmes que pour KoonScan : peu à gérer de votre côté, peu à vendre du nôtre.

Les données restent dans SAP

L'appel de service, les lignes de planification, les contrats, les équipements et les pièces jointes sont les objets standard de B1. KoonFSM n'ajoute que ses propres champs et tables, tous avec le préfixe KFSM, et ne conserve au plus que ses propres caches. Il n'y a pas de seconde administration à synchroniser.

Le planificateur reste dans B1

Le tableau de planification s'ouvre dans une fenêtre du client B1, avec connexion automatique. L'appel de service a un bouton vers le tableau, et depuis le tableau vous ouvrez l'appel. Vous voulez le tableau sur un second écran ? Un navigateur ordinaire suffit.

Une application pour tous

Tableau de planification et application technicien sont la même application web, sur le serveur à côté de SAP. Une nouvelle version s'installe une seule fois. L'application Android est une fine enveloppe autour de cette même application, avec l'appareil photo et le GPS du téléphone.

À installer vous-même

Un installateur sur un serveur Windows à côté de SAP, une routine d'installation qui crée les champs et les tables, et un manuel pour votre administrateur ou votre partenaire B1. Pas de consultant sur site.

Rien ne quitte les locaux

KoonFSM fonctionne dans votre réseau. Seules des adresses et des coordonnées sortent, vers Google Maps, pour la carte et les temps de trajet, avec une clé qui vous appartient et un cache pour limiter les coûts. Rien ne va à KoonSystems.

Petite équipe, pas d'équipe commerciale

Pas de bureau, pas de marge partenaire, pas de chargé de compte. Ce que vous paierez plus tard va au développement et à la maintenance. Support par e-mail, pas de 24/7, pas de développement sur mesure.

05 / CE QU'IL VOUS FAUT

Est-ce adapté à votre entreprise de services ?

Nécessaire

  • SAP Business One 10.0 sur Microsoft SQL Server, avec le Service Layer activé, et le module Service utilisé : appels, et de préférence aussi contrats et équipements.
  • Un utilisateur B1 propre à chaque technicien. Celui qui n'utilise que l'application peut se contenter d'une licence Indirect Access ; les planificateurs qui travaillent aussi dans B1 ont une licence Professional. À convenir avec votre partenaire B1.
  • Un serveur Windows à côté de SAP (le serveur SAP lui-même convient aussi).
  • Des téléphones ou tablettes Android pour les techniciens, avec Internet mobile.
  • Une clé Google Maps Platform pour la carte et les temps de trajet. Sans clé, tout fonctionne quand même, avec une carte schématique et des temps de trajet estimés.

Pas encore

  • Pas de SAP HANA : d'abord SQL Server, HANA plus tard.
  • Pas d'iOS : d'abord Android, iOS plus tard à partir du même code.
  • Pas de travail entièrement hors ligne : les étapes attendent sur le téléphone jusqu'au retour du réseau, mais les photos et les fichiers ont besoin d'une connexion. Le hors-ligne arrive avant la première version de production.

Un entrepôt plutôt que des camionnettes ? C'est KoonScan, notre add-on de lecture de codes-barres pour SAP Business One. Et pour les techniciens eux-mêmes, du contrat aux congés et arrêts maladie : KoonHRM, qui inscrit leur absence dans B1 pour que le tableau de planification en tienne compte. Et pour les commerciaux derrière les offres : KoonCRM, un CRM léger sur les clients, opportunités et offres déjà présents dans B1. Vous formez des utilisateurs finaux, ou des consultants et commerciaux chez un partenaire ? C'est à cela que sert KoonLearn, avec un entraînement à l'examen de certification.

06 / STATUT

Où nous en sommes.

Construit et testé sur un SAP simulé : le tableau de planification avec carte, meilleur créneau et optimisation à la journée et à la semaine, l'application technicien avec listes de contrôle, photos, matériel, signature et bon d'intervention, contrats et maintenance planifiée avec suivi des SLA, matériel du véhicule jusqu'à la livraison ou la facture dans B1, travail hors ligne, tableaux de bord, licences et un installateur que le client exécute lui-même.

La prochaine étape est le test sur un vrai SAP Business One 10.0 (FP 2608) et un pilote avec de vrais techniciens. Ensuite la version 1.0, avec un prix : comme pour KoonScan, un montant par technicien et par mois, toutes fonctions incluses, installation par vos soins, pas de frais de mise en œuvre.

Nous cherchons une entreprise de services sous SAP Business One qui veut être ce pilote : quelques techniciens, des échanges directs et son mot à dire sur les priorités.

07 / QUESTIONS

Questions sur KoonFSM et les interventions terrain dans SAP Business One.

Quand pourrai-je l'utiliser ?

Il n'y a pas encore de date. D'abord un pilote chez une entreprise de services sous SAP Business One, puis une première version. Laissez votre adresse et vous recevrez un seul e-mail quand il y aura quelque chose à essayer.

Combien cela coûtera-t-il ?

Ce n'est pas encore fixé. L'approche est la même que pour KoonScan : un prix unique, toutes fonctions incluses, installation par vos soins, pas de frais de mise en œuvre. Le prix exact suivra après le pilote.

KoonFSM modifie-t-il ma base de données SAP ?

KoonFSM ajoute ses propres champs et tables, tous avec le préfixe KFSM, via une routine d'installation. Les appels de service, lignes de planification, contrats, équipements et pièces jointes restent les objets standard de B1. Tout est écrit via le Service Layer, jamais directement dans la base de données.

Les techniciens ont-ils besoin d'une licence B1 ?

Oui. Chaque technicien travaille avec son propre utilisateur B1, jamais avec un utilisateur partagé. Pour quelqu'un qui n'utilise que l'application, une licence Indirect Access suffit. Les planificateurs qui travaillent aussi dans B1 ont une licence Professional. Pour le contexte : notre guide sur les licences SAP B1.

Quels téléphones fonctionnent ?

Android, téléphone ou tablette. iOS viendra plus tard à partir du même code.

Est-ce que ça fonctionne sans réseau ?

En partie. Les étapes du technicien attendent sur le téléphone et sont envoyées dès qu'il y a une connexion ; les photos et l'ouverture de fichiers nécessitent toujours une connexion. Un mode entièrement hors ligne est prévu avant la première version de production.

Puis-je continuer à utiliser le module service dans B1 ?

Oui. KoonFSM s'appuie sur les appels de service, les contrats et les équipements déjà présents dans B1. Depuis le tableau de planification, le planificateur ouvre l'appel dans B1, et depuis l'appel dans B1, le tableau. Ce que le module Service fait et ne fait pas de lui-même : notre guide.

08 / INTÉRESSÉ ?

Devenez client pilote, ou jetez simplement un œil.

Laissez votre adresse et vous recevrez un seul e-mail dès qu'une version sera à essayer. Vous voulez en parler plus tôt, ou nous dire comment fonctionne votre entreprise de services ? Écrivez à info@koonsystems.com ; cela nous aide à construire.