Version 0.6 (projet), 30-10-2026. Nouveautés par rapport à la version 0.5 : les présentes conditions n'indiquent plus de prix, de périodes d'essai ni d'options de produit ; s'applique ce qu'indiquent le Portail client ou l'offre au moment de la commande (articles 4.1, 4.5, 5.1 et 16). L'annexe produits est supprimée. La version 0.5 a ajouté qu'un abonnement annuel continue au mois après sa première année (article 16.4) et un remboursement si KoonSystems arrête un produit pendant une période payée (article 6.4). Les coordonnées de l'entreprise entre [crochets] seront complétées avant le premier contrat. D'ici là, il s'agit d'un projet dont aucun droit ne peut être tiré.
Article 1. Définitions
1.1 KoonSystems : [nom commercial et forme juridique], établie à [lieu], Chambre de commerce [numéro], TVA [numéro], e-mail info@koonsystems.com.
1.2 Client : l'entreprise qui conclut un contrat avec KoonSystems ou demande une clé d'essai ; pour KoonLearn, également un consommateur, une personne physique qui n'agit pas à des fins professionnelles (Consommateur).
1.3 Logiciel : les logiciels de KoonSystems, notamment KoonScan (KoonSystems Scan for SAP B1), KoonFSM (KoonSystems Field Service Management for SAP B1), KoonHRM (KoonSystems HRM), KoonCRM (KoonSystems CRM for SAP B1) et KoonLearn (une simulation de formation pour SAP Business One sur learn.koonsystems.com), y compris les mises à jour, la documentation et les manuels.
1.4 Clé de licence : le fichier émis par KoonSystems qui déverrouille le Logiciel pour une société déterminée, une taille déterminée et une période déterminée.
1.5 Contrat : tout accord entre KoonSystems et le Client portant sur le Logiciel, y compris une période d'essai et le niveau gratuit.
1.6 Portail client : portal.koonsystems.com, où le Client passe commande, paie, gère ses licences et ses Places et retrouve ses factures.
1.7 Place : le droit d'une personne désignée, identifiée par une adresse e-mail, d'utiliser une licence ou un module KoonLearn.
Article 2. Champ d'application
2.1 Les présentes conditions s'appliquent à toute offre, toute Clé de licence et tout Contrat. Les conditions d'achat ou autres conditions du Client ne s'appliquent pas.
2.2 KoonSystems livre uniquement aux entreprises, et non aux consommateurs, à l'exception de KoonLearn (article 16).
2.3 Les dérogations ne s'appliquent que si elles ont été convenues par écrit.
2.4 En cas de divergence entre le texte néerlandais et une traduction, le texte néerlandais prévaut.
Article 3. Conclusion du Contrat
3.1 Un Contrat est conclu lorsque le Client finalise une commande dans le Portail client, accepte une offre de KoonSystems par e-mail, saisit une Clé de licence dans le Logiciel ou installe le Logiciel après avoir accepté les présentes conditions.
3.2 Une offre est valable trente jours. Les erreurs manifestes dans une offre ou sur le site web n'engagent pas KoonSystems.
3.3 Les informations figurant sur le site web, dans les manuels et dans la base de connaissances sont fournies à titre d'information uniquement. Seul ce qui figure dans le Contrat a été convenu.
3.4 Lors d'une commande dans le Portail client, le Client accepte les présentes conditions ; KoonSystems conserve la version acceptée et le moment de l'acceptation. Une commande est définitive dès que le paiement a abouti ou, en cas de paiement sur facture, dès que la commande a été confirmée. Le Client reçoit une confirmation par e-mail avec la facture.
Article 4. Licence
4.1 Pour la durée du Contrat, KoonSystems accorde au Client un droit non exclusif et non cessible d'utiliser le Logiciel au sein de sa propre entreprise, pour le nombre d'unités et la société (société SAP ou installation) pour lesquels la Clé de licence a été émise. L'unité de licence d'un produit (par exemple un appareil, un utilisateur, un salarié actif ou une Place) et ce qui est pris en compte sont ceux qu'indiquent le Portail client ou l'offre au moment de la commande.
4.2 Le Client ne peut ni louer, ni revendre, ni sous-licencier le Logiciel, ni le mettre à la disposition de tiers, ni l'utiliser pour des tiers, sauf pour un prestataire informatique qui gère le Logiciel pour le compte du Client.
4.3 Le Client ne peut ni décompiler, ni procéder à l'ingénierie inverse, ni modifier le Logiciel, ni contourner le contrôle de licence, sauf dans la mesure où le droit impératif le permet.
4.4 Tous les droits de propriété intellectuelle sur le Logiciel restent acquis à KoonSystems. Le Client n'acquiert aucune propriété. Les données saisies par le Client restent celles du Client.
4.5 Lorsqu'un produit propose un essai, celui-ci donne un accès complet pour une durée limitée : la période qu'affiche le Portail client au démarrage de l'essai. Il y a un essai par produit, par organisation et par installation. Ensuite, le niveau gratuit du produit s'applique, s'il en a un, sauf si le Client conclut un Contrat ; le contenu du niveau gratuit est indiqué dans le Portail client. Le niveau gratuit peut être utilisé sans limite de durée, selon les présentes conditions.
4.6 KoonSystems peut vérifier que l'utilisation reste dans les limites de la licence, sur la base de ce que le Logiciel enregistre lui-même (nombre d'appareils ou de salariés). Le Logiciel n'envoie à cet effet aucune donnée d'entreprise à KoonSystems ; voir l'article 12.
4.7 Le Client teste le Logiciel, dans chaque version et avant toute utilisation en production, d'abord dans un environnement de test : une société de test SAP Business One ou une installation distincte sans données réelles, comme le décrit le manuel. Cela s'applique en particulier à une clé d'essai et au niveau gratuit. L'utilisation en production sans ce test se fait aux frais et aux risques du Client.
Article 5. Prix et paiement
5.1 Les prix sont exprimés en euros, hors TVA, tels qu'indiqués dans le Portail client ou l'offre au moment de la commande. Le Client choisit l'une des formules qui y sont proposées pour le produit, par exemple mensuelle ou annuelle ; la formule détermine la durée et le moment où le Client paie.
5.2 Le Client paie dans le Portail client avec les moyens de paiement qui y sont proposés, d'avance pour chaque période. Une organisation peut payer une formule annuelle sur facture, dans les quatorze jours suivant la date de facture. En cas de retard de paiement, le Client est redevable des intérêts commerciaux légaux et des frais de recouvrement extrajudiciaires, et l'article 6.5 s'applique.
5.3 KoonSystems peut modifier ses prix. Pour un abonnement en cours, un nouveau prix s'applique à partir de la première période commençant au moins trente jours après l'avis par e-mail. Le Client peut résilier avant le début de cette période.
5.4 Davantage d'unités pendant une période constitue une mise à niveau dans le Portail client : la différence est facturée au prorata pour le reste de la période en cours et la nouvelle Clé de licence est disponible immédiatement. Une réduction pendant une période n'est pas possible ; le Client résilie alors et achète à nouveau.
5.5 Seule KoonSystems effectue des remboursements. Une rétrofacturation (chargeback) met fin à la licence ou à l'accès concerné et bloque tout nouvel achat jusqu'à son règlement.
Article 6. Durée et résiliation
6.1 Un client professionnel ne dispose d'aucun droit de rétractation. Une formule mensuelle peut être résiliée à tout moment et prend fin à la fin du mois payé. Une formule annuelle dure douze mois et est renouvelée par périodes de douze mois, sauf résiliation par le Client avant la fin de l'année contractuelle ; la résiliation prend effet à la fin de cette année contractuelle. Le Client résilie dans le Portail client ou par e-mail.
6.2 Chaque partie peut résilier le Contrat avec effet immédiat si l'autre partie est en faillite, demande un sursis de paiement, cesse son activité ou manque à une obligation essentielle et n'y remédie pas après une mise en demeure écrite assortie d'un délai de quatorze jours.
6.3 À la fin du Contrat, la Clé de licence expire et le niveau gratuit reste disponible. Les données du Client restent dans sa propre base de données et peuvent être exportées ; KoonSystems n'en conserve aucune.
6.4 La résiliation ne donne droit à aucun remboursement des montants payés d'avance, sauf en cas de résiliation par le Client en vertu de l'article 5.3 ou 6.2. Si KoonSystems arrête un produit pendant une période payée, de sorte qu'il ne peut plus être utilisé, le Client est remboursé de la part payée d'avance pour la période restante.
6.5 Si un paiement échoue, le Client dispose de sept jours de grâce, avec des rappels par e-mail. Passé ces sept jours, KoonSystems n'émet plus de nouvelles Clés de licence jusqu'au paiement ; soixante jours plus tard, l'abonnement prend fin. Dès que le Client paie, la licence est de nouveau active immédiatement.
Article 7. Livraison, installation et mises à jour
7.1 Le Logiciel est livré sous forme numérique (téléchargement dans le Portail client et Clé de licence). Le Client l'installe, ou le fait installer, en suivant le manuel. KoonSystems n'effectue pas d'installation sur site.
7.2 Le Client fournit l'environnement prescrit par le manuel (serveur, système d'exploitation, base de données, SAP Business One avec Service Layer, appareils, réseau, sauvegardes) ainsi que les licences de tiers, y compris celles de SAP.
7.3 KoonSystems met des mises à jour à disposition tant que le Contrat est en cours. Le Client installe lui-même les mises à jour. KoonSystems prend en charge les deux dernières versions majeures.
7.4 Les nouvelles versions peuvent modifier ou supprimer des fonctions ; KoonSystems annonce la suppression d'une fonction au moins six mois à l'avance dans les notes de version.
7.5 Une Clé de licence est valable trente-cinq jours au plus et se renouvelle automatiquement tant que la licence est payée. Sur un serveur sans internet, le Client saisit la nouvelle clé à la main depuis le Portail client ; KoonSystems envoie un e-mail sept jours avant son expiration.
7.6 La société SAP ou l'installation d'une licence peut être changée deux fois par période de douze mois ; l'utilisateur désigné d'une Place, une fois par Place tous les trente jours. Après un changement, KoonSystems émet immédiatement une nouvelle Clé de licence ; la clé précédente reste valable au plus tard jusqu'à sa propre date de fin.
Article 8. Support, disponibilité et garantie
8.1 Le support est assuré par e-mail, les jours ouvrables, avec pour objectif une réponse sous deux jours ouvrables. Il n'y a pas de support 24/7 ni de support téléphonique. Le support ne comprend ni formation, ni configuration, ni développement sur mesure ; ces prestations sont disponibles sur devis.
8.2 KoonSystems fait des efforts raisonnables pour corriger les défauts du Logiciel dans un délai raisonnable. Un défaut est un écart par rapport à la documentation, reproductible sur une version prise en charge.
8.3 Le Logiciel est fourni en l'état. KoonSystems ne garantit pas que le Logiciel est exempt de défauts, fonctionne sans interruption ou est adapté à un usage particulier, ni que le Logiciel fonctionne avec des versions de SAP Business One, des systèmes d'exploitation ou des appareils autres que ceux mentionnés dans la documentation.
8.4 Lorsque le Logiciel contient des règles ou délais légaux comme valeurs par défaut (par exemple l'expiration des congés, les délais de la loi néerlandaise Wet verbetering poortwachter, la règle de succession des contrats ou les durées de conservation), il s'agit de paramètres que le Client vérifie et ajuste si nécessaire. Le Logiciel ne fournit aucun conseil juridique, fiscal ou en droit du travail. Le Client reste responsable de son administration, de ses contrats de travail et du respect de la loi et des conventions collectives.
8.5 Le Client est responsable de l'exactitude de ce qu'il enregistre dans SAP Business One avec le Logiciel, de ses sauvegardes, de la gestion des utilisateurs, des rôles et des mots de passe, ainsi que de la confidentialité du code de configuration et de la Clé de licence.
Article 9. Responsabilité
9.1 La responsabilité totale de KoonSystems, à quelque titre que ce soit, est limitée au montant payé par le Client au titre du Contrat au cours des douze mois précédant le fait générateur du dommage, avec un maximum de 10 000 € par an. Le plus faible des deux montants s'applique.
9.2 Pour le niveau gratuit et une clé d'essai, la responsabilité totale de KoonSystems est limitée à 250 € : le Client ne paie rien pour ceux-ci et teste le Logiciel dans un environnement de test conformément à l'article 4.7 avant toute utilisation en production. Les dommages résultant d'une utilisation en production sans ce test sont entièrement à la charge du Client.
9.3 KoonSystems n'est pas responsable des dommages indirects ou consécutifs, notamment le manque à gagner, les économies non réalisées, la perte ou l'altération de données, l'interruption d'activité, les amendes des autorités de contrôle et les dommages résultant d'écritures erronées dans SAP Business One ou dans une gestion de la paie.
9.4 Les limitations et exclusions ne s'appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou d'imprudence délibérée de KoonSystems ou de ses dirigeants, ni aux dommages résultant d'un décès ou de blessures.
9.5 Un droit à indemnisation ne naît que si le Client signale le dommage par écrit dans les trente jours suivant sa découverte et si KoonSystems dispose d'un délai raisonnable pour y remédier.
9.6 Le Client garantit KoonSystems contre toute réclamation de tiers (y compris les salariés du Client et les autorités de contrôle) découlant de l'utilisation du Logiciel par le Client.
Article 10. Force majeure
10.1 KoonSystems n'est pas tenue d'exécuter ses obligations tant qu'un cas de force majeure l'en empêche, notamment des pannes chez des hébergeurs, une maladie, des modifications des logiciels ou des conditions de SAP ou d'autres fournisseurs, et des cyberattaques non imputables à KoonSystems. Si la force majeure dure plus de soixante jours, chaque partie peut résilier le Contrat pour la partie non exécutée.
Article 11. Confidentialité
11.1 Les parties gardent secrètes les informations confidentielles de l'autre partie et ne les utilisent que pour le Contrat. Pour KoonSystems, cela couvre tout ce qu'elle voit lors du support ou de l'accès fournisseur (article 12.4).
Article 12. Vie privée et données
12.1 Le Logiciel fonctionne sur les systèmes du Client. KoonSystems n'a pas accès aux données que le Client traite dans le Logiciel ou dans SAP Business One et n'est pas sous-traitant pour celles-ci. Le Client est le responsable du traitement des données personnelles de ses salariés et de ses relations d'affaires.
12.2 Le Logiciel n'envoie à KoonSystems que les données suivantes : lors du renouvellement automatique de la licence, le code de licence et la version du Logiciel (voir la déclaration de confidentialité sur koonsystems.com). Aucune écriture, aucun niveau de stock, aucun nom, aucun dossier ni aucune autre donnée d'entreprise. Le Client peut désactiver le renouvellement automatique.
12.3 La Clé de licence contient le nom de l'entreprise, la société SAP ou un identifiant d'installation, le nombre d'unités et la date de fin. KoonSystems conserve ces données pendant toute la durée du Contrat et sept ans après pour ses archives.
12.4 Si, à la demande du Client, KoonSystems obtient l'accès à des données personnelles (par exemple un accès fournisseur dans KoonHRM avec accès aux dossiers, ou une base de données ou une sauvegarde pour le support), l'annexe sous-traitance s'applique et KoonSystems ne traite ces données que pour cette demande, aussi brièvement que possible et de manière confidentielle.
12.5 KoonSystems signale dans les plus brefs délais toute faille de sécurité du Logiciel affectant le Client, avec une mise à jour ou une mesure temporaire. Le Client notifie une violation de données à sa propre autorité de contrôle ; KoonSystems l'aide en fournissant les faits techniques.
Article 13. Marques et tiers
13.1 SAP et SAP Business One sont des marques de SAP SE. KoonSystems n'est ni partenaire, ni revendeur, ni représentant de SAP ; le Logiciel n'est pas un produit de SAP. « for SAP B1 » décrit l'intégration.
13.2 Le Logiciel contient des composants de tiers sous licences open source ; la liste figure dans le Logiciel. Leurs propres conditions s'appliquent à ces composants en plus des présentes.
13.3 Il appartient au Client de déterminer avec son partenaire SAP les licences SAP dont il a besoin pour ses utilisateurs, y compris pour l'accès indirect via le Logiciel. KoonSystems ne prend aucun engagement à ce sujet.
Article 14. Site web et base de connaissances
14.1 Les informations figurant sur koonsystems.com, dans la base de connaissances et sur les pages produits ont été compilées avec soin, mais peuvent être obsolètes ou incomplètes. Aucun droit ne peut en être tiré ; les citations de documentation de tiers appartiennent à ces tiers.
14.2 KoonSystems peut modifier le contenu du site web et les présentes conditions. Pour un Contrat en cours, les conditions modifiées ne s'appliquent qu'à partir du renouvellement suivant, à condition d'avoir été annoncées au moins trente jours à l'avance ; le Client peut alors résilier.
Article 15. Le jeu de cartes
15.1 Le jeu de cartes de Koonsultancy, un nom commercial de KoonSystems, se trouve sur koonsultancy.com. Il est proposé gratuitement et « en l’état », sans garantie et sans support, et n’est par ailleurs pas couvert par les présentes conditions. La déclaration de confidentialité de koonsultancy.com s’applique au classement. KoonSystems peut supprimer des scores du classement en cas d’abus.
Article 16. KoonLearn
16.1 KoonLearn est une simulation de formation pour SAP Business One sur learn.koonsystems.com. Une partie est gratuite. L'accès payant s'achète dans le Portail client, y compris depuis la simulation, sous forme d'accès unique (article 16.2) ou d'abonnement (article 16.3). Les options proposées, le contenu de chacune, les prix et une éventuelle remise sur quantité sont ceux qu'indique le Portail client au moment de la commande. KoonLearn est une préparation à l'examen : KoonSystems ne garantit aucun résultat d'examen, et les modules qui vont au-delà de la matière de l'examen ne préparent pas à une certification SAP.
16.2 L'accès unique se paie une seule fois, sans abonnement, et vaut pour une durée indéterminée pour la version achetée. Lorsque le Portail client propose de passer d'une option à une option plus complète, le prix qui y est affiché s'applique. Les modules que KoonSystems ajoute ultérieurement ne font pas partie de l'accès unique. Il s'agit d'un droit personnel et incessible de la personne titulaire de la Place. Si KoonSystems cesse de proposer KoonLearn ou un module, elle l'annonce au moins six mois à l'avance.
16.3 Un abonnement est souscrit par Place et payé d'avance au mois ou, pour un abonnement annuel, la première année en une fois (article 16.4). Tant que l'abonnement est payé, la Place a accès aux modules que l'abonnement comprend selon le Portail client, y compris les mises à jour et, si le Portail client l'indique, les modules ajoutés ultérieurement. L'article 5.3 s'applique aux changements de prix.
16.4 Par dérogation aux articles 5.1 et 6.1 : un abonnement mensuel se renouvelle au mois. Pour une organisation, il a une durée minimale de trois mois ; ensuite, il peut être résilié à tout moment. Un Consommateur peut le résilier à tout moment. Il prend fin à la fin du mois payé. Un abonnement annuel est payé douze mois d'avance et est ferme pour cette première année. Ensuite, il continue au mois pour un douzième du prix annuel payé et peut être résilié à tout moment avec effet à la fin du mois payé ; une résiliation pendant la première année prend effet à la fin de cette année. La résiliation se fait dans le Portail client ou par e-mail.
16.5 L'accès via un abonnement prend fin à la fin de la période payée. Si un paiement échoue, l'article 6.5 s'applique : après sept jours de grâce, l'accès est suspendu jusqu'à réception du paiement. Lorsque l'abonnement prend fin, ses Places deviennent caduques. L'article 6.4 s'applique aux montants payés d'avance.
16.6 Des Places supplémentaires en cours de période constituent une extension selon l'article 5.4. Le passage à un abonnement plus complet est possible en cours de période, si le Portail client le propose : la différence est facturée au prorata pour le reste de la période en cours, puis chaque période est facturée au prix du nouvel abonnement. Le passage à un abonnement moins complet se fait en résiliant puis en achetant à nouveau.
16.7 Chaque accès acheté, unique ou par abonnement, est une Place pour une adresse e-mail. Dans une organisation, l'acheteur reçoit la première Place de chaque module, sauf s'il dispose déjà de ce module dans cette organisation ; le propriétaire de l'organisation attribue les autres Places dans le Portail client. Une Place attribuée peut être transférée à une autre adresse e-mail une fois tous les trente jours. Une adresse e-mail ne dispose d'un module qu'une seule fois par organisation. Toute personne qui se connecte sur learn.koonsystems.com avec l'adresse e-mail d'une Place a accès à ce module.
16.8 Pour un Consommateur, les prix incluent la TVA du pays où il réside. L'accès commence immédiatement, y compris avec un abonnement. Avant de payer, le Consommateur coche donc : "Je souhaite un accès immédiat et je sais que je perds ainsi mon droit de rétractation." (article 6:230p, sous d, du Code civil néerlandais ; directive 2011/83/UE, article 16, point m). Sans ce consentement, la commande ne peut pas être finalisée. KoonSystems conserve le moment du consentement et la version des présentes conditions, et confirme la commande par e-mail avec la facture.
16.9 Les articles 4.6, 4.7, 7 et 12.1 à 12.3 concernent le Logiciel installé et ne s'appliquent pas à KoonLearn ; la déclaration de confidentialité de koonsystems.com s'applique aux comptes et à la progression dans KoonLearn. Pour un Consommateur, les limitations des articles 8.3 et 9 ne s'appliquent que dans la mesure où le droit impératif le permet, et le Consommateur conserve ses droits légaux relatifs aux contenus et services numériques.
16.10 L'article 5.5 s'applique aux remboursements et rétrofacturations ; ils suppriment les Places de la commande concernée.
Article 17. Droit applicable et litiges
17.1 Le droit néerlandais s'applique à tout Contrat. La Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises est exclue.
17.2 Les litiges sont d'abord réglés par concertation ; à défaut dans un délai de trente jours, le tribunal [du lieu d'établissement de KoonSystems] est compétent.
17.3 Pour un Consommateur, ce choix de loi ne le prive pas de la protection des dispositions impératives du pays où il réside, et le Consommateur peut également saisir le tribunal compétent de ce pays.
Annexe sous-traitance (uniquement en cas d'accès fournisseur ou de support portant sur des données)
La présente annexe ne s'applique que lorsque le Client donne lui-même à KoonSystems accès à des données personnelles (article 12.4). Elle couvre ce que l'article 28 du RGPD exige au minimum.
1. Objet et durée. KoonSystems traite les données personnelles du Client uniquement pour exécuter la demande précise du Client (recherche d'erreurs, réparation, migration), uniquement pendant la période que le Client active dans le Logiciel ou indique dans la demande, et pas au-delà.
2. Nature et finalité. Lecture, et modification uniquement sur instruction du Client ; jamais à des fins propres ; jamais de transmission à des tiers.
3. Types de données et personnes concernées. Ce que le Client détient dans le Logiciel concernant ses salariés, ses relations d'affaires et ses utilisateurs, y compris, si le Client l'active, des données sensibles (numéro de service citoyen, absences pour maladie).
4. Instructions. KoonSystems n'agit que sur instruction écrite (e-mail ou demande dans le Logiciel). Si une instruction semble contraire à la loi, KoonSystems le signale d'abord.
5. Sécurité. Accès uniquement avec validation en deux étapes, via l'accès fournisseur journalisé par le Logiciel ; aucune copie en dehors de l'environnement du Client sauf demande de sa part, et dans ce cas chiffrée et supprimée dès que la demande est traitée.
6. Confidentialité. Les personnes ayant accès sont tenues à la confidentialité.
7. Sous-traitants ultérieurs. Aucun, sauf accord écrit préalable du Client.
8. Violations de données. KoonSystems notifie au Client, dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures, toute violation qu'elle cause ou découvre lors de cet accès, avec les faits dont le Client a besoin pour sa propre notification.
9. Assistance. KoonSystems assiste raisonnablement le Client pour les demandes des personnes concernées et pour une analyse d'impact relative à la protection des données, pour ce qui concerne le Logiciel.
10. À l'issue. Tout ce que KoonSystems a reçu dans le cadre de la demande est supprimé ; sur demande, KoonSystems le confirme par écrit.
11. Audit. Le Client peut consulter le journal du Logiciel ; pour une assurance supplémentaire, KoonSystems fournit une déclaration écrite sur demande.
12. Responsabilité. Le Client reste le responsable du traitement et garantit qu'il peut légalement autoriser l'accès aux données.