La confidentialité, sans chichis.

Ce site n'a pas de formulaire de contact — seulement un simple lien mailto. Si vous écrivez, ce message (avec votre adresse e-mail et son contenu) arrive dans une boîte de réception personnelle, uniquement pour pouvoir y répondre.

Ces données ne sont jamais revendues, jamais utilisées à des fins de marketing et jamais conservées plus longtemps que l'échange ne l'exige.

Ce site fonctionne sur un espace web hébergé par Strato, aux Pays-Bas/dans l'UE. Les journaux standard du serveur (comme chez pratiquement tout hébergeur) peuvent contenir brièvement des données techniques telles que l'adresse IP et l'heure de la requête — KoonSystems ne les analyse ni ne les utilise activement. Il en va de même pour nos manuels sur help.koonsystems.com : ils ne déposent aucun cookie et ne comptent rien ; clair/sombre reste dans localStorage et la recherche se fait dans votre propre navigateur.

Pour savoir si ce site est seulement lu, chaque consultation de page ajoute un à un compteur : par jour, la page, sa langue et, si vous venez d'un autre site web, uniquement le nom de domaine de ce site (linkedin.com, par exemple). Rien d'autre : aucune adresse IP, aucun cookie, aucune information sur votre navigateur ou votre appareil, et rien qui relie deux consultations entre elles ou à vous. Les comptages n'existent que sous forme de totaux, dans la même base de données chez Strato.

Comme rien n'est stocké sur votre appareil pour cela et que rien vous concernant n'est conservé, votre consentement n'est pas nécessaire. Si votre navigateur envoie un signal Do Not Track ou Global Privacy Control, rien n'est compté du tout.

Sur la page d'accueil, vous pouvez vous inscrire à la newsletter. Vous recevez d'abord un e-mail avec un lien de confirmation ; ce n'est qu'une fois que vous avez cliqué dessus que vous figurez sur la liste. Si vous ne cliquez pas, votre adresse est supprimée automatiquement dans un délai d'une semaine.

Nous conservons votre adresse e-mail, la langue dans laquelle vous vous êtes inscrit, la page depuis laquelle vous vous êtes inscrit, ainsi que le moment de votre inscription et de votre confirmation — ce dernier point pour pouvoir démontrer que vous avez vous-même donné votre consentement. Votre adresse sert uniquement à envoyer de temps en temps une actualité sur KoonSystems : elle n'est ni partagée, ni vendue, ni jamais affichée sur le site.

Vous pouvez vous désabonner à tout moment, via le lien en bas de chaque newsletter ou en envoyant un e-mail (voir ci-dessous). Le désabonnement supprime entièrement votre adresse — rien vous concernant n'est conservé.

Si votre entreprise utilise KoonScan, KoonFSM, KoonHRM ou KoonCRM avec une licence qui se renouvelle automatiquement, le serveur de votre entreprise demande deux fois par jour à koonsystems.com si une nouvelle clé de licence est prête. Seuls le code de licence (qui figure dans la clé elle-même) ainsi que le nom et la version de l'add-on sont transmis. Aucun scan, niveau de stock, appel de service, donnée du personnel, client, opportunité de vente, nom d'employé ni autre donnée d'entreprise n'est transmis.

Pour chaque licence, nous enregistrons la clé elle-même (comme dans le contrat : le nom de l'entreprise, la société SAP ou, pour KoonHRM sans SAP, le code d'installation, le nombre d'appareils, de techniciens, d'employés ou d'utilisateurs, pour KoonCRM les adresses e-mail des utilisateurs nommés, et la date de fin), la date du dernier contrôle par le serveur, la clé qu'il a alors reçue et avec quelle version. Aucune adresse IP. Nous voyons ainsi si le renouvellement arrive. Cela fait partie de l'exécution du contrat ; seul l'administrateur peut le consulter. L'administrateur de votre entreprise peut désactiver le renouvellement automatique (KoonScan : Admin → Licence ; KoonFSM : Admin portal → Licence ; KoonHRM : Administration → Licence ; KoonCRM : Admin → License) ; vous saisissez alors vous-même une nouvelle clé.

KoonLearn, la simulation de formation pour SAP Business One, a sa propre adresse : learn.koonsystems.com. Vous vous y connectez séparément, avec un lien à usage unique reçu par e-mail. Ensuite, un cookie propre à learn.koonsystems.com vous y garde connecté. Sans connexion, vous jouez le chapitre 03 ; votre progression reste alors uniquement dans votre propre navigateur (localStorage) et ne nous parvient jamais.

Une fois connecté, nous conservons dans votre compte les parties de KoonLearn que vous pouvez jouer (votre licence, avec sa date de fin le cas échéant) et votre progression dans le jeu : par tâche le statut et les points, vos scores aux quiz et vos badges, vos tentatives d'examen. C'est ce que le jeu enregistre aussi en local, pour que vous puissiez continuer sur un autre ordinateur. Aucune adresse IP, aucune réponse en texte libre, aucun pistage de vos clics. Cela fait partie de l'exécution du contrat ; seul l'administrateur peut voir les licences.

Nous conservons ces données tant que votre compte existe. Si votre compte est supprimé (envoyez un e-mail, voir 08), vos droits de licence et votre progression disparaissent immédiatement avec lui ; une facture reste toutefois dans la comptabilité, car la loi l'exige. Si vous vous déconnectez dans le jeu, celui-ci efface aussi votre progression de cet ordinateur ; elle reste dans votre compte.

Dans le portail client (portal.koonsystems.com), vous achetez et gérez licences, essais, factures et téléchargements. Vous vous y connectez séparément, avec un lien à usage unique reçu par e-mail et une seconde étape avec une application d’authentification. Nous conservons votre adresse e-mail et votre langue préférée ; les organisations dont vous faites partie, avec leur nom, adresse, pays, numéro de TVA et adresse e-mail de facturation ; votre rôle et les e-mails que vous souhaitez recevoir ; vos sessions (un hachage du cookie de session, jamais le cookie lui-même) et un hachage d’un cookie d’appareil, pour vous prévenir d’une connexion depuis un nouveau navigateur. Pour la seconde étape : le secret de votre application d’authentification, chiffré, et des hachages de vos codes de récupération.

Le portail dépose deux cookies strictement nécessaires, uniquement sur portal.koonsystems.com : la session (60 jours) et le cookie d’appareil (400 jours). Pas de pistage.

Les paiements sont traités par Mollie B.V. (Amsterdam) en tant que sous-traitant. Nous lui transmettons le montant, une description ainsi que le nom et l’adresse e-mail de facturation de votre organisation. Mollie conserve les données de paiement ; nous conservons l’identifiant du paiement, son statut et le pays de la carte ou du compte bancaire (comme preuve pour la TVA). Si vous saisissez un numéro de TVA de l’UE, nous le vérifions auprès du service VIES de la Commission européenne et conservons le résultat avec son numéro de consultation. Seul le numéro de TVA y est envoyé.

Pour les licences du portail, nous conservons la société SAP ou l’identifiant d’installation, la quantité, pour KoonCRM les adresses e-mail des utilisateurs nommés, et la date à laquelle votre serveur a récupéré sa clé pour la dernière fois et avec quelle version (aucune adresse IP ; voir aussi 05). Nous envoyons des e-mails sur les commandes, paiements et factures, les clés de licence et les essais, la sécurité (nouvelle connexion, seconde étape, changement d’adresse e-mail) et les invitations. Les membres choisissent les types qu’ils reçoivent ; les propriétaires reçoivent toujours les e-mails de sécurité.

Si vous achetez KoonLearn pour une organisation, le propriétaire attribue chaque place à l’adresse e-mail d’un collègue. Nous conservons cette adresse avec la place ; le collègue reçoit un e-mail indiquant qu’il a accès, et KoonLearn ouvre les chapitres payants lorsqu’il se connecte avec cette adresse. Nous ne l’utilisons à rien d’autre. Le propriétaire peut modifier l’adresse ; si le collègue supprime son compte du portail ou si le propriétaire supprime l’organisation, nous supprimons l’adresse.

Vous pouvez supprimer vous-même votre compte dans le portail et, en tant que propriétaire, une organisation, tant qu’aucun abonnement n’est en cours et qu’aucune facture n’est impayée. Nous supprimons alors votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail, vos adhésions, vos sessions et les données de la seconde étape. Les factures sont conservées sept ans, car la loi fiscale néerlandaise l’exige, même après la suppression ; elles contiennent les données de l’organisation telles qu’elles étaient à la date de la facture. Le journal ne garde que des numéros.