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KOONHRM · KOONSYSTEMS HRM · STANDALONE & FOR SAP B1

En développement

KoonHRM.
Des RH simples pour les petites entreprises, avec SAP Business One intégré.

KoonHRM (KoonSystems HRM) est un système RH simple pour les entreprises de 10 à 250 employés : dossier du personnel, contrats, structure des postes et organigramme, congés, arrêts maladie, entretiens, documents, checklists et libre-service, avec le droit du travail néerlandais comme paramétrage par défaut. Il fonctionne seul et, avec la liaison SAP Business One activée, l'employé et ses absences figurent aussi dans B1. En développement : les fonctions sont construites, un pilote dans une première entreprise est la prochaine étape.

Tenez-moi informéCe qu'il fait

The KoonHRM start page for HR: to do, leave balance, report sick, leave requests to approve, who is absent today, and signals
La page d'accueil des RH : tâches, demandes de congé, absents du jour et alertes. Écrans de la version de développement avec des données d'exemple ; l'application existe en anglais et en néerlandais.

01 / LE PROBLÈME

Ce qui manquait aux RH d'une petite entreprise.

Une entreprise de trente ou cinquante personnes a un office manager ou quelqu'un de la comptabilité qui s'occupe aussi des RH. Les contrats sont dans un tiroir, les soldes de congés dans un tableur, les arrêts maladie dans les e-mails et les délais de la loi Poortwachter dans la tête de quelqu'un. Le prestataire de paie a les salaires ; le reste, personne ne l'a.

Les suites RH règlent cela pour 5 à 10 € par employé et par mois, avec un minimum, un projet de mise en place et un cloud qui détient vos données les plus privées. Et aucune des suites néerlandaises ne communique avec SAP Business One, qui a une fiche employé, mais ni soldes de congés, ni dossier d'arrêts maladie, ni libre-service.

KoonHRM est l'alternative légère : un système pour la personne, sur votre propre serveur, avec les règles néerlandaises déjà paramétrées. Utilisez-le seul, ou activez la liaison avec SAP Business One : l'employé, son poste et son absence apparaissent alors dans B1 sans ressaisie.

02 / CE QUE FAIT KOONHRM

Tout ce dont les RH d'une petite entreprise ont besoin. Rien de plus.

Un écran par tâche, le droit du travail néerlandais comme paramétrage par défaut, et tout le reste en paramètre plutôt qu'en développement sur mesure. Voici ce que contient la version 1.

  • Dossier du personnelDonnées personnelles, coordonnées, contact d'urgence, contrôle d'identité avec date d'expiration, statut et une chronologie par employé : entrée, contrats, changements de poste, absences, entretiens. Recherche et filtres par service, poste, site et statut.
  • ContratsHistorique des contrats avec type, dates, période d'essai, heures, poste avec grille et échelon, service, manager et centre de coûts. La règle de succession des contrats, les durées maximales d'essai et le préavis sont des avertissements, pas des blocages ; les RH décident.
  • Structure des postes et organigrammeFamilles de postes, postes, grilles salariales et effectifs cibles facultatifs. L'organigramme suit les liens hiérarchiques : zoomer, rechercher, replier, et le même arbre comme annuaire pour tous.
  • CongésCongés légaux et extralégaux dans des compteurs séparés, chacun avec sa propre échéance (1er juillet, cinq ans), acquisition selon les heures du contrat, demandes en jours, demi-journées ou heures, validation par le responsable, un calendrier d'équipe avec les jours fériés et un rappel avant que les congés n'expirent.
  • Arrêts maladie et PoortwachterDéclarations de maladie et de reprise, travail partiel, la chronologie Poortwachter avec chaque échéance de la semaine 1 à la semaine 104, une rechute dans les quatre semaines comptée avec l'arrêt précédent, taux d'absentéisme par service. Jamais de motif de maladie en champ ; notes réservées aux RH.
  • Entretiens et cyclesEntretiens de fin de période d'essai, individuels, de performance, d'évaluation et de développement, feedback 360 léger, entretiens de réintégration et de départ, chacun avec un formulaire standard que les RH peuvent adapter. Un moteur de cycles les planifie ; les objectifs sont reportés à l'entretien suivant ; le compte rendu va dans le dossier.
  • DocumentsUn dossier par employé avec une durée de conservation par type de document et une liste de purge que les RH confirment. Les modèles avec champs de fusion deviennent des PDF ; l'employé approuve en libre-service avec nom, date et heure.
  • Listes de contrôle et alertesArrivée, départ, renouvellement et changement de poste sous forme de listes de tâches par rôle avec échéances : ordinateur portable, utilisateur B1, contrôle d'identité, retraite, retrait des accès. Une tâche quotidienne envoie des alertes : fin de contrat, fin de période d'essai, pièce d'identité qui expire, congés qui expirent, étape Poortwachter à échéance.
  • Rapports et export de paieEffectifs et ETP, entrées et sorties, soldes de congés, absences, contrats arrivant à échéance, entretiens menés : sous forme de liste à l'écran et en Excel ou CSV. L'export des modifications transmet entrées, sorties, changements de contrat et de salaire, congés et arrêts maladie à votre prestataire de paie. KoonHRM ne fait jamais la paie lui-même.
  • RGPD intégréRôles fixes, un journal d'audit de qui a vu quoi, durées de conservation, un export du droit d'accès par employé en PDF, numéro de service au citoyen et coordonnées bancaires chiffrés, et un texte de registre des traitements comme document standard.
EmployésLa liste avec recherche et filtres ; un clic ouvre le dossier.
The employee list in KoonHRM: search, filters for department, location and status, and a table with job title, department, manager and status
Calendrier d'équipeCongés, congés en attente d'approbation, maladie, week-ends et jours fériés, par mois.
The team calendar in KoonHRM: a row per employee, a column per day of the month, with leave, leave waiting for approval, sick leave, weekends and public holidays
Chronologie PoortwachterDossiers ouverts avec la prochaine étape, et chaque échéance par dossier : fait, à échéance, prévu.
Absence in KoonHRM: open cases with week, working percentage and next step, and the Gatekeeper timeline of one case with steps done, due and planned
OrganigrammeConstruit à partir des liens hiérarchiques ; zoomer, rechercher et replier les équipes.
The organisation chart in KoonHRM: cards with initials, name and job title, connected from the director down to the teams

03 / POUR TOUTE L'ENTREPRISE

Libre-service sur le téléphone, pour l'employé et le manager.

  • Uniquement ce qui vous concerneUn employé voit ses propres données, congés, documents et entretiens, ainsi que l'annuaire. Rien de personne d'autre. Un manager voit son équipe directe : demandes à approuver, absents, entretiens à mener.
  • Un congé en trois touchesType, dates, journée entière ou demi-journée, avec la durée et le solde restant juste à côté. Au-delà du solde, un avertissement, pas un blocage. Le manager approuve depuis la page d'accueil.
  • Se déclarer malade soi-mêmeL'employé se déclare malade et rétabli dans l'application (un paramètre) ; les RH et le manager le voient aussitôt et le compteur Poortwachter démarre. Aucun motif n'est jamais demandé.
  • Qui a consulté mon dossierChaque consultation de données personnelles, financières ou sensibles est journalisée, et l'employé voit qui a regardé et quand. Cela incite chacun à la prudence, et c'est ce que demande le RGPD.
AccueilSolde de congés, congés à venir, tâches.
The KoonHRM start page on a phone for an employee: to do, leave balance and upcoming leave, report sick, and reviews, with a tab bar at the bottom
Mes congésSolde par compteur avec expiration, et les demandes.
My leave in KoonHRM on a phone: the balance per bucket with expiry date and the list of requests
Demander un congéType, dates, partie de journée ; durée et solde calculés.
Requesting leave in KoonHRM on a phone: leave type, from and to date, part of day, note, and the calculated duration and remaining balance
Mes informationsDonnées professionnelles en lecture seule ; l'employé modifie lui-même son adresse et son téléphone privé.
My details in KoonHRM on a phone: work details read-only and a form for address and private phone
Mon dossierDocuments à approuver, et qui a consulté le dossier.
My file in KoonHRM on a phone: the passport photo, the documents to agree to, and who viewed the file
CollèguesL'annuaire : nom, poste, service, téléphone.
Colleagues in KoonHRM on a phone: a searchable list with initials, name, job title, department and phone number

04 / AUTONOME ET AVEC SAP BUSINESS ONE

KoonHRM pour la personne, B1 pour l'organisation et l'argent.

Sans SAP, KoonHRM est à lui seul un système RH complet. Avec la liaison activée, voici ce qui va où.

  • La fiche employé va dans B1Nom, poste, service, manager, centre de coûts, site, dates d'entrée et de sortie, e-mail et téléphone professionnels : KoonHRM les écrit dans les données de base de l'employé dans B1 et les tient à jour. Saisissez quelqu'un dans KoonHRM, et l'employé existe dans B1.
  • L'absence va dans B1Les congés approuvés et les arrêts maladie (en tant qu'« absent », sans motif) arrivent dans l'absence de l'employé dans B1. KoonFSM planifie en conséquence ; le rapport d'absences de B1 est juste.
  • L'organisation vient de B1Services, centres de coûts et sites sont lus dans B1 et en lecture seule dans KoonHRM. Une seule vérité, là où la comptabilité la tient déjà.
  • Ce qui ne va jamais dans B1Salaire, numéro de service au citoyen, compte bancaire, adresse personnelle, documents et dossier d'arrêt maladie restent dans KoonHRM. B1 est utilisé par plus de personnes que les RH.
  • Via le Service Layer, dans une file d'attenteChaque modification vers B1 est une tâche dans une file d'attente avec sa propre clé : rien n'est enregistré deux fois, et une tâche en échec affiche son erreur dans l'administration avec un bouton pour réessayer. Un seul utilisateur SAP technique, pas de SQL sur la base de données SAP, pas d'add-on dans le client B1.
Administration, SAP link in KoonHRM: the connection, the user-defined fields on the employee, and the rights of the technical user per link
Administration → SAP link : connexion, les champs utilisateur sur l'employé, les droits de l'utilisateur technique par liaison et, en dessous, la file d'attente.

05 / LA CONFIDENTIALITÉ D'ABORD

Qui n'en a pas besoin ne le voit pas.

Les données RH sont les plus privées qu'une entreprise détient. KoonHRM a été conçu autour de cela, et non rafistolé après coup.

Cinq rôles fixes

Employé (lui-même), manager (l'équipe directe), RH (tout), administrateur (la technique, pas de dossiers) et direction (totaux uniquement). Les règles sont dans le code et testées ; personne n'a à construire une matrice de droits, ce qui tourne toujours mal.

Appliqué côté serveur

Chaque requête est vérifiée par rapport au rôle et au périmètre ; ce qui est en dehors n'existe pas, pas même sous forme de message « accès refusé ». Chaque rôle a sa propre vue d'un employé : les champs hors de sa classe ne sont pas envoyés du tout.

Chiffré là où ça compte

Numéro de service au citoyen, numéro de pièce d'identité et compte bancaire chiffrés par colonne ; les documents fichier par fichier, avec l'id comme nom de fichier. Une base de données ou une sauvegarde copiée ne vaut rien sans la clé sur le serveur.

Connexion en deux étapes

Obligatoire pour les RH, l'administrateur et la direction, avec une application d'authentification ; facultatif pour tous les autres. Les sessions expirent, et chaque connexion figure dans le journal.

Jamais le motif de la maladie

Il n'existe aucun champ pour cela, nulle part. Les notes d'arrêt maladie sont réservées aux RH ; le manager voit la déclaration, le pourcentage et les tâches Poortwachter.

Rien ne quitte les locaux

KoonHRM fonctionne sur un serveur de votre réseau, comme KoonScan. Pas de cloud, pas de contrat de sous-traitance, rien vers KoonSystems. Les e-mails ne contiennent qu'une notification avec un lien, jamais de données.

06 / CE QU'IL VOUS FAUT

Est-ce adapté à votre entreprise ?

Nécessaire

  • Un serveur Windows ou un PC qui reste allumé, dans votre réseau. L'installateur apporte son propre SQL Server Express gratuit s'il n'y en a pas, et configure le service, le certificat et les premiers utilisateurs via un assistant. Aucun partenaire nécessaire.
  • Quelqu'un qui s'occupe des RH : un office manager, une personne de la comptabilité ou un chargé RH. Une entreprise néerlandaise ; le droit néerlandais est le réglage par défaut et tout est paramétrable.
  • Un navigateur sur PC et téléphone pour tout le monde ; KoonHRM est une application web à placer sur l'écran d'accueil. Pas de magasin d'applications.
  • Pour la liaison SAP : SAP Business One 10.0 sur SQL Server ou SAP HANA avec le Service Layer activé, et un utilisateur SAP pour KoonHRM. Les licences SAP dont votre personnel a besoin en plus sont à convenir avec votre partenaire B1 : SAP licencie par utilisateur nommé (named user), y compris pour l'accès indirect via un add-on. Sans SAP : rien de tout cela.

Non inclus

  • Jamais de paie : pas de calcul brut-net, pas de déclaration fiscale, pas de bulletins de salaire. KoonHRM exporte les modifications vers votre prestataire de paie ; plus tard, il dialoguera directement avec Nmbrs, Loket, AFAS et Employes.
  • Pas de suivi du temps, de plannings ni de pointage, pas de recrutement, pas de plateforme de formation. Ce sont d'autres produits ; KoonHRM s'y relie là où c'est utile.
  • Pas de signature électronique qualifiée : une simple approbation avec nom, date et heure. Pas d'hébergement par KoonSystems : il tourne chez vous.
  • La Belgique plus tard, les autres pays non.

Scanner en entrepôt ou planifier le service sur le terrain ? Ce sont KoonScan et KoonFSM, nos add-ons pour SAP Business One ; KoonHRM crée l'employé qu'ils partagent. Et pour vos commerciaux : KoonCRM, notre CRM léger sur les clients, opportunités et offres déjà présents dans B1. Vous formez des utilisateurs finaux, ou des consultants et commerciaux chez un partenaire ? C'est à cela que sert KoonLearn, avec un entraînement à l'examen de certification.

07 / STATUT

Où nous en sommes.

Construit et testé face à un SAP simulé : dossier, contrats, structure des postes et organigramme, congés avec le calendrier d'équipe, arrêts maladie avec la chronologie Poortwachter, entretiens et cycles, documents, checklists, signaux, rapports et export des modifications, notes de frais, certificats et biens de l'entreprise, l'écriture de paie vers B1, la liaison SAP avec sa file d'attente, connexion avec vérification en deux étapes, passkeys et Microsoft Entra, l'assistant d'installation et les manuels. Les règles légales ont été vérifiées par rapport au texte de loi lui-même.

La prochaine étape est le test sur un vrai SAP Business One et un pilote dans une première entreprise. Ensuite la version 1.0, avec un prix. L'approche est la même que pour KoonScan : un prix par employé actif et par mois, tout compris, sans frais de mise en place, un niveau gratuit pour le dossier du personnel, la structure des postes et l'organigramme, et une période d'essai.

Nous cherchons une entreprise de 10 à 250 personnes, avec ou sans SAP Business One, qui veut être ce pilote : des échanges directs et son mot à dire sur les priorités.

08 / QUESTIONS

Questions sur KoonHRM et les RH à côté de SAP Business One.

KoonHRM fonctionne-t-il sans SAP Business One ?

Oui. KoonHRM a sa propre base de données et constitue à lui seul un système RH complet. La liaison SAP est un interrupteur par société ; sans elle, services, centres de coûts et sites sont gérés dans KoonHRM même. Activez-la plus tard, et un écran d'association fait correspondre employés et services à B1.

Quand pourrai-je l'utiliser ?

Il n'y a pas encore de date. D'abord les fonctions phase par phase, puis un pilote dans une première entreprise, puis une première version. Laissez votre adresse et vous recevrez un seul e-mail quand il y aura quelque chose à essayer.

Combien cela coûtera-t-il ?

Ce n'est pas encore fixé. L'approche est la même que pour KoonScan : un prix par employé actif et par mois, toutes les fonctions et la liaison SAP comprises, installation par vos soins, sans frais de mise en place. Le dossier du personnel, la structure des postes et l'organigramme restent gratuits, même après la fin d'un abonnement, pour que votre dossier reste toujours lisible. Le prix exact suivra après le pilote.

KoonHRM fait-il la paie ?

Non, jamais. La paie change chaque année et relève des prestataires de paie. KoonHRM exporte les modifications (entrées, sorties, changements de contrat et de salaire, congés, arrêts maladie) vers votre prestataire et communiquera plus tard directement avec Nmbrs, Loket, AFAS et Employes. L'écriture de paie peut revenir dans SAP Business One.

Qu'est-ce qui va dans SAP Business One, et qu'est-ce qui n'y va pas ?

Vers B1 : la fiche employé (nom, fonction, service, responsable, centre de coûts, site, dates, coordonnées professionnelles) et les absences (congés approuvés, et arrêts maladie comme « absent » sans motif). Depuis B1 : services, centres de coûts et sites. Jamais vers B1 : salaire, numéro de service citoyen (BSN), compte bancaire, adresse personnelle, documents et dossier d'arrêts maladie. Ce que la fiche employé de B1 sait faire elle-même ou non : notre guide.

Qui voit quoi ?

Un employé ne voit que lui-même. Un responsable voit son équipe directe : données de base du contrat, congés, malade oui ou non, entretiens, contact d'urgence et anniversaire ; pas le salaire et jamais les notes d'arrêt maladie (deux options, désactivées par défaut). Les RH voient tout. L'administrateur configure la technique et ne voit aucun dossier. La direction ne voit que des totaux. Les règles sont appliquées sur le serveur et testées.

Où sont les données ?

Sur un serveur de votre propre réseau, dans une base de données qui vous appartient, avec les champs et documents sensibles chiffrés. Rien ne part vers un cloud ni vers KoonSystems ; vous restez responsable du traitement et n'avez pas besoin d'un contrat de sous-traitance avec nous. Une version hébergée pourra suivre plus tard pour les entreprises sans serveur.

Mes employés ont-ils besoin d'une licence SAP ?

KoonHRM utilise lui-même un utilisateur SAP technique pour la liaison, comme KoonScan ; votre personnel se connecte à KoonHRM, pas à B1. Les licences SAP dont votre personnel a besoin en plus sont à convenir avec votre partenaire B1 : SAP licencie par utilisateur nommé (named user), y compris pour l'accès indirect via un add-on. Pour en savoir plus : notre guide sur les licences SAP B1. Sans la liaison SAP, la question ne se pose pas.

09 / INTÉRESSÉ ?

Devenez client pilote, ou jetez simplement un œil.

Laissez votre adresse et vous recevrez un seul e-mail dès qu'une version sera disponible à l'essai. Vous voulez en parler plus tôt, ou nous dire comment fonctionnent les RH dans votre entreprise aujourd'hui, avec ou sans SAP Business One ? Écrivez à info@koonsystems.com ; cela nous aide à le construire.