Préparation et emballage dans SAP Business One : Pick and Pack, listes de préparation et livraison

Ce que fait Pick and Pack dans B1.

Pick and Pack se trouve sous Inventory → Pick and Pack. Sa fenêtre principale est connue sous le nom de Pick and Pack Manager ; l'aide actuelle de SAP Business One 10.0 l'appelle Pick Pack and Production Manager, car les ordres de fabrication y passent aussi. Elle travaille sur les commandes clients ouvertes, les factures de réserve clients (A/R Reserve Invoice), les ordres de fabrication et les demandes de transfert de stock. Les commandes d'un prospect (lead) n'y apparaissent pas.

La fenêtre comporte trois volets, qui montrent ensemble où en est chaque commande :

• Open : les lignes de commande qui ne sont pas encore sur une liste de préparation. Les critères de sélection déterminent les entrepôts, dates et clients affichés ; l'ordre de tri détermine qui reçoit le stock en premier quand il n'y en a pas assez.
• Released : les listes de préparation créées mais pas encore préparées.
• Picked : les listes de préparation entièrement ou partiellement préparées mais pas encore livrées.

La préparation elle-même ne modifie pas le stock et ne comptabilise rien. Une liste de préparation est une liste de travail avec un statut. Le stock ne baisse, et l'écriture n'est générée, qu'à l'ajout de la livraison ou de la facture client.

De la commande client à la livraison, étape par étape.

• La commande client est saisie comme d'habitude. Dans son onglet Logistics, Allow Partial Delivery détermine si la commande peut partir en plusieurs fois, et Pick and Pack Remarks transmet des consignes à la liste de préparation.
• Dans les critères de sélection, choisissez Status Open, les entrepôts et un tri (Sort by), par exemple par date de livraison. Dans le volet Open, cochez les lignes, vérifiez la quantité To Release, puis choisissez Release to Pick List.
• La liste de préparation apparaît dans le volet Released. Imprimez-la, ou ouvrez-la dans la fenêtre Pick List (Inventory → Pick and Pack → Pick List) et indiquez le préparateur.
• Le préparateur prépare et note les quantités dans la colonne Picked : sur papier puis ressaisies, ou directement à l'écran.
• Depuis la liste de préparation ou le volet Picked, choisissez Create : Manual Delivery ouvre les livraisons pour vérification, Automatic Delivery les ajoute directement, Manual A/R Invoice facture sans livraison.

B1 regroupe sur une même livraison les lignes ayant le même client, la même adresse de livraison et les mêmes conditions de paiement. Une liste de préparation avec trois clients donne donc trois livraisons. Vous pouvez aussi choisir Create depuis le volet Open, mais aucune liste de préparation n'est alors créée.

Les listes de préparation en détail.

Une liste de préparation a un statut que B1 tient à jour : Released, Partially Picked, Picked, Partially Delivered et Closed. Par ligne, elle affiche Ordered, Released, Picked et Open to Pick. Pick All renseigne la quantité préparée sur chaque ligne, dans la limite du disponible. C'est pratique, mais cela enregistre ce qui a été lancé, pas ce que quelqu'un a réellement pris en rayon.

• Emplacements. Avec les emplacements, B1 affecte des emplacements à la liste de préparation, automatiquement ou à la main. Au lancement s'ouvre le Pick List Generation Wizard, qui peut scinder les listes par entrepôt, sous-niveau ou attribut d'emplacement, pour que deux préparateurs prennent chacun une zone.
• Lots et numéros de série. Vous pouvez les affecter au lancement, les modifier sur la liste de préparation, ou attendre le moment de la préparation. Si Document Settings autorise les listes de préparation sans emplacement, emplacement, lot et numéro de série restent vides à la création et sont renseignés avant la préparation.
• Plusieurs commandes sur une liste. Une liste de préparation peut contenir des lignes de nombreuses commandes et clients. C'est ce qui se rapproche le plus de la préparation groupée dans B1 : une liste, une tournée, et à la fin une livraison par client.

Préparation partielle.

Manquer de stock est normal, et B1 le gère à deux endroits. Sur le partenaire, l'onglet Payment Terms comporte Allow Partial Delivery of Sales Order et Allow Partial Delivery per Row, qui fixent la valeur par défaut des nouvelles commandes ; sur chaque commande client, la case Allow Partial Delivery décide. Avec la livraison partielle autorisée, vous lancez ce qui est disponible, livrez ce qui a été préparé, et lancez le reste plus tard dans une nouvelle liste. Sans elle, la commande doit partir complète.

La colonne Avail. to Release aide : le stock moins ce qui est déjà lancé, préparé ou sur le point d'être lancé. Choisissez soigneusement le tri dans les critères de sélection, car il décide quelles commandes reçoivent le stock rare.

Emballage : des colis sur la livraison.

B1 enregistre l'emballage sur la livraison, une facture client ou une facture client avec paiement, pas sur la liste de préparation. Ouvrez le document et choisissez Go To → Packing Slip. Dans la fenêtre Packing Slip, vous créez des colis, choisissez un type de colis, et déplacez les articles avec leurs quantités d'Available Items vers Package Contents. B1 calcule le poids à partir des données de base de l'article s'il est renseigné. Les types de colis se configurent sous Administration → Setup → Inventory → Package Types. Les bordereaux de colisage s'impriment avec la livraison ou seuls.

Ce que B1 ne fait pas.

• Pas de préparation par vagues. B1 ne connaît pas les vagues : aucun regroupement automatique des commandes par tournée, transporteur ou heure limite, et pas d'étape préparer puis trier. Le plus proche reste plusieurs commandes sur une liste de préparation.
• Aucun contrôle de ce qui a été préparé. La colonne Picked contient ce que quelqu'un saisit. Sur papier ou à l'écran, personne ne vérifie que le bon article, le bon lot ou le bon emplacement a été pris.
• Aucun mouvement de stock à la préparation. La marchandise préparée reste à son emplacement dans B1 jusqu'à l'ajout de la livraison. Si vous la regroupez à un quai, c'est un transfert de stock distinct.
• Pas de tâches d'entrepôt. Pas de tâches de réapprovisionnement, pas de performance par préparateur, pas de poste d'emballage. C'est le domaine d'un WMS ; voir le guide sur le scan sans WMS.

Avant de commencer.

• Décidez par client si la livraison partielle est autorisée, et réglez-le sur le partenaire pour que les nouvelles commandes en héritent.
• Choisissez un tri qui correspond au fonctionnement réel de votre entrepôt, pour que le stock rare aille aux bonnes commandes.
• Avec des emplacements : vérifiez les emplacements par défaut et leur affectation, pour que les listes pointent là où se trouve vraiment la marchandise.
• Des types de colis avec leur poids, et les poids des articles dans les données de base, si vous voulez des poids sur le bordereau.
• Convenez de qui lance les listes et qui crée les livraisons, et à quelle fréquence. Une liste qui reste dans le volet Picked, c'est de la marchandise sortie du rayon mais toujours en stock dans B1.
• Les codes-barres des articles, cartons et emplacements sont configurés dans B1, si vous préparez au scanner.

Comment KoonScan s'y prend.

KoonScan prépare les listes de préparation que vous lancez dans B1. L'employé scanne la liste ou le numéro de la commande client et parcourt les lignes dans l'ordre des codes d'emplacement, avec l'emplacement affecté indiqué comme Prendre à. Scanner l'article en ajoute un. Avant tout enregistrement, KoonScan vérifie l'article, l'emplacement, le lot ou le numéro de série, le stock de l'emplacement et la quantité lancée.

L'enregistrement fait deux choses via le Service Layer : il met à jour la liste de préparation dans B1 avec les quantités préparées, emplacements, lots et numéros de série, puis crée une livraison par client, ou une sortie pour production s'il s'agit d'un ordre de fabrication. Il manque quelque chose sur une ligne ? KoonScan affiche 3 sur 5 et prévient ; le reste reste ouvert sur la commande client et sera livré plus tard. Les entrepôts dotés d'un emplacement d'expédition peuvent d'abord regrouper la marchandise et livrer à l'arrivée du camion. Après l'enregistrement, Emballer répartit la livraison en colis avec type et poids, les place sur la livraison dans B1 (Go To → Packing Slip) et imprime une étiquette par colis. Les commandes sans liste de préparation se livrent directement depuis la commande client.

Les limites : pas de préparation par vagues ; les lignes d'une liste pour des factures de réserve et des demandes de transfert sont affichées mais pas préparées ; et la livraison ne contient que ce qui a été préparé dans KoonScan, donc les quantités préparées auparavant dans B1 sur la même liste se livrent depuis B1. Plus d'informations sur la page de KoonScan ; pour l'affectation des emplacements, voir le guide sur les emplacements.

Sources : documentation d'aide de SAP Business One 10.0 (Pick and Pack, fenêtre Pick Pack and Production Manager avec ses critères de sélection et les volets Open, Released et Picked, fenêtre Pick List, Picking Items for Shipment, Creating Delivery and A/R Invoice Documents with Pick and Pack, Bin Locations in Pick and Pack, Pick List Generation Wizard, Assigning Batches or Serials in Pick and Pack Process, Creating and Printing Packing Slips, Package Types - Setup, Sales Order : onglet Logistics, Business Partner Master Data : onglet Payment Terms) ; la référence de l'API du Service Layer de SAP Business One 10.0 (PickLists, DeliveryNotes). SAP et SAP Business One sont des marques de SAP SE.