Détermination des comptes dans SAP Business One : d'où chaque écriture tire son compte, ce que passent les documents clés et comment retrouver une erreur

Ce qu'est la détermination des comptes.

Tout document de SAP Business One qui porte un montant génère lui-même une écriture. L'utilisateur choisit un client, un article et une quantité ; B1 choisit les comptes. Les comptes par défaut se trouvent dans une seule fenêtre, Administration > Setup > Financials > G/L Account Determination, avec six onglets :

• Sales : les comptes collectifs clients (national, étranger, UE), le compte de produits et le compte d'avoirs de vente, l'escompte, la compensation des acomptes, les écarts de change et les comptes de trop-perçu et de moins-perçu sur les encaissements.
• Purchasing : l'image miroir pour les fournisseurs : comptes collectifs fournisseurs, compte de charges et compte d'avoirs d'achat, virement bancaire, escompte, compensation des acomptes, et un compte d'écart pour les avoirs fournisseurs basés sur des factures dont le prix ou le fret a changé.
• General : les comptes qui n'appartiennent à aucun document précis, comme le compte d'arrondi, le compte d'écarts de lettrage, le compte de clôture de période et les frais bancaires.
• Inventory : les comptes utilisés par les écritures de stock : stock, coût des ventes, compte d'attente des réceptions (allocation), écart (variance), différence de prix, ajustement de stock négatif, contreparties d'augmentation et de diminution, retours clients, compensation des marchandises, réévaluation (G/L increase et decrease), en-cours et d'autres.
• Resources et WIP Mapping : les comptes des ressources en production et la correspondance entre comptes d'en-cours. Utile seulement si vous utilisez la production.

Certains de ces comptes sont définitifs. D'autres, surtout dans l'onglet Inventory, ne sont que des valeurs par défaut que copient les nouveaux magasins, groupes d'articles et articles. Le compte réellement utilisé dépend du paramètre suivant.

D'où un article tire ses comptes.

Pour les écritures d'articles, B1 regarde d'abord l'article. Le champ Set G/L Accounts By a trois valeurs :

• Warehouse : les comptes de l'onglet Accounting de Warehouses - Setup (Administration > Setup > Inventory > Warehouses). Un article du magasin 01 passe sur les comptes du magasin 01.
• Item Group : les comptes de l'onglet Accounting de Item Groups - Setup (Administration > Setup > Inventory > Item Groups).
• Item Level : des comptes saisis sur l'article lui-même, dans l'onglet Inventory Data de l'Item Master Data.

La valeur par défaut de la société se trouve dans Administration > System Initialization > General Settings, onglet Inventory, sous-onglet Items. Elle ne vaut que pour les articles créés après la modification ; les articles existants gardent leur propre valeur. Les nouveaux magasins et groupes d'articles reprennent leurs comptes de l'onglet Inventory de G/L Account Determination ; modifier cet onglet plus tard ne change donc pas les magasins et groupes existants.

L'onglet Accounting d'un magasin contient plus que des comptes de stock : il y a aussi un compte de produits et un compte de charges, la source utilisée par un article décide donc aussi où atterrit son chiffre d'affaires. Côté partenaire, c'est différent : un client ou un fournisseur passe sur son compte collectif, qui vient de l'onglet Sales ou Purchasing, sauf si Permit Change of Control Accts est coché et que le partenaire a le sien.

Ce que passent les documents principaux.

Les exemples supposent un inventaire permanent (Use Perpetual Inventory dans l'onglet Basic Initialization de Company Details) et laissent la TVA de côté. Les montants suivent la méthode de valorisation ; voir la valorisation des stocks dans SAP Business One.

• Livraison (Delivery) : débit coût des ventes, crédit stock, pour quantité fois coût de l'article. Pas encore de client ni de produit : la livraison ne fait que sortir le stock au coût.
• Facture client (A/R invoice) basée sur une livraison : pas d'écriture de stock, la livraison l'a déjà passée. Débit du compte collectif du client, crédit du compte de produits, plus la TVA collectée. Une facture client sans livraison fait les deux dans une seule écriture : coût des ventes et stock, et client et produits.
• Réception de marchandises (Goods receipt PO) : débit stock, crédit compte d'attente (allocation account), pour quantité fois le prix du document. Le compte d'attente remplace le fournisseur jusqu'à l'arrivée de la facture ; son solde est la valeur des réceptions et retours ouverts. Le fret de la réception va au compte d'attente de frais (expense clearing account).
• Facture fournisseur (A/P invoice) basée sur une réception : débit compte d'attente, crédit compte collectif du fournisseur, plus la TVA déductible. Le compte d'attente est soldé. Si le prix facturé diffère de la réception, un article au prix moyen pondéré réévalue son stock et son coût ; si ce stock est déjà sorti, l'écart va au compte de différence de prix. Pour les articles au prix standard, les écarts par rapport au standard vont au compte d'écart ou de différence de prix. Une facture fournisseur sans réception débite le stock directement contre le fournisseur.

Deux paramètres changent ce tableau. Avec Use Purchase Accounts Posting System (pas pour les États-Unis et le Canada), les écritures reçoivent des lignes supplémentaires pour les comptes d'achat. Et les articles d'un magasin de livraison directe (drop ship) ne passent aucune valeur de stock.

La détermination avancée des comptes.

Le modèle standard ne connaît qu'une source par article. S'il vous en faut davantage, par exemple un compte de produits différent par pays ou par groupe de clients, il existe la détermination avancée des comptes. Vous l'activez avec Enable Advanced G/L Account Determination dans l'onglet Basic Initialization de Administration > System Initialization > Company Details. B1 propose alors de migrer vos affectations actuelles en règles (un seul utilisateur doit être connecté), de prévisualiser d'abord ces règles, ou d'ajouter seulement la fonction et de vous laisser les règles.

• Critères : dans la fenêtre Determination Criteria, vous activez ce que les règles peuvent regarder, par exemple code article, groupe d'articles, magasin, code, groupe ou type de partenaire, pays ou État de livraison, numéro fiscal, code de taxe et jusqu'à cinq champs utilisateur. Leur ordre est leur priorité.
• Règles : dans la fenêtre Advanced G/L Account Determination Rules (le bouton Advanced de G/L Account Determination), chaque règle associe des valeurs de critères à des comptes : les comptes de stock plus les comptes de produits de l'onglet Sales et les comptes de charges de l'onglet Purchasing. Les règles sont définies par période comptable et peuvent avoir une plage de dates.
• Repli : si aucune règle ne correspond, B1 passe sur le compte de l'onglet de G/L Account Determination. Une règle sur le groupe de partenaires ne correspond jamais à un goods receipt, qui n'a pas de partenaire.
• Ce qui disparaît : les onglets Accounting des magasins et des groupes d'articles et les colonnes de comptes sur l'article. Set G/L Accounts By devient Set Inv. Method By et ne décide plus des comptes.

Vous pouvez la désactiver à tout moment, mais B1 revient alors aux valeurs par défaut d'une nouvelle société : les ajustements antérieurs à l'activation ne sont pas restaurés. Décidez avant le démarrage et restez simple. SAP recommande de laisser l'Advanced Rule Type des articles sur General et d'utiliser plutôt les critères magasin et groupe d'articles dans les règles.

Les erreurs courantes et comment les retrouver.

• Le document refuse de s'ajouter. Un compte manquant arrête l'écriture avec un message d'erreur. Lisez de quel type de compte il s'agit : You cannot add document; tax account is missing, par exemple, renvoie au compte de taxe dans Administration > Setup > Financials > Tax > Tax Groups, pas à G/L Account Determination. Pour un compte d'article, vérifiez Set G/L Accounts By sur l'article, puis le magasin, le groupe ou l'article concerné.
• L'écriture est tombée sur le mauvais compte. Utilisez l'aperçu de l'écriture dans la barre d'outils avant d'ajouter le document. Ensuite, ouvrez l'écriture (Financials > Journal Entry, ou depuis le document) et remontez : quel article, quel magasin, quelle valeur de Set G/L Accounts By, quel compte dans cette source.
• La correction n'atteint pas les articles existants. La valeur par défaut de General Settings et les comptes de l'onglet Inventory ne valent que pour les nouveaux articles, magasins et groupes. Les fiches existantes gardent ce qu'elles ont tant que vous ne les modifiez pas.
• Les comptes de stock ne correspondent pas à l'Inventory Audit Report. La valeur du stock est le solde des comptes de stock plus celui des comptes de retours clients. Une écriture manuelle sur un compte de stock rompt ce lien, et l'onglet Inventory avertit lui-même que modifier les affectations de comptes peut fausser les mouvements de stock.
• Le compte d'attente garde un solde. Ce solde correspond aux réceptions et retours ouverts. Cherchez les réceptions sans facture ; si l'une ne sera jamais facturée, sa clôture passe contre le compte de compensation des marchandises (goods clearing account).
• Revenue account linked to item does not match tax status. Le magasin de l'article renvoie à un compte de produits dont le paramètre Tax Exempt ne correspond pas au document de vente. Vérifiez ce compte dans le plan comptable, ou le compte de produits du magasin.

Avant de commencer : une liste de contrôle.

• Décidez de l'inventaire permanent et de Manage Item Cost per Warehouse avant le premier mouvement de stock ; ensuite, les deux sont verrouillés.
• Choisissez un seul Set G/L Accounts By pour la société et notez quels articles s'en écartent volontairement.
• Remplissez entièrement l'onglet Inventory avant de créer magasins et groupes d'articles, pour qu'ils copient les bonnes valeurs.
• Décidez de la détermination avancée des comptes avant le démarrage, pas après.
• Passez une livraison, une réception et les deux factures dans une société de test et comparez chaque écriture avec ce qu'attend la comptabilité.
• Donnez au compte d'attente, au compte de différence de prix et au compte d'écart un responsable en comptabilité qui regarde leur solde chaque mois, et tenez les écritures manuelles à l'écart des comptes de stock.

Pourquoi c'est important pour C_TB120.

C_TB120, l'examen de certification de SAP pour SAP Business One, couvre l'implémentation, la finance et la logistique, et la détermination des comptes se situe exactement à leur croisement. L'examen pose des questions de scénario, et ce sujet s'y prête : une réception passée sur un compte de stock inattendu, un compte de produits qui diffère selon l'article, un compte d'attente qui ne se solde pas. Vous y répondez en connaissant la chaîne : document, article, Set G/L Accounts By, source, compte. Vérifiez la liste des thèmes en vigueur sur la page de certification de SAP ; elle peut changer selon la version de l'examen.

Comment KoonLearn l'aborde.

KoonLearn, notre simulation de formation pour SAP Business One, traite la détermination des comptes dans le parcours partenaire, pour les consultants et commerciaux qui préparent C_TB120. Dans le chapitre 01 Company setup, vous remplissez les onglets Sales, Inventory et General de G/L Account Determination et les valeurs de stock de General Settings, et vous découvrez pourquoi un nouvel article passe sur le mauvais compte de stock. Ces paramètres modifient réellement les écritures du moteur comptable propre à la simulation, et l'aperçu de l'écriture montre quels comptes un document touchera avant que vous ne l'ajoutiez. La détermination avancée des comptes est abordée dans des questions de style examen, pas comme une fenêtre à paramétrer.

Le chapitre 03 Purchasing, y compris sa partie partenaire avec l'onglet Purchasing et un fournisseur sur son propre compte collectif, est gratuit et sans compte : commencez sur learn.koonsystems.com. KoonLearn est une préparation à l'examen C_TB120 ; il ne remplace ni la formation officielle SAP ni l'examen lui-même, et n'est pas affilié à SAP SE.

Sources : la documentation d'aide de SAP Business One 10.0 (G/L Account Determination et ses onglets, Warehouses - Setup, Item Master Data, Company Details, messages système) ; les guides SAP How to Set Up a Perpetual Inventory System et How to Set Up Advanced G/L Account Determination ; la présentation des chapitres de KoonLearn. SAP et SAP Business One sont des marques de SAP SE.