Flux de documents dans SAP Business One : documents de base et cibles, Copy From et Copy To, ce que chaque document comptabilise, et quand clôturer ou annuler

Documents de base et documents cibles.

Quand vous créez un document à partir d'un document existant, celui-ci est le document de base et le nouveau est le document cible. B1 reprend le partenaire, les articles, les quantités, les prix et le reste, et conserve le lien par ligne. Depuis une ligne, vous passez de l'un à l'autre avec Go To → Base Document et Go To → Target Document dans la barre de menus.

Il y a deux façons de copier. Dans le document cible, vous choisissez le partenaire, puis Copy From et le type de document à reprendre ; B1 affiche les documents ouverts de ce partenaire. Dans le document de base, vous choisissez Copy To et le type de document cible. Pour choisir des lignes, des quantités ou des frais de port au lieu de tout reprendre, le Draw Document Wizard s'ouvre. Tous les types ne se copient pas vers tous les autres : la liste de Copy From n'affiche que les types autorisés, et seulement les documents encore ouverts.

La chaîne des ventes.

• Sales Quotation (offre) : une proposition à un client ou un prospect. Ne comptabilise rien.
• Sales Order (commande client) : l'engagement du client. Augmente la quantité engagée et réduit donc la quantité disponible ; aucune écriture.
• Delivery (livraison) : la marchandise quitte l'entrepôt. Diminue le stock et la quantité engagée ; avec l'inventaire permanent, elle comptabilise aussi le coût des marchandises.
• A/R Invoice (facture client) : la demande de paiement et le chiffre d'affaires. Toujours une écriture. Basée sur une livraison, elle ne touche pas au stock ; sans livraison, elle sort aussi la marchandise. La facture est le seul document obligatoire de la chaîne des ventes.
• Return (retour) : la correction d'une livraison pas encore facturée. Remet la marchandise en stock. Une Return Request peut la précéder si les retours sont convenus à l'avance.
• A/R Credit Memo (avoir client) : la correction d'une facture, en quantité et en montant. Basé sur un retour, il ne corrige que les montants, car le retour a déjà réglé le stock.
• Acomptes : une A/R Down Payment Request ne comptabilise rien tant qu'elle n'est pas payée ; une A/R Down Payment Invoice passe en comptabilité mais pas en stock. Les deux sont imputées sur la facture finale.

La chaîne des achats.

• Purchase Request (demande d'achat) : une demande interne d'un collègue pour des biens ou des services. Ne comptabilise rien.
• Purchase Quotation (offre d'achat) : une demande de prix à un ou plusieurs fournisseurs, pour comparer les offres. Ne comptabilise rien.
• Purchase Order (commande fournisseur) : la commande au fournisseur. Augmente la quantité commandée et donc la quantité disponible ; aucune écriture.
• Goods Receipt PO (réception) : la marchandise arrive. Augmente le stock ; avec l'inventaire permanent, elle comptabilise la valeur du stock.
• A/P Invoice (facture fournisseur) : la facture du fournisseur. Toujours une écriture : la dette, la taxe et les frais de port. Sans goods receipt PO, elle réceptionne aussi la marchandise. Comme pour les ventes, c'est le seul document obligatoire.
• Goods Return (retour fournisseur) : renvoie la marchandise d'une goods receipt PO avant sa facturation. Diminue le stock.
• A/P Credit Memo (avoir fournisseur) : la correction d'une facture fournisseur, en quantité et en montant. Les acomptes côté achats suivent le même schéma que côté ventes.

Ce que chaque document comptabilise.

Avec l'inventaire permanent, le paramétrage habituel, les documents logistiques comptabilisent la valeur du stock et les factures l'argent. En gros, avec la valorisation au coût moyen pondéré :

• Delivery : débit coût des ventes, crédit stock, au coût de l'article, pas au prix de vente.
• A/R Invoice basée sur une livraison : débit client, crédit chiffre d'affaires et TVA collectée. Une facture sans livraison passe les deux dans une seule écriture.
• Return basé sur une livraison : l'écriture de coût de la livraison inversée, au coût de l'article repris de cette livraison.
• A/R Credit Memo basé sur une facture : chiffre d'affaires, TVA et client inversés, et la marchandise remise en stock au coût de la facture. Basé sur un retour : seulement la partie financière.
• Goods Receipt PO : débit stock, crédit l'allocation account (compte d'attente), au prix du document. Ce compte remplace le fournisseur jusqu'à l'arrivée de la facture ; son solde est la valeur des marchandises reçues et pas encore facturées.
• A/P Invoice basée sur une goods receipt PO : débit le compte d'attente, crédit le fournisseur, plus la TVA déductible. Si le prix facturé diffère de la réception, l'écart va au stock et modifie le coût de l'article. Sans réception : débit stock, crédit fournisseur.
• Goods Return basé sur une goods receipt PO : l'écriture de la réception, inversée.

Les offres, les commandes et les demandes ne comptabilisent jamais. Sans inventaire permanent, les livraisons et les réceptions ne changent que les quantités, pas le grand livre. Les comptes utilisés viennent de la G/L account determination ; voir la G/L account determination dans SAP Business One.

Clôturer ou annuler.

Un document reste ouvert tant que tout n'a pas été copié dans un document cible. Si le reste ne servira plus, vous le clôturez ou l'annulez via Data dans la barre de menus. Ce n'est pas la même chose.

• Clôturer (Data → Close). Le document passe au statut Closed : le reste ouvert disparaît et il ne peut plus être copié ni modifié, mais reste visible. Clôturer ne corrige pas le stock : une livraison clôturée ne ramène pas la marchandise, une goods receipt PO clôturée ne la sort pas. Avec l'inventaire permanent, clôturer une goods receipt PO crée une écriture de compensation, pour laquelle B1 demande une date comptable. Utilisez Close pour une commande dont le reste ne viendra jamais.
• Annuler des offres, commandes, demandes et demandes d'acompte. Cela met seulement le statut à Cancelled. Une commande fournisseur déjà copiée, même en partie, ne peut pas être annulée ; on la clôture.
• Annuler des livraisons, retours, goods receipt PO, goods returns, factures et avoirs. B1 crée un document d'annulation qui inverse le stock, la comptabilité et la TVA, clôture définitivement les deux documents et rouvre les documents de base pour qu'ils puissent être copiés à nouveau. Cela ne fonctionne que dans le nombre de jours fixé dans Document Settings, et pas pour les landed costs ni les factures d'acompte.
• Supprimer n'est pas possible pour les livraisons et les factures, et leurs données comptables ne peuvent plus être modifiées après l'ajout. La correction est toujours un nouveau document.

Copies partielles, quantités ouvertes et la Relationship Map.

Une copie n'a pas besoin d'être complète. Copiez trois des dix pièces commandées dans une livraison, et la commande reste ouverte pour sept ; le Copy From suivant propose ces sept. Ce n'est que lorsque tout est repris que le document de base se clôture de lui-même. L'offre de vente est l'exception : elle peut être recopiée après clôture si Allow Copying Closed Quotations to Target Doc. est coché dans Document Settings.

Dans une livraison ou une facture reprise, vous pouvez diminuer une quantité copiée mais pas l'augmenter ; pour davantage, ajoutez une nouvelle ligne. Pour voir ce qui reste ouvert, utilisez l'Open Items List sous Sales – A/R → Sales Reports ou Purchasing – A/P → Purchasing Reports ; de là, vous pouvez aussi clôturer des documents.

La Relationship Map montre toute la chaîne d'un coup. Faites un clic droit dans un document existant et choisissez Relationship Map : vous voyez ses documents de base et cibles et les écritures qui y sont liées, et vous trouvez l'étape manquante sans ouvrir dix fenêtres.

Erreurs fréquentes.

• Une facture sans référence à une livraison existante. La marchandise sort deux fois du stock. Copiez toujours la facture depuis la livraison.
• Un avoir là où il faut un retour, ou l'inverse. Un retour corrige une livraison non facturée ; dès qu'il y a une facture, la correction est un A/R credit memo. Côté achats, c'est pareil pour goods return et A/P credit memo.
• Clôturer une goods receipt PO pour une marchandise renvoyée. Le stock reste. Utilisez un goods return.
• Des commandes ouvertes pour toujours. Le reste d'une livraison partielle qui ne viendra jamais compte toujours comme engagé ou commandé, et le stock disponible est faux. Clôturez-les.
• Ressaisir un document au lieu de le copier. Le lien est perdu, le document de base reste ouvert, et la Relationship Map ne montre plus ce qui va ensemble.
• Une liste Copy From vide. Le document de base est déjà clôturé, appartient à un autre partenaire, ou est d'un type qui ne peut pas être repris dans ce document.

Comment KoonLearn s'y prend.

KoonLearn, notre simulation de formation pour SAP Business One, est construit autour de cette chaîne. Son client, reconstruit pour la formation sur SAP Business One 10.0 FP 2608, propose Copy From et Copy To : vous choisissez les lignes et les quantités, avec le reste ouvert proposé, et un document de base se clôture quand tout a été repris. Un moteur comptable propre comptabilise vraiment, et la journal entry preview montre ce qu'un document va comptabiliser avant que vous ne l'ajoutiez.

Dans le parcours utilisateurs et key users, le chapitre 03 va de la commande fournisseur à la goods receipt PO, à la facture fournisseur et au paiement, avec goods return et A/P credit memo ; le chapitre 04 de l'offre à la commande, à la livraison, à la facture client et à l'encaissement, avec retour et A/R credit memo. Des tâches de scénario et de dépannage demandent pourquoi une livraison est comptabilisée au coût et non au prix de vente, ou pourquoi une goods receipt PO manque dans la liste Copy From. Le parcours partenaires ajoute les frais de port et les landed costs, la détermination des comptes derrière les achats, du dépannage comme une commande fournisseur reçue en partie qu'il faut clôturer, et un entraînement à l'examen dans le style de C_TB120. Le chapitre 03 Achats est gratuit et sans compte, pour les deux parcours : commencez le chapitre gratuit sur learn.koonsystems.com. KoonLearn est une préparation à l'examen et un entraînement, et il n'est pas affilié à SAP SE.

Sources : la documentation d'aide de SAP Business One 10.0 (processus de vente et d'achat, Draw Document Wizard, clôture et annulation de documents, Relationship Map, acomptes, Open Items List) ; le guide SAP How to Set Up and Manage a Perpetual Inventory System in SAP Business One 10.0 ; l'aperçu des chapitres de KoonLearn. SAP et SAP Business One sont des marques de SAP SE.