La règle : utilisateurs nommés, y compris indirectement.

SAP Business One est licencié par utilisateur nommé. Le guide des licences de SAP le définit comme un employé du client, d'une filiale ou d'un tiers "who is authorized to access, directly or indirectly, the licensed SAP Business One software". Il en découle deux choses. Les employés ne peuvent pas partager un même nom d'utilisateur pour se connecter, et "directly or indirectly" signifie qu'une personne qui ne voit B1 qu'à travers un autre programme reste, aux yeux de SAP, un utilisateur nommé.

Depuis la version 9.2, la limitation de connexion s'applique aussi à la DI API et aux licences Indirect Access : un utilisateur nommé, une session. Un utilisateur nommé ne peut en outre exécuter des add-ons que sur une seule machine à la fois.

Les types de licence.

  • Professional : tout. Le planificateur, le contrôleur de gestion, l'utilisateur clé.
  • Limited CRM, Limited Logistics, Limited Financials : un sous-ensemble fixe de modules à un prix inférieur. Limited Logistics couvre la vente, l'achat, les stocks et la production pour quelqu'un qui n'ouvre jamais le grand livre.
  • Starter Package : l'édition pour petites entreprises, avec son propre type d'utilisateur. Le guide de SAP indique qu'une clé Starter Package ne peut pas être combinée avec d'autres licences utilisateur ; depuis le feature package 2008, Indirect Access fait exception et peut fonctionner à côté.
  • Indirect Access : aucun client B1. L'utilisateur ne peut accéder à B1 que via un add-on, la DI API ou le Service Layer. C'est la licence la moins chère qui permet à un programme de se connecter en tant qu'utilisateur.

Deux choses que l'on ignore souvent. Chaque type d'utilisateur comprend déjà l'autorisation Indirect Access : le guide des licences indique que les utilisateurs Professional, Limited et Starter "all include Indirect Access authorizations", donc un utilisateur Professional n'a besoin de rien de plus pour travailler via un add-on. Et les applications mobiles de SAP sont "included in the normal SAP Business One user license" ; ce qu'un utilisateur peut faire dans l'application dépend de sa licence.

À quoi sert Indirect Access.

Un add-on ou une intégration se connecte à B1 en tant qu'utilisateur, avec un nom et un mot de passe, qu'il utilise l'ancienne DI API ou le Service Layer. Cet utilisateur a besoin d'une licence comme n'importe quel autre, et Indirect Access est faite pour cela : elle autorise la connexion et refuse le client B1. L'utilisateur SAP derrière un serveur de scan, une liaison avec une boutique en ligne ou un tableau de planification est généralement un utilisateur Indirect Access. Depuis le feature package 2208, il peut aussi fonctionner conjointement avec une licence DI Server.

La licence n'est pas la seule chose dont cet utilisateur a besoin. Il lui faut aussi les autorisations pour ce qu'il enregistre (entrées de marchandises, transferts, inventaires), et une application qui utilise des requêtes enregistrées via le Service Layer a en plus besoin des deux autorisations "SQL Query". Votre partenaire configure les deux.

Comment les add-ons de scan gèrent cela depuis des années.

Les solutions de scan établies pour B1 utilisent un utilisateur SAP technique par installation. Produmex Scan, la plus connue, le formule ainsi dans sa documentation : "For the Produmex Scan add-on no extra SBO license is needed", le service qui enregistre est "assigned to one SBO user", cet utilisateur a besoin d'"at least an SAP Indirect Access license", et le magasinier est un employé SAP, pas un utilisateur SAP, qui se connecte sur l'appareil avec un numéro d'employé ou un code PIN. Le numéro d'employé est inscrit dans un champ défini par l'utilisateur sur chaque document, si bien que vous voyez toujours qui a scanné quoi.

Ce modèle a deux avantages qui expliquent pourquoi il est devenu la norme. L'utilisateur technique est la seule session SAP, donc huit scanners n'ont pas besoin de huit sessions simultanées ni de huit licences Professional. Et côté B1, cela reste simple : un utilisateur, un jeu d'autorisations, une piste d'audit avec l'employé indiqué sur le document.

La partie honnête : ce que l'add-on ne peut pas promettre.

Le guide des licences de SAP dit qu'un utilisateur nommé est toute personne qui accède à B1 "directly or indirectly". Le modèle des éditeurs comporte un utilisateur technique et de nombreux employés derrière lui. Rien dans la documentation publique de SAP ne concilie explicitement les deux. Que vos magasiniers aient besoin de leur propre licence d'utilisateur nommé en plus de l'utilisateur technique n'est donc pas quelque chose qu'un éditeur d'add-on peut vous promettre, nous compris. Cela dépend de votre contrat et de la façon dont votre partenaire B1, qui vend et audite les licences, l'interprète.

Posez donc la question, par écrit, avant le déploiement. La plupart des partenaires vous diront que le modèle de l'utilisateur technique est la façon dont les add-ons de scan sont licenciés depuis des années. Certains voudront une licence Limited Logistics ou Indirect Access par personne. Dans tous les cas, c'est leur réponse qui compte lors de l'audit, pas une ligne sur le site d'un éditeur.

Les techniciens sont un cas à part.

Pour une application de service sur le terrain, la situation est plus simple, et plus chère. Le pointage, la signature et le texte de résolution d'un technicien doivent pouvoir être rattachés à une personne dans B1 même, donc chaque technicien travaille sous son propre utilisateur nommé. Qui n'utilise que l'application peut se contenter d'une licence Indirect Access ; un planificateur qui travaille aussi dans le client B1 a besoin de Professional ou Limited. L'application Service de SAP suit la même logique : elle est incluse dans la licence utilisateur, donc chaque technicien qui l'utilise est un utilisateur sous licence.

Ce qu'il faut demander à votre partenaire.

  • Quelle licence reçoit l'utilisateur technique de l'add-on, et de quelles autorisations il a besoin pour les documents qu'il va enregistrer.
  • Si vos utilisateurs de scanner ou vos techniciens ont besoin de leurs propres licences nommées, de quel type, et la réponse par écrit.
  • Si vous êtes sur un Starter Package : qu'Indirect Access peut y être ajouté (feature package 2008 ou ultérieur), et ce qui ne le peut pas.
  • Si le Service Layer est installé et activé, car sans lui la licence ne sert à rien.

Ce que font KoonScan, KoonFSM, KoonHRM et KoonCRM.

KoonScan suit le modèle établi : un utilisateur SAP technique avec au moins une licence Indirect Access, des magasiniers en tant qu'employés SAP qui se connectent au scanner avec un code PIN, et le nom de l'employé dans la remarque de chaque document enregistré. Les licences dont votre personnel a besoin en plus sont une question pour votre partenaire, et la page KoonScan le dit aussi. KoonFSM, notre add-on de service sur le terrain, donne à chaque technicien son propre utilisateur nommé B1. La page KoonFSM explique pourquoi. KoonHRM, notre système RH, utilise un utilisateur SAP technique pour la liaison, comme KoonScan ; les salariés se connectent à KoonHRM, pas à B1. Là aussi, les licences dont vos collaborateurs ont besoin en plus sont à voir avec votre partenaire (la page KoonHRM). KoonCRM, notre CRM pour les commerciaux, fonctionne de la même façon : un utilisateur SAP technique pour la liaison, et des commerciaux qui se connectent à KoonCRM et sont chacun liés à leur propre code de vendeur dans B1. Les licences dont vos commerciaux ont besoin en plus sont à voir avec votre partenaire (la page KoonCRM). Pour en savoir plus sur le CRM dans B1, voir le guide CRM.

Sources : SAP Business One License Guide 10.0 (modèle de l'utilisateur nommé, limitations de connexion, types de licence, Starter Package, applications mobiles) ; SAP Business One What's New pour les feature packages 2008 et 2208 ; documentation de mise en œuvre de Produmex Scan (licences, Service Broker). Les citations sont en anglais parce que les documents source le sont.