Curso de SAP Business One: cómo aprender SAP B1, qué cubre una formación para usuarios y cómo prepararte para C_TB120

Formas de recibir formación en SAP Business One.

• Formación de tu partner de SAP, en tus oficinas o en un aula, normalmente durante la implantación. Su punto fuerte: se hace sobre tu propia empresa y tu propia configuración. Su punto débil: ocurre una vez, justo antes de la puesta en marcha, y lo que queda suele ser una carpeta de capturas de pantalla.
• Formación de key users (formar al formador). Unas pocas personas por departamento aprenden el proceso completo y los ajustes que les afectan, y después forman a sus compañeros y resuelven las primeras dudas. Funciona si los key users tienen tiempo para ello, y fracasa si no lo tienen.
• Formación de consultores. Los consultores de un partner aprenden la configuración: empresa y periodos contables, plan de cuentas y determinación de cuentas de mayor, artículos y almacenes, parámetros de documentos, procedimientos de autorización, campos definidos por el usuario e importación de datos. Aprenden con el material de formación para partners de SAP y en proyectos, y muchos hacen la certificación C_TB120.
• La oferta de formación de la propia SAP. SAP Learning (learning.sap.com) es el sitio de formación de SAP; busca allí SAP Business One para ver los itinerarios de aprendizaje actuales y la página del examen C_TB120. SAP Learning Hub es la suscripción de SAP a su material de formación más amplio. El contenido, los idiomas y las condiciones cambian, así que compruébalos allí y no en una guía como esta.
• Autoestudio con una empresa de prueba. Una copia de tu propia empresa o una base de datos de demostración en un servidor de pruebas, donde un error no cuesta nada. Necesitas una licencia, un servidor y alguien que lo prepare, y una empresa de demostración no trae una lista de tareas: haces clic sin saber cuál es el resultado correcto.
• Aprender haciendo en una simulación. Un cliente de formación con tareas, una historia y una comprobación de cada resultado, en el navegador, sin licencia ni servidor. No sustituye la formación sobre tu propia configuración, pero te permite repetir un proceso hasta dominarlo.

Qué cubre una buena formación de SAP Business One para usuarios finales.

Los procesos son los mismos en todas las empresas; la configuración cambia. Una buena formación para usuarios cubre las partes en las que trabaja cada persona, del primer documento al último:

• Interlocutores comerciales: clientes, proveedores y leads, personas de contacto, direcciones, condiciones de pago y listas de precios.
• Artículos: los datos maestros de artículos, unidades de medida, almacenes y stock por almacén, precios, y lotes o números de serie donde los uses.
• Ventas: oferta de ventas, pedido de cliente, entrega y factura de deudores, con copiar de y copiar a entre ellos, más devoluciones y notas de crédito de clientes.
• Compras: solicitud u oferta de compra, pedido de compra, entrada de mercancías y factura de proveedores, y costes de importación si importas mercancía.
• Inventario: entradas y salidas de mercancías fuera de un documento, traslados entre almacenes, recuento de inventario y los informes de stock.
• Finanzas: el plan de cuentas, los asientos, lo que cada documento contabiliza automáticamente, los periodos contables, el IVA, y el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.
• Gestión de bancos: cobros y pagos, extractos bancarios y conciliación, y reclamaciones de facturas vencidas.
• Orientarse: el modo de búsqueda, las flechas de enlace de un campo a su registro, el mapa de relaciones de un documento, consultas e informes, alertas y autorizaciones, e imprimir un documento.

Una buena formación sigue un pedido por toda la cadena y muestra el asiento que genera cada paso, en lugar de explicar una ventana tras otra. Y cada persona lo hace por sí misma, con datos que se parecen a los suyos; ver cómo hace clic un formador no se queda.

Formación de consultores y preparación del examen C_TB120.

C_TB120 es el examen de certificación de SAP para SAP Business One (SAP Certified Associate – SAP Business One). Abarca implantación, finanzas y logística. SAP publica las áreas temáticas y su ponderación para cada versión del examen; consulta la versión actual, el número de preguntas, la duración y cómo reservarlo en la página de certificación de SAP antes de planificar tu preparación.

• Empieza por la lista de temas. Reparte tu tiempo según la ponderación, no según lo que ya te gusta.
• Haz cada proceso tú mismo. El examen plantea preguntas de escenario (qué pasa si, qué ajuste provoca esto), y esas se responden por haberlo hecho, no por haberlo leído.
• Aprende la configuración que explica el comportamiento: determinación de cuentas de mayor, grupos de artículos y métodos de valoración (precio medio variable, estándar, FIFO), parámetros de documentos, procedimientos de autorización y campos definidos por el usuario.
• Practica en condiciones de examen: con tiempo, con una puntuación por tema, y repite los temas débiles hasta que la puntuación se mantenga.
• Olvídate de las listas de preguntas filtradas. Infringen las condiciones de certificación de SAP y te enseñan respuestas, no razones; la siguiente versión del examen lo pregunta de otra forma.

Una buena preparación te deja listo para las preguntas; aprobar depende de ti y del examen. Desconfía de quien te prometa el resultado.

Autoestudio con una empresa de prueba: lo que necesitas.

• Una empresa de prueba aparte, nunca tu empresa de producción. Tu partner puede hacer una copia de producción o instalar una base de datos de demostración; ambas necesitan una licencia y un servidor.
• Cuidado con los datos personales: una copia de producción contiene clientes y empleados reales, así que trátala como producción.
• Una lista de tareas con el resultado esperado: qué contabilizar y qué stock, asiento o saldo deberías ver después. Sin ella practicas sin saber si lo has hecho bien.
• Alguien a quien preguntar. Un key user o el partner, para cuando el resultado no cuadra y no ves por qué.

Lista de control: cómo elegir un curso de SAP Business One.

• Versión: ¿se basa en SAP Business One 10.0 y un feature pack reciente, y en SQL Server o SAP HANA como el tuyo? Para los usuarios la diferencia es pequeña; para la configuración, no.
• Público: ¿usuario final, key user o consultor? Un curso para los tres no ayuda a ninguno.
• Procesos completos: ¿sigue un documento desde la oferta hasta el cobro y muestra lo que contabiliza?
• Práctica: ¿cuántas horas trabaja de verdad cada participante en el cliente, en lugar de mirar?
• Datos: ¿tu propia configuración, una empresa de demostración o una simulación? Cada una tiene su lugar; asegúrate de saber cuál recibes.
• Después: ¿qué queda para consultar algo, repetir un ejercicio y formar a un compañero nuevo el año que viene?
• Para el examen: ¿sigue la lista de temas y la ponderación actuales, con práctica cronometrada y una puntuación por tema, y se presenta como preparación y no como garantía?
• Idioma: ¿está en el idioma en el que trabaja tu gente?

Cómo lo aborda KoonLearn.

KoonLearn, nuestra simulación de formación para SAP Business One, es la simulación de la lista anterior: un cliente reconstruido para formación sobre SAP Business One 10.0 FP 2608, con su propio motor contable que contabiliza de verdad, dentro de la historia de un proyecto de implantación. Un itinerario es para usuarios finales y key users (compras, ventas, inventario, producción, servicio y finanzas); el otro para partners, con los 12 capítulos, incluida la configuración, y entrenamiento para el examen al estilo de C_TB120, con una puntuación por tema. No necesitas licencia de SAP, base de datos de prueba ni servidor; funciona en el navegador.

El capítulo 03 Compras es gratuito, sin cuenta: empieza el capítulo gratuito de SAP Business One en learn.koonsystems.com. KoonLearn es preparación y práctica para el examen; no sustituye la formación oficial de SAP ni el propio examen, y no está afiliado a SAP SE.

Fuentes: la documentación de ayuda de SAP Business One 10.0 (interlocutores comerciales, artículos, documentos de ventas y compras, inventario, finanzas, gestión de bancos); SAP Learning (learning.sap.com) y la página de certificación de SAP para C_TB120; el resumen de capítulos de KoonLearn. SAP y SAP Business One son marcas comerciales de SAP SE.